วิธีการเลือกเทคโนโลยีสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์

ระบบข้อมูลทรัพยากรบุคคล (HRIS) เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับ บริษัท ในการจัดการแผนผลประโยชน์และข้อมูลพนักงานของพวกเขา เทคโนโลยีการจัดการผลประโยชน์ไม่ได้เป็นสิ่งที่ดีอีกต่อไป แต่เป็นสิ่งจำเป็นที่จะช่วยให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจัดการทั้งข้อมูลและเงินที่ใช้ไปกับแผนผลประโยชน์เนื่องจากฝ่ายทรัพยากรบุคคลเผชิญกับทรัพยากรที่มี จำกัด และข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา

แต่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลและผู้บริหารคนอื่น ๆ รู้ได้อย่างไรว่าพวกเขากำลังเลือกเทคโนโลยีสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคลที่ดีที่สุดในการจัดการรายละเอียดทั้งหมดและวิธีการที่พวกเขาเลือกจะต้องผ่านการทดสอบเวลา

ต่อไปนี้เป็นคำถามสำคัญในการถามและตอบในกระบวนการเลือกเทคโนโลยีสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์

ระดับความยืดหยุ่นและความสามารถในการปรับขนาดที่ซอฟท์แวร์เทคโนโลยีสารสนเทศทรัพยากรบุคคลมอบให้คืออะไร?

ผู้เชี่ยวชาญด้าน HR ควรพิจารณาว่าซอฟต์แวร์สามารถนำเข้าข้อมูลจากสเปรดชีต Excel หลายฐานข้อมูลและเอกสารกระดาษได้หรือไม่และระดับที่สามารถเชื่อมต่อกับระบบและข้อมูลอื่น ๆ ทุกชนิดที่จำเป็น

ซอฟต์แวร์ควรสามารถรับและกรองข้อมูลจากหลายแหล่งได้ เป็นการดีที่กระบวนการนี้ควรเป็นไปโดยอัตโนมัติ โซลูชันการลงทะเบียนออนไลน์จำนวนมากต้องการข้อมูลที่ต้องจัดการด้วยตนเองก่อนที่จะสามารถไปที่ผู้ให้บริการเพื่ออัปเดตระบบของพวกเขา การทำงานอัตโนมัติของรูปแบบการอัปเดตกำหนดการส่งและวิธีการจัดส่งสามารถช่วยขจัดปัญหาการเรียกเก็บเงินและสิทธิ์ได้

ซอฟต์แวร์นี้สามารถรองรับ บริษัท ของ HR และกฎระเบียบของผู้ให้บริการได้หรือไม่?

เอ็นจิ้นการลงทะเบียนที่มีความสามารถอย่างแท้จริงจะประเมินแต่ละกิจกรรมการลงทะเบียนและใช้การผสมผสานที่จำเป็นของกฎข้อความข้อความแจ้งและตัวเลือกที่ออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่อให้ตรงกับข้อกำหนดคุณสมบัติที่ต้องการ ซอฟต์แวร์ควรรองรับกฎการมีสิทธิ์ใด ๆ ที่ บริษัท และผู้ให้บริการมี

เทคโนโลยีสารสนเทศ HR จะสามารถเติบโตและขยายขนาดกับองค์กรได้หรือไม่

ฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรประเมินความสามารถของเทคโนโลยีที่จะเติบโตในขณะที่ บริษัท ว่าจ้างพนักงานใหม่สำนักงานการเปลี่ยนแปลงผลประโยชน์และกฎระเบียบ ฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรถามเกี่ยวกับเกณฑ์สำหรับแต่ละองค์ประกอบเหล่านี้

ซอฟต์แวร์เทคโนโลยีสามารถทำงานร่วมกับระบบอื่นได้หรือไม่?

เงินเดือนและฟังก์ชั่นอื่น ๆ มักจะแบ่งปันข้อมูลส่วนใหญ่เหมือนกับการจัดการผลประโยชน์ ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถได้รับประสิทธิภาพที่มากขึ้นเมื่อข้อมูลและข้อมูลพนักงานอื่น ๆ ที่ป้อนลงในระบบหนึ่งถูกแชร์กับระบบอื่น ติดตามการรับสมัครพนักงานเป็นอีกฟังก์ชั่นที่จำเป็น

ใครเป็นผู้รับผิดชอบในการดำเนินการหรือสร้างโซลูชัน?

การฝึกอบรมเกี่ยวข้องกับระดับใด? โซลูชันบางอย่างต้องการให้ลูกค้ามีส่วนร่วมอย่างมากกับการติดตั้งใช้งานครั้งแรกซึ่งสามารถครอบงำสำหรับผู้ดูแลระบบทรัพยากรบุคคลที่ยุ่งอยู่แล้ว

ฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรมีความเข้าใจที่ชัดเจนของระดับการฝึกอบรมและความเชี่ยวชาญด้านเทคนิคที่จะต้องใช้และระยะเวลาที่คาดหวัง การตั้งคำถามผู้ให้บริการโซลูชันในหัวข้อนี้สามารถให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับพื้นที่เล็ก ๆ ที่อาจปรากฏง่ายในตอนแรก แต่เกี่ยวข้องกับความเชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีที่สำคัญ ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถกำหนดงานเฉพาะที่อาจเป็นอุปสรรคต่อการบรรลุผลตามความเป็นจริงอาจลดค่าเทคโนโลยีสารสนเทศและ ROI

มีค่าใช้จ่ายหากมีการฝึกอบรมที่เกี่ยวข้องหรือไม่?

ควรประเมินค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมซึ่งรวมถึงเวลาและค่าเดินทางสำหรับการเดินทางนอกสถานที่ ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจำเป็นต้องตระหนักถึงต้นทุนที่หนักและอ่อนนุ่มทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการนำเทคโนโลยีสารสนเทศไปใช้

ใครจะเป็นเจ้าของข้อมูล

คำตอบสำหรับคำถามนี้ควรเป็นองค์กรทรัพยากรมนุษย์ บริษัท ควรสามารถส่งข้อมูลของพวกเขาไปยัง Application Service Provider (ASP) ใด ๆ หากข้อมูลอยู่ในเซิร์ฟเวอร์ที่เป็นกรรมสิทธิ์ของผู้ให้บริการ บริษัท อาจถูกเรียกเก็บค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมในบางครั้งหากมีการเปลี่ยนแปลงผู้ให้บริการ

ต้องการการบำรุงรักษาและบำรุงรักษาประเภทใด เมื่อมีการติดตั้งซอฟต์แวร์บนเวิร์คสเตชั่นหรือเซิร์ฟเวอร์ในสถานที่ของ บริษัท จำเป็นต้องมีการอัปเดตเทคโนโลยีเป็นประจำและอาจยุ่งยากในการวางแผนและจัดการ การอัพเดตเทคโนโลยีสารสนเทศของ HR มักทำโดยอัตโนมัติด้วยซอฟต์แวร์ที่มีให้ทางออนไลน์ผ่านทาง Application Service Provider (ASP) หรือ Software as a Service (SaaS)

มาตรการความปลอดภัยใดบ้างที่ถูกสร้างขึ้นในเทคโนโลยีสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคล?

หากซอฟต์แวร์พร้อมใช้งานออนไลน์ผ่านทางรูปแบบ ASP หรือ SaaS ผู้ให้บริการควรเสนอการสำรองข้อมูลรายวันเซิร์ฟเวอร์สำรองข้อมูลและชั้นป้องกันเพิ่มเติม ควรมีระบบและกระบวนการเพิ่มเติมเพื่อปกป้องข้อมูลจากการสูญหายหรือการเข้าถึงโดยบุคลากรที่ไม่ได้รับอนุญาต ฝ่ายทรัพยากรบุคคลโดยการปรึกษาหารือกับผู้จัดการคนอื่น ๆ ควรมีอำนาจพิเศษในการตัดสินใจว่าใครจะได้รับอนุญาตให้เข้าถึงเทคโนโลยีสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคลและระดับใด

พนักงานจะสามารถลงทะเบียนเพื่อรับผลประโยชน์ตามแผนและทำการเปลี่ยนแปลงแบบเรียลไทม์กับข้อมูลส่วนบุคคลและตัวเลือกแผนได้หรือไม่?

ควรให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่พนักงานโดยพิจารณาจากการเข้าถึงคอมพิวเตอร์ทั่วไปอย่างกว้างขวาง

ประชากรส่วนใหญ่ของพนักงานมีอินเทอร์เน็ตที่บ้าน การบริการตนเองของพนักงานมีศักยภาพอย่างมากในการประหยัดเวลาและเงิน ระบบการบริการตนเองที่ดีจะแนะนำพนักงานอย่างราบรื่นผ่านการป้อนข้อมูลเกี่ยวกับตัวเองและผู้ติดตาม

ระบบควรนำเสนอแผนที่ชัดเจนและทำให้พนักงานสามารถเลือกตามความสะดวกของพวกเขาทำให้การดำเนินการเหล่านี้ง่ายขึ้นตลอดกระบวนการด้วยพ่อมด พนักงานควรสามารถเพิ่มผู้ติดตามและเปลี่ยนแปลงข้อมูลได้ตามต้องการตลอด 24 ชั่วโมงเจ็ดวันต่อสัปดาห์ตลอดทั้งปี

นี่เป็นคำถามเพิ่มเติมที่จะตอบเมื่อคุณประเมินความต้องการเทคโนโลยีสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคลขององค์กร

เทคโนโลยีจะให้ทรัพยากรบุคคลกับหน่วยงานที่มีอำนาจตัดสินใจหรือไม่ว่าใครจะได้รับอนุญาตให้เข้าถึงและระดับใด

ตามหลอดเลือดดำเดียวกันที่ให้การเข้าถึงพนักงานเทคโนโลยีควรให้ HR เป็นคำตอบสุดท้าย ฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรมีอำนาจอนุมัติข้อมูลทั้งหมดก่อนที่จะส่งไปยังผู้ให้บริการและควรกำหนดขอบเขตที่พนักงานและผู้อื่นสามารถเข้าถึงได้

ความสามารถในการรายงานประเภทใดบ้างที่พร้อมใช้งานจากเทคโนโลยีสารสนเทศ Hr

เทคโนโลยีการรายงานควรเสนอมุมมองและรูปแบบที่หลากหลาย (สเปรดชีต, PDF, HTML), การประเมินภาพขนาดใหญ่และความสามารถในการเจาะลึกเพื่อปรับปรุงการตัดสินใจ ฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรสามารถประเมินได้ตลอดเวลาลงทะเบียนในแผนเฉพาะการกระทำที่โดดเด่นและการเปลี่ยนแปลงข้อมูลประชากรของพนักงานที่เกี่ยวข้องกับผลประโยชน์และข้อมูลพนักงานอื่น ๆ

ซอฟต์แวร์มีคุณสมบัติเฉพาะเพื่อช่วย HR ประหยัดเวลาหรือไม่

ฝ่ายทรัพยากรบุคคลอาจต้องการสอบถามเกี่ยวกับความสามารถของเทคโนโลยีในการประมวลผลข้อมูลเป็นแบทช์จัดการการแจ้งเตือนและการเรียกเก็บเงินสำหรับนโยบาย COBRA โดยขึ้นอยู่กับความต้องการของแผนกเอง

ซอฟต์แวร์มีคุณสมบัติเฉพาะเพื่อช่วยให้ HR สามารถสื่อสารกับพนักงานได้ดีขึ้นหรือไม่?

บางโปรแกรมให้ทรัพยากรบุคคลมีความยืดหยุ่นในการสื่อสารกับพนักงานในหลายระดับ - ผ่านอีเมลจำนวนมากกระดานข่าวอิเล็กทรอนิกส์และตามเกณฑ์การกรองที่เฉพาะเจาะจง (เช่นสถานที่ตั้งแผนกแผนกแผนประกันภัยสถานะการลงทะเบียนสถานะการเกษียณอายุและอื่น ๆ) ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศทรัพยากรบุคคล การมีสื่อหลายวิธีในการสื่อสารสามารถทำให้กระบวนการโดยอัตโนมัติและช่วยให้ HR สามารถส่งข้อความเป้าหมายได้ดีขึ้น

ซอฟต์แวร์มีคุณสมบัติเฉพาะเพื่อช่วยให้ HR สามารถสื่อสารกับพนักงานได้ดีขึ้นหรือไม่?

นอกเหนือจากการช่วยให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถอนุมัติธุรกรรมแล้วระบบเทคโนโลยีสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคลหลายแห่งยังให้ความสามารถสำหรับฝ่ายทรัพยากรบุคคลเพื่อทำหน้าที่เป็นผู้รักษาประตูในการตรวจสอบใบเรียกเก็บเงินของผู้ให้บริการเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาเห็นด้วยกับข้อมูลในระบบ นี้สามารถ:

• ตรวจสอบความถูกต้องของใบแจ้งหนี้ของผู้ให้บริการ
• ประหยัดเวลาและเงิน
• ช่วยในการส่งมอบการลงทะเบียนของพนักงานในเวลาที่เหมาะสมและ
• ปรับปรุงการยืนยันคุณสมบัติเมื่อพนักงานไปดูแล

ข้อมูลจะถูกแลกเปลี่ยนกับผู้ให้บริการอย่างไร

และใครจะเป็นผู้รับผิดชอบการโต้ตอบนี้? การบูรณาการระบบเทคโนโลยีสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคลควรพิจารณาจากจำนวนผู้ให้บริการที่ซอฟต์แวร์มีความสัมพันธ์เท่านั้น แต่จำแนกตามประเภทการเชื่อมต่อที่เปิดใช้งาน การทำให้การมีปฏิสัมพันธ์ที่ประสบความสำเร็จกับผู้ให้บริการผ่านซอฟต์แวร์การจัดการผลประโยชน์นั้นต้องใช้หลายขั้นตอน ได้แก่:

• การรวบรวมสำมะโนข้อมูลการใช้งานเบื้องต้น
• การตั้งค่าการรวมเริ่มต้นสำหรับการแลกเปลี่ยนข้อมูลอย่างต่อเนื่อง
• ประสานงานการโต้ตอบรายวันหรือรายสัปดาห์เพื่อให้แน่ใจว่าได้รับข้อมูลและนำไปใช้อย่างถูกต้อง
• ตรวจสอบการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
• สร้างความมั่นใจว่าข้อกำหนดของผู้ให้บริการสำหรับการลงทะเบียนนั้นเป็นไปตามกฎระเบียบ; และ
• ส่งเสริมความสัมพันธ์เชิงรุกกับผู้ให้บริการแต่ละรายเพื่อปรับปรุงความสัมพันธ์ของการแลกเปลี่ยนข้อมูล

การรู้ว่าใครรับผิดชอบงานแต่ละงานนั้นเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องเข้าใจการนำเสนอผลิตภัณฑ์อย่างเต็มที่ ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์แต่ละรายจะเสนอระดับการรวมที่แตกต่างกันในการจัดหางานบางอย่างให้กับทุกคนที่ระบุไว้ข้างต้น ฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรมองหาการทำงานร่วมกับผู้ขายที่แสดงให้เห็นถึงความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นและต่อเนื่องกับผู้ให้บริการที่ บริษัท เลือกไว้

ผู้ให้บริการจำนวนมากเปิดใช้งานการส่งไฟล์ ANSI 834 ทั่วไปซึ่งอาจหรืออาจไม่ได้รับการยอมรับจากผู้ให้บริการซึ่งปัจจัยที่มักได้รับอิทธิพลจากขนาดของกลุ่ม

ผู้จัดการควรมองหาผู้ให้บริการที่เสนอการถ่ายโอนที่สะอาดและผ่านการตรวจสอบแล้ว (เพื่อให้แน่ใจว่ามีคุณสมบัติเหมาะสมของการทำธุรกรรม) ซึ่งปรับแต่งตามความต้องการของผู้ให้บริการแต่ละราย พวกเขาควรมองหาผู้ให้บริการที่มีแผนก EDI (การแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์) โดยเฉพาะเพื่อโต้ตอบกับภาษาการถ่ายโอนเฉพาะของผู้ให้บริการ

การให้บริการลูกค้าในระดับใด

มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมสำหรับบริการหรือไม่? ฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรกำหนดระดับการเข้าถึงเพื่อให้ความช่วยเหลือที่มีให้และสิ่งที่ก่อให้เกิดการบริการลูกค้า - ความช่วยเหลือออนไลน์ผ่านฐานข้อมูลการแชทออนไลน์การสนับสนุนทางอีเมลการสนทนากับบุคคลที่ถ่ายทอดสดหรือการรวมกันของมัน ด้วยความอ่อนไหวของผลประโยชน์และข้อมูล HR อื่น ๆ ผู้จัดการควรคาดหวังการตอบคำถามภายใน 24 ชั่วโมงจากการติดต่อโดยตรงที่สามารถช่วยได้

ค่าใช้จ่ายของระบบเทคโนโลยีสารสนเทศและมันเกินประโยชน์หรือไม่

ฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรประเมินค่าใช้จ่ายที่สมบูรณ์ของระบบเทคโนโลยีสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคลรวมถึงค่าใช้จ่ายรายปีรายเดือนและค่าใช้จ่ายครั้งเดียวทั้งหมดพร้อมกับผลประโยชน์ที่มีให้ ระบบที่มีราคาแพงกว่าเล็กน้อยอาจจ่ายมากกว่าสำหรับความแตกต่างกับฟีเจอร์ที่ช่วยให้พนักงานเก็บรักษาบันทึกของตนเองและให้ความสะดวกสบายมากขึ้นประหยัดเวลาและความแม่นยำ ปัจจัยเหล่านี้ควรได้รับการพิจารณาและชั่งน้ำหนักในการเลือกระบบเทคโนโลยีสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคล

ความต้องการระบบสารสนเทศทรัพยากรบุคคลกำลังเพิ่มสูงขึ้น ด้วยเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลในการค้นหาตัวเลือกมากมายในระบบเทคโนโลยีสารสนเทศทรัพยากรบุคคลสิ่งสำคัญคือการวิเคราะห์และชั่งน้ำหนักตัวเลือกทั้งหมดที่มีอยู่

การเลือกระบบเทคโนโลยีสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคลควรถูกมองว่าเป็นการลงทุนที่จะเติบโตไปพร้อมกับแผนกและความต้องการของ บริษัท คำถามเหล่านี้จะนำคุณไปสู่ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคลที่เหมาะสมสำหรับ บริษัท ของคุณ