การจัดการการเปลี่ยนแปลงในโครงการทำงาน

ผู้จัดการโครงการใช้เวลาในการวางแผนและกำหนดเป้าหมายของทีมเป็นอย่างมาก ผู้ให้การสนับสนุนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและทีมงานใช้เวลามากมายในการเปลี่ยนแปลงขอบเขตของงานและกระบวนการเริ่มต้น มีกระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่ชัดเจนและใช้งานง่ายและจับตามองภาพรวมที่ใหญ่ขึ้นแม้ในขณะที่การเปลี่ยนแปลงรายละเอียดบางอย่างดำเนินไปอย่างต่อเนื่องเพื่อให้โครงการเดินหน้าต่อไปและช่วยให้คุณอยู่เย็น

ยอมรับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น

การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นในทุกๆช่วงเวลาของการบริหารโครงการ การรับรู้ว่าการเปลี่ยนแปลงนั้นหลีกเลี่ยงไม่ได้ - บ่อยครั้งที่มีประโยชน์ - ส่วนต่าง ๆ ของกระบวนการช่วยให้ผู้จัดการโครงการที่ดีที่สุดใช้แนวทางการวางแผนและการดำเนินการที่คล่องตัวยิ่งขึ้น การมีกลยุทธ์ในการรับมือกับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นเป็นวิธีที่เร็วที่สุดที่จะคอยจับตาดูรางวัลทุกคนแม้จะเผชิญกับสิ่งที่บางครั้งอาจดูเหมือนจะเปลี่ยนไปในทิศทางที่แน่นอน

กระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่กำหนดไว้อย่างมีโครงสร้างคือ playbook ที่ดำเนินการของคุณ กลยุทธ์ของคุณ 'พระคัมภีร์' มันจะกำหนดวิธีที่ดีที่สุดในการตอบสนองคุณในฐานะผู้นำต่อข้อเสนอแนะหรือแม้กระทั่งความต้องการสำหรับการเปลี่ยนแปลงภายในกระบวนการพัฒนา มันจะช่วยให้คุณนำทางอย่างสง่างามและมีความมั่นใจบางครั้งภูมิทัศน์การทำงานร่วมกันที่ถกเถียงกันไปสู่ความสำเร็จของเป้าหมายสูงสุดของทุกฝ่าย

กระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลง

กระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลงมีลักษณะดังนี้:

• รับคำขอ / ความต้องการสำหรับการเปลี่ยนแปลงกระบวนการในโครงการ
• ประเมินคำขอ / อุปสงค์การเปลี่ยนแปลงโดยมุ่งเน้นที่งบประมาณโครงการที่เกี่ยวข้องกับ:
• วัสดุ
• ข้อกำหนดใบอนุญาตที่เกี่ยวข้องใด ๆ
• ชั่วโมงคน
• เวลาสูญหาย / ได้รับ
• จัดทำและนำเสนอโครงการผู้ถือหุ้น / ประสานงานข้อเสนอแนะของคุณสำหรับวิธีการดำเนินการที่เกี่ยวข้องกับการร้องขอ
• รับการอนุมัติการตัดสินใจของผู้ถือหุ้นหรือปฏิเสธที่จะดำเนินการต่อ

ลองดูแต่ละขั้นตอนเหล่านี้กัน:

รับคำขอ / อุปสงค์สำหรับการเปลี่ยนแปลงในกระบวนการในโครงการ

คุณจะได้รับการร้องขอให้เปลี่ยนโครงการในรูปแบบต่าง ๆ หลายร้อยวิธี: ในการประชุมทางอีเมลทางโทรศัพท์ในทางเดินเมื่อคุณรีบออกจากสำนักงานในตอนเย็นตามหลักการแล้วคุณจะได้รับข้อมูลในแบบฟอร์มขอเปลี่ยนแปลง แต่คุณควรรู้ว่าในชีวิตจริงผู้มีส่วนได้เสียสำคัญหลายคนคิดว่าการทำเอกสารประเภทนี้เป็นงานของผู้จัดการโครงการ - และใน บริษัท ของคุณอาจเป็นได้

แม่แบบคำขอเปลี่ยนโครงการ (เพิ่มเติมในอีกไม่กี่นาที) ควรจับรายละเอียดทั้งหมดของคำขออย่างถูกต้องและชัดเจนอย่างไรก็ตามพวกเขามาถึงคุณอย่างไม่เป็นทางการ เมื่อคุณรู้สึกว่ารายละเอียดทั้งหมดได้รับการบันทึกอย่างถูกต้องแล้วให้เรียกใช้แบบฟอร์มที่ผ่านมาตัวเริ่มต้นสำหรับการตรวจสอบว่าทุกจุดได้รับการแก้ไขอย่างครบถ้วนแล้ว

โปรดจำไว้ว่าการเปลี่ยนแปลงนั้นอาจเกี่ยวกับการออกกำลังกาย อย่าคิดเสมอว่าการเปลี่ยนแปลงนั้นจะเกี่ยวข้องกับการทำงานกระบวนการจะเหมือนกันไม่ว่าคุณจะเพิ่มหรือลดขอบเขตโครงการ

ดำเนินการประเมินการเปลี่ยนแปลง

ดูรายละเอียดคำขอเปลี่ยนแปลง คุณจะประเมินผลกระทบต่อ:

• ตารางเวลา
• เอกสาร
• งานที่ทำจนถึงปัจจุบันและงานที่ต้องทำ
• งบ
• มาตรการคุณภาพ
• ขอบเขต
• ความพร้อมของทรัพยากร

ตัวอย่างเช่นอาจมีการเปลี่ยนแปลงซอฟต์แวร์ประมาณ 5 วัน สิ่งนี้จะไม่เพิ่มเพียง 5 วันในตารางเพราะมันจะผลักดันงานอื่นและย้ายไปในกรอบเวลาที่ทรัพยากรสำคัญอยู่ในช่วงวันหยุด งานนั้นจะต้องถูกย้ายด้วยดังนั้นการเปลี่ยนแปลงนี้โดยรวมจะเพิ่ม 8 วันในกำหนดการ จะมีค่าใช้จ่าย $ 5k ในการทำและอีก 8 วันผลักดันเราไปสู่อีกเดือนหนึ่งด้วยสัญญาผู้ผลิตดังนั้นจึงมีค่าใช้จ่ายในการพิจารณาด้วย คุณภาพยังคงเหมือนเดิม แต่การเปลี่ยนแปลงขอบเขตเพื่อรวมการเปลี่ยนแปลงใหม่

เอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมดจะต้องได้รับการปรับปรุงรวมถึงแผนโครงการและคู่มือการฝึกอบรมซึ่งได้เริ่มขึ้นแล้ว

ดังนั้นในภาพรวมการเปลี่ยนแปลง 5 วันอย่างง่ายมีเอฟเฟกต์ดังก้อง สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาปัจจัยที่เกี่ยวข้องทั้งหมดก่อนตัดสินใจดำเนินการเนื่องจากการมีภาพรวมสามารถเปลี่ยนผลลัพธ์ได้

จัดทำและนำเสนอข้อเสนอแนะ

ด้วยความเข้าใจถึงผลกระทบทั้งหมดของการเปลี่ยนแปลงที่ร้องขอหรือนำเสนอข้อเสนอแนะของคุณเกี่ยวกับความมีชีวิตของการเปลี่ยนแปลง

ในบางกรณีการเปลี่ยนแปลงจะไม่ถูกนำมาใช้เพราะผลประโยชน์ที่รับรู้จะน้อยกว่าค่าใช้จ่าย ในกรณีอื่น ๆ อาจพบว่ามีประโยชน์เพียงพอที่จะชดเชยต้นทุนของการทำงานเพิ่มเติม ในกรณีอื่น ๆ จะพิสูจน์ให้เห็นว่าการเปลี่ยนแปลงจะหลีกเลี่ยงไม่ได้และอยู่นอกเหนือการควบคุมของคุณโดยไม่คำนึงถึงผลกระทบในทางลบที่เกิดจากปัญหาด้านกฎระเบียบหรือการปฏิบัติตามกฎระเบียบหรือปัญหาภายในเช่นการปรับโครงสร้างองค์กร

การตัดสินใจ

สำหรับการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยที่อยู่ในขีด จำกัด การอนุญาตของคุณการตัดสินใจว่าจะยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงนั้นขึ้นอยู่กับคุณ (ด้วยข้อมูลที่ถูกต้องจากทีม) สิ่งที่ใหญ่กว่านั้นควรได้รับการอนุมัติจากผู้สนับสนุนโครงการหรือคณะกรรมการโครงการ ข้อกำหนดสำหรับสิ่งที่อยู่ภายใต้หมวดหมู่ที่สะกดโดยทั่วไปอย่างชัดเจนเมื่อเริ่มต้นโครงการใด ๆ

สิ่งสำคัญคือการทำให้ทุกคนมีส่วนร่วมในกระบวนการทราบถึงสิ่งที่เกิดขึ้น การแยกสมาชิกในทีมในทุกจุดของการพัฒนาอาจทำให้ต้นทุนของโครงการสมบูรณ์และความร่วมมือในอนาคตเช่นกัน

เครื่องมือการจัดการการเปลี่ยนแปลง

เครื่องมือการจัดการการเปลี่ยนแปลงจำนวนมากได้รับการพัฒนาเพื่อทำให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้นและคล่องตัวขึ้น ศูนย์กลางของกล่องเครื่องมือการจัดการการเปลี่ยนแปลงควรเป็น:

• รายการตรวจสอบหรือประมวลผลผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในการทำแผนที่ผ่านขั้นตอนที่เหมาะสมเพื่อเพิ่มการเปลี่ยนแปลงขอบเขตโครงการ
• แบบฟอร์มคำขอเปลี่ยนแปลงเทมเพลต (บันทึก: หากโครงการของคุณทำงานออนไลน์จากเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติเป็นความคิดที่ดีที่จะรวมแบบฟอร์มนี้ไว้ในรายการเอกสารของคุณ)

การพัฒนาแบบฟอร์มขอเปลี่ยนแปลงโครงการ

แบบฟอร์มคำขอเปลี่ยนแปลงโครงการควรมี:

• ชื่อของบุคคลที่ขอเปลี่ยนแปลง ('ผู้ร้องขอ')
• ตัวระบุที่ไม่ซ้ำกันเช่นหมายเลขการเปลี่ยนแปลง (คุณสามารถเพิ่มได้ด้วยตัวเองในภายหลังเนื่องจากไม่น่าเป็นไปได้ว่าคนใดก็ตามที่ส่งคำขอและใช้แบบฟอร์มจะรู้ว่าจะต้องป้อนอะไรที่นี่)
• คำอธิบายของการเปลี่ยนแปลงที่เสนอพร้อมรายละเอียดให้มากที่สุด
• หมวดหมู่ของการเปลี่ยนแปลง ตามหลักการแล้วผู้ขอควรเลือกจากส่วนที่มีการเติมไว้ล่วงหน้าเพื่อให้พวกเขาเพียงแค่ทำเครื่องหมายในช่อง นี่เป็นสถานที่ที่ดีที่จะทราบว่าคำขอการเปลี่ยนแปลงนั้นสัมพันธ์กับระเบียบหรือการปฏิบัติตามภายในหรือไม่ (ถ้าเป็นจริง) คุณสามารถข้ามขั้นตอนการวางแผนและการประเมินจำนวนมากและดำเนินการต่อไป
• 'สาเหตุ' ของการเปลี่ยนแปลง อะไรคือเหตุผลในการนำไปใช้? ทำไมผู้ร้องขอจึงต้องการ
• ผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจากการเปลี่ยนแปลงที่เสนอไปยังองค์ประกอบต่าง ๆ ของโครงการรวมถึงเวลาต้นทุนคุณภาพขอบเขต ผู้ร้องขออาจไม่มีรายละเอียดทั้งหมดดังนั้นอาจต้องการความช่วยเหลือจากคุณในช่องว่างเหล่านี้ผ่านขั้นตอนการประเมินการเปลี่ยนแปลง ขั้นต่ำที่คุณกำลังมองหา ณ จุดนี้คือการชี้แจงว่าอาจเพิ่มขึ้นลดลงหรือเปลี่ยนพารามิเตอร์โครงการที่มีอยู่

ควรกรอกแบบฟอร์มคำขอเปลี่ยนแปลงให้มีที่ว่างสำหรับรายละเอียดเพื่อให้คุณกรอกเมื่อมีการพูดคุยถึงการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติม แม่แบบควรมีพื้นที่สำหรับ:

• เปลี่ยนการตัดสินใจ: ยอมรับปฏิเสธหรือเลื่อนออกไป
• ชื่อของบุคคลที่ทำการตัดสินใจ (หรือกลุ่ม) พร้อมวันที่ตัดสินใจและความเห็นเพิ่มเติมใด ๆ

การเปลี่ยนแปลงและการจัดการขอบเขตโครงการ

การจัดการขอบเขตโครงการเป็นกระบวนการที่กรองและกลั่นกรองความแตกต่างระหว่างสิ่งที่จำเป็นต่อการดำเนินโครงการให้สำเร็จและสิ่งที่ไม่ เมื่อได้รับคำขอเปลี่ยนแปลงโครงการจำเป็นต้องพิจารณาว่าการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นอาจส่งผลกระทบต่อโครงการโดยรวมอย่างไร กระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลงของคุณช่วยให้คุณปรับแต่งและกำหนดภายในบริบทเหตุใดการเปลี่ยนแปลงจึงเป็นจริงหรือไม่จำเป็นหรือจำเป็น

คำแนะนำเกี่ยวกับการบริหารโครงการความรู้ (คู่มือ PMBOK) - การจัดการการเปลี่ยนแปลงโครงการที่ครอบคลุมของรุ่นที่ห้านั้นมีค่าควรแก่การกล่าวถึงเพราะไม่ง่ายเท่าที่คุณคิด "PMBOK Guide" รวมถึงแนวทางการเริ่มต้นที่ดีเยี่ยมในรูปแบบของกระบวนการที่เรียกว่า "ขอบเขตการควบคุม" ในส่วนการจัดการขอบเขตโครงการ อย่างไรก็ตามกระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลงในโครงการจำเป็นต้องได้รับการจัดการอย่างบูรณาการและสะท้อนให้เห็นในข้อความ ผู้ใช้ "PMBOK Guide" ควรอ้างอิงกระบวนการดำเนินการควบคุมการเปลี่ยนแปลงแบบบูรณาการตามที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนว่าทุกอย่างเชื่อมโยงกันในแนวนอนขนาดใหญ่ได้อย่างไร

สำหรับวัตถุประสงค์ของการเป็น PMP สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่า "PMBOK Guide" ครอบคลุมการจัดการการเปลี่ยนแปลงอย่างไรเนื่องจากจะเป็นส่วนหนึ่งของการตรวจสอบของคุณ แต่โปรดจำไว้ว่ากระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่คุณใช้จริงในโครงการจะต้องมีการบูรณาการง่ายต่อการปฏิบัติและปฏิบัติ

นำทีมของคุณผ่านกระบวนการเปลี่ยนแปลง

ทีมโครงการมีความสำคัญต่อความสำเร็จของโครงการใด ๆ ดังนั้นจึงช่วยให้พวกเขามีส่วนร่วมอย่างแข็งขันเมื่อจัดการการเปลี่ยนแปลงในกระบวนการ

ต่อไปนี้เป็น 5 วิธีที่คุณสามารถช่วยให้ทีมของคุณเข้ามามีส่วนร่วมในกระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลงโครงการได้อย่างรวดเร็ว:

1. เปิดใจเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง แจ้งให้ทีมของคุณทราบว่าคาดว่าการเปลี่ยนแปลงโครงการจะเกิดขึ้น

2. เปิดใจเกี่ยวกับกระบวนการ กระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่กล่าวถึงในที่นี้จะไม่เกิดขึ้นกับทุกคน สมาชิกในทีมส่วนใหญ่จะไม่ทราบสิ่งที่คาดหวังของพวกเขาจนกว่าพวกเขาจะได้รับคำแนะนำ ตั้งค่าการบรรยายสรุปเพื่อผ่านกระบวนการกับพวกเขาและให้แต่ละคนรู้ว่าบทบาทของเขาหรือเธอในการดำเนินการ

3. ทำให้ง่าย การเปลี่ยนแปลงโครงการมักจะควบคุมความโกลาหลได้ดีที่สุด ขั้นตอนที่คุณดำเนินการเพื่อนำทางเรียบร้อยแล้วกำหนดความกล้าหาญของคุณเป็นผู้จัดการโครงการ ทีมของคุณสามารถพบกับการเปลี่ยนแปลงที่ไม่มั่นคง - โดยเฉพาะอย่างยิ่งการเปลี่ยนแปลงที่ยิ่งใหญ่หรือการตัดสินใจย้อนกลับที่คิดมานานและจะต้องผ่านการพิจารณาอย่างรอบคอบ กำหนดเวลาผิดงบประมาณอาจแตกต่างกันข้อกำหนดนั้นแตกต่างกันอย่างแน่นอน

ทีมของคุณมองหาแนวทางและความมั่นคง ทำให้กระบวนการง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้สำหรับพวกเขา

4. ไปที่นั่นเพื่อช่วย วิธีการทำงานใหม่ต้องใช้เวลาในการรวมเข้าด้วยกันเป็นผลสำเร็จ หากก่อนหน้านี้คุณมีการจัดการการเปลี่ยนแปลงโครงการด้วยวิธีที่ไม่เป็นทางการ (หรือไม่เลย) การเปลี่ยนเป็นกระบวนการที่เป็นทางการอาจใช้เวลาสักครู่ในการกลายเป็น "วิธีที่เราทำสิ่งต่าง ๆ ที่นี่" แจ้งให้ทีมทราบว่าคุณอยู่ที่นั่นเพื่อช่วยเหลือพวกเขาหากพวกเขาต้องการเรียกใช้บางสิ่งบางอย่างที่ผ่านมาคุณ

5. อย่ากลัวที่จะปฏิเสธ การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดนั้นไม่ใช่ข้อเสนอที่สมเหตุสมผล แจ้งให้ทีมของคุณทราบว่าหากพวกเขารู้สึกอย่างแรงกล้าเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่ไม่เป็นสิ่งที่ถูกต้องสำหรับโครงการในเวลานี้ที่คุณจะยืนเคียงข้างพวกเขาในการสนทนากับผู้ร้องขอการเปลี่ยนแปลง

ความล้มเหลวในการจัดการการเปลี่ยนแปลงอย่างมีประสิทธิภาพนั้นเป็นสิ่งสำคัญที่สุดสำหรับโครงการที่สามารถทำลายล้างได้อย่างสมบูรณ์ดังนั้นโปรดระวัง ด้วยข้อมูลและกระบวนการที่ถูกต้องการเปลี่ยนแปลงโครงการสามารถกระทำได้ด้วยวิธีการควบคุมอัจฉริยะและเป็นประโยชน์สำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง