วิธีจัดระเบียบเอกสารของคุณ

ครั้งเดียวที่คุณนึกถึงเอกสารสำคัญของคุณคือเมื่อคุณต้องการ และบ่อยครั้งที่คุณไม่พบพวกเขาเมื่อคุณต้องการเพราะคุณไม่มีระบบที่เป็นระบบและเป็นศูนย์กลางสำหรับการจัดเก็บเอกสารสำคัญของคุณและ / หรือครั้งสุดท้ายที่คุณต้องการพวกเขาเพียงแค่โยนมันกลับเข้าไปในทะเลของ เอกสารในสำนักงานที่บ้านของคุณแทนที่จะนำกลับไปวางไว้ที่เดิม

เริ่มต้นใช้งาน

ด้วยเอกสารสำคัญทั้งหมดของคุณกระจายไปทั่วบ้านคุณเสียเวลาและพลังงานในการค้นหาเอกสาร คุณยังมีความเสี่ยงที่จะสูญเสียบางส่วนไปโดยสิ้นเชิง แต่ด้วยขั้นตอนง่ายๆคุณสามารถจัดระเบียบเอกสารสำคัญในหนึ่งชั่วโมงในสุดสัปดาห์นี้!

คุณจะต้องมีตู้เก็บเอกสารสองลิ้นชักขนาดเล็กหรือกล่องแฟ้มแขวนแบบพกพา, แฟ้มแขวนหลายสี (6 สีที่แตกต่างกัน), โฟลเดอร์แท็บบนแท็บอันดับสามตัดมะนิลาและตู้นิรภัยที่ทนไฟ (ไม่จำเป็น) หรือคุณสามารถซื้อเครื่องผูกและแท็บแทรกขนาดใหญ่ เมื่อคุณได้รับสินค้าที่นี่เป็นหกขั้นตอนคุณจะทำตามเพื่อจัดระเบียบเอกสารของคุณ

รวบรวมเอกสารของคุณ

ก่อนที่คุณจะสามารถจัดระเบียบเอกสารสำคัญทั้งหมดของคุณคุณต้องค้นหาเอกสารเหล่านั้น บางครั้งพูดง่ายกว่าทำ

ตรวจสอบสำนักงานที่บ้านของคุณในลิ้นชักและเอกสารที่วางซ้อนกันบนโต๊ะหรือโต๊ะของคุณ ตรวจสอบกองกระดาษที่เกะกะเคาน์เตอร์ครัวของคุณเช่นเดียวกับลิ้นชักครัวและตะกร้า ดูที่โต๊ะเครื่องแป้งในห้องนอนและโต๊ะข้างเตียงของคุณ (คุณอาจทิ้งมันไว้ในตอนเช้าและลืมพวกเขาไป) ตรวจสอบกระเป๋าเงินหรือกระเป๋าเอกสารของคุณเพื่อตรวจสอบเอกสารสำคัญที่คุณยังถืออยู่โดยไม่ตั้งใจ

จำแนกประเภท

เอกสารที่สำคัญที่สุดจัดอยู่ในประเภทใดหมวดหนึ่งต่อไปนี้ เรียงลำดับเอกสารที่รวบรวมทั้งหมดของคุณดังนี้:

1. บันทึกบ้านและทรัพย์สิน - การจดจำนองโฉนดที่ดินโครงการปรับปรุงบ้านและใบเสร็จรับเงินคู่มือเครื่องใช้ไฟฟ้าและการรับประกันข้อมูลภาษีทรัพย์สินนโยบายการประกันบ้านและคู่มือ
2. บันทึกอัตโนมัติ - ชื่อบันทึกการบำรุงรักษานโยบายและข้อมูลการประกันภัยข้อมูลสินเชื่อและบันทึกการชำระเงิน
3. บันทึกสุขภาพ - นโยบายการประกัน, คู่มือผลประโยชน์การประกันสุขภาพ, คำอธิบายของผลประโยชน์ทางการแพทย์, ค่ารักษาพยาบาล, รายชื่อใบสั่งยา, ข้อมูลการใช้จ่ายที่ยืดหยุ่น, ใบเสร็จรับเงินการแพทย์, คำสั่งทางการแพทย์, นโยบายการประกันชีวิต

1. บันทึกทางการเงิน - ใบแจ้งยอดธนาคาร, คืนภาษี, บันทึกการหักภาษี, บันทึกการลงทุน, บันทึกสินเชื่อ, ใบแจ้งยอดบัตรเครดิต
2. บันทึกอิเล็กทรอนิกส์ - สัญญาและคู่มือโทรศัพท์มือถือ; ใบเสร็จรับเงินการขายและการรับประกันสำหรับคอมพิวเตอร์แล็ปท็อปและไอแพด แผนและค่าเคเบิลและอินเทอร์เน็ต ใบเสร็จรับเงินการขายเราเตอร์ไร้สายและคู่มือ
3. บันทึกส่วนตัว - สูติบัตร, ทะเบียนสมรส, ใบรับรองการหย่าร้าง, เอกสารการดูแล, ข้อมูลประกันสังคม, บันทึกการฉีดวัคซีน, หนังสือเดินทาง, บันทึกการรับราชการทหาร, พิธีล้างบาปและบันทึกการยืนยัน, พินัยกรรม, แผนงานศพและข้อมูลสถานที่ฝังศพ หากคุณมีสัตว์เลี้ยงคุณสามารถรวมเอกสารสำคัญของพวกเขาเช่นข้อมูลสัตวแพทย์และวัคซีนในหมวดหมู่นี้

ค้นหาเอกสารสำคัญของคุณ

เอกสารสำคัญของคุณส่วนใหญ่สามารถเก็บไว้ในตู้เก็บเอกสารทั่วไปหรือกล่องแฟ้มแขวนแบบพกพา มีอยู่บ้าง อย่างไรก็ตามควรเก็บไว้ในตู้เซฟกันไฟหรือนอกสถานที่จริง ๆ เช่นตู้เซฟ

เอกสารสำคัญเป็นเอกสารที่ยากต่อการเปลี่ยนหรือใช้เวลานานมาก พวกเขาอาจมีข้อมูลส่วนบุคคลที่ละเอียดอ่อนที่อาจถูกบุกรุกในกรณีที่เกิดการบุกรุกหรือโจรกรรม ในกรณีที่บ้านของคุณถูกไฟไหม้หรือน้ำท่วมคุณต้องการให้เอกสารสำคัญเหล่านี้ยังคงอยู่เหมือนเดิม

สำหรับคนส่วนใหญ่เอกสารต่อไปนี้จะถือว่าสำคัญ: ข้อมูลประกันสังคมสูติบัตรนโยบายการประกันพร้อมกับข้อมูลการติดต่อตัวแทนของคุณพินัยกรรมการกระทำทรัพย์สินชื่อเรื่องรถยนต์หนังสือเดินทางของคุณและสัญญาหรือข้อตกลงใด ๆ ที่จำเป็นต้องใช้ลายเซ็นต้นฉบับของคุณ

ทำรายการหลักของเอกสารสำคัญทั้งหมดที่คุณวางไว้ในตู้นิรภัยที่ทนไฟหรือในตัวเลือกการจัดเก็บนอกสถานที่

ทำซ้ำกระเป๋าเงินของคุณ

พวกเราส่วนใหญ่มีข้อมูลสำคัญในกระเป๋าของเราทุกวัน คุณรู้ทุกอย่างที่อยู่ในกระเป๋าเงินของคุณหรือไม่? คุณจะทำอย่างไรถ้ากระเป๋าเงินของคุณสูญหายหรือถูกขโมย?

ทำสำเนาใบขับขี่ของคุณบัตรผู้บริจาคบัตรประกันสุขภาพบัตรสมาชิกเช่นบัตรสะสมคะแนนร้านขายของชำยิมคลับคลังสินค้าและที่สำคัญที่สุดบัตรเครดิตและบัตรเดบิตทั้งหมด (คัดลอกด้านหน้าและด้านหลัง) เก็บสำเนาเหล่านี้ไว้กับเอกสารสำคัญอื่น ๆ ของคุณ:

ขั้นตอนที่ห้า: สร้างระบบการจัดเก็บอย่างง่าย

ยิ่งระบบการจัดเก็บเอกสารง่ายขึ้นเท่าไหร่คุณก็ยิ่งมีแนวโน้มที่จะใช้งานได้ง่ายขึ้นเท่านั้น รับเอกสารสำคัญแต่ละประเภทแล้วกำหนดสีของไฟล์ที่แขวน:

• บันทึกบ้านและทรัพย์สิน
• บันทึกอัตโนมัติ
• บันทึกสุขภาพ
• บันทึกทางการเงิน
• บันทึกอิเล็กทรอนิกส์
• บันทึกส่วนตัว

เพิ่มจำนวนไฟล์แขวนที่เหมาะสมลงในระบบการจัดเก็บของคุณสำหรับจำนวนเอกสารที่คุณมีในแต่ละหมวดหมู่

ใช้โฟลเดอร์มะนิลาและสร้างโฟลเดอร์สำหรับแต่ละเอกสารภายในแต่ละหมวดหมู่ วางโฟลเดอร์ในส่วนไฟล์แขวนสีที่เหมาะสม

หากคุณซื้อเครื่องผูกแบบสามวงและเม็ดมีดขนาดใหญ่ให้ติดป้ายแท็บด้วยชื่อระเบียนด้านบนรูกระดาษเจาะรูเอกสารทั้งหมดและจัดระเบียบ หากกระดาษไม่ควรเจาะรูกระดาษให้เจาะรูกระดาษโฟลเดอร์และวางเอกสารไว้ในโฟลเดอร์

ทีนี้ถ้าเอกสารไม่ใช่สิ่งที่คุณทำมันอาจเป็นช่วงเวลาที่ว่างสำหรับคุณ คุณสามารถสแกนเอกสารเหล่านี้ทั้งหมดบันทึกลงในฮาร์ดไดรฟ์แล้วทำลายให้หมด แต่ใช้ดุลยพินิจของคุณเองเนื่องจากเอกสารบางอย่างจะถูกบันทึกไว้ดีกว่า ใช้วิจารณญาณที่ดีที่สุดของคุณ

การบำรุงรักษาอย่างต่อเนื่อง

ตอนนี้เอกสารสำคัญของคุณได้รับการจัดระเบียบแล้ว ในแต่ละเดือนเมื่อคุณชำระค่าใช้จ่ายของคุณให้ยื่นเอกสารใหม่ใด ๆ ในส่วนที่เหมาะสมของระบบการจัดเก็บของคุณ ในเวลาเดียวกันให้ค้นหาเอกสารใด ๆ ที่คุณลบออกจากระบบในระหว่างเดือนที่อาจยังอยู่นอกระบบการจัดเก็บ ไฟล์ใหม่อีกครั้ง อย่างน้อยปีละสองครั้งตรวจสอบเอกสารในระบบการจัดเก็บของคุณเพื่อดูว่าสามารถลบทิ้งได้หรือไม่ กำหนดการที่ดีที่จะติดตามคือในช่วงต้นปีและสิ้นสุดปีการศึกษา

ด้วยความพยายามเพียงเล็กน้อยคุณสามารถเก็บเกี่ยวผลประโยชน์ระยะยาวได้โดยการจัดระเบียบเอกสารกระดาษสำคัญของคุณ

แก้ไขโดย Elizabeth McGrory