วิธีวางแผนการประชุม บริษัท

ขอแสดงความยินดี! บริษัท ของคุณจะจัดการประชุมสำหรับกลุ่มพนักงานที่เลือกจากทุกระดับของ บริษัท CEO ได้มอบหมายให้คุณเป็นผู้จัดการโครงการสำหรับเหตุการณ์ เคล็ดลับและตัวอย่างโครงการแผนสาธิตวิธีหนึ่งที่ผู้จัดการโครงการสามารถเข้าใกล้การสร้างแผนโครงการสำหรับการประชุมของ บริษัท หรือโครงการที่ซับซ้อนเช่นเดียวกัน

วางแผนโครงการล่วงหน้า

ขั้นตอนแรกของคุณคือการวางแผนแผน คุณเริ่มต้นด้วยการพูดคุยกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ถ้าปีนี้เสร็จแล้วมีอะไรเกิดขึ้นอีก เกิดอะไรขึ้น ใครเป็นผู้จัดการโครงการและพวกเขาสามารถช่วยคุณหลีกเลี่ยงหลุมพรางในปีนี้ได้หรือไม่ เนื่องจาก CEO มอบหมายโครงการให้กับคุณเขา / เธอต้องการอะไรจากเหตุการณ์? เหตุการณ์จะเกิดขึ้นเมื่อใด ที่ไหน? งบประมาณเท่าไหร่

รวบรวมข้อมูลให้ได้มากที่สุด นี่จะเป็นโครงกระดูกที่คุณสร้างแผนโครงการ

สร้างทีม

ทรัพยากรอื่นใดที่คุณต้องการเพื่อทำให้โครงการนี้ประสบความสำเร็จ มีคนในแผนกอื่น ๆ ที่สามารถช่วยให้คุณทำให้งานนี้ประสบความสำเร็จได้หรือไม่? คุณต้องทำอะไรเพื่อให้ได้รับความช่วยเหลือ คุณสามารถถามหรือจำเป็นต้องได้รับการอนุมัติอย่างเป็นทางการจากหัวหน้าของพวกเขาหรือไม่? คุณต้องการเวลาเท่าไหร่จากพวกเขา? คุณต้องการทักษะเฉพาะด้านใดบ้าง ใครสามารถให้ทักษะนั้นถ้าคนที่คุณต้องการไม่สามารถใช้ได้?

เนื่องจากนี่เป็นการประชุมทั่วทั้ง บริษัท HR จะช่วยได้อย่างไร คุณต้องการความช่วยเหลือจากแผนกสิ่งอำนวยความสะดวกหรือไม่? แล้วฝ่ายการตลาดล่ะ? คุณต้องการความช่วยเหลือในพื้นที่นั้นหรือไม่?

วางแผนวาระการประชุม

เมื่อคุณทราบว่าการประชุมจะใช้เวลานานเท่าไหร่คุณจะเริ่มเติมช่วงเวลา คุณต้องการลำโพงเปิดหรือไม่? มันจะเป็นใคร คุณจะให้ผู้เข้าร่วมประชุมร่วมกันหรือคุณแบ่งพวกเขาออกเป็นกลุ่มเล็ก ๆ เพื่อเป็นส่วนหนึ่งของโครงการหรือไม่? คุณต้องการลำโพงอื่นอีกกี่ตัว ใครจะอำนวยความสะดวกในการประชุมย่อยหากคุณเลิก?

เหตุการณ์จะใช้เวลามากกว่าหนึ่งวันหรือไม่ คุณจะปิดวันที่หนึ่งได้อย่างไร คุณจะเปิดอีกครั้งในวันที่สองได้อย่างไร

คุณจะสรุปอย่างไรในตอนท้าย? คุณต้องการคำพูดปิดหรือไม่? คุณจะจัดการกับการโลจิสติกส์ของผู้คนที่เช็คเอาท์จากโรงแรมอย่างไรถ้าคุณจอง

ค้นหาอวกาศ

ค้นหาจำนวนผู้ที่มา จากนั้นกำหนดขนาดพื้นที่ที่คุณต้องการ กิจกรรมจะจัดขึ้นที่ไหน? มีห้องพักที่สำนักงานของ บริษัท หรือคุณต้องการพื้นที่ขนาดใหญ่กว่านี้หรือไม่? CEO ต้องการให้มีการประชุมนอกสถานที่เพื่อให้ผู้คนมีสมาธิหรือไม่หรือต้องการให้มีการประชุมที่สำนักงานเพื่อลดค่าใช้จ่าย

คุณสมบัติใดในพื้นที่ของคุณที่สามารถให้บริการพื้นที่ที่คุณต้องการ เป็นโรงแรมที่อยู่ใกล้สนามบินเป็นทางเลือกที่ดีในการลดเวลาในการเดินทางสำหรับผู้ที่เดินทางมาจากนอกเมืองหรือคุณควรหาบางสิ่งที่นอกเมืองที่จะเงียบกว่านี้หรือไม่?

สถานที่ต่างกันคิดค่าใช้จ่ายสำหรับสิ่งอำนวยความสะดวกของพวกเขาอย่างไร สิ่งที่พวกเขารวมถึงและสิ่งที่คุณจะต้องซื้อและนำเข้ามา? พวกเขาจะมอบหมายบุคคลให้คุณทำงานด้วยหรือไม่ นโยบายเกี่ยวกับเนื้อหาและผู้คนจากภายนอกคืออะไร

ดึงออก

เมื่อรวบรวมคำตอบสำหรับคำถามเหล่านี้อย่างน้อยที่สุดคุณสามารถเริ่มรวบรวมแผนโครงงาน โปรดจำไว้ว่าสิ่งที่เราแสดงที่นี่คือรายการของงานโครงการโครงสร้างการแยกงาน (WBS) เท่านั้น มันไม่รวมถึงการพึ่งพาใด ๆ ระหว่างงานหรือระยะเวลา เหล่านั้นจะถูกเพิ่มในภายหลัง

ตัวอย่างแผนการประชุมของ บริษัท

ในวิธีการวางแผนโครงการโดยใช้เครื่องมือพื้นฐานของการจัดการโครงการเราได้พูดถึงการคิดเบื้องหลังการวางแผนโครงการและการใช้ทักษะการจัดการโครงการในระหว่างกระบวนการวางแผน นี่คือวิธีที่โครงสร้างโครงการแบ่งงานโครงสร้าง (WBS) อาจมองหาโครงการเพื่อวางแผนการประชุม บริษัท:

1. วางแผนโครงการล่วงหน้า

1. กำหนดงบประมาณ
2. หารือกับ CEO เพื่อกำหนดเป้าหมายโครงการ
3. ติดต่อผู้จัดการโครงการ (PM) ก่อนหน้าเพื่อขอคำแนะนำ
4. กำหนดรายชื่อผู้มีส่วนได้เสีย
5. ติดต่อผู้มีส่วนได้เสียเพื่อรับข้อมูล
6. สร้างวันที่ต้องการสำหรับกิจกรรม
7. กำหนดจำนวนที่ต้องการของลำโพง / ผู้นำเสนอ
8. กำหนดจำนวนพนักงานที่ต้องการการสนับสนุน
9. กำหนดจำนวนพนักงานที่จะเข้าร่วม
10. รายการสถานที่ที่เป็นไปได้สำหรับเหตุการณ์

2. สร้างทีมโครงการ

1. รับตัวแทนจากฝ่ายการตลาด
2. รับตัวแทนจากฝ่ายทรัพยากรบุคคล
3. ดูว่าการจัดซื้อจะมอบหมายใครบางคนให้ช่วยเหลือหรือไม่
4. ขอให้ Susan จัดการรายละเอียดของผู้พูดทั้งหมด
5. รับตัวแทนจากสิ่งอำนวยความสะดวก
6. กำหนดเวลาการประชุมทีมเพื่อเริ่มการประชุม

3. พัฒนาวาระการประชุม

3a แผนวันหนึ่ง

1. ตั้งเวลาเริ่มต้น
2. กำหนดเวลาจัดสถานที่และจัดบุคลากรเพื่อการลงทะเบียน
3. ตั้งค่าระยะเวลาของช่วงเช้า
4. กำหนดความยาวของการกล่าวสุนทรพจน์
5. คำนวณจำนวนลำโพงที่จำเป็นสำหรับการประชุมตอนเช้า
6. รับสมัครวิทยากร
7. วางแผนพักช่วงกลางดึก (เวลาและความยาว)
8. จัดรีเฟรชห้องประชุมระหว่างพัก (น้ำขยะ ฯลฯ)
9. วางแผนพักกลางวัน (เวลา, ระยะเวลา, สถานที่, เมนู, ผู้จ่าย)
10. วางแผนช่วงบ่าย (ความยาวจำนวนผู้พูด)
11. รับสมัครวิทยากรช่วงบ่าย
12. แผนวันปิดครั้งเดียว (เวลาใครยาว)

แผน 3b วันที่สอง

1. ตั้งเวลาเริ่มต้น
2. ตั้งค่าระยะเวลาของช่วงเช้า
3. คำนวณจำนวนลำโพงที่จำเป็นสำหรับการประชุมตอนเช้า
4. รับสมัครวิทยากร
5. วางแผนพักช่วงกลางดึก (เวลาและความยาว)
6. จัดรีเฟรชห้องประชุมระหว่างพัก (น้ำขยะ ฯลฯ)
7. วางแผนพักกลางวัน (เวลา, ระยะเวลา, สถานที่, เมนู, ผู้จ่าย)
8. วางแผนช่วงบ่าย (ความยาวจำนวนผู้พูด)
9. รับสมัครวิทยากรช่วงบ่าย
10. วางแผนปิดการพูด (เวลาใครยาว)
11. จัดเวลาเช็คเอาต์กับโรงแรม

4. วางแผนอวกาศ

1. กำหนดจำนวนผู้เข้าร่วม
2. การจัดเรียงที่นั่งตามแผน (แถวเทียบกับตาราง)
3. คำนวณพื้นที่ที่จำเป็น
4. ตรวจสอบสถานที่ที่สามารถใช้ได้กับจำนวนพื้นที่นั้น (ค่าใช้จ่ายที่ตั้งสถานที่รวมบริการ)
5. นับจำนวนลำโพงในแต่ละวันและยอดรวม
6. กำหนดจำนวนและประเภทของเจ้าหน้าที่ช่วยเหลือที่จำเป็น
7. ค้นหาจำนวนผู้เข้าร่วมประชุม / ลำโพง / พนักงานที่ต้องการห้องพัก
8. เจรจาค่าใช้จ่ายและวันที่ด้วยสถานที่ตั้ง
9. เซ็นสัญญากับสถานที่ที่เลือก

5. เผยแพร่กิจกรรม

1. สรุปรายละเอียดทั้งหมดด้วยที่ตั้งของกิจกรรม
2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมประชุมได้รับแจ้ง
3. แจ้งผู้บรรยายหัวข้อและเวลานำเสนอทุกวัน
4. แจ้งให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายสนับสนุนทั้งหมดทราบถึงหน้าที่และการเปลี่ยนแปลง
5. รับ RSVP จากผู้เข้าร่วม
6. แจ้งผู้เข้าร่วมแทนตามความจำเป็น

6. ติดตาม

1. รับร่างสุนทรพจน์จากลำโพงทั้งหมด
2. ทบทวนการกล่าวสุนทรพจน์สุดท้าย
3. รับแท็กชื่อสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมลำโพงพนักงาน
4. ซื้อวัสดุและของขวัญสำหรับผู้เข้าร่วม
5. ยืนยันอีกครั้งด้วยตำแหน่งของเหตุการณ์

7. ตรวจสอบและให้คะแนน

1. ส่งแบบสำรวจความพึงพอใจแก่ผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมด
2. ส่งแบบสำรวจความคิดเห็นไปยังผู้พูดทุกคน
3. ส่งคำขอบคุณไปยังผู้พูดและพนักงานทุกคน
4. จัดการประชุมอย่างใกล้ชิดกับทีมงานโครงการ

การวางแผนเพิ่มเติม

โครงสร้างโครงการโครงสร้างการแยกงาน (WBS) ด้านบนแสดงตัวอย่างสำหรับการวางแผนการประชุม บริษัท มันเป็นเพียงโครงร่าง ทีมโครงการจะยังคงต้องทำงานกับรายการเหล่านี้และขยายในหลาย ๆ รายการ นอกจากนี้พวกเขาจะต้องทำงานในเวลาที่จำเป็นสำหรับแต่ละงานความสำคัญสัมพัทธ์ของงานและความสัมพันธ์ระหว่าง / การพึ่งพาระหว่างงาน