ขั้นตอนที่คุณควรรวมไว้ในแผนโครงการของคุณ

01 เป้าหมายโครงการ

เป้าหมายของโครงการถูกกำหนดไว้ในกฎบัตรโครงการ แต่ควรรวมอยู่ในแผนโครงการด้วย มีหลายวิธีในการทำเช่นนี้ แผนโครงการสามารถอธิบายเป้าหมายของโครงการเพิ่มเติมหรืออาจรวมถึงกฎบัตรเป็นภาคผนวก ไม่ว่าผู้จัดการโครงการจะเลือกที่จะรวมเป้าหมายเข้าไปในแผนโครงการสิ่งสำคัญคือการรักษาความเชื่อมโยงที่ชัดเจนระหว่างกฎบัตรโครงการ - เอกสารสำคัญฉบับแรกของโครงการและเอกสารสำคัญฉบับที่สองของโครงการแผนโครงการ

02 ขอบเขตโครงการ

เช่นเดียวกับเป้าหมายของโครงการขอบเขตที่กำหนดไว้ในกฎบัตร อย่างไรก็ตามผู้จัดการโครงการควรปรับแต่งขอบเขตในแผนโครงการเพิ่มเติม ตัวอย่างเช่นโปรเจ็กต์ที่ทำให้กระบวนการแบบแมนนวลเป็นอัตโนมัติจะต้องกำหนดขอบเขตโดยการกำหนดว่ากระบวนการนั้นจะเริ่มต้นและสิ้นสุดที่ใด

โดยการกำหนดขอบเขตผู้จัดการโครงการสามารถเริ่มแสดงสิ่งที่เป้าหมายของโครงการหรือผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปจะมีลักษณะในตอนท้าย หากไม่ได้กำหนดขอบเขตจะสามารถขยายได้ทั่วทั้งโครงการและนำไปสู่ค่าใช้จ่ายที่มากเกินไปและกำหนดเวลาที่ไม่ได้รับ

ตัวอย่างเช่นหากคุณเป็นผู้นำทีมการตลาดเพื่อสร้างโบรชัวร์สำหรับสายผลิตภัณฑ์ของ บริษัท จะมีหน้ากี่หน้า? ตัวอย่างของผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปอาจมีลักษณะอย่างไร สำหรับสมาชิกในทีมโบรชัวร์อาจหมายถึงสองหน้าในขณะที่สำหรับคนอื่น ๆ มันอาจหมายถึงสิบหน้า การกำหนดขอบเขตสามารถทำให้ทั้งทีมอยู่ในหน้าเดียวกันเมื่อเริ่มต้น

03 เหตุการณ์สำคัญและสิ่งของส่งมอบหลัก

ความสำเร็จที่สำคัญสำหรับโครงการเรียกว่าเหตุการณ์สำคัญ ผลิตภัณฑ์งานสำคัญเรียกว่าการส่งมอบที่สำคัญ พวกเขาเป็นตัวแทนขององค์ประกอบใหญ่ของงานในโครงการ แผนโครงการควรระบุรายการเหล่านี้กำหนดรายการและกำหนดเวลาให้เสร็จสิ้น

หากองค์กรดำเนินโครงการเพื่อพัฒนาซอฟต์แวร์ใหม่สิ่งสำคัญที่ส่งมอบอาจเป็นรายการสุดท้ายของข้อกำหนดทางธุรกิจและวิธีการใช้งาน ต่อจากนั้นโครงการอาจมีเหตุการณ์สำคัญสำหรับการเสร็จสิ้นการออกแบบการทดสอบระบบการทดสอบการยอมรับของผู้ใช้และวันที่เปิดตัวซอฟต์แวร์ เหตุการณ์สำคัญเหล่านี้มีผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้องกับงาน แต่เกี่ยวข้องกับกระบวนการมากกว่าตัวผลิตภัณฑ์เอง

เหตุการณ์สำคัญและวันครบกำหนดส่งมอบที่สำคัญไม่จำเป็นต้องเป็นวันที่แน่นอน แต่ยิ่งแม่นยำยิ่งดี วันที่ที่แม่นยำช่วยให้ผู้จัดการโครงการแยกโครงสร้างงานได้อย่างแม่นยำมากขึ้น

ในขั้นตอนของแผนนี้คุณจะต้องสร้างเหตุการณ์สำคัญเพื่อให้คุณสามารถนำสิ่งที่ส่งมอบขนาดใหญ่หรือระดับสูงและแบ่งออกเป็นรายการส่งมอบขนาดเล็กซึ่งสามารถสรุปได้ในขั้นตอนถัดไป

04 โครงสร้างการแบ่งงาน

โครงสร้างการแยกงานหรือ WBS แยกส่วนของเหตุการณ์สำคัญและการส่งมอบที่สำคัญในโครงการเป็นชิ้นเล็ก ๆ เพื่อให้บุคคลหนึ่งสามารถมอบหมายความรับผิดชอบให้กับแต่ละก้อน ในการพัฒนาโครงสร้างการแบ่งงานผู้จัดการโครงการพิจารณาปัจจัยหลายอย่างเช่นจุดแข็งและจุดอ่อนของสมาชิกในทีมโครงการการพึ่งพาซึ่งกันและกันระหว่างงานทรัพยากรที่มีอยู่และกำหนดเวลาโครงการโดยรวม

ผู้จัดการโครงการมีความรับผิดชอบต่อความสำเร็จของโครงการในท้ายที่สุด แต่พวกเขาไม่สามารถทำงานคนเดียวได้ WBS เป็นเครื่องมือที่ผู้จัดการโครงการใช้เพื่อรับรองความรับผิดชอบในโครงการเพราะบอกผู้สนับสนุนโครงการสมาชิกในทีมโครงการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่รับผิดชอบต่อสิ่งใด หากผู้จัดการโครงการกังวลเกี่ยวกับงานเธอรู้ว่าต้องพบปะใครเกี่ยวกับข้อกังวลนั้นอย่างแน่นอน

05 งบประมาณ

งบประมาณของโครงการแสดงจำนวนเงินที่จัดสรรเพื่อให้โครงการเสร็จสมบูรณ์ ผู้จัดการโครงการมีหน้าที่กระจายทรัพยากรเหล่านี้อย่างเหมาะสม สำหรับโครงการที่มีผู้ขายผู้จัดการโครงการจะมั่นใจได้ว่าการส่งมอบเสร็จสมบูรณ์ตามเงื่อนไขสัญญาโดยให้ความสำคัญกับคุณภาพเป็นพิเศษ งบประมาณโครงการบางโครงการเชื่อมโยงกับแผนทรัพยากรมนุษย์

สิ่งสำคัญคือการกำหนดต้นทุนสำหรับแต่ละเหตุการณ์สำคัญและส่งมอบโดยดูจากเวลาและค่าใช้จ่ายแรงงานที่จะมีส่วนร่วมในการทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ ค่าใช้จ่ายของโครงการจะเชื่อมโยงกับระยะเวลาของโครงการซึ่งจะย้อนกลับไปที่ขอบเขตของโครงการ ขอบเขตเหตุการณ์สำคัญงานและงบประมาณจะต้องสอดคล้องและเป็นจริง

06 แผนทรัพยากรมนุษย์

แผนทรัพยากรมนุษย์แสดงให้เห็นว่าโครงการจะมีพนักงานให้บริการอย่างไร บางครั้งมันเป็นที่รู้จักกันในชื่อแผนการจัดพนักงาน แผนนี้กำหนดว่าใครจะอยู่ในทีมงานโครงการและคาดว่าแต่ละคนจะทำข้อผูกพันกับเวลาเท่าใด ในการพัฒนาแผนนี้ผู้จัดการโครงการเจรจากับสมาชิกในทีมและหัวหน้างานของพวกเขาว่าสมาชิกแต่ละคนสามารถอุทิศเวลาให้กับโครงการได้มากน้อยเพียงใด หากจำเป็นต้องมีเจ้าหน้าที่เพิ่มเติมเพื่อปรึกษาโครงการ แต่เป็นส่วนหนึ่งของทีมงานโครงการซึ่งจะมีการบันทึกไว้ในแผนพนักงาน มีการปรึกษาหัวหน้างานที่เหมาะสมอีกครั้ง

07 แผนบริหารความเสี่ยง

มีหลายสิ่งที่ผิดพลาดในโครงการ ในขณะที่ภัยพิบัติที่เป็นไปได้หรืออาการสะอึกเล็กน้อยไม่สามารถคาดการณ์ได้หลายคนสามารถทำนายได้ ในแผนการจัดการความเสี่ยงผู้จัดการโครงการจะระบุความเสี่ยงต่อโครงการโอกาสที่จะเกิดความเสี่ยงและกลยุทธ์เพื่อลดความเสี่ยงเหล่านั้น ผู้จัดการโครงการแสวงหาข้อมูลจากผู้สนับสนุนโครงการทีมโครงการผู้มีส่วนได้เสียและผู้เชี่ยวชาญภายใน

มีการกำหนดกลยุทธ์การลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นหรือมีค่าใช้จ่ายสูงที่เกี่ยวข้อง ความเสี่ยงที่ไม่น่าจะเกิดขึ้นและสิ่งที่มีต้นทุนต่ำถูกบันทึกไว้ในแผน อย่างไรก็ตามพวกเขาอาจไม่มีกลยุทธ์ในการบรรเทา

08 แผนการสื่อสาร

แผนการสื่อสารสรุปว่าโครงการจะสื่อสารกับผู้ชมที่หลากหลายได้อย่างไร เช่นเดียวกับโครงสร้างการสลายงานแผนการสื่อสารกำหนดความรับผิดชอบในการทำให้แต่ละองค์ประกอบเสร็จสมบูรณ์ให้กับสมาชิกทีมโครงการ

ในขั้นตอนนี้สิ่งสำคัญคือการกำหนดว่าจะสื่อสารและแก้ไขปัญหาภายในทีมอย่างไรและความถี่ในการสื่อสารจะเกิดขึ้นกับทีมและผู้มีส่วนได้เสียหรือเจ้านาย

แต่ละข้อความมีกลุ่มเป้าหมาย แผนการสื่อสารช่วยให้ผู้จัดการโครงการมั่นใจได้ว่าข้อมูลที่ถูกต้องจะเข้าถึงคนที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสม

09 แผนการจัดการผู้มีส่วนได้เสีย

แผนการจัดการผู้มีส่วนได้เสียระบุว่าผู้มีส่วนได้เสียจะถูกใช้ในโครงการอย่างไร บางครั้งผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจำเป็นต้องได้รับข้อมูลเท่านั้น ที่สามารถดูแลได้ในแผนการสื่อสาร หากต้องการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมากขึ้นแผนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะระบุว่าจะได้รับอย่างไร

10 แผนการจัดการการเปลี่ยนแปลง

แผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงจะวางโครงร่างสำหรับการเปลี่ยนแปลงโครงการ ผู้จัดการโครงการมักต้องการหลีกเลี่ยงการเปลี่ยนแปลงโครงการ แต่บางครั้งก็หลีกเลี่ยงไม่ได้ แผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงมีโปรโตคอลและกระบวนการสำหรับการเปลี่ยนแปลง เป็นสิ่งสำคัญสำหรับความรับผิดชอบและความโปร่งใสที่ผู้สนับสนุนโครงการผู้จัดการโครงการและสมาชิกในทีมทำตามแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลง