เรียนรู้วิธีเก็บรายงานการประชุม

รายงานการประชุมเป็นบันทึกรายละเอียดที่ทำหน้าที่เป็นบันทึกอย่างเป็นทางการของการประชุมหรือการประชุม บุคคลที่รับผิดชอบการชุมนุมมักขอให้หนึ่งในผู้เข้าร่วมมีแนวโน้มที่จะทำภารกิจนี้ อยู่มาวันหนึ่งบางคนอาจเป็นคุณ! ในขณะที่มันไม่ได้เป็นงานยากชะมัดมันเป็นงานที่สำคัญ เนื่องจากรายงานการประชุมเป็นบันทึกอย่างเป็นทางการของสิ่งที่เกิดขึ้นจึงจำเป็นต้องมีความแม่นยำ คุณจะต้องจดบันทึกรายละเอียดที่ผู้คนจะต้องสามารถอ้างถึงได้ในภายหลังหากจำเป็น นี่คือตัวชี้บางอย่างที่จะช่วยคุณจัดการงานนี้ด้วยกลเม็ดเด็ดพราย

ค้นหาสิ่งที่ต้องทำก่อนระหว่างและหลังการประชุม

ก่อนการประชุม

• เลือกเครื่องมือบันทึกของคุณ: สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือตัดสินใจว่าจะจดบันทึกอย่างไร คุณจะไปโรงเรียนเก่าและใช้ปากกาและกระดาษหรือคุณจะไปเทคโนโลยีและใช้คอมพิวเตอร์แล็ปท็อปแท็บเล็ตหรือสมาร์ทโฟน? ตรวจสอบกับเจ้านายของคุณเพื่อดูว่าเขาหรือเธอต้องการให้คุณใช้วิธีการเฉพาะ มันไม่น่าเป็นไปได้ แต่เป็นไปได้
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องมือที่คุณเลือกใช้งานได้ตามปกติและมีการสำรองข้อมูลในกรณีที่ต้นฉบับดั้งเดิมของคุณล้มเหลว ตัวอย่างเช่นหากคุณนำแล็ปท็อปมาด้วยก็ควรใช้ปากกาและกระดาษเช่นกัน คุณไม่ต้องการหยุดการประชุมในขณะที่ค้นหาสิ่งที่ต้องเขียนหากคอมพิวเตอร์ของคุณขัดข้อง

• อ่านวาระการประชุมก่อนเริ่มการประชุม มันจะช่วยให้คุณกำหนดโครงร่างสำหรับนาทีของคุณ เว้นช่องว่างด้านล่างแต่ละรายการไว้บนนั้นและเขียนบันทึกของคุณที่นั่น การทำเช่นนี้จะทำให้งานของคุณง่ายขึ้นเล็กน้อยตราบใดที่บุคคลที่ดำเนินการประชุมติดอยู่กับวาระการประชุม

ระหว่างการประชุม

• ผ่านแผ่นบันทึกการเข้างานและตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนลงชื่อเข้าใช้คุณจะต้องรวมรายชื่อของผู้เข้าร่วมทั้งหมดในรายงานการประชุมอย่างเป็นทางการ
• ทำให้แน่ใจว่าคุณรู้ว่าทุกคนคือใครด้วยวิธีนี้คุณจะสามารถระบุได้ว่าใครกำลังพูดและบันทึกข้อมูลนั้นอย่างถูกต้อง
• สังเกตเวลาเริ่มการประชุม
• อย่าพยายามเขียนความคิดเห็นทุกข้อ การรวมแนวคิดหลักเท่านั้นไม่เป็นไร ระวังอย่างมากที่จะไม่ทิ้งสิ่งของที่คุณไม่เห็นด้วย อคติของคุณไม่ควรมีอิทธิพลกับคุณ จำไว้ว่านี่เป็นบัญชีอย่างเป็นทางการและไม่ใช่ความเห็นของคุณในสิ่งที่เกิดขึ้น!

• เขียนการเคลื่อนไหวทั้งหมดที่ทำขึ้นและผลการลงคะแนนถ้ามี คุณไม่จำเป็นต้องจดบันทึกใครเป็นคนทำท่าทาง แน่นอนกฎขององค์กรของคุณอาจแตกต่างกันเพื่อตรวจสอบก่อน
• หากมีการเลื่อนการลงคะแนนในการเคลื่อนไหวหรือการอภิปรายใด ๆ จนกว่าการประชุมครั้งต่อไปให้จดบันทึกสิ่งนั้นไว้
• บันทึกเวลาสิ้นสุดของการประชุม

หลังการประชุม

• พิมพ์รายงานการประชุมโดยเร็วที่สุดหลังจากการประชุมในขณะที่ทุกสิ่งยังคงสดอยู่ในใจของคุณ หากคุณพบข้อผิดพลาดในบันทึกย่อของคุณหรือหากคุณมีคำถามคุณสามารถแก้ไขได้อย่างรวดเร็วด้วยการพูดคุยกับผู้เข้าร่วมคนอื่น ๆ
• ในสำเนารายงานการประชุมฉบับสุดท้ายให้ระบุชื่อองค์กรชื่อคณะกรรมการประเภทการประชุม (รายวันรายสัปดาห์รายเดือนรายปีหรือพิเศษ) และวัตถุประสงค์
• ให้เวลาที่มันเริ่มและสิ้นสุด
• ระบุรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุมและบันทึกเกี่ยวกับผู้ที่จัดการประชุม คุณสามารถระบุที่นี่ว่าคุณใช้เวลาไม่กี่นาที รวมชื่อของคุณไว้ในรายการผู้เข้าร่วมและในวงเล็บหลังชื่อของคุณบอกว่าคุณใช้เวลาไม่กี่นาที หรือในตอนท้ายของเอกสารคุณสามารถลงชื่อออกได้โดยการเขียน "ส่งตามลำดับโดย" ตามด้วยชื่อของคุณ

• พิสูจน์อักษรนาทีก่อนที่คุณจะส่งพวกเขา ถามคนอื่นที่เข้าร่วมดูพวกเขาด้วยเช่นกัน เขาหรือเธอจะสามารถบอกให้คุณรู้ได้ว่าคุณทิ้งอะไรไว้โดยไม่ตั้งใจ
• ส่งพวกเขาไปยังผู้ที่จัดการประชุมเว้นแต่ได้รับคำแนะนำให้ทำอย่างอื่น