ได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูงในการบริหารโครงการ

ผู้จัดการโครงการมีงานที่ยาก โดยธรรมชาติของบทบาทของพวกเขาพวกเขารับผิดชอบในการจัดตั้งทีมที่มีประสิทธิภาพเพื่อติดตามและประสบความสำเร็จกับความคิดริเริ่มใหม่ เนื่องจากโครงการครอบคลุมงานทั้งหมดที่ทำใน บริษัท รวมถึงโครงการชั่วคราวและไม่ซ้ำใครรวมถึงกิจวัตรประจำวันของการดำเนินงานทุกโครงการจึงเป็นการผจญภัยครั้งใหม่

เพิ่มในความเป็นจริงที่โครงการเป็นวิธีที่เราคิดค้น วิธีที่เราดำเนินการด้านกลยุทธ์และวิธีการสร้างโครงสร้างพื้นฐานและความสามารถขององค์กรเราเห็นได้ชัดว่าผู้นำระดับสูงต้องทำทุกอย่างในอำนาจเพื่อสนับสนุนผู้จัดการโครงการของ บริษัท

หนึ่งในปัจจัยที่สำคัญที่สุดที่ส่งเสริมความสำเร็จของโครงการคือการมีผู้สนับสนุนที่มีประสิทธิภาพและมีส่วนร่วม ตำแหน่งนี้เชื่อมโยงกับความสำเร็จของโครงการในการศึกษาอุตสาหกรรมมาเป็นระยะเวลานาน แต่การทบทวนวรรณกรรมที่อธิบายถึงการปฏิบัติจริงเกี่ยวกับการเป็นสปอนเซอร์แนะนำว่าเรามีหนทางยาวไกลในการสร้างสถานะของผู้สนับสนุนในองค์กรของเรา บริบทมีความเหมาะสม ก่อนอื่นเรามาทบทวนความรับผิดชอบหลักของผู้สนับสนุน

ความรับผิดชอบหลักของผู้สนับสนุนผู้บริหารโครงการ

• รับผิดชอบต่อผลของโครงการ (ประเด็นนี้มักอธิบายว่าเป็นความรับผิดชอบร่วมกับผู้จัดการโครงการ)
• กฎบัตรโครงการและมอบอำนาจให้ผู้จัดการโครงการและสมาชิกในทีมหลัก
• สนับสนุนทีมโครงการสำหรับทรัพยากรและการมองเห็น
• สร้างความมั่นใจว่ามีและสนับสนุนค่าทีมที่มีประสิทธิภาพรวมถึงความรับผิดชอบและความโปร่งใส
• สนับสนุนทีมในการเผชิญกับปัญหาพิเศษ
• โค้ชผู้จัดการโครงการ
• ปกป้องทีมโครงการจากการแทรกแซงขององค์กร

เกิดอะไรขึ้นเมื่อสปอนเซอร์ของผู้บริหารหลุดออกจากภาพ

ในกรณีที่ไม่มีสปอนเซอร์ผู้บริหารที่สนับสนุนความรับผิดชอบทั้งหมดข้างต้นตกอยู่กับผู้จัดการโครงการที่มีภาระเกินกำหนดซึ่งโดยทั่วไปขาดแบนด์วิดท์และผู้นำทางการเมืองในการบรรลุภารกิจเหล่านี้ การขาดผู้สนับสนุนที่มีประสิทธิภาพจะเพิ่มความเสี่ยงของปัญหาโครงการซึ่งรวมถึง แต่ไม่ จำกัด เพียง: ความล้มเหลวประสิทธิภาพที่ไม่ดีกับเวลาต้นทุนเป้าหมายและคุณภาพและความวุ่นวายของทีมที่เพิ่มขึ้น

เพียงแค่กล่าวว่าการมีสปอนเซอร์ผู้บริหารที่มีประสิทธิภาพเป็นผู้สร้างความแตกต่างในเชิงบวกสำหรับงานที่ซับซ้อนในการนำความคิดริเริ่มชั่วคราวและไม่ซ้ำใครที่สำคัญที่สุดของเราไปสู่ข้อสรุปที่ประสบความสำเร็จ เมื่อพิจารณาถึงความสำคัญของบทบาทมันอาจจะสมเหตุสมผลที่จะสมมติว่าองค์กรส่วนใหญ่ปฏิบัติงานกับผู้สนับสนุนอย่างจริงจัง น่าเศร้าที่ใช้เวลาสักครู่ในโลกแห่งความเป็นจริง

ภาพรวมของวิธีการที่องค์กรของเราปฏิบัติต่อบทบาทของผู้สนับสนุนที่เป็นผู้บริหาร

ในฐานะอาจารย์สอนการจัดการบัณฑิตในการจัดการโครงการฉันมีความโชคดีที่ได้เรียนรู้เกี่ยวกับการจัดการโครงการของนายจ้างของนักเรียนในเขตเมืองใหญ่เป็นประจำ ตั้งแต่ บริษัท ฟอร์จูน 100 จนถึง บริษัท ขนาดเล็กที่เพิ่งเริ่มต้นเป็นผู้ประกอบการและไม่แสวงหาผลกำไรองค์กรที่เป็นตัวแทนเป็นภาคเศรษฐกิจของเรา

ในขณะที่มันจะมีเหตุผลที่จะคาดหวังในยุคนี้ที่มีการจัดตั้งการบริหารโครงการที่ดีว่า บริษัท ส่วนใหญ่จะแสดงการปฏิบัติผู้ใหญ่รอบบทบาทของผู้สนับสนุนผู้บริหารในความเป็นจริงสถานการณ์ที่ตรงกันข้าม การค้นพบที่ไม่ใช่ทางวิทยาศาสตร์จากการสำรวจอย่างไม่เป็นทางการประจำปีของฉันเกี่ยวกับบทบาทของผู้สนับสนุนผู้บริหารใน บริษัท ของพวกเขา:

• โดยเฉลี่ยแล้วนักเรียนมากกว่าร้อยละห้าสิบกล่าวว่า บริษัท ของพวกเขาไม่มีแนวทางปฏิบัติที่เป็นทางการเกี่ยวกับการเป็นผู้สนับสนุน
• บริษัท ไม่กี่แห่งมีการฝึกอบรมอย่างเป็นทางการหรือคำอธิบายที่ได้มาตรฐานสำหรับบทบาทและความรับผิดชอบของสปอนเซอร์
• ฉันยังไม่ได้มีรายงานของนักเรียนคนหนึ่งที่ บริษัท ของเขา / เธอให้การฝึกอบรมสำหรับผู้สนับสนุนผู้บริหารของพวกเขา
• มีข้อตกลงที่สอดคล้องกันเล็กน้อยเกี่ยวกับความรับผิดชอบของผู้สนับสนุนสำหรับความสำเร็จของโครงการ
• เมื่อนักเรียนสัมภาษณ์ผู้จัดการโครงการใน บริษัท ของพวกเขาเกี่ยวกับความพึงพอใจกับประสิทธิภาพและการสนับสนุนของผู้สนับสนุนส่วนใหญ่ของผู้ตอบแบบสำรวจแสดงความไม่พอใจ

การตรวจสอบการสำรวจที่เป็นทางการมากขึ้นจากสมาคมอุตสาหกรรมและ บริษัท ที่ปรึกษาเอกชนตอกย้ำความถูกต้องทั่วไปของข้อมูลจากนักเรียนของฉัน และในขณะที่สถานะปัจจุบันของการฝึกผู้สนับสนุนอาจออกจากห้องเพื่อการปรับปรุงผู้จัดการโครงการไม่มีทางเลือกนอกจากต้องเดินหน้าต่อไปด้วยความคิดริเริ่ม อย่างไรก็ตามมีบางขั้นตอนที่ผู้จัดการโครงการสามารถดำเนินการเพื่อรับการสนับสนุนผู้บริหารที่จำเป็นมาก

วิธีการรับการสนับสนุนผู้บริหารสำหรับโครงการของคุณ

1. รับสมัครผู้สนับสนุน หากโครงการของคุณมีผลกระทบเชิงกลยุทธ์สำหรับ บริษัท ของคุณไม่ว่าจะโดยตรงกับลูกค้าหรือโดยทางอ้อมโดยการเปิดใช้งานกิจกรรมภายในที่มีประสิทธิภาพและมีประสิทธิภาพมากขึ้นในการสนับสนุนลูกค้าคุณควรสรรหาสปอนเซอร์ ทำงานโดยตรงกับ report-to-manager หรือหัวหน้าสำนักงานบริหารโครงการของคุณเพื่อเสริมความสำคัญของโครงการและขอความช่วยเหลือ เน้นบทบาทและความรับผิดชอบของผู้สนับสนุนตามที่ระบุไว้ข้างต้นและชี้ไปที่การวิจัยอุตสาหกรรมที่สัมพันธ์กับความสำเร็จของโครงการและการสนับสนุนที่มีประสิทธิภาพ

1. อบรมสปอนเซอร์ของคุณ เน้นบทบาทเป็นยุทธศาสตร์ไม่ใช่ยุทธวิธีหรือเป็นหุ่นเชิด ผู้บริหารส่วนใหญ่มาถึงบทบาทของสปอนเซอร์โดยไม่มีการฝึกอบรมอย่างเป็นทางการหรือแม้แต่บริบทสำหรับความรับผิดชอบของพวกเขา ในขณะที่คุณอยู่ในบทบาทที่ค่อนข้างอึดอัดในการฝึกอบรมผู้บริหารบุคคลเหล่านี้ส่วนใหญ่จะขอบคุณบริบทและคำแนะนำของคุณ ประเด็นของความรับผิดชอบค่าเสริมและการป้องกันของทีมควรจะเป็นจุดสนใจหลักของคุณเมื่อขึ้นสปอนเซอร์ผู้บริหารของคุณ
2. มีส่วนร่วมและเกี่ยวข้องกับสปอนเซอร์ของคุณอย่างแข็งขัน ความสัมพันธ์ผู้จัดการโครงการ / ผู้สนับสนุนที่ดีที่สุดนั้นมีการโต้ตอบสูง มันเป็นสิ่งสำคัญสำหรับทั้งสองฝ่ายในการสร้างโปรโตคอลการสื่อสารที่ชัดเจนสำหรับการอัพเดทกิจกรรมของโครงการเช่นเดียวกับการตั้งค่าสถานะและการตอบสนองต่อเหตุฉุกเฉิน ผู้จัดการโครงการควรสนับสนุนให้ผู้สนับสนุนผู้บริหารเข้าร่วมประชุมสถานะหรือการประชุมทีมเป็นครั้งคราวเพื่อแสดงความสนใจอย่างแท้จริงและเพื่อทำหน้าที่เป็นเชียร์ลีดเดอร์ที่กระตือรือร้นให้กับองค์กรเพื่อความสำเร็จของทีม

1. ขอการสนับสนุนจากผู้สนับสนุนของคุณ เป็นประโยชน์เสมอที่จะมีคนที่มีประสบการณ์มากกว่าที่คุณสังเกตและให้ข้อเสนอแนะที่สร้างสรรค์และเป็นบวกและการฝึกสอนการแสดงของคุณ บอกให้สปอนเซอร์ของคุณรู้ว่าคุณยินดีต้อนรับข้อมูลนี้ในไดรฟ์ของคุณเพื่อปรับปรุงและเมื่อได้รับแล้วให้ยอมรับอย่างสง่างาม
2. ยกระดับสปอนเซอร์อย่างรอบคอบสำหรับปัญหาใหญ่. ระวังอย่าดูหรือปฏิบัติต่อสปอนเซอร์ของคุณมากเกินไปในประเด็นทางยุทธวิธี การใช้งานสูงสุดและดีที่สุดของสปอนเซอร์ของคุณคือการช่วยเหลือทรัพยากรที่ปลอดภัย ทำหน้าที่เป็นโฆษกให้กับทีมงานของโครงการในกลุ่มการจัดการที่กว้างขึ้นและช่วยให้คุณเสริมคุณค่าของทีมที่สำคัญ มีการกระทำที่สมดุลที่ผู้จัดการโครงการจะต้องเคารพเมื่อพิจารณาวาดสปอนเซอร์เข้าสู่กิจกรรมของทีม

บรรทัดล่าง

บทบาทของสปอนเซอร์ผู้บริหารเป็นหนึ่งในส่วนสำคัญของปริศนาสู่ความสำเร็จสำหรับการริเริ่มโครงการ ผู้จัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จเข้าใจว่าบทบาทนี้สำคัญอย่างไรและทำงานเพื่อรับการสนับสนุนจากผู้บริหารในระดับที่เหมาะสมและเข้มข้น หากบทบาทของผู้สนับสนุนขาดหายไปหรือคลุมเครือให้รับหน้าที่และฝึกอบรมผู้สนับสนุนผู้บริหารเพื่อสนับสนุนคุณทีมงานและ บริษัท ของคุณเพื่อความสำเร็จ