Microsoft Office Skills สำหรับประวัติย่อ

นายจ้างในอุตสาหกรรมและสาขาต่าง ๆ คาดหวังว่าผู้หางานจะมีทักษะในการใช้งาน Microsoft Office และอาจเป็นซอฟต์แวร์ที่มีการใช้งานมากที่สุดในธุรกิจทั่วโลก คุณอาจไม่จำเป็นต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญใน MS Office สำหรับงานต่อไปของคุณ แต่คุณจะปรับปรุงโอกาสในการทำงานของคุณและได้รับการพิจารณาสำหรับบทบาทส่วนใหญ่หากคุณคุ้นเคยกับพื้นฐานอย่างน้อย

ประเภทของ Microsoft Office Skills

หากคุณสมัครตำแหน่งผู้ดูแลระบบคุณจะต้องมีความรอบรู้ในการใช้โปรแกรม Office สำหรับงานประจำวันของคุณ เป็นไปได้มากว่าผู้จัดการการจ้างงานของคุณจะคาดหวังความเชี่ยวชาญในระดับสูง สำหรับงานอื่น ๆ แม้แต่ตำแหน่งระดับสูงนายจ้างของคุณจะคาดหวังว่าคุณจะมีความสามารถขั้นพื้นฐานใน Microsoft Word และ MS Excel เป็นอย่างน้อย

MS Office มีแอปพลิเคชันเดสก์ท็อปที่แตกต่างกันสิบแบบและที่พบมากที่สุดคือ Excel สำหรับสเปรดชีต, Outlook สำหรับอีเมล, Powerpoint สำหรับการนำเสนอด้วยภาพและ Word สำหรับการเผยแพร่บนเดสก์ท็อป

แม้ว่างานต่อไปของคุณอาจใช้แอปพลิเคชั่น Microsoft Office จำนวนหนึ่ง แต่หลายตำแหน่งต้องการการใช้งานรายวันทั้งสองอย่างหรือทั้งสองอย่าง MS Excel, MS Word และ MS PowerPoint คำอธิบายต่อไปนี้ครอบคลุมทักษะภายในโปรแกรมเหล่านี้ที่นายจ้างอาจต้องใช้เพื่อให้คุณสามารถแปรงเรื่องเหล่านี้ตามความจำเป็นและรวมไว้ในประวัติย่อของคุณ

ทักษะ MS Excel ที่สำคัญที่สุด

คุณอาจได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษจากนายจ้างที่คาดหวังหากคุณให้พวกเขาทราบระดับความสามารถของคุณใน MS Excel นั้นรวมถึงความรู้และประสบการณ์ในการใช้ฟังก์ชั่นต่อไปนี้:

• ตาราง Pivot: คุณสามารถจัดการเรียงลำดับและวิเคราะห์ข้อมูลได้หลายวิธีด้วยการใช้ Excel หากคุณสามารถเชี่ยวชาญศิลปะของตารางสาระสำคัญ ตาราง Pivot ดำเนินการอัตโนมัติเช่นการเรียงลำดับและการหาค่าเฉลี่ยเพื่อช่วยคุณในการแยกวิเคราะห์ข้อมูลอย่างรวดเร็วโดยใช้สูตรการเรียงลำดับและฟังก์ชั่นอื่น ๆ ที่อาจต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงเพื่อทำการวิเคราะห์อย่างรวดเร็ว
• ฟังก์ชั่นสูตร: การรู้วิธีใช้สูตรพื้นฐานใน Excel สามารถช่วยคุณสร้างสเปรดชีตที่ให้คุณค่าที่แท้จริงแก่นายจ้างของคุณ รู้สูตรสำหรับการคำนวณทางคณิตศาสตร์อย่างง่ายจากนั้นเรียนรู้ทักษะที่ใช้กันทั่วไปเช่นวิธีเชื่อมโยงข้อมูลจากสเปรดชีตหนึ่งไปยังอีกวิธีค้นหาข้อมูลในชุดข้อมูลขนาดใหญ่โดยใช้สูตรเช่น VLookup และวิธีใช้ฟังก์ชันตัวกรองและผลรวมย่อย จัดเรียงและนำเสนอข้อมูลด้วยวิธีที่มีประโยชน์

• การจัดรูปแบบ: ไม่มีกฎที่บอกว่าสเปรดชีตน่าเกลียดหรือน่าเบื่อ สเปรดชีตที่จัดรูปแบบโดยใช้ขนาดตัวอักษรที่สอดคล้องกันสีเฉพาะของแบรนด์และระยะห่างที่สม่ำเสมอจะได้รับการตอบรับที่ดีจากเพื่อนร่วมงานและผู้บังคับบัญชา นอกเหนือจากพื้นฐานของการทำให้เป็นที่พอใจ Excel ยังมีโฮสต์ของตัวเลือกการจัดรูปแบบที่คุณสามารถนำไปใช้กับสเปรดชีตเพื่อให้อ่านได้ง่ายและเป็นที่ชื่นชอบมากขึ้น อย่าประมาทพลังของตัวแบ่งบรรทัดที่วางไว้อย่างดีหรือชุดสีที่ใช้น้อยมาก

ทักษะ MS Word ที่ต้องการ

สำหรับการสื่อสารด้วยคำที่เขียนในธุรกิจส่วนใหญ่ MS Word เป็นระบบทางเลือก นายจ้างส่วนใหญ่จะหาผู้สมัครที่สามารถทำงานต่อไปนี้ใน MS Word

• การจัดรูปแบบ & การตั้งค่าหน้า: หลายคนรู้สึกไม่เข้าใจพื้นฐานของการจัดรูปแบบและฟังก์ชั่นการตั้งค่าหน้ากระดาษที่ใช้งานยาก มันจะเป็นประโยชน์อย่างมากสำหรับคุณในการเรียนรู้พื้นฐานของฟังก์ชั่นเหล่านี้เพราะพวกเขาเป็นหลักในการใช้ MS Office การจัดรูปแบบสามารถเกี่ยวข้องกับสิ่งต่าง ๆ เช่นส่วนหัวซ้ำแบบกำหนดเองหลายคอลัมน์หมายเลขหน้าและตัวเลือกแบบอักษรและสี
• เมื่อคุณสร้างสิ่งที่คุณชอบคุณสามารถบันทึกแม่แบบและนำมาใช้ซ้ำแล้วซ้ำอีก
• ใช้ SmartArt และกล่องข้อความ: นางสาว Word เหมาะสำหรับเอกสารที่เป็นข้อความมากกว่า นอกจากนี้ยังมีประโยชน์สำหรับสิ่งต่าง ๆ เช่นใบปลิวและป้าย Word ทำให้ง่ายขึ้นเมื่อคุณรู้วิธีใช้คุณสมบัติเหล่านี้ บางครั้งรูปร่างและกล่องข้อความอาจไม่สะดวกเพราะมันยากที่จะทำให้มันทับซ้อนกันและบางครั้งพวกเขาสามารถกระโดดไปรอบ ๆ หน้าได้ แต่เมื่อคุณได้รับมันและเข้าใจนิสัยคุณจะเป็นผู้เชี่ยวชาญ

หากคุณไม่ต้องการใช้ Photoshop หรือไม่สามารถเข้าถึงได้ MS Word เป็นทางเลือกที่ยอดเยี่ยมสำหรับโครงการออกแบบภาพอย่างง่ายโดยใช้รูปภาพรูปร่างสีและองค์ประกอบการออกแบบอื่น ๆ

MS PowerPoint อันดับต้น ๆ

PowerPoint เป็นซอฟต์แวร์นำเสนอ ช่วยให้นักออกแบบสร้างสไลด์ที่กำหนดเองที่หลากหลายสำหรับการฉายลงบนหน้าจอ นายจ้างจะหาผู้สมัครที่สามารถรวบรวมงานนำเสนอใน PowerPoint ซึ่งอาจรวมถึงตารางข้อความรูปภาพกราฟิกและสเปรดชีต PowerPoint มีคุณสมบัติมากมายเช่นเงาเสียงและการเปลี่ยนสไลด์ที่แตกต่างกันและบางคนที่เชี่ยวชาญใน PowerPoint จะรู้วิธีใช้สิ่งที่ถูกต้องเพื่อเน้นในขณะที่ไม่ไปลงน้ำด้วยคุณสมบัติที่ทำให้เสียสมาธิมากเกินไป

• การทำงานกับสไลด์และแม่แบบกำหนดเอง: นายจ้างต้องการคนที่สามารถสร้างสไลด์ที่น่าสนใจตั้งแต่เริ่มต้นทำความเข้าใจองค์ประกอบการออกแบบพื้นฐานขององค์ประกอบสีและความสมดุล ผู้สมัครที่ประสบความสำเร็จจะสามารถป้อนข้อมูลใหม่ลงในแม่แบบที่มีอยู่
• ภาพเคลื่อนไหว: การเพิ่มอนิเมชั่นให้กับข้อความและรูปภาพช่วยเพิ่มความตื่นเต้นให้กับแต่ละสไลด์ ภาพเคลื่อนไหวอนุญาตให้องค์ประกอบต่าง ๆ ในหน้าซูมเข้าหรือออก นายจ้างจะต้องการผู้สมัครที่สามารถใช้คุณสมบัตินี้อย่างมีรสนิยมและมีความคิดโดยไม่ต้องผ่านยอด

การทำงานกับ MS Office นั้นสนุกและคุ้มค่า ทักษะของ Microsoft Office มีประโยชน์ในทุก ๆ บทบาทโดยเฉพาะอย่างยิ่งสภาพแวดล้อมในสถานที่ทำงานซึ่งงานการบริหารจะมีคุณค่า

ทำความเข้าใจกับทักษะของคุณและเตรียมพร้อมที่จะพูดคุยเกี่ยวกับสิ่งที่คุณสามารถทำได้กับ MS Office ในการสัมภาษณ์ครั้งต่อไป

โปรแกรม Microsoft Office

สำหรับการอ้างอิง MS Office มีโปรแกรมต่อไปนี้ทั้งหมด:

• ทางเข้า
• สันทัด
• ภาพ
• PowerPoint
• สำนักพิมพ์
• คำ
• Office สำหรับ Android
• Office สำหรับ iPad
• Office สำหรับ iPhone
• วันไดรฟ์
• OneNote
• Office 365

นายจ้างที่มีศักยภาพมักจะไม่ใช้สิ่งเหล่านี้ทั้งหมด หากคุณมีประสบการณ์ในการใช้โปรแกรมดังกล่าวข้างต้นคุณอาจพบว่าการเรียนรู้เรื่องอื่น ๆ ที่นายจ้างของคุณต้องการทำได้ง่ายขึ้น

วิธีใช้รายการทักษะ

ใช้ทักษะเรซูเม่ด้านล่างในขณะที่คุณสร้างเรซูเม่ของคุณหรือจดหมายปะหน้าหรือในขณะที่คุณค้นหางาน ในระหว่างการสัมภาษณ์เตรียมที่จะหารือเกี่ยวกับคุณสมบัติที่คุณคุ้นเคยและสิ่งที่คุณสามารถทำได้ แต่ละงานจะต้องใช้ทักษะและประสบการณ์ที่แตกต่างกันดังนั้นให้แน่ใจว่าคุณอ่านรายละเอียดของงานอย่างละเอียดและมุ่งเน้นไปที่ทักษะงานที่เกี่ยวข้องที่ระบุไว้โดยนายจ้าง

รายชื่อทักษะ Microsoft Office

A - D

• วิเคราะห์ตาราง
• ตอบกลับอัตโนมัติ
• ปฏิทิน
• สำเนาถึงและสำเนาลับ:
• ชาร์ต
• กำหนดการตั้งค่าอีเมล
• สร้างนามบัตรอิเล็กทรอนิกส์
• สร้างและส่งข้อความอีเมล์
• สร้างและจัดการความคิดเห็น
• สร้างฐานข้อมูล
• สร้างเอกสาร
• สร้างแบบฟอร์ม
• สร้างป้ายกำกับ
• สร้างงานนำเสนอ
• สร้างคำค้นหา
• สร้างสไลด์โชว์
• สร้างสเปรดชีต
• สร้างตาราง
• สร้างเทมเพลต
• การวิเคราะห์ข้อมูล
• ฐานข้อมูล

E - P

• อีเมล์
• ตัวกรองอีเมล
• การส่งอีเมลเอกสาร
• จัดรูปแบบเอกสาร
• การจัดรูปแบบตาราง
• สูตร
• ฟังก์ชั่น
• ตรวจสอบไวยากรณ์
• แทรกไฮเปอร์ลิงก์
• จดหมายเวียน
• จัดการเมลขยะ
• จัดการโฟลเดอร์
• ตั้งค่าหน้ากระดาษ
• การประชุมวางแผน
• การพิมพ์

Q - Z

• การกำหนด
• กำลังส่งไฟล์แนบ
• ตั้งค่าลายเซ็นอีเมล
• แบ่งปันเอกสาร
• ตรวจสอบการสะกด
• การจัดรูปแบบข้อความ
• ติดตามการเปลี่ยนแปลง
• ใช้เทมเพลต

ต่อต้านความอยากที่จะรวมทักษะในเรซูเม่ที่คุณไม่มีอยู่จริง สำหรับทักษะแต่ละอย่างที่คุณมีให้ลองจินตนาการว่าคุณกำลังถูกสัมภาษณ์และต้องให้ตัวอย่างของเวลาที่คุณใช้ทักษะนั้น แบบฝึกหัดนี้จะช่วยให้คุณเตรียมพร้อมสำหรับการสัมภาษณ์งานที่กำลังจะมาถึง