ระยะเวลาที่ HR ต้องเก็บไฟล์พนักงานไว้

หนึ่งในสิ่งที่สำคัญเกี่ยวกับทรัพยากรมนุษย์คือเรามีเอกสารจำนวนมาก ตันและตันและตัน จริงอยู่ที่ว่ามันเป็นสิ่งอิเล็กทรอนิกส์ในปัจจุบัน แต่หลักการก็ยังคงอยู่ ฝ่ายทรัพยากรบุคคลบันทึกการรักษา และเราต้องเก็บบันทึกเหล่านั้น แต่นานเท่าไหร่?

นี่คือแนวทางพื้นฐานสำหรับการเก็บบันทึกทรัพยากรบุคคล อย่างไรก็ตามจำไว้ว่ากฎหมายของรัฐนั้นอาจแตกต่างจากแนวทางเหล่านี้ หากกฎหมายของรัฐและกฎหมายของรัฐบาลกลางขัดแย้งกันให้เก็บบันทึกไว้เสมอโดยยึดตามความต้องการที่ยาวกว่า มันจะดีกว่าที่จะเก็บบางสิ่งไว้นานเกินไปไม่นานพอ

บันทึกการจ้างงาน

คุณต้องบันทึกประวัติย่อทั้งหมดบันทึกการสัมภาษณ์แอปพลิเคชันและการโพสต์งานและแม้แต่บันทึกการค้นหาของคุณผ่านระบบติดตามผู้สมัครของคุณเป็นเวลาหนึ่งปีหลังจากการตัดสินใจเสนองาน ดังนั้นหากคุณสัมภาษณ์ผู้สมัครและกระบวนการทั้งหมดลากไปเป็นเวลาสามเดือนมันจะไม่เกิดขึ้นจนกว่าการตัดสินใจจ้างงานครั้งสุดท้ายจะทำให้นาฬิกาเริ่มฟ้อง

ทำไมคุณต้องทำเช่นนี้? หากใครเคยสงสัยในการตัดสินใจจ้างงานของคุณคุณจะต้องแสดงให้เห็นว่าคุณไม่ได้เลือกปฏิบัติอย่างผิดกฎหมายไม่ว่าในรูปแบบหรือรูปแบบใด ๆ กฎหมายเช่นพระราชบัญญัติคนอเมริกันที่มีความพิการ, หัวข้อ VII และอื่น ๆ อีกมากมายที่คุณต้องแสดงให้เห็นว่าคุณปฏิบัติตาม การเก็บรักษาบันทึกเหล่านี้ช่วยให้คุณทำเช่นนี้ได้

บันทึกการทดสอบยา

หากคุณต้องการทดสอบยาเสพติดสำหรับการจ้างงานล่วงหน้ามันเป็นส่วนหนึ่งของบันทึกการจ้างงานและคุณควรเก็บสำเนาผลลัพธ์ไว้หนึ่งปี หากคุณทำการทดสอบยาเพิ่มเติมไม่ว่าจะเกิดจากอุบัติเหตุในที่ทำงานหรือเป็นส่วนหนึ่งของการตรวจสอบแบบสุ่มคุณต้องเก็บรักษาบันทึกเหล่านี้เป็นเวลาหนึ่งปี อย่างไรก็ตามหากคุณอยู่ภายใต้ข้อกำหนดของกรมการขนส่งกำหนดกรอบเวลาขั้นต่ำสำหรับบันทึกการทดสอบยาเสพติดคือห้าปี

เงินเดือน / บัตรลงเวลา ฯลฯ

กฎหมายกำหนดให้คุณเก็บรักษาบันทึกเหล่านี้เป็นเวลาสามปี แต่การฟ้องร้องเมื่อเร็ว ๆ นี้หมายความว่าคุณจะต้องเก็บรักษาไว้นานกว่า คุณต้องการเก็บบันทึกจำนวนพนักงานแต่ละคนที่ได้รับเงินและจำนวนชั่วโมงที่พนักงานทำงานให้ บริษัท ของคุณ เก็บบันทึกของคุณเป็นเวลาอย่างน้อยห้าปีหลังจากพนักงานออกโดยไม่คำนึงถึงเหตุผล

แน่นอนว่าสำหรับพนักงานที่ได้รับการยกเว้นคุณไม่จำเป็นต้องเก็บบันทึกเวลาไว้เพราะค่าจ้างของพวกเขาจะเท่ากันไม่ว่าจะทำงานกี่ชั่วโมงก็ตาม อย่างไรก็ตามหากคุณเคยจัดประเภทพนักงานโดยไม่ได้รับการยกเว้นเมื่อเธอไม่ได้รับการยกเว้นบันทึกการทำงานในชั่วโมงเหล่านี้สามารถแนะนำคุณในการจ่ายค่าล่วงเวลาที่ค้างชำระ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รวมวิธีการคำนวณการจ่ายของ บริษัท ตัวอย่างเช่นคุณต้องติดตามไม่ว่าจะเป็นเงินเดือนตรงเงินเดือนบวกค่าคอมมิชชั่นการทำงานล่วงเวลางานชิ้นงานหรือการจ่ายรายชั่วโมงโดยตรง

คุณต้องทำสิ่งนี้ไม่เพียง แต่สำหรับคำถามจ่ายและภาษี แต่การตัดสินใจอื่น ๆ นั้นขึ้นอยู่กับจำนวนชั่วโมงที่ทำงาน ตัวอย่างเช่นสิทธิ์สำหรับ FMLA ขึ้นอยู่กับจำนวนชั่วโมงที่ทำงานในหนึ่งปี หากคุณมีพนักงานที่ได้รับการยกเว้นชั่วคราวคุณอาจต้องการพิจารณาการบันทึกเวลาเพื่อกำหนดคุณสมบัติของ FMLA คุณต้องสามารถพิสูจน์ได้ว่าคุณจ่ายเงินให้คนงานของคุณทุกชั่วโมงที่ทำงาน

แบบฟอร์ม I-9

เก็บรักษาแบบฟอร์ม I-9 ของพนักงานซึ่งจัดเก็บแยกต่างหากจากบันทึกบุคลากรของคุณเป็นเวลาสามปีหลังจากที่คุณจ้างพนักงานและหนึ่งปีหลังจากเลิกจ้างงานแล้วแต่ว่าจะในภายหลังใด

ข้อมูลด้านสวัสดิการ / เงินบำนาญ

คุณต้องเก็บบันทึกแผนของคุณเพื่อผลประโยชน์ทั้งหมดของคุณเป็นเวลาอย่างน้อยหกปี ศาลมีคำสั่งว่าหากพนักงานฟ้องร้องคุณโดยบอกว่าเขาหรือเธอสมควรได้รับเงินบำนาญที่สูงขึ้นเป็นความรับผิดชอบของนายจ้างที่จะพิสูจน์ว่าพวกเขาไม่ได้เป็นหนี้มากกว่านั้นไม่ใช่ความรับผิดชอบของพนักงานที่จะพิสูจน์ว่าพวกเขาทำ เก็บคำอธิบายแผนสรุปทั้งหมดเหล่านั้น

หากคุณมีอดีตพนักงานที่มีสิทธิ์ได้รับ COBRA ขยายสิทธิประโยชน์ด้านสุขภาพของพวกเขาคุณควรเก็บบันทึกเหล่านั้นไว้เป็นเวลาหกปีเพื่อความปลอดภัย กฎหมายไม่ได้ระบุการเก็บรักษา แต่เนื่องจากสิ่งนี้สามารถนำไปใช้ภายใต้พระราชบัญญัติการรักษาความปลอดภัยรายได้เพื่อการเกษียณของพนักงาน (ERISA) กฎหมายนี้จึงต้องการการเก็บรักษาเป็นเวลาหกปี เพื่อความปลอดภัยอย่าทิ้งบันทึกเหล่านั้นออกไป

บันทึก FMLA

เมื่อพนักงานร้องขอ FMLA คุณจะต้องเก็บหลักฐานทางกระดาษไว้แม้ว่าคุณจะปฏิเสธการลาเป็นเวลาสามปีก็ตาม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ติดตามการลาของพนักงานแต่ละคน - เมื่อมันเริ่มขึ้นและใช้เวลาเท่าไร ถ้าพนักงานมี FMLA เป็นระยะตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ติดตามทุกการลาและบันทึกจำนวนชั่วโมงที่ใช้ วันที่และจำนวนชั่วโมงควรจัดทำเป็นเอกสาร โปรดจำไว้ว่าการลาหยุดเป็นระยะสามารถใช้เวลาสองสามชั่วโมงในหนึ่งวันหรือสองสามวันต่อสัปดาห์ จัดทำเอกสารทั้งหมดและเก็บบันทึกเหล่านั้น

โปรดจำไว้ว่านี่ไม่ใช่รายการที่ครอบคลุมและใช้กับกฎเกณฑ์ของรัฐบาลกลางเท่านั้น คุณอาจต้องปฏิบัติตามกฎหมายการเก็บรักษาบันทึกเพิ่มเติมเช่นหากคุณเป็นผู้รับเหมาของรัฐบาลกลางหรือรัฐของคุณมีมาตรฐานที่แตกต่างกัน เมื่อมีข้อสงสัยอย่าโยนมันทิ้ง

คุณสามารถเข้าถึงทรัพยากรเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเก็บบันทึกและการรายงานที่บังคับได้ที่ Society of Human Resource Management (SHRM)

Disclaimer: โปรดทราบว่าข้อมูลที่ให้ในขณะที่มีสิทธิ์ไม่รับประกันความถูกต้องและถูกกฎหมาย เว็บไซต์นี้ถูกอ่านโดยผู้ชมทั่วโลกและกฎหมายและข้อบังคับการจ้างงานแตกต่างกันไปในแต่ละรัฐและแต่ละประเทศ โปรดขอความช่วยเหลือทางกฎหมายหรือความช่วยเหลือจากแหล่งข้อมูลของรัฐรัฐบาลกลางหรือรัฐบาลระหว่างประเทศเพื่อให้การตีความและการตัดสินใจทางกฎหมายของคุณนั้นถูกต้องสำหรับที่ตั้งของคุณ ข้อมูลนี้มีไว้สำหรับแนวทางความคิดและความช่วยเหลือ