ข้อดีข้อเสียของ Timesheets ในการโฆษณา

หลายอุตสาหกรรมใช้ Timesheets เพื่อตรวจสอบประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานและคำนวณรายได้และผลประโยชน์ บางคนใช้ระบบ "ตอกบัตรใน" กับบัตรลงเวลาอย่างเป็นทางการและอื่น ๆ ใช้ระบบการจัดการเวลาที่บันทึกรายละเอียดที่ซับซ้อนเกี่ยวกับวิธีการใช้เวลาในแต่ละวัน หลังคือหน่วยงานที่ใช้โดยหน่วยงานการโฆษณาการตลาดและการออกแบบทั่วโลก

การป้อนข้อมูลในแผ่นเวลาเหล่านี้โดยปกติแล้วเจ้าหน้าที่ในแผนกสร้างสรรค์จะบันทึกชั่วโมงที่ใช้ไปกับทุกส่วนของโครงการ ไม่เพียง แต่หมายถึงการสร้างแคมเปญ แต่การบรรยายสรุปเบื้องต้นการนำเสนอลูกค้าและแม้แต่เวลาที่ใช้ในสตูดิโอถ่ายทำและสตูดิโอถ่ายทำ เอเจนซี่สามารถจัดการปริมาณงานได้อย่างมีประสิทธิภาพการจัดการการเรียกเก็บเงินของลูกค้าและวิธีการจัดสรรเวลาระหว่างทีม

Timesheet สั้น ๆ

ในยุคแรก ๆ ของการโฆษณาเช่นงานมากมายในยุคนั้นเวลาถูกบันทึกด้วยตนเองบนกระดาษด้วยปากกาและดินสอ (และการลบจำนวนมาก) วันนี้เวลาถูกป้อนลงในคอมพิวเตอร์หรือแท็บเล็ตโดยใช้ซอฟต์แวร์ที่ซับซ้อนซึ่งสามารถดึงรายงานได้หลากหลาย ร้านค้าส่วนใหญ่มีเทมเพลตที่คล้ายกันมากซึ่งรวมถึง:

• หมายเลขงาน
• ลูกค้า
• งานที่ทำอยู่
• พนักงานทุกคนและทุกคนที่ได้รับมอบหมาย
• วันที่และจำนวนชั่วโมงทำงาน
• ราคาต่อชั่วโมง
• ล่วงเวลา

เมื่อเริ่มต้นโครงการสำหรับลูกค้าผู้จัดการบัญชีหรือผู้จัดการจราจรจะเปิดหมายเลขงานและเริ่มติดตามชั่วโมง เหล่านี้มักจะตรงกับข้อเสนอหรือการเสนอราคาให้กับลูกค้าและจะแบ่งออกเป็นชั่วโมงที่ใช้เป็นหลักในการวิจัยการวางแผนและกลยุทธ์การพัฒนาความคิดสร้างสรรค์การผลิตและการบริหารโครงการ

หากทุกอย่างเป็นไปตามแผนจำนวนชั่วโมงที่ใช้จริงในโครงการจะมีความสัมพันธ์กับการประมาณการ แต่โดยทั่วไปจะไม่เป็นเช่นนั้น การพัฒนาอย่างสร้างสรรค์มักกินเวลามากกว่าส่วนอื่น ๆ ของกระบวนการเนื่องจากการเปลี่ยนแปลงทิศทางความคิดเห็นของลูกค้าหรือการไร้ความสามารถในการถอดรหัสสั้น ๆ มันอาจกลายเป็นประเด็นถกเถียงกับลูกค้าเพราะพวกเขาไม่ต้องการใช้เงินจำนวนมากในเวลาสร้างสรรค์เพราะแผนกสร้างสรรค์กำลังประสบปัญหาในการระบุวิธีแก้ปัญหา

อย่างไรก็ตามแผ่นเวลาจะต้องกรอกอย่างถูกต้องเพื่อติดตามเวลานั้นและแสดงให้ลูกค้าเห็นว่าเงินถูกใช้ไปอย่างไรและหน่วยงานดำเนินการอย่างไร มันเป็นวิธีที่ดีในการดูว่าบางโครงการนั้นใช้แรงงานมากเกินกว่าที่จะทำกำไรได้หรือหากโครงการอื่น ๆ นั้นมีกำไรมากเช่นเดียวกับการลงทุนในลูกค้ารายนั้นเพื่อการทำงานต่อไป และโดยสรุปนั่นคือบทบาทของแผ่นเวลา

ข้อดี

นี่คือเหตุผลว่าทำไม Timesheets จึงเป็นสัดส่วนหลักของเอเจนซี่ใด ๆ:

• เงิน: Timesheets แสดงเอเจนซี่ (แม้แต่ใน บริษัท) บันทึกจำนวนชั่วโมงสำหรับแต่ละส่วนของทุกแคมเปญ มันง่ายมากที่จะดูว่าผู้รักษาลูกค้ามีค่าหรือไม่หรือว่าถึงเวลาที่ต้องทำให้ลูกค้าเป็นรายโครงการ ด้วยเอเจนซี่ภายในองค์กรเวลานั้นอาจไม่นำไปสู่การเรียกเก็บเงินโดยตรง แต่มันแสดงให้ผู้บริหารเห็นว่าพวกเขาใช้เวลาของแผนกสร้างสรรค์ได้อย่างมีประสิทธิภาพเพียงใด หากมีการค้นพบพวกเขาใช้เวลา 90% ในการดำเนินธุรกิจเพียงด้านเดียวซึ่งสามารถสร้างธงสีแดงได้

• ความโปร่งใส: ถ้า Timesheets ทำอย่างถูกต้องแล้วจะเห็นว่าสิ่งใดทำงานได้อย่างราบรื่นและที่ใดที่คอขวดหรือความไร้ประสิทธิภาพกำลังคืบคลานเข้ามาทำไมนักเขียนคำโฆษณาคนหนึ่งจึงใช้เวลากับลูกค้าคนหนึ่งมากกว่าอีกครึ่งหนึ่ง และหากจำเป็นต้องมีโฆษณามากขึ้นการดูแผ่นเวลาอย่างรวดเร็วจะดูว่าแผนกทำงานหนักเกินไปหรือไม่
• ความมุ่งมั่นและความรับผิดชอบ: ลูกค้าส่วนใหญ่คาดว่าจะใช้เวลาจำนวนหนึ่งในโครงการ หากพวกเขาไม่เชื่อว่ามีการใช้ความพยายามในปริมาณที่เหมาะสมแผ่นเวลาสามารถให้ข้อมูลที่จะพูดเป็นอย่างอื่นได้ นอกจากนี้ยังเป็นวิธีที่จะแสดงให้ลูกค้าเห็นว่าพวกเขาได้รับคุณค่าจากเอเจนซี่มากแค่ไหน

• วิเคราะห์: ประสิทธิภาพที่ผ่านมามักจะเป็นตัวบ่งชี้ที่ดีสำหรับอนาคต หากลูกค้าดูดชีวิตออกจากเอเจนซี่และทำให้ทุกคนตกต่ำข้อมูลจาก Timesheets สามารถแสดงว่ามันคุ้มค่าที่จะรักษาลูกค้าไว้หรือไม่หรือถึงเวลาที่จะปล่อยพวกเขาไป ในอีกด้านหนึ่งของสมการนี้สามารถแสดงให้เห็นถึงการทำกำไรของลูกค้าบางรายซึ่งต้องการงานสร้างสรรค์และความพยายามน้อยที่สุด แต่ให้ผลตอบแทนสูงสุดจากการลงทุน

จุดด้อย

ด้วยคะแนนรวมทั้งหมดนั้นปัญหาคืออะไร มีเหตุผลที่ timesheets เป็นที่เกลียดในระดับสากลโดยเกือบทุกคนยกเว้นจำนวน crunchers ของหน่วยงาน:

• เวลา: คนจำนวนมากในเอเจนซี่โดยเฉพาะในแผนกสร้างสรรค์ไม่ต้องการอุทิศเวลาในการบริหาร ในฐานะครีเอทีฟโฆษณามันสามารถสร้างความเสียหายให้กับการระดมความคิดสร้างสรรค์อันยิ่งใหญ่เพื่อเติมเต็มในเวลาไม่กี่ชั่วโมง ผู้จัดการบัญชีหลายคนมีปัญหาเดียวกัน มันเป็นเรื่องน่าขัน แต่เวลาสำหรับ Timesheets นั้นไม่ค่อยได้รับการจัดสรร
• ข้อผิดพลาด: ตรงนี้ไปยังจุดแรก โฆษณาจำนวนมากจะออกจาก Timesheets จนกว่าจะถึงนาทีสุดท้ายก่อนสิ้นเดือนการเรียกเก็บเงิน และนั่นหมายความว่าความถูกต้องของแผ่นเวลามาจากที่ค่อนข้างดีถึงน่าตกใจ มันยากที่จะจำได้ว่าคุณใช้เวลาไปกับงานกี่นาทีเมื่อสองสัปดาห์ก่อนดังนั้นจึงเป็นเรื่องที่คาดเดาได้ยาก หากไทม์ชีททุกคนเดาได้ก็จะทำให้พวกเขาเกือบจะไร้ประโยชน์

• โฟกัสไม่ดี: เวลาไม่ใช่ตัวบ่งชี้ที่ดีของการโฆษณาที่ยอดเยี่ยม ร้านหนึ่งสามารถใช้เวลา 40 ชั่วโมงและไม่มีบันทึกอะไรเลย อีกอันสามารถทำงานได้ 10 และสร้างผลงานชิ้นเอก Timesheets ไม่ได้บันทึกคุณภาพของความคิด แค่เวลาที่ใช้ทำ

อนาคต

Timesheets อยู่ที่นี่และพวกเขาจะต้องทำด้วยตนเอง การติดตามเวลาอัตโนมัติไม่ทำงานเนื่องจากต้องเริ่มและหยุดเอง หากคุณลืมที่จะเริ่มนาฬิกาคุณจะสูญเสียชั่วโมง ลืมที่จะหยุดมันและลูกค้าที่น่าสงสารบางคนกำลังถูกเรียกเก็บเงินสำหรับชั่วโมงการทำงานที่ใช้ไปกับโครงการอื่น ในทางกลับกันอาจนำไปสู่ปัญหา (และแม้แต่คดีฟ้องร้อง) กับการเรียกเก็บเงินมากเกินไปและการสูญเสียลูกค้าที่มีค่า

วิธีเดียวที่จะรับประกันการติดตามช่วงเวลาที่ดีคือการยืนยันให้ทุกคนในเอเจนซี่อัปเดตตารางเวลาอย่างน้อยวันละสองครั้งก่อนอาหารกลางวันและอีกครั้งก่อนกลับบ้าน หากทำเสร็จแล้วแผ่นเวลาจะถูกต้องและเป็นประโยชน์ และหากยังไม่เสร็จหน่วยงานควรได้รับการสร้างสรรค์ด้วยแรงจูงใจ ค้นหาวิธีที่จะจูงใจกระบวนการติดตามเวลา

ให้พนักงานที่บันทึกเวลาอย่างพิถีพิถันของพวกเขาเป็นโบนัสรายสัปดาห์หรือไม่กี่ชั่วโมงในวันศุกร์ ดูเหมือนว่าเป็นการเสียเวลาและเงิน แต่ Timesheets ที่แม่นยำสามารถคุ้มค่ากับเอเจนซี่มากกว่ามูลค่าไม่กี่ร้อยเหรียญที่นี่หรือที่นั่นในแต่ละสัปดาห์