Chunking ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการทำงานอย่างไร

ในฐานะผู้จัดการเราใช้เวลาทั้งวันในการพยายามทำงานให้มากขึ้นในเวลาที่น้อยลง คำตอบทั่วไปสำหรับมืออาชีพที่ทำงานหนักเกินไปในทุกระดับคือการพยายามมัลติทาสก์ด้วยการทำกิจกรรมหลายอย่างในเวลาเดียวกัน ปัญหาคือมัลติทาสกิ้งไม่ทำงาน

ทำไมการทำงานหลายอย่างไม่ใช่วิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดในการเพิ่มผลผลิต

ตัวอย่างเช่นลองจินตนาการว่าเมื่อคุณแปรงฟันในตอนเช้าคุณจะเริ่มคิดเกี่ยวกับวาระการประชุมใหญ่ในวันต่อมา มันไม่ได้ใช้ความสามารถในการประมวลผลของสมองมากนักในการแปรงฟันและคุณอาจจะสามารถจดจ่อกับระเบียบวาระการประชุมได้

แต่งานสองอย่างที่ต้องใช้ความสามารถของสมองมากกว่านี้ คุณอาจกำลังคุยโทรศัพท์ขณะเตรียมอาหารเช้า คุณอาจทำงานทั้งสองอย่างถูกต้อง แต่โอกาสในการผิดพลาดอันเนื่องมาจากความสนใจที่มาก

Chunking เป็นทางเลือกในการมัลติทาสกิ้ง

"Chunking" อธิบายถึงวิธีการใช้งานหน่วยความจำของมนุษย์ เป็นสิ่งสำคัญที่ต้องจำแนวคิดนี้ไว้เมื่อเราดูการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน อันที่จริงแล้วเราสลับไปมาระหว่างพวกเขามากกว่าที่จะทำในเวลาเดียวกัน (แม้ว่าในกรณีของการแปรงฟันของคุณมันอาจดูเหมือนว่าพวกเขาพร้อมกัน)

ลองนึกภาพคุณกำลังคุยโทรศัพท์อยู่เมื่อมีคนเดินเข้ามาในสำนักงานของคุณ พวกเขาขอคำแนะนำจากคุณหรือตัดสินใจอย่างรวดเร็วเกี่ยวกับปัญหา คุณหยุดฟังบุคคลบนโทรศัพท์ชั่วครู่สแกนโน้ตหน้าคำตอบที่เขียนลวก ๆ แล้วกลับไปที่โทรศัพท์ คุณไม่ได้ทำกิจกรรมสองอย่าง (การโทรศัพท์และการสนทนาด้วยตนเอง) ในเวลาเดียวกัน

คุณทำสามงานตามลำดับ; เริ่มต้นการโทรมีการสนทนาด้วยตนเองแล้วเริ่มการโทรต่อ เช่นเดียวกับในตัวอย่างอาหารเช้าด้านบนคุณสามารถทำให้ทั้งคู่ทำได้ดีขึ้นและใช้เวลาน้อยลงถ้าคุณทำอย่างใดอย่างหนึ่งแทนกันในเวลาเดียวกัน เหตุผลก็คือเมื่อคุณเริ่มงานแต่ละงานคุณต้องมุ่งเน้นและเริ่มต้น

เหตุใดเวลาเริ่มต้นในการทำงานหลายอย่างจึงไม่มีประสิทธิภาพ

เมื่อคุณเริ่มโทรศัพท์คุณต้องคิดหาหมายเลขโทรศัพท์และโทรออก เมื่อคุณถูกขัดจังหวะคุณต้องเข้าใจว่าบุคคลนั้นต้องการอะไรจากคุณเพื่อที่จะสามารถตัดสินใจได้ ในที่สุดเมื่อคุณกลับมาโทรศัพท์คุณต้องจำที่คุณออก คุณอาจต้องพูดว่า "โอ๊ะขอโทษมีคนเดินเข้ามาคุณกำลังพูดว่าอะไร?"

ยิ่งคุณเริ่มและหยุดในระหว่างวันมากเท่าไหร่คุณก็ยิ่งมีช่วงเวลาเริ่มต้นที่ใช้เวลามากขึ้นเท่านั้น ช่วงเวลาเหล่านี้เป็นเวลาที่ไม่มีประสิทธิผล หากคุณมีรายงานประจำวันเพื่อเตรียมความพร้อมช่วงเวลาเริ่มต้นนั้นค่อนข้างสั้นเมื่อเทียบกับรายงานที่คุณทำทุกไตรมาส อย่างไรก็ตามหากคุณกำลังเตรียมรายงานนั้นและถูกขัดจังหวะคุณมีระยะเวลาเกือบเท่ากันในการเริ่มต้นแต่ละครั้ง

ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเขียนรายงานใน 30 นาทีโดยไม่มีการหยุดชะงัก อย่างไรก็ตามอาจใช้เวลาหลายชั่วโมงหากงานที่ไม่ได้วางแผนและการขัดจังหวะปรากฏขึ้นตลอดทั้งวัน ความล่าช้าที่สำคัญนี้มักไม่ได้มาจากการขัดจังหวะจริงตามเวลาที่ใช้ในการรีสตาร์ทรายงานซ้ำแล้วซ้ำอีก

ทำไมคุณควรลอง Chunking แทน Multitasking

โอเคบางครั้งคุณต้องทำงานมัลติทาสก์ งานของคุณอาจทำงานได้เหมือนของฉันดังนั้นดีกว่ามัลติทาสกิ้งอย่างไร Chunking ดีกว่า

Chunking เป็นแนวคิดของการแบ่งวันของคุณให้เป็นก้อนใหญ่แทนที่จะทำปฏิกิริยากับการหยุดชะงักอย่างต่อเนื่อง ยิ่งเวลาที่คุณสามารถอุทิศให้กับงานเฉพาะช่วงเวลาที่เริ่มต้นน้อยลงเท่านั้นและประสิทธิภาพของคุณก็จะดีขึ้นตามลำดับ เนื่องจากคุณจะไม่ใช้เวลามากในช่วงเวลาที่เริ่มต้นทำงานคุณจะมีเวลามากขึ้นและคุณจะทำงานได้มากขึ้น เป็นโบนัสเนื่องจากคุณจะสามารถมุ่งเน้นไปที่ภารกิจเดียวในมือคุณจะทำได้ดีกว่า

ในฐานะที่เป็นแถบด้านข้างผู้จัดการโครงการได้ค้นพบพลังของเทคนิคนี้และสร้าง "chunking" เวอร์ชั่นของตนเองผ่านกระบวนการโครงสร้างการแยกย่อยงาน

วิธีเริ่มต้นใช้งาน Chunking ในที่ทำงาน

ดังนั้นคุณจะเริ่ม chunking ได้อย่างไร

• เริ่มต้นเล็ก ๆ จนกว่าคุณจะรู้สึกถึงมัน เลือกงานเดี่ยวบางทีรายงานประจำสัปดาห์ของคุณ
• กัน 30 นาทีที่คุณรู้ว่ามันจะต้องใช้เวลา
• ปิดประตูของคุณหรือวางเครื่องหมายที่อ่านว่า "Genius at work" หรืออะไรทำนองนั้นแล้วจดจ่อกับรายงานและไม่มีอะไรนอกจากรายงาน
• ไม่ต้องสนใจโทรศัพท์
• อย่าตรวจสอบอีเมล
• เพียงแค่เขียนรายงาน

พยายามเช่นเดียวกันกับการโทรศัพท์การประชุมพนักงานและกิจกรรมปกติอื่น ๆ มุ่งเน้นไปที่วันหยุดของคุณและหลังจากฝึกไปสองสามสัปดาห์คุณจะรู้สึกและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

บรรทัดล่าง

อย่าเสียเวลากับการทำงานหลายอย่างมาก แต่ให้ตัวเองมีประสิทธิภาพมากขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยการ chunking ในขณะที่คำศัพท์นั้นอึดอัดใจแนวคิดก็มีประสิทธิภาพ

อัปเดตโดย Art Petty