วิธีจัดระเบียบเหตุการณ์สื่อที่ประสบความสำเร็จ

หนึ่งในวิธีที่ง่ายที่สุดสำหรับ บริษัท ของคุณในการรับสื่อฟรี (มักเรียกว่า "สื่อที่ได้รับ") คือผ่านกิจกรรมสื่อไม่ว่าคุณจะร่วมมือกับผู้สนับสนุนหลายคนเพื่อช่วยเหลือผู้ด้อยโอกาสหรือจัดการแถลงข่าวเพื่อประกาศการเปิดตัวผลิตภัณฑ์มีขั้นตอนบางอย่างที่คุณควรปฏิบัติตามเพื่อจัดระเบียบกิจกรรมสื่อที่ประสบความสำเร็จ

เริ่มด้วยข่าวประชาสัมพันธ์

การส่งข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณจะช่วยให้สื่อตัดสินใจว่าเรื่องราวของคุณมีค่าพอที่จะครอบคลุมหรือไม่ นั่นเป็นเหตุผลที่ช่วยให้การแถลงข่าวของคุณง่ายและไม่ใช้โฆษณา สถานีและหนังสือพิมพ์กำลังมองหาข่าว พวกเขาไม่ได้มองหากลวิธีการขาย

คุณมีหน้าต่างสำหรับส่งข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณ คุณไม่ต้องการที่จะส่งมันเร็วเกินไปแล้วมันจะถูกลืมหรือถูกฝังและคุณไม่ต้องการที่จะส่งมันสายเกินไปเมื่อเรื่องอื่น ๆ อาจได้รับมอบหมายแล้วและพวกเขาก็ไม่สามารถทำกิจกรรมของคุณใน โดยทั่วไป 2 ถึง 3 วันก่อนงานจะมีการแจ้งล่วงหน้า

นอกจากนี้คุณยังต้องการให้แน่ใจว่าคุณมีเส้นทางและคำแนะนำพิเศษภายในการแถลงข่าวของคุณ หากสำนักงานใหญ่ของ บริษัท ของคุณอยู่ในสถานที่แห่งเดียว แต่งานของคุณอยู่ที่โรงงานของคุณ 30 ไมล์คุณต้องทำให้ชัดเจนในการเปิดตัวของคุณ

ดูโทรศัพท์

หลังจากที่คุณส่งข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณคุณสามารถโทรหาบรรณาธิการได้ที่หนังสือพิมพ์หรือผู้ผลิตที่สถานีโทรทัศน์เพื่อตรวจสอบว่าพวกเขาได้รับมันหรือไม่ นั่นคือทั้งหมดที่คุณต้องถาม

บ่อยครั้งที่มันจะเปิดการสนทนาเพื่อให้พวกเขาบอกคุณว่าพวกเขาคิดว่าพวกเขาจะมาได้หรือไม่ แต่ถึงแม้ว่ามันจะไม่เป็นเช่นนั้นคุณก็ไม่ต้องการถามว่ามันกำลังจะมาหรือไม่ พวกเขาจะอยู่ที่นั่นถ้าทำได้ แต่จะไม่ทำสัญญาใด ๆ

โปรดจำไว้ว่าข่าวด่วนหรือวันหนัก ๆ อาจทำให้พวกเขาไม่สามารถมาในนาทีสุดท้ายได้ คุณไม่ต้องการที่จะรบกวนพวกเขาเพื่อดูว่าพวกเขากำลังจะมาถึงแม้ในวันที่มีเหตุการณ์เมื่อคุณยืนอยู่ตรงนั้นรอให้ผู้สื่อข่าวปรากฏตัว

คุณต้องการดูเวลาที่คุณโทรออกด้วย โทรหา 10 นาทีก่อน 17:00 น. อาจดูเหมือนสิ้นวันสำหรับคุณ แต่สำหรับผู้ผลิตนั่นคือ 10 นาทีจนถึงการแพร่ภาพข่าวทุกคืน เวลาที่ดีที่สุดในการโทรโดยทั่วไปคือประมาณ 10 น. และระหว่าง 1 ถึง 2:30 น.

วางแผนเวลากิจกรรมของคุณอย่างระมัดระวัง

ทุกคนทำงานตามกำหนดเวลา หนังสือพิมพ์ได้กำหนดเวลาที่พวกเขาวางประเด็นในวันถัดไปเข้านอน หมายความว่าหากพวกเขามาที่กิจกรรมของคุณเวลา 17.00 น. ในวันพฤหัสบดีความคุ้มครองอาจไม่ปรากฏจนกว่าจะถึงวันเสาร์

สถานีโทรทัศน์โดยทั่วไปจะมีตอนเช้าเที่ยง 5, 6, 10 และ / หรือ 23.00 น. การประกาศในระหว่างสัปดาห์ขึ้นอยู่กับตลาดทีวีของคุณ รับความคุ้มครองหากเหตุการณ์สื่อของคุณเริ่มต้นที่ 4 น. อาจจะยุ่งยากมาก พวกเขาจะไม่เพียงแค่กระโดดเข้าไปในรถข่าวของพวกเขาและขับรถอย่างบ้าคลั่งเพื่อให้เทปของคุณออกอากาศโดย 5 มีสคริปต์ที่ต้องเขียนและเทปที่ต้องแก้ไข

วางแผนเวลากิจกรรมของคุณเพื่อไม่ให้นักข่าวสะดวกเท่านั้น แต่ยังเพิ่มโอกาสในการได้รับการเปิดเผยมากขึ้น

อย่าพยายามทำทุกอย่าง

เพื่อเป็นการดึงดูดผู้กำกับอย่าบอกนักข่าวช่างภาพหรือช่างวิดีโอว่าคุณต้องการให้พวกเขาได้ภาพอะไร คุณต้องการสร้างสายสัมพันธ์ที่แน่นอนกับพวกเขาและเริ่มต้นความสัมพันธ์กับหนังสือพิมพ์หรือสถานีโทรทัศน์ คุณจะไม่ชนะเพื่อน ๆ โดยบอกพวกเขาถึงวิธีการทำงานของพวกเขา

ทำให้ง่ายต่อการเข้า (ออก)

หากคุณจัดงานที่โรงงานเท้า 50,000 ตารางฟุตของคุณและพื้นที่ที่คุณอนุญาตให้สื่ออยู่ด้านหลังของอาคารให้พวกเขาเข้าถึงได้ง่ายที่สุด อย่าให้พวกเขาจอดรถที่ด้านหน้าอาคารแล้วดึงอุปกรณ์ของพวกเขาไปทางด้านหลังถ้าคุณสามารถช่วยได้ หากมีวิธีขับรถไปทางด้านหลังให้สื่อทราบเส้นทางการขับขี่ในข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณและทำเครื่องหมายวิธีเมื่อพวกเขามาถึงอย่างชัดเจน

คุณต้องการพิจารณาว่าพื้นที่ใดในโรงงานของคุณที่ถูก จำกัด อย่างเข้มงวด ตัวอย่างเช่นหากคุณไม่สามารถหลีกเลี่ยงการเดินนานคุณต้องการให้สื่อเดินผ่านอาคารทั้งหมดด้วยกล้องจริงหรือไม่? ไม่ได้หมายความว่าพวกเขาจะเริ่มถ่ายทำในสิ่งที่ต้องการ แต่หลาย บริษัท มีนโยบายที่เข้มงวดเกี่ยวกับสถานที่ที่กล้องและไม่ใช่พนักงานสามารถไปด้วยเหตุผลที่เป็นกรรมสิทธิ์

พิจารณาภาพ

คิดเกี่ยวกับภาพของคุณอย่างระมัดระวัง ให้ประสบการณ์ตรงๆกับสื่อมากที่สุด การพูดคุยเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์เป็นเวลาครึ่งชั่วโมงจากนั้นอ้างอิงรูปภาพในแผ่นพับเป็นสิ่งที่สื่อไม่จำเป็นต้องปรากฏ โปรดจำไว้ว่าพวกเขากำลังส่งต่อภาพให้กับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าของคุณ (ผู้ชมหรือผู้อ่าน) ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องคำนึงถึงผู้ชมของคุณเพื่อให้คุณได้รับความคุ้มครองที่คุณต้องการ

อย่าลืมชุดกด

รวมข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมของคุณและมอบให้กับสื่อ ข้อมูลนี้จะช่วยให้พวกเขาเขียนเรื่องราว แต่ยังช่วยให้คุณสามารถควบคุมข่าวได้มากขึ้นเนื่องจากคุณให้ข้อมูลที่สำคัญแก่พวกเขา

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าที่ติดต่อสื่อของคุณพร้อมใช้งาน

อย่าลืมที่จะทำให้คำถามสื่อของคุณสามารถติดต่อได้ หากนักข่าวมีคำถามเพิ่มเติมพวกเขาจำเป็นต้องได้รับการติดต่อจากสื่อของคุณอย่างรวดเร็ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมหมายเลขโทรศัพท์ของผู้ติดต่อสื่อและข้อมูลติดต่ออื่น ๆ ไว้ในชุดข่าวของคุณ

ใช้พนักงานที่มีประสบการณ์

คุณไม่จำเป็นต้อง จำกัด ผู้แทนกิจกรรมของคุณไปยังผู้ติดต่อสื่อของคุณเอง หากพนักงานสามารถให้เสียงที่ดีกว่าเพราะเขามีประสบการณ์มากขึ้นในการพัฒนาและทำงานกับผลิตภัณฑ์บางอย่างทำให้เขามีคำถาม

เตรียมคำชี้แจงของคุณไว้ล่วงหน้า

หากคุณวางแผนที่จะพูดคุยกับกล้องหรือผู้รายงานหนังสือพิมพ์ให้คิดถึงสิ่งที่คุณต้องการจะพูดล่วงหน้า มันสามารถช่วยให้เพื่อนที่ไม่คุ้นเคยกับธุรกิจของคุณอ่านชุดสื่อสิ่งพิมพ์และถามคำถามที่พวกเขามี จากคำถามเหล่านี้รวมถึงการระดมสมองของคุณเองให้ทำรายการคำตอบ คุณไม่ต้องการที่จะฝึกซ้อมเสียง แต่คุณไม่ต้องการที่จะฟังไม่ได้เตรียมตัวหรือพูดว่า "อืมม … " มาก

คุณต้องการพิจารณาสื่อประเภทต่าง ๆ ด้วย หนังสือพิมพ์มีความต้องการที่แตกต่างจากโทรทัศน์และในทางกลับกัน นักข่าวหนังสือพิมพ์อาจถามคำถามที่แตกต่างจากนักข่าวทีวีมาก สื่อแต่ละรายการมีวิธีการนำเสนอข่าวของคุณที่แตกต่างกันดังนั้นพวกเขาจึงต้องการประเภทที่เหมาะสมกับผู้ชมมากที่สุด

เกิดอะไรขึ้นถ้าผู้สื่อข่าวไม่แสดง

สถานีหรือหนังสือพิมพ์อาจส่งช่างภาพหรือช่างวิดีโอแทนนักข่าว ไม่ได้หมายความว่าเรื่องราวของคุณไม่สำคัญสำหรับพวกเขา พวกเขาจะไม่อยู่ที่นั่นถ้าพวกเขาไม่ได้วางแผนที่จะให้ความคุ้มครองเรื่องราวของคุณดังนั้นให้ปฏิบัติต่อผู้ที่ปรากฏตัวออกมาได้ดีมาก

หากช่างวิดีโอสวมอุปกรณ์ของเขาอย่าส่งชุดกดให้เขาทันที ยื่นข้อเสนอให้เขาจนกว่าเขาจะสามารถรับช็อตที่เขาต้องการได้ การปฏิบัติต่อเขาหรือเธอเหมือนพลเมืองชั้นสองจะทำให้กลับไปที่สถานีและอาจทำให้คุณมีโอกาสได้รับความคุ้มครองในอนาคต