ทักษะการจัดการขั้นพื้นฐานสำหรับผู้เริ่มต้น

ระดับที่ 1 ของทักษะการจัดการพีระมิดแสดงทักษะพื้นฐานที่ผู้จัดการเริ่มต้นต้องมี มันเป็นรากฐานของปิรามิดทักษะการจัดการซึ่งแสดงให้เห็นทักษะที่ผู้จัดการต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญเพื่อให้ประสบความสำเร็จและแสดงให้เห็นว่าทักษะการจัดการเหล่านี้สร้างต่อกันเพื่อความสำเร็จได้อย่างไร

ทักษะการจัดการขั้นพื้นฐาน

มีทักษะการจัดการพื้นฐานสี่อย่างที่ทุกคนต้องมีเพื่อให้ประสบความสำเร็จในงานการจัดการ ทักษะพื้นฐานทั้งสี่นี้คือวางแผนจัดระเบียบกำกับและควบคุม และจะกล่าวถึงแยกกันในรายละเอียดด้านล่าง

วางแผน

การวางแผนเป็นขั้นตอนแรกและสำคัญที่สุดในงานการจัดการใด ๆ นอกจากนี้ยังเป็นขั้นตอนที่มักถูกมองข้ามหรือข้ามไปโดยเจตนา ในขณะที่จำนวนของการวางแผนและรายละเอียดที่จำเป็นจะแตกต่างกันไปในแต่ละภารกิจเพื่อข้ามภารกิจนี้คือเชิญภัยพิบัติมาโดยโชคไม่ดี นั่นคือสิ่งที่ทำให้เราได้รับสุภาษิต 6 P ของการวางแผน (หรือ 7 P ขึ้นอยู่กับว่าคุณนับ)

แม้ว่าคนส่วนใหญ่จะเชื่อมโยงการวางแผนระยะกับการวางแผนธุรกิจทั่วไป แต่ก็มีระดับการวางแผนที่แตกต่างกัน:

• การวางแผนเชิงกลยุทธ์
• การวางแผนยุทธวิธี
• การวางแผนปฏิบัติการ

และมีการวางแผนที่แตกต่างกัน:

• การวางแผนภัยพิบัติ
• การวางแผนการสืบทอดตำแหน่ง
• การวางแผนวิกฤต
• การวางแผนค่าตอบแทน

จัดระเบียบ

ผู้จัดการจะต้องสามารถจัดทีมงานและโครงการเพื่อให้งานของทีมสำเร็จได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลที่สุด ในฐานะผู้จัดการเริ่มต้นคุณอาจจัดทีมงานขนาดเล็กหรือทีมโครงการ ทักษะเดียวกันนี้จะต้องใช้ในภายหลังในอาชีพการงานของคุณเมื่อคุณต้องจัดแผนกหรือแผนกใหม่ของ บริษัท

เห็นได้ชัดว่ามีการทับซ้อนกันมากมายระหว่างการวางแผนงานและในการจัดระเบียบ ในกรณีที่การวางแผนมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่ต้องทำองค์กรจะมีการดำเนินงานมากขึ้นและมุ่งเน้นไปที่วิธีการทำให้งานดีที่สุด

เมื่อคุณจัดระเบียบงานคุณต้อง:

• กำหนดบทบาทที่ต้องการ
• มอบหมายงานให้กับบทบาท
• กำหนดทรัพยากรที่ดีที่สุด (คนหรืออุปกรณ์) สำหรับบทบาท
• รับทรัพยากรและจัดสรรให้กับบทบาท
• มอบหมายทรัพยากรให้กับบทบาทและมอบหมายอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบให้กับพวกเขา

ไม่ว่าคุณจะได้รับมอบหมายให้เป็นทีมเล็ก ๆ หรือโครงการเพื่อจัดการผู้จัดการเริ่มต้นก็ต้องสามารถจัดระเบียบสำนักงานและระบบข้อมูลได้

คุณอาจไม่สามารถย้ายผู้คนรอบตัวเพื่อรวมทีมของคุณเข้าด้วยกัน แต่คุณควรพิจารณาด้วย ในอีกทางหนึ่งคุณอาจต้องย้ายคนหลายคนไปยังพื้นที่ขนาดเล็กและคุณจะต้องจัดระเบียบสิ่งต่าง ๆ เพื่อให้ทีมสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพภายในพื้นที่นั้น ในภายหลังในอาชีพของคุณคุณอาจต้องจัดสำนักงานเพื่อรองรับทีมจากแผนกต่างๆและความต้องการเฉพาะของพวกเขา

คุณจะต้องสามารถจัดระเบียบระบบทั้งหมดที่จะจัดการข้อมูลที่ทีมของคุณต้องการรวบรวมหรือแจกจ่าย วันนี้อาจเป็นระบบคอมพิวเตอร์ คุณต้องตัดสินใจว่าตัวอย่างเช่นคุณต้องตั้งค่าหน้าเว็บที่ใช้ร่วมกันบนอินทราเน็ตของ บริษัท หรือเพียงแค่โฟลเดอร์ที่แชร์บนเซิร์ฟเวอร์ไฟล์ คุณจะจัดระบบอย่างไรเพื่อให้ทุกคนที่ต้องการข้อมูลเข้าถึงได้ (และไม่สามารถใช้งานได้กับผู้ที่ไม่ควรเห็นข้อมูลเช่นเดียวกับคู่แข่งของคุณ) หากทีมของคุณต้องการหรือผลิตอะไรนอกเหนือจากข้อมูลคุณต้องจัดระเบียบเพื่อให้ทีมของคุณได้รับสิ่งที่พวกเขาต้องการเมื่อพวกเขาต้องการและสามารถออกไปหาคนอื่น ๆ ในสิ่งที่ทีมของคุณผลิตในเวลาที่เหมาะสม

อย่าลืมจัดระเบียบตัวเอง เราจะไปสู่สิ่งนี้ในระดับที่สูงขึ้นในระดับที่ 3 ของพีระมิดทักษะการจัดการ แต่ในฐานะผู้จัดการเริ่มต้นคุณต้องสามารถจัดระเบียบตัวเองเวลาและพื้นที่ของคุณเพื่อให้คุณมีประสิทธิภาพมากที่สุด

สุดท้ายจำไว้ว่ามันไม่ค่อยพอที่จะจัดระเบียบสิ่งต่าง ๆ ครั้งเดียว เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงทรัพยากรเป้าหมายและปัจจัยภายนอกอย่างสม่ำเสมอคุณจะต้องจัดระเบียบใหม่เพื่อปรับเปลี่ยนให้ใหม่

โดยตรง

การกำกับเป็นขั้นตอนการกระทำ คุณได้วางแผนและจัดระเบียบงานแล้ว ตอนนี้คุณต้องกำกับทีมของคุณเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง เริ่มต้นด้วยการทำให้แน่ใจว่าเป้าหมายนั้นชัดเจนสำหรับทุกคนในทีม พวกเขาทุกคนรู้ว่าเป้าหมายคืออะไร? พวกเขาทุกคนรู้หรือไม่ว่าบทบาทของพวกเขาคืออะไรในการทำให้ทีมบรรลุเป้าหมาย? พวกเขามีทุกสิ่งที่พวกเขาต้องการ (ทรัพยากรอำนาจเวลา ฯลฯ) เพื่อทำส่วนของพวกเขาหรือไม่?

ดึงไม่ดัน

คุณจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นในการนำทีมไปสู่เป้าหมายของคุณหากคุณดึง (นำพวกเขา) แทนที่จะผลักดัน (นั่งลงและให้คำสั่งซื้อ) คุณต้องการที่จะกระตุ้นให้คนในทีมของคุณและช่วยเหลือและสร้างแรงบันดาลใจพวกเขาไปสู่เป้าหมายของทีม

ควบคุม

นักเขียนบางคนพยายาม "ทำให้อ่อนลง" ทักษะนี้โดยเรียกว่า "ประสานงาน" หรือคำที่คล้ายกันฉันชอบคำที่แข็งแกร่งกว่าควบคุมเพราะมันเป็นสิ่งสำคัญที่ผู้จัดการสามารถควบคุมกิจกรรมของทีมได้

ในขั้นตอนข้างต้นคุณได้วางแผนงานจัดทรัพยากรเพื่อให้มันเกิดขึ้นอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุดและกำกับทีมให้เริ่มงาน ในขั้นตอนการควบคุมคุณตรวจสอบงานที่ทำ คุณเปรียบเทียบความคืบหน้าจริงกับแผน คุณตรวจสอบว่าองค์กรทำงานตามที่คุณออกแบบไว้หรือไม่

หากทุกอย่างเป็นไปด้วยดีคุณไม่จำเป็นต้องทำอะไรนอกจากเฝ้าดู อย่างไรก็ตามนั่นไม่ค่อยเกิดขึ้น มีคนป่วยการเรียงลำดับฐานข้อมูลใช้เวลาซ้ำกันนานกว่าที่คาดการณ์คู่แข่งสำคัญลดราคาไฟทำลายอาคารข้าง ๆ ประตูและคุณต้องอพยพออกไปเป็นเวลาหลายวันหรือปัจจัยอื่น ๆ ส่งผลกระทบต่อแผนของคุณ ตอนนี้ขั้นตอนการควบคุมบอกให้คุณต้องดำเนินการเพื่อลดผลกระทบและนำสิ่งต่าง ๆ กลับไปสู่เป้าหมายที่ต้องการโดยเร็วที่สุด

บ่อยครั้งสิ่งนี้หมายถึงการกลับไปยังขั้นตอนการวางแผนและการปรับแผน บางครั้งอาจต้องมีการเปลี่ยนแปลงในองค์กร และคุณจะต้องนำทุกคนไปสู่เป้าหมายใหม่และสร้างแรงบันดาลใจ แน่นอนว่าคุณสามารถควบคุมแผนใหม่และปรับได้ตามต้องการ รอบนี้จะดำเนินต่อไปจนกว่าคุณจะทำงานให้เสร็จ

เครื่องมือควบคุมผู้จัดการ

ในขั้นตอนการควบคุมคุณกำหนดมาตรฐานสำหรับประสิทธิภาพและคุณภาพจากนั้นตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าตรงตามมาตรฐาน มีเครื่องมือมากมายให้คุณใช้ตามที่มีสิ่งที่คุณต้องตรวจสอบ

• เครื่องมือการจัดตารางเวลา - เครื่องมือซอฟต์แวร์จำนวนหนึ่งช่วยให้คุณสามารถป้อนกำหนดการของคุณแล้วอัปเดตความคืบหน้าเป็นประจำ โปรแกรมจะเน้นการเปลี่ยนแปลงในตารางเพื่อให้คุณสามารถระบุการกระทำที่จะแก้ไข
• การควบคุมทางการเงิน - ในฐานะผู้จัดการคุณมักจะมีงบประมาณ รายงานจากแผนกการเงินจะแจ้งให้คุณทราบว่าการใช้จ่ายของคุณ (กับผู้คนและทรัพยากรอื่น ๆ) ตรงกับแผนอย่างไร
• การควบคุมคน - คุณต้องทำให้แน่ใจว่าทุกคนในทีมของคุณทำงานได้ตามแผนที่วางไว้ หากไม่ใช่คุณจำเป็นต้องค้นหาและแก้ไขสาเหตุ พวกเขาไม่เข้าใจเป้าหมายหรือไม่ พวกเขาไม่มีทรัพยากรหรือทักษะที่ต้องการหรือไม่? งานใหญ่เกินไปสำหรับพวกเขาและต้องแก้ไขหรือมอบหมายให้กับทรัพยากรอื่นหรือไม่? งานของคุณในฐานะผู้จัดการหมายถึงการให้ข้อเสนอแนะแก่สมาชิกในทีมของคุณเกี่ยวกับวิธีการปฏิบัติงานตามแผน หากไม่เป็นเช่นนั้นคุณจะต้องดำเนินการแก้ไข