การจัดการโครงการขั้นพื้นฐาน 101: คืออะไร

การจัดการโครงการเป็นหนึ่งในองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดของธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ มันมีผลต่อรายได้และหนี้สินและในที่สุดก็มีปฏิสัมพันธ์กับลูกค้าหรือลูกค้าพึงพอใจและการเก็บรักษา บริษัท ของคุณอาจมีโครงการเพียงโครงการเดียวในเวลาเดียวกันในขณะที่ บริษัท ขนาดใหญ่และหน่วยงานอื่น ๆ อาจเล่นปาหี่หลายโครงการในครั้งเดียว โครงการเป็นโครงการชั่วคราว

โครงการเป็นหนทางสู่เป้าหมายและในที่สุดก็จะบรรลุเป้าหมาย ธุรกิจของคุณอาจไปยังโครงการอื่น … หรือไม่ มันอาจเป็นเป้าหมายเพียงครั้งเดียว

โครงการกระตุ้นความต้องการที่กำลังขยายตัวในกำลังคน สถาบันการจัดการโครงการประเมินว่าในช่วงระยะเวลา 2553-2563 จะมีการเพิ่มตำแหน่งการจัดการโครงการใหม่มากกว่า 15 ล้านตำแหน่งทั่วโลก

การบริหารโครงการคืออะไร?

การจัดการโครงการไม่ใช่การดำเนินการทั้งหมดของ บริษัท ของคุณ เป็นเพียงส่วนเดียวโครงการที่ระบุพร้อมแผนรายละเอียดว่าคุณและธุรกิจของคุณจะบรรลุเป้าหมายนั้นได้อย่างไร มันเป็นแผนการที่มีรายละเอียดเป็นขั้นตอนซึ่งแต่ละขั้นตอนมีความสำคัญเทียบเท่ากับขั้นตอนอื่น ๆ คุณต้องทำให้สำเร็จเพื่อที่จะก้าวต่อไปอย่างถูกต้อง

คิดว่าการจัดการโครงการเป็นบันไดที่คุณต้องปีนขึ้นไป คุณไม่สามารถกระโดดขึ้นไปด้านบน คุณต้องเอามันรุ่งโดยรุ่งเพื่อประสิทธิภาพสูงสุด ทีมของคุณต้องใช้เครื่องมือที่มีให้สำหรับพวกเขาเช่นเดียวกับความเชี่ยวชาญและความรู้ของพวกเขาในการดำเนินการแต่ละขั้นตอนและดำเนินการต่อไป

มันง่ายพอที่จะบอกว่าคุณต้องการไปที่ Box A ดังนั้นคุณจะต้องเดินไป 25 ก้าวในทิศทางนั้น แต่คุณต้องคำนึงถึงปัจจัยในการพิจารณาเวลาในแผนโครงการของคุณด้วยและส่วนใหญ่คุณต้องทำงานภายในงบประมาณ คุณอาจรวบรวมข้อมูล 25 ขั้นตอนเหล่านั้นหรือคุณอาจเขย่าเบา ๆ ขึ้นอยู่กับว่าคุณจะไปถึงที่นั่นให้สำเร็จเร็วแค่ไหนเพื่อให้โครงการสำเร็จ คุณสามารถประหยัดเงินได้ด้วยการเดินเท้าหรือคุณอาจจ้างคนขับ ขึ้นอยู่กับงบประมาณที่คุณทุ่มเทให้กับโครงการ

ไม่มีวิธีใดวิธีหนึ่งที่เหมาะกับทุกขนาดระบบหรือแผน แต่ละโครงการที่คุณและ บริษัท จัดการมักจะมีไทม์ไลน์เป้าหมายและงบประมาณ จึงเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องมีผู้จัดการโครงการที่มีความสามารถและมีความรู้ความสามารถเพื่อจัดการแสดง

องค์ประกอบของโครงการ

ผู้จัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จจะต้องจัดการองค์ประกอบพื้นฐานสี่โครงการพร้อมกัน องค์ประกอบเหล่านี้สัมพันธ์กัน

• ขอบเขต: สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับขนาดเป้าหมายและข้อกำหนดของโครงการ
• แหล่งข้อมูล:คุณจะต้องมีคนอุปกรณ์และวัสดุในสถานที่
• เวลา: สิ่งนี้ไม่เพียงแค่ระบุว่าจะใช้เวลานานเท่าใดโดยรวมของโครงการ มันจะต้องแบ่งออกเป็นระยะเวลางานการอ้างอิงและเส้นทางที่สำคัญ
• เงิน:มีความเข้าใจอย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับต้นทุนภาระผูกพันและผลกำไร

องค์ประกอบที่สำคัญที่สุด: ขอบเขต

ขอบเขตของโครงการคือคำจำกัดความของสิ่งที่โครงการควรจะบรรลุและงบประมาณของเวลาและเงินที่ถูกสร้างขึ้นเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์เหล่านี้ การเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในขอบเขตของโครงการจะต้องมีการเปลี่ยนแปลงที่ตรงกันในงบประมาณเวลาทรัพยากรหรือทั้งสามอย่าง

หากขอบเขตของโครงการคือการสร้างอาคารเพื่อบ้านสามวิดเจ็ตในงบประมาณ $ 100,000 ผู้จัดการโครงการคาดว่าจะทำเช่นนั้น หากขอบเขตถูกเปลี่ยนเป็นสิ่งปลูกสร้างสำหรับสี่วิดเจ็ตผู้จัดการโครงการจะต้องได้รับการเปลี่ยนแปลงที่เหมาะสมในเวลาเงินและทรัพยากร

ทรัพยากร

ความเข้าใจและการจัดการทรัพยากรมีสามด้าน: ผู้คนอุปกรณ์และวัสดุ

ผู้จัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จจะต้องจัดการทรัพยากรที่กำหนดให้กับโครงการอย่างมีประสิทธิภาพรวมถึงสมาชิกของทีมโครงการเจ้าหน้าที่ผู้ขายและผู้รับเหมาช่วง เขาต้องมั่นใจว่าพนักงานของเขามีทักษะและเครื่องมือที่จำเป็นในการทำงานให้เสร็จและเขาต้องคอยเฝ้าดูอย่างต่อเนื่องว่าเขามีคนเพียงพอที่จะทำให้โครงการเสร็จภายในกำหนดหรือไม่ งานของเขาคือเพื่อให้แน่ใจว่าแต่ละคนเข้าใจงานและกำหนดเวลาโครงการ

สมาชิกอาวุโสของพนักงานแต่ละกลุ่มรายงานต่อผู้จัดการโครงการเมื่อเขาจัดการพนักงานโดยตรง แต่พนักงานอาจมีผู้จัดการสายงานที่ให้คำแนะนำทางเทคนิค ในสถานการณ์การจัดการเมทริกซ์เช่นทีมโครงการงานของผู้จัดการโครงการคือการกำหนดทิศทางโครงการให้กับผู้จัดการสายงาน การจัดการผู้รับเหมาช่วงแรงงานมักจะหมายถึงการจัดการหัวหน้าทีมสำหรับคนงานรับเหมาช่วงซึ่งจะจัดการคนงานเหล่านั้น

ผู้จัดการโครงการจะต้องจัดหาอุปกรณ์และวัสดุต่างๆและจัดการการใช้งานเพื่อให้ทีมสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เขารับผิดชอบในการมีอุปกรณ์และวัสดุที่เหมาะสมในตำแหน่งที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม

เวลา

องค์ประกอบที่สามของการจัดการเวลาที่ประสบความสำเร็จคืองานกำหนดเวลาและเส้นทางที่สำคัญ

สร้างกำหนดการโครงการตามรายการงานทั้งหมดที่ต้องทำให้เสร็จตามลำดับ บางคนจะต้องทำตามลำดับในขณะที่คนอื่นสามารถทับซ้อนหรือทำควบคู่ กำหนดระยะเวลาให้กับแต่ละงาน จัดสรรทรัพยากรที่จำเป็น กำหนดผู้ที่มาก่อน - งานใดที่ต้องทำให้เสร็จก่อนคนอื่น - และผู้สืบทอดงานที่ไม่สามารถเริ่มได้จนกว่าจะเสร็จสิ้นภารกิจอื่น ลักษณะของการจัดการโครงการนี้บางครั้งเรียกว่า การจัดการน้ำตก เพราะงานหนึ่งงานตามมาในลำดับที่มากขึ้นหรือน้อยลง

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสามารถทำให้งานในการสร้างและจัดการตารางเวลาของโครงการง่ายขึ้น

งานบางอย่างมีความยืดหยุ่นเล็กน้อยในวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดที่ต้องการ สิ่งนี้เรียกว่า "การลอย" งานอื่นไม่มีความยืดหยุ่น พวกเขามีศูนย์ลอย เส้นผ่านงานทั้งหมดที่มีศูนย์ลอยเรียกว่า เส้นทางวิกฤต. งานทั้งหมดในเส้นทางนี้ - และสามารถมีได้หลายเส้นทางขนานกัน - ต้องดำเนินการให้เสร็จทันเวลาหากโครงการเข้ามาตามกำหนดเวลา ภารกิจการจัดการเวลาหลักของผู้จัดการโครงการกำลังตรวจสอบเส้นทางที่สำคัญ

เงิน

ข้อพิจารณาสามประการในการจัดการเงินคือต้นทุนภาระผูกพันและผลกำไร

แต่ละงานมีค่าใช้จ่ายไม่ว่าจะเป็นชั่วโมงทำงานของโปรแกรมเมอร์คอมพิวเตอร์หรือราคาซื้อคอนกรีตลูกบาศก์หลา ค่าใช้จ่ายเหล่านี้จะถูกประเมินและนำมารวมกันเมื่อเตรียมงบประมาณโครงการ

ค่าประมาณบางอย่างจะแม่นยำกว่าค่าอื่น ๆ ดังนั้นงบประมาณโครงการควรรวมถึงค่าเผื่อฉุกเฉิน - เงินที่จัดสรรไว้ในงบประมาณ "ในกรณี" ต้นทุนจริงของรายการนั้นแตกต่างอย่างมากจากการประมาณการ

กำไรคือเงินที่ บริษัท ต้องการทำจากงาน มันอยู่ด้านบนของต้นทุน

ดังนั้นงบประมาณของโครงการจึงประกอบด้วยต้นทุนโดยประมาณบวกกับภาระผูกพันบวกกับกำไรใด ๆ งานของผู้จัดการโครงการคือการรักษาต้นทุนตามจริงหรือต่ำกว่าต้นทุนโดยประมาณและเพื่อเพิ่มผลกำไรสูงสุดที่ บริษัท ได้รับจากโครงการ

การจัดการโครงการเป็นศิลปะและวิทยาศาสตร์

การจัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จต้องฝึกปฏิบัติ แนวคิดเหล่านี้สามารถให้ความเข้าใจพื้นฐานเกี่ยวกับการจัดการโครงการ แต่ให้พิจารณาเพียงจุดเริ่มต้น หากเส้นทางอาชีพหรืออาชีพของคุณรวมถึงการจัดการโครงการและหากคุณต้องการพัฒนาทักษะของคุณให้พูดคุยกับผู้จัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จอ่านและฝึกหัด การจัดการโครงการสามารถเป็นอาชีพที่มีค่ามาก