วิธีตอบสนองต่อคำขอสำหรับการตรวจสอบอ้างอิง

การตอบสนองต่อคำขอตรวจสอบการอ้างอิงเป็นธุรกิจที่ยุ่งยาก ความกลัวเรื่องการแก้แค้นและการฟ้องร้องทำให้นายจ้างหลายคนไม่ตอบรับเลย คำแนะนำเหล่านี้จะช่วยให้คุณตอบสนองอย่างสมเหตุสมผลในการอ้างอิงคำขอตรวจสอบในขณะที่ปกป้องผลประโยชน์ที่ถูกต้องตามกฎหมายของ บริษัท และพนักงานปัจจุบันของคุณ

ปฏิบัติตามนโยบายตรวจสอบข้อมูลอ้างอิงที่ บริษัท ของคุณกำหนดขึ้น

ก่อนอื่น บริษัท หลายแห่งขอให้ผู้จัดการส่งคำขออ้างอิงเป็นลายลักษณ์อักษรไปยังฝ่ายทรัพยากรบุคคล หากการอ้างอิงของผู้จัดการเป็นบวกคุณสามารถตกลงให้ผู้จัดการให้การอ้างอิงด้วยวาจาโดยตรงกับนายจ้าง

สิ่งใดก็ตามที่ส่งในรูปแบบที่เป็นลายลักษณ์อักษรควรมาจากทรัพยากรมนุษย์หรือเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรทบทวนการตอบสนองเพื่อความมั่นคงและปกป้องผลประโยชน์ที่ดีที่สุดของ บริษัท รูปแบบการตรวจสอบการอ้างอิงทั่วไปขอให้คุณให้ข้อมูลนี้เกี่ยวกับอดีตพนักงาน

• ตำแหน่งงานและบางครั้งความรับผิดชอบงาน
• เงินเดือนสุดท้าย
• วันที่ของการจ้างงาน
• จัดทำรายการตรวจสอบที่ขอให้อดีตนายจ้างจัดอันดับคุณลักษณะเช่น "การทำงานเป็นทีม" และ "ความน่าเชื่อถือ"

เอกสารนี้เป็นสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ - อย่างน้อยก็ขอให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลทบทวนการตอบกลับเป็นลายลักษณ์อักษรใด ๆ ที่คุณอาจคิดว่าจะส่ง อย่าตอบคำถามที่ขอให้คุณให้คะแนนอดีตพนักงานในลักษณะงานหรือลักษณะงานของพวกเขา

การจัดอันดับเป็นตัวเลขนั้นไม่สามารถเทียบเคียงได้กับความหมายที่ใช้ร่วมกันของคำจำกัดความและไม่มีความหมายของตัวเลขในระดับตัวเลขที่กำหนดไว้ในแบบฟอร์มเหล่านี้ ดังนั้นที่ดีที่สุดก็คือการสื่อสารที่มีข้อบกพร่อง ที่แย่ที่สุดมันอาจส่งผลเสียต่อโอกาสในการทำงานของอดีตพนักงานของคุณ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานมีการอนุญาตที่ลงชื่อในไฟล์

ประการที่สองการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าลายเซ็นของพนักงานในอดีตการอนุญาตให้ตรวจสอบการอ้างอิงอยู่ในเอกสารที่ส่งโดย บริษัท ที่ร้องขอ หากไม่ได้รับอนุญาตจากอดีตพนักงานอนุญาตคุณไม่ควรให้ข้อมูลใด ๆ เกี่ยวกับพนักงาน

ตอบสนองต่อคำขอตรวจสอบการอ้างอิงด้วยการอ้างอิงในเชิงบวก

หากผู้จัดการสามารถแนะนำพนักงานเก่าด้วยการจองไม่กี่ครั้งในการหารือกับเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลผู้จัดการอาจส่งคืนการเรียกไปยังนายจ้างที่สอบถาม เมื่อตอบรับโทรศัพท์ผู้จัดการควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าลายเซ็นของพนักงานที่อนุญาตให้ตรวจสอบการอ้างอิงนั้นอยู่ในไฟล์ที่มีทรัพยากรบุคคลก่อนที่จะโทรกลับ

เมื่อพนักงานเก่าเคยเป็นพนักงานที่ดีและออกจาก บริษัท ของคุณในแง่ดี (อาจย้ายคู่สมรสและระยะทางไม่น่าเชื่อถือ) คุณต้องการให้ความช่วยเหลืออดีตพนักงานเพื่อหาตำแหน่งใหม่

หรือบางทีคุณอาจถูกใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงโดยพนักงานที่รายงานให้คุณในคราวเดียวแม้ว่าจะไม่ใช่เมื่อเร็ว ๆ นี้ หากคุณมีความคิดเห็นเชิงบวกเกี่ยวกับพนักงานคุณอาจตอบกลับนายจ้างที่มีศักยภาพพร้อมแสดงความคิดเห็นเชิงบวกที่คุณสามารถมีส่วนร่วม

ตรวจสอบคำถามอ้างอิงที่คุณไม่ต้องการสัมผัส

ตอบเฉพาะคำถามที่คุณยินดีตอบหากคุณได้รับโทรศัพท์หรือเอกสารอ้างอิง ผู้จัดการควรพูดกับทักษะและประสบการณ์ของพนักงานในสิ่งที่เขามีความรู้โดยตรง มีคำถามหลายข้อที่ผู้จัดการไม่ควรตอบ:

• ตัวอย่างคำถาม: ทำนายว่าอดีตพนักงานของคุณจะประสบความสำเร็จในตำแหน่งที่พวกเขากำลังพิจารณา (มีลูกบอลคริสตัลอยู่ใช่ไหม?) คุณอาจตอบคำถามนี้ไม่ได้ แม้ว่าตำแหน่งนั้นจะคล้ายกัน แต่คุณไม่สามารถคาดการณ์ผู้ร่วมงานวัฒนธรรมของนายจ้างความสัมพันธ์กับลูกค้าหรือปัจจัยต่าง ๆ มากมายที่ช่วยให้พนักงานประสบความสำเร็จ - หรือไม่

  คำตอบที่ดี: เมื่อพนักงานที่ทำงานให้ฉันในตำแหน่งของเธอกับ บริษัท ของฉันเธอเป็นผู้มีส่วนร่วมที่แข็งแกร่งซึ่งมีผลงานชื่นชม

• ตัวอย่างคำถาม: อะไรคือจุดอ่อนของพนักงาน

  คำตอบที่ดี: เธอไม่มีจุดอ่อนที่ควรกล่าวถึงซึ่งส่งผลต่อความสามารถในการปฏิบัติงานของเธออย่างมากเมื่อเธอทำงานให้ฉัน

• ตัวอย่างคำถาม: ทำไมพนักงานออกจากตำแหน่งที่เธอรายงานให้คุณ?

  คำตอบที่ดี: เธอแสวงหาความรับผิดชอบที่เพิ่มขึ้นและเพื่อรวบรวมความรู้เกี่ยวกับ บริษัท และผลิตภัณฑ์ของเรา

  คำตอบที่ดี: เธอออกจากองค์กรของเราเพราะเหตุผลส่วนตัวที่มีความสำคัญต่อเธอ

นี่เป็นคำถามตรวจสอบการอ้างอิงชนิดหนึ่งที่นายจ้างคาดหวังจะถามว่าคุณจะโทรกลับการตรวจสอบการอ้างอิงหรือไม่

ตอบสนองต่อคำขอตรวจสอบอ้างอิง: ไม่เป็นบวก

หากพนักงานออกจาก บริษัท ของคุณภายใต้คลาวด์ไม่ว่าพนักงานนั้นจะเหมาะสมสำหรับงานของพวกเขาพนักงานที่ไม่ได้ให้ความช่วยเหลือด้วยเหตุผลอื่นหรือไม่สามารถจัดการได้ให้อ้างอิงการโทรหรือแบบฟอร์มกับเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์เพื่อการตอบสนองมาตรฐาน

บางครั้งมีสถานการณ์ผิดปกติรอบ ๆ พนักงานที่ลาออกจาก บริษัท ของคุณ บางทีพนักงานดูสื่อลามกบนคอมพิวเตอร์ของเขาใช่เขาขอให้ผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคลของเขาทำหน้าที่เป็นหนึ่งในข้อมูลอ้างอิงของเขา อดีตพนักงานคนอื่นอาจคุกคามความรุนแรงหรือกระทำการรุนแรงในขณะที่ บริษัท ของคุณว่าจ้าง

ในขณะที่อดีตพนักงานเหล่านี้มักจะไม่แสดงรายการ บริษัท ของคุณเป็นข้อมูลอ้างอิงให้เตรียม ควรส่งสายเหล่านี้ไปยังเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลเพื่อรับการตอบกลับมาตรฐาน

มีข้อแม้อยู่ที่นี่อย่างไรก็ตาม พูดคุยกับทนายความของคุณก่อนตอบสนองต่อการตรวจสอบการอ้างอิงใด ๆ เกี่ยวกับพนักงานที่อาจมีความรุนแรง หากคุณไม่เปิดเผยพฤติกรรมที่รุนแรงต่อนายจ้างที่คาดหวังและอดีตพนักงานกระทำการรุนแรงในขณะที่จ้างนายจ้างใหม่ บริษัท ของคุณอาจรับผิดต่อการไม่เปิดเผยข้อมูลนี้ ดังนั้นให้ตรวจสอบกับทนายความของคุณภายใต้สถานการณ์ที่ผิดปกติซึ่งคุณแยกทางกับพนักงาน

เมื่ออดีตพนักงานขอหนังสือรับรองทั่วไป

ไม่แนะนำให้ใช้จดหมายอ้างอิงทั่วไปกับพนักงานเก่า เมื่อเอกสารมีอยู่มันจะอยู่ตลอดไป พนักงานที่คาดหวังได้จัดทำจดหมายของสำนักงาน HR ซึ่งมีอายุไม่เกิน 10 และ 20 ปีซึ่งบางครั้งแทบจะไม่สามารถอ่านได้จากการถ่ายเอกสารหลายครั้ง

หลังจากผ่านช่วงระยะเวลาหนึ่งไปแล้ว - คุณไม่รู้ว่าพนักงานเก่าของคุณกลายเป็นพนักงานประเภทไหน - เว้นแต่เขาหรือเธอจะเป็นข้อยกเว้นที่ไม่ค่อยเกิดขึ้น และคุณไม่มีทางรู้ว่าลูกจ้างจะใช้จดหมายของคุณอย่างไรหรือนายจ้างของคุณจะตีความคำศัพท์ของคุณอย่างไร นำนโยบายที่ระบุว่าผู้จัดการจะไม่ให้จดหมายอ้างอิงทั่วไปเป็นลายลักษณ์อักษร

แจ้งพนักงานเก่าว่า บริษัท ของคุณยินดีที่จะให้การยืนยันการจ้างงานจากฝ่ายทรัพยากรบุคคลแก่นายจ้างที่สอบถามโดยตรง

ความคิดสุดท้ายเกี่ยวกับการตอบสนองต่อคำขอตรวจสอบอ้างอิง

มีพนักงานเพียงไม่กี่คนที่ตั้งเป้าหมายว่าจะล้มเหลวในการทำงาน กระนั้นพนักงานก็ล้มเหลวและ บริษัท และพนักงานก็มีส่วนร่วม โปรดทราบเมื่อคุณถูกขอให้มีการอ้างอิงว่าอดีตพนักงานทุกคนสมควรได้รับโอกาสในการเริ่มต้นใหม่ - ไม่ว่าเงื่อนไขจะแยกจากองค์กรของคุณหรือไม่

บางทีอดีตพนักงานอาจไม่เหมาะสมกับตำแหน่งที่เขาดำรงตำแหน่ง บริษัท ของคุณ วัฒนธรรม บริษัท ของคุณอาจไม่ตรงกันกับความต้องการของพนักงานอย่างสมบูรณ์ พนักงานอาจมีวิสัยทัศน์ที่แตกต่างกันสำหรับความต้องการของงานของเขาจากที่เจ้านายของเขา บางทีชีวิตส่วนตัวและการแต่งงานของเขาอาจคลี่คลายในระหว่างที่เขาดำรงตำแหน่งกับ บริษัท ของคุณ

คุณไม่เคยรู้รายละเอียดและเหตุผลทั้งหมดเกี่ยวกับสาเหตุที่พนักงานทำงานล้มเหลวหรือเดินหน้าต่อไป เป็นเรื่องง่ายกับพนักงานที่มีประสิทธิภาพสูงที่คุณเสียใจที่ต้องสูญเสียงานที่ดีกว่าย้ายครอบครัวหรือโอกาสในฝัน มันยากกว่าสำหรับนักแสดงชายขอบ

ซื่อสัตย์หรือให้ข้อมูลน้อยที่สุด อย่าทำนายความสำเร็จหรือให้คะแนนและอันดับที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด หากจำเป็นให้ระบุข้อมูลขั้นต่ำที่อธิบายประสิทธิภาพของพนักงานในอดีต หากเป็นไปได้ให้พักและพูดคุยกับนายจ้างที่คาดหวัง

ตัวเลขล่าสุดที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบการอ้างอิงระบุว่านายจ้างกำลังทำการตรวจสอบการอ้างอิงอย่างจริงจังมากวันนี้ นายจ้างกว่า 90% ตรวจสอบเอกสารอ้างอิง เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ให้พักอดีตพนักงานของคุณพัก - เมื่อคุณสามารถทำเช่นนั้นด้วยความรู้สึกดี