ค่าใช้จ่ายชดเชยเมื่อเดินทางเพื่อธุรกิจ

การชำระคืนค่าใช้จ่ายเป็นวิธีการคืนเงินให้กับพนักงานเมื่อพวกเขาใช้เงินของตัวเองในขณะทำงานกับเวลาของ บริษัท ค่าใช้จ่ายเหล่านี้มักเกิดขึ้นเมื่อพนักงานเดินทางไปทำธุรกิจ

ค่าใช้จ่ายในการเดินทางอาจรวมถึงที่พัก, เที่ยวบิน, การขนส่งภาคพื้น, เคล็ดลับในการ Bellhops, อาหารและค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่พนักงานอาจประสบขณะเดินทางไปทำงาน ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจอื่น ๆ อาจรวมถึงรายการเช่นนำลูกค้าหรือพนักงานที่คาดหวังไปทานอาหารกลางวันหรืออาหารเย็นซื้อหนังสือที่จำเป็นหรือวัสดุการศึกษาอื่น ๆ ที่นายจ้างครอบคลุมหรือค่าใช้จ่ายในการขับขี่

ประเภทของค่าใช้จ่ายที่องค์กรจะได้รับเงินคืนจะอยู่ในนโยบายการเดินทางเพื่อธุรกิจความบันเทิงและนโยบายค่าใช้จ่ายที่ชำระคืนได้ทั่วไปในคู่มือพนักงาน ในบางกรณีค่าใช้จ่ายเช่นค่าซักแห้งและค่าสมาชิกโรงยิมในการเดินทางระยะยาว ในขณะที่ความบันเทิงของลูกค้าในการเดินทางเพื่อทำธุรกิจเป็นค่าใช้จ่ายที่ชำระคืนได้ทั่วไป บริษัท ส่วนใหญ่กำหนดวงเงินการใช้จ่ายสำหรับอาหารและความบันเทิง

พนักงานจ่ายค่าใช้จ่ายอย่างไร

ธุรกิจจำนวนมากขึ้นกำลังมอบหมายให้พนักงานระดับกลางถึงล่างซึ่งเดินทางบ่อยด้วยบัตรเครดิตขององค์กร แทนที่จะจ่ายสำหรับค่าใช้จ่ายด้วยเงินของตัวเองพนักงานคิดค่าใช้จ่ายทั้งหมดนอกเหนือจากค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดและเคล็ดลับในการใช้บัตรเครดิตของ บริษัท

วิธีนี้เป็นวิธีที่สะดวกในการชำระค่าใช้จ่ายสำหรับพนักงานเนื่องจากค่าบัตรเครดิตเอกสารค่าใช้จ่ายที่แน่นอนโดยไม่ต้องให้พนักงานบันทึกใบเสร็จรับเงินและกรอกรายงานค่าใช้จ่ายการเดินทาง

วิธีการอีกวิธีหนึ่งในการจ่ายพนักงานสำหรับค่าใช้จ่ายในการเดินทางเพื่อธุรกิจก็คือแบบวันต่อวัน Per diem คือค่าเผื่อรายวันที่กำหนดไว้ล่วงหน้าที่จ่ายให้กับพนักงานสำหรับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นขณะเดินทางเพื่อธุรกิจ ค่าใช้จ่ายเหล่านี้อาจเป็นค่าที่พักค่าอาหารเคล็ดลับแท็กซี่และค่าธรรมเนียมการขนส่งภาคพื้นดินอื่น ๆ

กรอกรายงานค่าใช้จ่าย

ทั้งในกรณีของการใช้บัตรเครดิตของ บริษัท และการจ่ายเงินสดพนักงานมีแนวโน้มที่จะต้องกรอกรายงานการชำระเงินคืนค่าใช้จ่ายเมื่อกลับมาจากการเดินทาง ด้วยบัตรเครดิตของ บริษัท พวกเขาจะต้องอธิบายน้อยกว่าค่าใช้จ่ายที่ชัดเจนที่ปรากฏในใบเรียกเก็บเงินบัตรเครดิต (เช่นอาหารดึก) พวกเขายังจะเรียกเก็บเงินจาก บริษัท สำหรับค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่เกิดขึ้นด้วยเงินหรือบัตรเครดิตของตนเอง

เมื่อพนักงานจ่ายเงินสดเขาหรือเธอจะต้องทำรายการและแสดงให้เห็นถึงเหตุผลบางครั้งค่าใช้จ่ายแต่ละครั้งที่มีการร้องขอการชำระเงินคืน บริษัท ส่วนใหญ่กำหนดวันที่จะต้องส่งรายงานการชำระเงินคืนค่าใช้จ่ายและค่าใช้จ่ายทั้งหมดจะได้รับการตรวจสอบโดยการบัญชีเช่นเดียวกับงบจาก บริษัท บัตรเครดิต ค่าใช้จ่ายที่ไม่ยุติธรรมใด ๆ หรือค่าใช้จ่ายที่ไม่รวมอยู่ในนโยบายของ บริษัท จะไม่ได้รับการคืนเงินซึ่งก่อให้เกิดปัญหากับพนักงาน

สถานการณ์ที่ผิดปกติ

สมมติว่าตัวแทนฝ่ายขายนำสัตว์เลี้ยงติดตัวไปด้วยในการเดินทางและเรียกเก็บค่าธรรมเนียมสัตว์เลี้ยงของโรงแรมกับบัตรเครดิตของ บริษัท โดยอ้างว่าโรงแรมจะไม่แยกค่าธรรมเนียมและพวกเขาวางแผนที่จะคืนเงินให้แก่ บริษัท

นั่นคือการใช้เงินทุนในทางที่ผิดหรือไม่? ดูเหมือนว่า ไม่ว่าจะเป็นลายลักษณ์อักษรหรือไม่ชัดเจนว่าการใช้บัตรเครดิตของ บริษัท จะใช้สำหรับค่าใช้จ่ายของ บริษัท เท่านั้น ในบางกรณีการใช้งานส่วนตัวของ บริษัท อาจส่งผลให้เกิดการยกเลิก อย่างไรก็ตามนี่คือสิ่งที่คุณต้องพิจารณา พนักงานไปทำบัญชีและอธิบายปัญหาที่โรงแรมไม่สามารถแยกค่าบริการสัตว์เลี้ยงออกได้หรือไม่? หรือพนักงานถูกจับโดยการพิจารณาอย่างรอบคอบเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายของเธอในการบัญชี?

สิ่งที่ควรพิจารณาอีกประการหนึ่งคือในอดีตที่ผ่านมา บริษัท มีพนักงานคนอื่น ๆ ถ้าเป็นเช่นนั้นการลงโทษทางวินัยไม่เป็นระเบียบ อย่างไรก็ตามหากนโยบายของ บริษัท ระบุอย่างชัดเจนว่าไม่อนุญาตให้มีค่าใช้จ่ายและพนักงานถูกจับได้ (ไม่ใช่ตรงไปตรงมา) ฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรดำเนินการทางวินัยอย่างรุนแรง ไม่ใช่ทุกสถานการณ์ที่ชัดเจน บางครั้งคุณต้องสอบถามและขุดก่อนที่จะลงมือทำ