การเขียนเพื่อธุรกิจ - การจัดการและความเป็นผู้นำ

จุดประสงค์ของการเขียนเชิงธุรกิจคือเพื่อสื่อข้อมูลให้กับบุคคลอื่นหรือเพื่อขอข้อมูลจากพวกเขา เพื่อให้การเขียนมีประสิทธิภาพสำหรับธุรกิจคุณต้องสมบูรณ์รัดกุมและถูกต้อง ข้อความของคุณควรเขียนในลักษณะที่ผู้อ่านจะสามารถเข้าใจสิ่งที่คุณกำลังบอกหรือถามพวกเขาได้อย่างง่ายดาย

การเขียนเพื่อธุรกิจจำนวนมากเป็นเรื่องที่เลอะเทอะเขียนไม่ดีไม่เป็นระเบียบมีการทิ้งระรานด้วยศัพท์แสงและไม่สมบูรณ์ บ่อยครั้งที่มันยาวเกินไปหรือสั้นเกินไป คุณลักษณะทั้งหมดเหล่านี้นำไปสู่การเขียนเชิงธุรกิจที่ไม่มีประสิทธิภาพ

ไม่ว่าคุณจะเขียนข้อเสนอการขายอีเมลถึงหัวหน้าของคุณหรือคู่มือการใช้งานสำหรับแพ็คเกจซอฟต์แวร์มีขั้นตอนบางอย่างที่คุณต้องปฏิบัติตามเพื่อให้มีประสิทธิภาพ ทำตามห้าขั้นตอนเหล่านี้:

1. จัดระเบียบเนื้อหาของคุณ
2. พิจารณาผู้ชมของคุณ
3. เขียนความคิดของคุณ
4. พิสูจน์อักษรวัสดุของคุณ
5. แก้ไขเนื้อหาของคุณ

องค์กรเป็นสิ่งสำคัญ

หากคุณไม่จัดระเบียบเนื้อหาของคุณจะไม่ดีและจะไม่สมเหตุสมผล การเขียนอาจง่ายหรือซับซ้อน เมื่อเขียนอีเมลประกาศการประชุมทีมงานนี่เป็นเรื่องง่ายเหมือนการรวบรวมความคิดของคุณ ในอีกทางหนึ่งคุณอาจต้องพัฒนาโครงร่างที่ซับซ้อนล่วงหน้าของวัสดุสำเร็จรูปหากคุณเขียนผลลัพธ์ของการทดลองใช้ยาที่ล้ำสมัย ไม่ว่างานจะเป็นอย่างไรหากไม่มีองค์กรที่เหมาะสม (แม้แต่จัดระเบียบความคิดของคุณ) คุณอาจไม่รวมทุกสิ่งที่คุณต้องการหรือล้มเหลวในการให้ความสำคัญกับหัวข้อที่สำคัญที่สุด

การละเว้นหรือการมุ่งเน้นที่ไม่ถูกต้องจะทำให้ธุรกิจของคุณเขียนชัดเจนน้อยลง

รู้ว่าผู้ชมของคุณ

ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนคิดถึงผู้ชมที่คุณต้องการ ตัวอย่างเช่นการนำเสนอเกี่ยวกับโปรแกรม 401 (k) ใหม่ของ บริษัท ของคุณอาจมีเค้าโครงเหมือนกันเมื่อให้แก่ CFO ของคุณเช่นเดียวกับพนักงาน แต่ระดับของรายละเอียดที่คุณรวมจะแตกต่างกันไป คุณต้องคำนึงถึงน้ำเสียงด้วย อีเมลด่วนถึงทีมของคุณเตือนพวกเขาเกี่ยวกับการเลือก บริษัท ประจำปีจะไม่ได้รับเสียงเดียวกับที่คุณพลาดเกี่ยวกับรายงานประจำปีของ บริษัท

นอกจากนี้โปรดจำไว้ว่าคุณจะสื่อสารกับผู้ชมของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นหากคุณมุ่งเน้นสิ่งที่คุณต้องการให้พวกเขาได้ยินมากกว่าที่จะพูด

คำเกี่ยวกับการเขียนที่ดี

นักเขียนที่ดีมีสไตล์การเขียนที่แตกต่างกัน บางคนชอบเขียนทุกอย่างออกไปแล้วกลับไปแก้ไข คนอื่นชอบที่จะแก้ไขตามที่พวกเขาไป บางครั้งสไตล์ที่พวกเขาชื่นชอบแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับสิ่งที่พวกเขากำลังเขียน

ในขณะที่คุณเขียน (หรือเมื่อคุณแก้ไข) ให้ตระหนักถึงความยาว คุณควรใช้คำมากพอที่จะทำให้ความหมายของคุณชัดเจน แต่อย่าใช้คำที่ไม่จำเป็นเพียงเพื่อทำให้มันออกดอก การเขียนเชิงธุรกิจต้องมีความชัดเจนและรัดกุมไม่ใช้คำพูดและดอกไม้ โปรดจำไว้ว่าไม่มีใครในธุรกิจที่มีเวลาอ่านมากกว่าที่จำเป็น

อย่าทำให้ท่อนของคุณสั้นเกินไป คุณต้องเขียนให้เพียงพอเพื่อที่ความหมายของคุณจะชัดเจนและจะไม่เข้าใจผิด ลองจินตนาการว่าอุปกรณ์ชิ้นหนึ่งในคลังสินค้ามีข้อความว่า "ใช้ได้ แต่ดี" มันจะไม่ชัดเจนถ้านั่นหมายความว่าชิ้นส่วนของอุปกรณ์นั้นถูกใช้งานมากหรือชิ้นส่วนของอุปกรณ์นั้นไม่ได้ใหม่ แต่ยังใช้งานได้ คำเพิ่มเติมสองสามคำจะทำให้ความหมายชัดเจน นอกจากนี้หลีกเลี่ยงการใช้ศัพท์แสงหรือตัวย่อเพราะอาจหมายถึงสิ่งที่แตกต่างกับผู้อ่านที่แตกต่างกัน

ไม่ว่าสไตล์การเขียนของคุณจะเป็นอย่างไรนักเขียนทุกคนต้องพิสูจน์อักษรและแก้ไขเนื้อหาที่เขียนทั้งหมดแม้แต่อีเมล

พิสูจน์อักษรและแก้ไข

ไม่ว่าสไตล์การเขียนของคุณจะเป็นอย่างไรนักเขียนทุกคนต้องพิสูจน์อักษรและแก้ไขเนื้อหาที่เขียนทั้งหมดแม้แต่อีเมล หลังจากเขียนเสร็จให้พิสูจน์อักษรงานของคุณ จากนั้นคุณอาจต้องแก้ไข การพิสูจน์อักษรเป็นการอ่านสิ่งที่คุณเขียนซ้ำเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคำในหัวของคุณทำให้มันถูกต้องบนกระดาษ เนื่องจากสมองของเราทำงานเร็วกว่านิ้วมือของเราคุณอาจละเว้นคำออกจากตอนจบหรือใช้คำพ้องความหมายที่ผิด (เช่น "มี" แทนที่จะเป็น "พวกเขา") การพิสูจน์อักษรจับข้อผิดพลาดเหล่านี้ เห็นได้ชัดว่าการพิสูจน์อักษรอีเมลบรรทัดเดียวนั้นง่ายและเพียงแค่เหลือบมองมันในขณะที่คุณพิมพ์อาจจะเพียงพอ

อย่างไรก็ตามหากคุณเขียนคู่มือการใช้งานการพิสูจน์อักษรของคุณจะซับซ้อนและใช้เวลานานกว่า

หลังจากที่คุณพิสูจน์อักษรเนื้อหาแล้วก็ถึงเวลาแก้ไข บางครั้งการพิสูจน์อักษรและการแก้ไขสามารถทำได้พร้อมกัน แต่จะมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อทำตามลำดับ

เหตุผลที่คุณแก้ไขคือการแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงสิ่งที่คุณเขียนเพื่อให้วัสดุเสียง (และอ่าน) ดีขึ้น เมื่อเขียนเพื่อธุรกิจหมายถึงการแก้ไขข้อผิดพลาดและทำให้ข้อความมีความชัดเจนและรัดกุมที่สุด

คุณไม่ได้เขียนนิยาย

เมื่อคุณเขียนเพื่อธุรกิจคุณไม่ได้เขียน "นิยายอเมริกันตัวใหญ่" ตัวต่อไป การเขียนของคุณควรมีความหมายเท่าที่จำเป็น แต่คุณไม่จำเป็นต้องวาดภาพคำที่สดใสโดยใช้คำขนาดใหญ่จำนวนมากและตัวเลขของการพูด ถ้าคุณหมายถึง "เรือนกระจก" อย่าเขียน "ภูมิลำเนาแก้วน้ำ" เขียน "เรือนกระจก"