การใช้แผนผังองค์กรเป็นเครื่องมือการจัดการ

แผนผังองค์กรหรือแผนผังองค์กรสำหรับช่วงสั้น ๆ นั้นถูกใช้เพื่อแสดงให้ผู้คนเห็นถึงโครงสร้างที่ตั้งใจไว้ขององค์กร องค์กรที่ "เป็นทางการ" นี้ควรสะท้อนโครงสร้างอำนาจของ บริษัท บางครั้งแผนภูมิองค์กรให้บริการเพียงเพื่อสร้างความสับสนให้ผู้คนเป็นสิ่งที่โครงสร้างจริงๆ โดยปกติแล้วจะไม่ได้ตั้งใจ แต่ควรสะท้อนถึงความสับสนของผู้คนที่เกี่ยวข้อง

อย่างไรก็ตามยังเป็นไปได้ที่จะใช้แผนภูมิองค์กรเป็นเครื่องมือในการจัดการเพื่อบรรลุเป้าหมายขององค์กรของคุณ เราจะตรวจสอบตัวอย่างทั่วไปของชาร์ต "มาตรฐาน" เราจะดูที่ Org Charts ที่สับสน สุดท้ายเราจะพูดถึงการใช้แผนภูมิองค์กรเป็นเครื่องมือจัดการ

ชาร์ตขององค์กร "มาตรฐาน"

แผนภูมิองค์กรมาตรฐานมักจะใช้เพื่อแสดงให้ผู้คนเห็นถึงโครงสร้างที่ตั้งใจไว้ขององค์กร องค์กรที่ "เป็นทางการ" นี้ควรสะท้อนโครงสร้างอำนาจของ บริษัท บ่อยครั้งมันสะท้อนให้เห็นถึงโครงสร้างความรับผิดชอบเท่านั้น พลังที่แท้จริงในองค์กรมักตามหลังสายการสื่อสารแทนที่จะเป็นบรรทัดในแผนภูมิองค์กร

แผนภูมิโดยทั่วไปจะมีรูปทรงเสี้ยม พวกเขาแสดงคนที่รับผิดชอบด้านบน ด้านล่างนี้เป็นกลุ่มย่อยโดยปกติจะอยู่ในกล่องขนาดเล็กลงเรื่อย ๆ โดยปกติแล้วบุคคลที่แสดงในระดับแนวนอนเดียวกันในแผนภูมิองค์กรจะรับรู้ว่าเป็น "เพื่อน" ภายในองค์กร

แผนภูมิองค์กรของแผนกคอมพิวเตอร์ (DOC) ของวิทยาลัยอิมพีเรียลเป็นแบบอย่างของแผนภูมิปิรามิด หัวหน้าภาควิชามีกรรมการ 5 คนที่รายงานตรงต่อเขารวมถึงรองหัวหน้าและคณะกรรมการค้นหา กรรมการแต่ละคนมีรายงานโดยตรงของพวกเขาแสดงในวงรีสีเขียวด้านล่างคณะกรรมการของพวกเขา

แผนภูมิองค์กรที่สับสน

บางครั้งแผนภูมิองค์กรสามารถสร้างความสับสนให้ผู้คนว่าโครงสร้างคืออะไร สิ่งนี้มักไม่ได้ตั้งใจ แต่สะท้อนถึงความสับสนของผู้คนที่เกี่ยวข้อง หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับความสัมพันธ์ในการใช้งานของกลุ่มหรือหากพวกเขาเปลี่ยนบ่อยๆ

บางทีสถานที่ที่พบมากที่สุดในการค้นหาชาร์ตองค์กรที่สับสนอยู่ในรัฐบาลสหรัฐ แผนภูมิ Org สำหรับแผนกวิทยาศาสตร์คอมพิวเตอร์และคณิตศาสตร์ของห้องปฏิบัติการแห่งชาติ Oak Ridge ไม่ได้ถ่ายทอดความเข้าใจอย่างรวดเร็วเกี่ยวกับโครงสร้างขององค์กร ดูเหมือนว่าจะแนะนำว่าสิบเอ็ดฟังก์ชั่นรายงานโดยตรงต่อผู้อำนวยการ

ในขณะที่ช่วงควบคุม (จำนวนรายงานโดยตรงที่ผู้จัดการสามารถดูแลได้อย่างมีประสิทธิภาพ) นั้นแตกต่างกันไปอย่างมากเราพบว่ามันยากที่จะเชื่อว่านี่เป็นองค์กรที่ทำงานได้อย่างเหมาะสมที่สุด ผู้นำบางฟังก์ชั่นมีแนวโน้มที่ "เท่าเทียมกันมากขึ้น" ถ้าเราทำแผนภูมิการไหลของการสื่อสารภายในองค์กรนี้และจำนวนเวลาที่ผู้ใต้บังคับบัญชาใช้กับผู้อำนวยการแต่ละรายงานโดยตรงอาจจะต้องถูกจัดประเภทใหม่เป็นผู้ใต้บังคับบัญชาของหน้าที่อื่น ๆ

แผนผังองค์กรเป็นเครื่องมือการจัดการ

ชาร์ตองค์กรมักจะเป็นปฏิกิริยามากกว่าอุปกรณ์เชิงรุก เราได้สร้างองค์กรหรืออนุญาตให้องค์กรหนึ่งพัฒนาและมันเติบโตขึ้น ไม่ชัดเจนสำหรับคนที่อยู่ในองค์กรอีกต่อไปหรือกับคนที่พวกเขามีปฏิสัมพันธ์ซึ่งรับผิดชอบอะไร ดังนั้นเราจึงวาดกล่องและเส้นเพื่อแสดงให้ทุกคนเห็นว่าทำอะไร จากนั้นเราเพิ่มเส้นประและอุปกรณ์เทียมที่คล้ายกันเพื่อแสดงให้เห็นว่าสิ่งที่เราวาดก่อนไม่ได้เป็นอย่างนั้นเสมอไป

อย่างไรก็ตามตัวเลือกที่ดีกว่าคือการจัดทำแผนภูมิองค์กรที่สะท้อนถึงตำแหน่งที่คุณต้องการให้องค์กรดำเนินไปแทนที่จะแสดงให้เห็นว่าองค์กรเป็นอย่างไร หากคุณต้องการองค์กรที่แบนราบให้วาดผังองค์กรดังกล่าว แสดงว่าผู้จัดการหกหรือแปดคน (หรือแม้แต่สิบเอ็ดคนตามที่เราเห็นด้านบน) รายงานต่อรองประธาน แสดงว่าโปรแกรมเมอร์ทั้งสิบคนรายงานโดยตรงต่อผู้จัดการโครงการ

หากองค์กรของคุณอาศัยวงกลมคุณภาพหรือทีมผลิตเพื่อบรรลุภารกิจคุณควรแสดงให้เห็นว่าในแผนภูมิองค์กรของคุณ อย่ารู้สึกว่าถูกผูกติดกับการจัดกลุ่มแนวนอนและแนวตั้ง หากพนักงานของคุณจะเข้าใจบทบาทของพวกเขาชัดเจนยิ่งขึ้นด้วยการทำเช่นนั้นคุณสามารถใช้แวดวงสามเหลี่ยมคว่ำหรืออะไรก็ได้ที่คุณต้องการ

มีผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์จำนวนมากในตลาดที่จะช่วยให้คุณแสดงให้เห็นว่าคุณต้องการให้องค์กรทำงานอย่างไร OrgPlus เป็นตัวอย่างของเครื่องมือชนิดต่าง ๆ ที่สามารถนำมาใช้เพื่ออธิบายแง่มุมต่าง ๆ ของธุรกิจรวมถึง Org Charts

วิธีที่ควรทำ

ตัวอย่างด้านล่างเป็นตัวแทนของแผนภูมิองค์กรซึ่งทำให้ฉันประทับใจอย่างมาก มันถูกปล่อยให้เป็นผู้นำในยุคใหม่สำหรับ บริษัท ที่ต้องการความคิดสร้างสรรค์และการกระทำใหม่จากพนักงานทุกคน

มันแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนว่าโครงสร้างแบนราบตามแนวนอนมีวัตถุประสงค์เพื่อส่งเสริมการสื่อสารและนวัตกรรม มันแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนว่าทีมที่เกิดขึ้นจากสองเจ้าหน้าที่ชั้นนำซึ่งบ่งบอกถึงสิ่งที่พนักงานคาดหวังให้ทำ แต่มันยังคงรักษาเส้นแบ่งที่ชัดเจนของความรับผิดชอบขั้นสุดท้าย กรรมการผู้จัดการใหญ่เป็นผู้นำ บริษัท อย่างชัดเจน แต่ทุกคนรู้ว่าพวกเขาต้องทำส่วนของตนให้ประสบความสำเร็จ

วิธีที่แผนภูมิองค์กรควรเป็น

ยังเร็วเกินไปที่จะบอกได้ว่าแผนภูมิองค์กรนี้จะมีผลที่ต้องการหรือไม่ มันอยู่ในสถานที่เพียงไม่กี่สัปดาห์ อย่างไรก็ตามเจ้าหน้าที่ บริษัท ได้ใช้เป็นเครื่องมือในการจัดการที่มีประสิทธิภาพเพื่อช่วยผลักดันองค์กรของพวกเขาไปสู่เป้าหมายใหม่