วิธีสร้างรายการที่ต้องทำ: เคล็ดลับการจัดการ

เราทำรายการสิ่งที่ต้องทำทั้งหมดแล้ว อย่างใดดูเหมือนจะไม่เคยมีชั่วโมงเพียงพอในวันที่จะบรรลุทุกสิ่งในรายการที่ต้องทำของคุณ นี่คือระบบที่ใช้งานได้ - และมันก็ใช้ได้กับคุณเช่นกัน

รายการไม่เพียงพอ

การทำรายการสิ่งที่ต้องทำไม่เพียงพอ คุณต้องจัดอันดับพวกเขา คุณต้องรู้ว่างานใดมีความสำคัญมากขึ้นเพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่งานเหล่านั้น จากนั้นคุณต้องจัดสรรทรัพยากรให้กับรายการเหล่านั้นวัดความก้าวหน้าของคุณและให้รางวัลตัวเองสำหรับความสำเร็จของคุณ

การจัดอันดับ

ทำรายการสิ่งที่ต้องทำทั้งหมดในสเปรดชีตแม้ว่าคุณจะสามารถทำได้ในกระดาษ คุณยังสามารถวางไว้ในคอมพิวเตอร์หรือสมาร์ทโฟนเขียนลงในปฏิทินของคุณหรือป้อนลงในซอฟต์แวร์การจัดการเวลา

ขั้นตอนแรกคือการแสดงรายการทั้งหมดที่คุณต้องทำ จากนั้นกำหนดอันดับให้กับพวกเขาเพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่รายการที่สำคัญ

ใช้การจัดอันดับ A, B, C รายการคือสิ่งที่ฉันต้องทำวันนี้ก่อนที่ฉันจะจากไป รายการ B คือสิ่งที่คุณต้องทำให้เสร็จ แต่ไม่จำเป็นเลยในวันนี้ ในที่สุดรายการ C คือสิ่งที่คุณต้องการค้นหาเวลาที่จะทำในไม่ช้า

คุณอาจพบว่าสิ่งต่างๆใน C-list และแม้แต่ B-list นั้นไม่เคยทำมาก่อน ในตำแหน่งผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการเมื่อหลายปีก่อนฉันพบว่าตัวเองรู้สึกหงุดหงิดมากขึ้นด้วยรายชื่อ A ไม่เพียง แต่ฉันจะไม่ผ่านมันทุกวันอย่างที่ฉันเคยมีมาก่อน แต่ A-list ยังคงเติบโต นั่นคือเมื่อฉันรู้ว่าสิ่งที่ฉันต้องทำเพื่อให้รายการที่ต้องทำของฉันทำงานได้สำหรับฉันและฉันพัฒนาระบบที่ ไม่ งาน.

การจัดการเวลา

ไม่เพียงพอที่จะรู้ว่าอะไรสำคัญ สิ่งที่ทำให้รายชื่อ ฉันต้องรู้ด้วยว่าจะใช้เวลานานเท่าใดและต้องใช้เวลานานเท่าใด ฉันเพิ่มคอลัมน์ลงในรายการสิ่งที่ต้องทำของฉันด้วยเวลาโดยประมาณที่แต่ละงานควรทำและคอลัมน์ที่อยู่ติดกันมียอดรวมสะสม

จากนั้นฉันก็เรียนง่าย ๆ ในขณะที่ฉันทำงานแต่ละอย่างฉันเขียนสิ่งที่ฉันทำและเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด ฉันติดตามมาทั้งวัน จากนั้นฉันก็พูดซ้ำอีกสองสามสัปดาห์ต่อมาในวันอื่น มันไม่ได้เป็นการสำรวจที่ละเอียดถี่ถ้วน แต่อย่างใด ในฐานะผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการวันของฉันส่วนใหญ่ถูกขัดจังหวะโดยเกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นวิกฤติที่เกิดขึ้นหรือปัญหาที่ต้องแก้ไข โดยเฉลี่ยการขัดจังหวะเหล่านี้ใช้เวลาสี่ชั่วโมงต่อวัน เนื่องจากโดยทั่วไปฉันทำงานสิบวันต่อวันทำให้ฉันเหลือเวลาหกชั่วโมงต่อวันสำหรับสิ่งที่ต้องทำ

ทุกคืนก่อนออกจากสำนักงานฉันจะอัปเดตรายการที่ต้องทำ ฉันจะลบสิ่งที่ฉันทำเสร็จมอบหมายหรือลดระดับเพิ่มสิ่งใหม่ ๆ ที่เกิดขึ้นจัดลำดับความสำคัญใหม่เพื่อให้ได้งานที่สำคัญที่สุดและกำหนดเวลาโดยประมาณให้กับแต่ละคน จากนั้นฉันจะลงรายการเพื่อทำเครื่องหมายหกชั่วโมงและวาดเส้น นั่นคือเป้าหมายของฉันในวันถัดไป

ให้รางวัลกับตัวเอง

บ่อยครั้งที่เส้นนั้นตกอยู่ในรายการ A ของฉัน แทบจะทุกที่ใกล้ด้านล่าง อย่างไรก็ตามนั่นคือเป้าหมายของฉัน ถ้าฉันตีหรือผ่านเส้นฉันก็กลับบ้านรู้สึกเหมือนว่ามันเป็นวันที่ประสบความสำเร็จและประสบความสำเร็จ แทนที่จะเอาชนะตัวเองในสิ่งที่ฉันไม่สามารถไปถึงได้ฉันยอมรับว่าความสำเร็จของฉันคือการบรรลุหรือเอาชนะเป้าหมายของฉัน ในวันถัดไปฉันต้องเริ่มต้นใหม่อีกครั้งและไปถึงเป้าหมายใหม่ แต่ฉันทำจากมุมมองของการสร้างความสำเร็จก่อนหน้านี้มากกว่าจากความยุ่งยากในการทำมากกว่าที่ฉันมีเวลาทำ

คุณต้องการระบบ

จะประสบความสำเร็จคุณต้องพัฒนาระบบเพื่อจัดการเวลาของคุณเพื่อให้คุณสามารถทำงานได้มากขึ้นในเวลาที่คุณมี หากบรรทัดเป้าหมายของคุณในรายการที่ต้องทำอยู่ใกล้กับด้านบนสุดเจ้านายของคุณจะเริ่มมองหาคนอื่นที่สามารถทำงานได้มากขึ้นทุกวัน ตรวจสอบแหล่งข้อมูลไม่กี่ด้านล่างนี้เพื่อช่วยให้คุณจัดการเวลาได้ดีขึ้น

จัดการปัญหานี้

รายการงานที่คุณต้องทำ จัดลำดับความสำคัญผู้ที่มีความสำคัญไม่เพียง แต่เร่งด่วน มีแผนสำหรับสิ่งที่จะทำให้สำเร็จในแต่ละวัน ทำงานตามแผนนั้น ให้รางวัลตัวเองเมื่อคุณพบหรือเอาชนะเป้าหมายของคุณ