รายการทักษะผู้ช่วย Office พร้อมตัวอย่าง

ตำแหน่งผู้ช่วย Office สามารถพบได้ในทุกอุตสาหกรรมและแบ่งปันทักษะที่ค่อนข้างใหญ่ ผู้ช่วย Office บางครั้งเรียกว่าเลขานุการหรือผู้ช่วยฝ่ายบริหาร แต่สิ่งที่พวกเขาทำคือช่วยในการทำงานของสำนักงาน ไม่ว่าสำนักงานจะเป็นของ บริษัท กฎหมาย, การแพทย์, สถาบันการศึกษาหรือ บริษัท ที่มีความต้องการที่คล้ายกัน; ใครบางคนต้องยื่นบันทึกรักษาตารางและดูแลการสื่อสารประจำในนามของคนที่ใช้สำนักงาน

บางคนอาจเป็นคุณ

ผู้ช่วยสำนักงาน

ในขณะที่ตำแหน่งผู้ช่วยสำนักงานโดยทั่วไปจะคล้ายกัน แต่งานก็ยังคงผันแปร - มันแค่แตกต่างกันไปในแต่ละวันมากกว่าจากสำนักงานไปยังสำนักงาน วันนี้คุณอาจทำหน้าที่เป็นพนักงานต้อนรับพรุ่งนี้อาจต้องซ่อมเครื่องพิมพ์และหลังจากนั้นคุณจะต้องนำตู้เก็บเอกสารทั้งหมดเข้ามาในศตวรรษที่ยี่สิบเอ็ด คุณจะต้องมีทักษะในวงกว้างที่จะประสบความสำเร็จ

ผู้ช่วย Office เป็นหนึ่งในวีรบุรุษผู้ยิ่งใหญ่แห่งโลกธุรกิจเพราะเมื่อคุณทำงานถูกต้องไม่มีใครสังเกตเห็น - สำนักงานดูเหมือนจะทำงานด้วยตัวเอง แต่บางคนสนุกกับการทำงานที่รวดเร็ว แต่มีความยืดหยุ่นความรู้สึกของการเป็นหัวใจของทุกสิ่ง และเลขานุการที่ดียังสามารถหางานได้เกือบทุกที่ในองค์กรทุกประเภท

วิธีใช้รายการทักษะ

คุณสามารถใช้รายการทักษะเหล่านี้ตลอดกระบวนการค้นหางานของคุณ อันดับแรกชื่อของทักษะเหล่านี้ทำหน้าที่เป็นคำหลักดังนั้นให้ใช้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้เมื่อเขียนเรซูเม่ของคุณ อย่าพึ่งพาการจ้างผู้บังคับบัญชาเพื่อหาว่าคุณมีสิ่งที่พวกเขาต้องการบอกพวกเขาโดยตรง

ประการที่สองคุณสามารถใช้คำหลักเดียวกันนี้ในจดหมายปะหน้าของคุณ มุ่งเน้นไปที่สิ่งที่นายจ้างคาดหวังของคุณใส่ใจเป็นพิเศษ คุณจะต้องทำวิจัยของคุณเพราะในขณะที่งานผู้ช่วยในสำนักงานมักจะคล้ายกัน แต่การว่าจ้างหัวหน้างานมีความแตกต่างกันตามลำดับความสำคัญ รายละเอียดงานอาจรวมถึงรายการทักษะที่จำเป็น ให้ความสนใจกับมัน

สุดท้ายคุณสามารถใช้การสนทนานี้เพื่อวางแผนการสัมภาษณ์ของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีตัวอย่างพร้อมอย่างน้อยหนึ่งครั้งสำหรับคุณแสดงทักษะจากแต่ละหมวดหมู่ที่นี่

นอกจากนี้ยังอาจช่วยในการตรวจสอบรายการทักษะของเราที่ระบุไว้ตามงานและประเภทของทักษะ

ทักษะผู้ช่วยสำนักงานระดับสูง

ทักษะการสื่อสารด้วยวาจา: การสื่อสารเป็นทักษะที่อ่อนนุ่มที่สำคัญสำหรับผู้ช่วยสำนักงาน คุณจะต้องโต้ตอบกับหัวหน้างานเจ้าหน้าที่สำนักงานเพื่อนผู้เชี่ยวชาญที่คุณช่วยเหลือและอาจเป็นลูกค้าหรือผู้คนในสำนักงานอื่น ๆ ขององค์กรเดียวกัน คุณทำงานเป็นทีมและคุณเป็นศูนย์กลางการสื่อสารหลัก คุณจะต้องร่าเริงช่วยเหลือดีมีความรู้แจ้งและเป็นผู้ฟังที่ดีทุกวัน

• รับโทรศัพท์
• ลูกค้าสัมพันธ์
• การสื่อสาร
• โอนสายโทรศัพท์
• การรับข้อความ
• การโอนสายโทรศัพท์
• แผงสวิตช์
• โทรศัพท์
• การสื่อสารทางวาจา

ทักษะการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร: ผู้ช่วยสำนักงานส่วนใหญ่เขียนมาก พวกเขาอาจเขียนบันทึกช่วยจำกรอกแบบฟอร์มหรือร่างจดหมายหรืออีเมล บางคนสร้างเนื้อหาสำหรับเว็บไซต์ของ บริษัท หรือแก้ไขข้อความสำหรับคนอื่น ๆ การสื่อสารที่ชัดเจนเป็นมืออาชีพเป็นสิ่งจำเป็น

• จดหมาย
• อีเมล์
• จดหมาย
• จดหมาย
• การพิมพ์
• การประมวลผลคำ
• การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร

มิตร: ผู้ช่วยสำนักงานอาจเป็นบุคคลแรกที่ลูกค้าเห็นเมื่อเข้าสู่สำนักงาน หากผู้ครอบครองหลักของสำนักงานเกิดขึ้นในขณะนี้ผู้ช่วยสำนักงานอาจเป็นบุคคลเดียวที่ผู้เข้าชมโต้ตอบ คุณต้องพร้อมที่จะทักทายผู้เยี่ยมชมทุกคนด้วยรอยยิ้มและคำพูดที่สุภาพและช่วยเหลือพวกเขาในทุกสิ่งที่พวกเขาต้องการเท่าที่คุณจะทำได้ ดังนั้นทักษะด้านมนุษยสัมพันธ์ที่ดีจึงเป็นสิ่งจำเป็น

• บริการลูกค้า
• ผู้กำกับผู้เข้าชม
• คล่องตัว
• เป็นมิตร
• ทักทายแขก
• ความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล
• ทัศนคติเชิงบวก
• ความเชื่อถือได้
• ยินดีต้อนรับผู้เยี่ยมชม

ทักษะเทคโนโลยี: ในสมัยก่อนเลขานุการพิมพ์ข้อความจำนวนมาก เวลามีการเปลี่ยนแปลงและดังนั้นจึงมีเทคโนโลยี แต่ผู้ช่วยสำนักงานยังคงคาดหวังว่าจะได้ใช้เวลาอยู่หน้าคีย์บอร์ดอย่างมากมาย แทนที่จะเป็นเครื่องพิมพ์ดีดคุณจะต้องรู้จักวิธีใช้แอปพลิเคชั่นซอฟต์แวร์ที่หลากหลาย การรู้วิธีการสนับสนุนเทคโนโลยีบางอย่างและวิธีการแก้ไขเครื่องพิมพ์ที่ไม่เข้าข้างก็ไม่เจ็บเช่นกัน

• คอมพิวเตอร์
• สันทัด
• อินเทอร์เน็ต
• Microsoft Office
• Microsoft Word
• QuickBooks
• เทคโนโลยี

องค์กร: ผู้ช่วย Office ต้องมีการจัดระเบียบอย่างมากเพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพคุณจะต้องช่วยให้คนอื่นจัดระเบียบเช่นกันจากการบำรุงรักษาปฏิทินจนถึงการรักษาความเรียบร้อยของสำนักงาน

• การสนับสนุนการบริหาร
• นัดหมาย
• การเรียกเก็บเงิน
• ปฏิทิน
• เกี่ยวกับพระ
• การป้อนข้อมูล
• ส่งจดหมาย
• การยื่นอิเล็กทรอนิกส์
• รายงานค่าใช้จ่าย
• ยื่น
• แผนกต้อนรับส่วนหน้า
• การจัดการเงิน
• หน้าที่สำนักงาน
• เครื่องใช้สำนักงาน
• สินค้าคงคลังของสำนักงาน
• เครื่องใช้สำนักงาน
• การสนับสนุนสำนักงาน
• องค์กร
• เอกสาร
• การส่งสินค้า

ทักษะการแก้ปัญหา: การแก้ปัญหาหรือทักษะการคิดอย่างมีวิจารณญาณเป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้ช่วยสำนักงานเพราะคุณมักจะเป็นคนที่คนอื่น ๆ มาพร้อมกับคำถามหรือปัญหา

• ประสานงานกิจกรรมสำนักงาน
• การประชุม
• ทักษะการแก้ปัญหา
• ตอบข้อซักถาม
• การกำหนด
• คัดกรองและกำกับการโทร
• Spreadsheets
• การทำงานเป็นทีม
• การจัดการเวลา
• การเตรียมการเดินทาง