จดหมายประเภทต่าง ๆ พร้อมตัวอย่าง

คุณต้องเขียนจดหมายเพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจมืออาชีพหรือการจ้างงานหรือไม่? เนื้อหาและรูปแบบของจดหมายที่คุณเขียนขึ้นอยู่กับสถานการณ์ คุณอาจต้องเขียนจดหมายหรือข้อความอีเมลเพื่อสมัครงานหรือติดต่อลูกค้า หรือบางทีคุณต้องส่งจดหมายขอบคุณประกาศธุรกิจหรือจดหมายลาออกหรือจดหมายเกษียณอายุ

ดูรายการประเภทของตัวอักษรรวมทั้งตัวอย่างของแต่ละตัวอักษร นอกจากนี้ให้ตรวจสอบรายการองค์ประกอบเพื่อรวมไว้ในจดหมายธุรกิจหรืออีเมลใด ๆ

สิ่งที่จะรวมในจดหมายธุรกิจหรืออีเมล

ในบางกรณีสิ่งที่คุณรวมถึงวิธีที่คุณเขียนจดหมายและรูปแบบของจดหมายจะแตกต่างกันไป อย่างไรก็ตามจดหมายมืออาชีพขั้นพื้นฐานจะรวมถึงต่อไปนี้:

• หัวเรื่อง หากคุณกำลังส่งอีเมลให้ใส่หัวเรื่องที่ชัดเจนซึ่งอธิบายถึงวัตถุประสงค์ของอีเมลของคุณอย่างกระชับ ตัวอย่างเช่นอาจอ่านได้ว่า "หัวเรื่อง: ขอแสดงความยินดีกับโปรโมชั่น"
• ข้อมูลติดต่อ: รวมข้อมูลการติดต่อทั้งหมดของคุณ - ชื่อเต็มที่อยู่หมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่อีเมล - ดังนั้นจึงเป็นเรื่องง่ายสำหรับคนที่คุณติดต่อเพื่อตอบกลับคุณ ในจดหมายคุณจะต้องรวมข้อมูลนี้ที่ด้านบนของหน้า (จากนั้นคุณจะติดตามข้อมูลนี้พร้อมวันที่และข้อมูลการติดต่อของบุคคลที่คุณกำลังเขียน) ในอีเมลคุณจะรวมข้อมูลนี้ไว้ในลายเซ็นอีเมลใต้ชื่อของคุณ

• อวยพร: รวมคำทักทายที่จุดเริ่มต้นของจดหมายของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้ชื่อและชื่อที่เหมาะสมสำหรับบุคคลนั้น
• แนะนำสั้น ๆ: หลังจากคำทักทายของคุณให้ใส่คำแนะนำสั้น ๆ ซึ่งอาจรวมถึงบทสรุป“ ฉันหวังว่าคุณสบายดี” หรือวลีแนะนำเบื้องต้นที่เป็นมิตรอื่น ๆ จากนั้นให้ดำดิ่งลงไปเพื่ออธิบายว่าทำไมคุณถึงเขียน
• วัตถุประสงค์หลักของจดหมายของคุณ: ส่วนหลักของจดหมายของคุณจะมุ่งเน้นไปที่วัตถุประสงค์ของคุณ เมื่อเขียนจดหมายให้กระชับ สองหรือสามย่อหน้ามีมากมาย จดหมายของคุณไม่ควรยาวเกินหนึ่งหน้า หากเป็นอีเมลก็ควรจะสั้นกว่านี้ หากคุณมีข้อมูลเพิ่มเติมที่จะแบ่งปันกับผู้อ่านให้เสนอเพื่อหารือเกี่ยวกับมันในระหว่างการโทรหรือให้รายละเอียดที่แนบมาหรือสิ่งที่แนบมา

• ปิด: จบจดหมายของคุณด้วยการปิดมืออาชีพที่บ่งบอกถึงความขอบคุณและความเคารพ การปิดเช่น "ขอแสดงความนับถือ" "ดีที่สุด" และ "ขอแสดงความนับถือ" ทำงานได้ดี
• ลายเซ็น: หากคุณกำลังส่งสำเนาจดหมายทางไปรษณีย์ให้แนบลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือของคุณไว้เหนือลายเซ็นที่คุณพิมพ์ หากคุณกำลังส่งจดหมายทางอีเมลเพียงแค่ระบุลายเซ็นที่พิมพ์ลงไป

จดหมายธุรกิจอีเมล

เรื่อง: ขอบคุณสำหรับการประชุมกับฉัน

เรียนนายมาร์คัม

ฉันชื่นชมที่คุณสละเวลาคุยกับฉันวันนี้เกี่ยวกับ บริษัท ABC News และโลกของสื่อที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา เมื่อฉันเข้าใกล้วันสำเร็จการศึกษาจากโรงเรียนวารสารศาสตร์ XYZ ฉันเต็มไปด้วยคำถามเกี่ยวกับบทบาทที่มีอยู่ในสื่อ ข้อมูลเชิงลึกที่คุณได้รับจากการทำงานในอุตสาหกรรมรวมถึงมุมมองของคุณเกี่ยวกับแผนห้าปีของ ABC News Company นั้นมีประโยชน์อย่างเหลือเชื่อ

โดยเฉพาะอย่างยิ่งความคิดของคุณเกี่ยวกับการสื่อสารมวลชนแบบยาวรวมถึงความช่วยเหลือ (และปัญหา) ที่สื่อสังคมออนไลน์สามารถให้นักข่าวสืบสวนสอบสวนได้ คุณให้ฉันคิดมากกับการหางานทำ และฉันรู้สึกขอบคุณสำหรับคำแนะนำที่สามารถนำไปใช้ได้จริงเกี่ยวกับผลงานการเขียนของฉัน - มันเป็นชนิดของคุณมากที่จะขุดและแบ่งปันความคิดของคุณสำหรับวิธีการจัดโครงสร้าง

ฉันหวังว่าจะได้รับการติดต่อและจะแจ้งให้คุณทราบว่าการค้นหางานของฉันดำเนินไปอย่างไร ฉันหวังว่าคุณจะระลึกไว้เสมอว่าบทบาทใดเปิดรับที่ ABC New Company เช่นกัน ขอขอบคุณอีกครั้งที่สละเวลามาพบกันในวันนี้และเพื่อเป็นบันทึกที่รอบคอบของคุณเกี่ยวกับพอร์ตโฟลิโอของฉัน

ขอแสดงความนับถือ

James Fitzpatrick

ที่อยู่อีเมล

หมายเลขโทรศัพท์

URL LinkedIn (ไม่จำเป็น)

วิธีใช้ตัวอย่างจดหมาย

มันเป็นความคิดที่ดีที่จะตรวจสอบตัวอย่างจดหมายและอีเมลก่อนที่จะเขียนของคุณเอง ตัวอย่างช่วยให้คุณเห็นว่าคุณควรรวมเนื้อหาประเภทใดในจดหมายของคุณ พวกเขายังสามารถช่วยคุณในการจัดวางและรูปแบบของจดหมายของคุณ

ในขณะที่ตัวอย่างแม่แบบและแนวทางเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีสำหรับจดหมายของคุณคุณควรมีความยืดหยุ่นเสมอ อย่าลืมใช้เวลาในการปรับแต่งจดหมายหรือข้อความอีเมลในแบบของคุณเพื่อให้สะท้อนถึงเหตุผลที่เฉพาะเจาะจงว่าทำไมคุณถึงเขียน

ประเภทของตัวอักษรพร้อมตัวอย่าง

ตรวจสอบรายการตัวอักษรและข้อความอีเมลที่หลากหลายด้วยตัวอย่างของตัวอักษรแต่ละตัวรวมถึงจดหมายชื่นชมจดหมายสมัครงานจดหมายพนักงานอ้างอิงและจดหมายอ้างอิงจดหมายขอบคุณและอื่น ๆ

ใช้ตัวอย่างเป็นจุดเริ่มต้นสำหรับจดหมายของคุณเองจากนั้นปรับแต่งจดหมายของคุณเพื่อให้เหมาะกับสถานการณ์ส่วนบุคคลและอาชีพของคุณและเหตุผลในการเขียน

จดหมายธุรกิจ

จดหมายธุรกิจเป็นข้อความอย่างมืออาชีพ ซึ่งหมายความว่าจะเป็นไปตามรูปแบบที่กำหนดและเสียงที่เป็นมืออาชีพและเป็นทางการ คุณจะใช้รูปแบบนี้บ่อยตลอดการค้นหางานของคุณตั้งแต่จดหมายสมัครงานไปจนถึงขอบคุณโน้ต

• จดหมายธุรกิจ
• จดหมายขอบคุณสำหรับธุรกิจ
• ข้อความอีเมล

จดหมายพนักงาน

แม้ว่าคุณจะมีงานทำคุณก็ยังต้องเขียนจดหมายโต้ตอบแบบมืออาชีพ สิ่งนี้แตกต่างไปเล็กน้อยจากอีเมลแบบวันต่อวันเกี่ยวกับปัญหาการทำงานและการสื่อสาร ในการโต้ตอบประเภทนี้คุณอาจต้องการเป็นทางการมากขึ้นและรักษาภาษาของคุณ - และรูปแบบตัวอักษร - อย่างมืออาชีพ

• จดหมายพนักงาน
• ตัวอักษรแก้ตัว
• ลาก่อนจดหมาย
• สายสำหรับจดหมายขอโทษทำงาน
• จดหมายขอโทษที่ทำงานผิดพลาด
• จดหมายลดเงินเดือน

จดหมายข้อมูล

บางครั้งคุณอาจต้องการติดต่อกับผู้คนเพื่อให้พวกเขารู้เกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงในชีวิตของคุณเช่นการเปลี่ยนชื่อหรือที่ตั้งสำนักงานใหม่ นี่คือตัวอย่างของวิธีการแบ่งปันที่คุณเปลี่ยนชื่อกับเพื่อนร่วมงานและเพื่อนร่วมงาน:

• ประกาศเปลี่ยนชื่อ - ทั่วไป
• ประกาศเปลี่ยนชื่อ - นามสกุลเดิม
• จดหมายเปลี่ยนชื่อ - แต่งงานแล้ว

จดหมายสมัครงานจากนายจ้าง

หากคุณมีส่วนร่วมในการจ้างงานคุณจะต้องติดต่อกับผู้สมัครงาน บางครั้งสิ่งนี้จะเป็นข่าวดีเช่นกำหนดการสัมภาษณ์หรือเสนองาน การติดต่ออื่น ๆ อาจต้องแบ่งปันข่าวบวกน้อย

• จดหมายปฏิเสธผู้สมัคร
• คำเชิญสัมภาษณ์

จดหมายสัมภาษณ์งานสำหรับผู้หางาน

เช่นเดียวกับการส่งจดหมายขอบคุณหลังจากการสัมภาษณ์คุณอาจพบว่าคุณจำเป็นต้องส่งจดหมายติดตามเพื่อตรวจสอบว่านายจ้างมีความใกล้ชิดกับการตัดสินใจจ้างงานหรือไม่ หรือถ้าคุณพลาดการสัมภาษณ์ทั้งหมดคุณจะต้องส่งคำขอโทษ

• ติดตามจดหมาย
• ตัวอักษรที่มีอิทธิพล
• จดหมายขอโทษที่สัมภาษณ์หายไป

จดหมายเสนองาน

แน่นอนว่าเป็นข่าวดีที่จะได้รับการเสนองาน แต่ในบางสถานการณ์คุณอาจตัดสินใจปฏิเสธงานจริง ๆ หรือคุณอาจต้องการยื่นข้อเสนอ ตรวจสอบจดหมายเหล่านี้เพื่อดูวิธีที่ดีที่สุดในการตอบสนองต่อข้อเสนองานไม่ว่าคุณจะรับงานปฏิเสธหรือต้องการพยายามปรับแพคเกจค่าตอบแทน

• ตัวอักษรข้อเสนอที่เคาน์เตอร์
• จดหมายเสนองาน

ค้นหาตำแหน่งงานและจดหมายเครือข่าย

กระบวนการค้นหางานเต็มไปด้วยช่วงเวลาที่คุณจะต้องส่งจดหมาย ตัวอย่างเช่นคุณอาจต้องการเข้าถึงเครือข่ายของคุณเพื่อช่วยในการเชื่อมต่อ และแน่นอนว่าในขณะที่คุณสมัครงานในบทบาทคุณจะต้องเขียนใบสมัครหรือจดหมายสมัครงานเพื่อแนบประวัติย่อของคุณ

• จดหมายสมัครงาน
• จดหมายสมัครงาน
• จดหมายสอบถาม
• จดหมายสมัครงาน
• จดหมายขอความช่วยเหลือค้นหาตำแหน่งงาน
• จดหมายเครือข่าย
• จดหมายเสนอคุณค่า

จดหมายแนะนำและจดหมายส่งต่อ

ทั้งผู้สมัครงานและผู้สมัครเพื่อเข้าเรียนในวิทยาลัยหรือบัณฑิตวิทยาลัยอาจพบว่าตนเองต้องการคำแนะนำหรือจดหมายอ้างอิง จดหมายเหล่านี้ซึ่งอาจมาจากครูอาจารย์หัวหน้างานเพื่อนร่วมงานหรือความสัมพันธ์ส่วนตัวให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับประสบการณ์ลักษณะและบุคลิกภาพของผู้สมัคร หากคุณยังไม่ได้เขียนจดหมายประเภทนี้มาก่อนลองดูตัวอย่างเพื่อดูข้อมูลที่จะรวม

• จดหมายแนะนำทางวิชาการ
• ตัวอักษรอ้างอิงตัวอักษร
• จดหมายแนะนำส่วนตัว
• จดหมายมืออาชีพ
• จดหมายคำแนะนำอย่างมืออาชีพ
• จดหมายแนะนำการจ้างงาน
• จดหมายอ้างอิง
• จดหมายอ้างอิง

จดหมายลาออกและการเกษียณอายุ

คุณสามารถแบ่งปันข่าวตำแหน่งใหม่หรือการเกษียณอายุของคุณผ่านจดหมาย คุณอาจต้องการส่งบันทึกย่อหนึ่งถึงเพื่อนร่วมงานและอีกหนึ่งบันทึกไปยังลูกค้า

• จดหมายลาออก
• จดหมายเกษียณอายุ
• จดหมายประกาศงานใหม่

ขอบคุณ, ขอบคุณ, และจดหมายแสดงความยินดี

หากมีคนช่วยคุณในระหว่างการหางานหรือกับโครงการขนาดใหญ่ในที่ทำงานก็เป็นความคิดที่จะยอมรับความช่วยเหลือนี้ในจดหมายขอบคุณคุณยังสามารถใช้จดหมายเพื่อแสดงความยินดีกับเพื่อนร่วมงานเนื่องจากพวกเขามีความสำเร็จที่สำคัญเช่นการตกลงหรือรับการเลื่อนตำแหน่ง

• จดหมายขอบคุณ
• จดหมายแสดงความยินดี
• จดหมายขอบคุณ

อ่านหลักเกณฑ์เหล่านี้เพื่อเขียนจดหมายและข้อความอีเมลที่จะอ่านก่อนเริ่มจดหมาย