เคล็ดลับในการเพิ่มการประชุม บริษัท ของคุณ

คุณเป็นผู้วางแผนการประชุม บริษัท หรือแผนกประจำเดือนหรือประจำเดือนหรือไม่? พวกมันอาจเป็นอันตรายถึงตายได้หากคุณไม่ระวัง คุณรู้จักสว่าน กลุ่มหัวพูดคุยกันแถวขึ้นเพื่อให้ข้อมูล บริษัท คน ใช่มันเป็นเรื่องน่ายินดีสำหรับคุณที่จะจัดประชุมเป็นระยะ

พนักงานต้องการข้อมูลเพื่อให้สอดคล้องกับทิศทางเชิงกลยุทธ์ของ บริษัท พวกเขาต้องการทราบว่าเกิดอะไรขึ้นทั่วทั้ง บริษัท โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อข้อมูลสัมผัสกับงานหรือความสำเร็จโดยรวมของ บริษัท พวกเขามีความสนใจในสิ่งที่เกิดขึ้นในแผนกต่างๆอย่างจริงใจ

ดังนั้นพนักงานของคุณมีความสนใจ แต่ให้พวกเขาหยุดพักจากหัวพูดคุยและจุดไฟไม่รู้จักจบ การประชุมที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดจะดึงดูดความสนใจของพวกเขาด้วยคำถามและคำตอบที่กระตุ้นความคิดภาพและเสียงและการมีส่วนร่วม เคล็ดลับเหล่านี้จะนำคุณไปสู่ความสำเร็จ

สิ่งที่คุณต้องการสำหรับการประชุมที่ประสบความสำเร็จ

• ขาตั้งลำโพงหรือโต๊ะ
• ไมโครโฟน
• ระเบียบวาระการประชุม
• โสตทัศนูปกรณ์
• กล้องวิดีโอ
• ขาตั้ง
• อุปกรณ์เข้ารหัส
• เทคโนโลยีถ่ายทอดสด

10 เคล็ดลับสำหรับการประชุมที่ดีขึ้น

1. เริ่มการประชุมการนำเสนอและการฝึกอบรมของคุณด้วย icebreaker หรือกิจกรรมอุ่นเครื่อง ในการประชุมขนาดใหญ่หรือการประชุมสั้น ๆ เรือตัดน้ำแข็งอาจเป็นคำถามเดียวที่ทำให้ผู้คนคิดและพูดคุยกับเพื่อนบ้าน ยกตัวอย่างเช่นถามคำถามที่ทำให้คนยกมือขึ้น ความยาวของเครื่องบดน้ำแข็งขึ้นอยู่กับระยะเวลาการประชุมของคุณดังนั้นวางแผนอย่างชาญฉลาด
2. กระจายวิธีการนำเสนอของคุณ หากผู้พูดทุกคนพูดกับผู้ชมในรูปแบบการบรรยายแม้แต่หัวหน้าที่สนใจก็ผงกหัว ขอให้ผู้คนพูดเป็นกลุ่มเล็ก ๆ ใช้วัสดุภาพและเสียงเช่นวิดีโอสไลด์และงานนำเสนอและรูปภาพ PowerPoint หากคุณกำลังพูดถึงกระบวนการทาสีใหม่ให้พนักงานของคุณแสดงก่อนและหลังการทาสี ผ่านการสำรวจลูกค้าในเชิงบวกและบัตรแสดงความคิดเห็น

1. เชิญวิทยากรรับเชิญเพื่อการมีส่วนร่วมและความตื่นเต้นของผู้ชม ลูกค้าของคุณมีจำนวนมากที่จะพูดกับพนักงานของคุณเกี่ยวกับความต้องการและข้อกำหนดด้านคุณภาพ องค์กรลูกค้าหนึ่งแห่งที่เป็นพันธมิตรกับสมาคมการกุศลที่ไม่หวังผลกำไรมีวิทยากรรับเชิญจากองค์กรที่ได้รับเงินบริจาค วิทยากรจากองค์กรที่พนักงานของคุณให้การสนับสนุนทางการเงินคือวัตถุระเบิด
2. กระตุ้นคำถามเพื่อให้ได้บทสนทนาต่อไป ขอให้ผู้คนเขียนคำถามล่วงหน้าก่อนการประชุมและระหว่างการประชุม ให้เวลาสำหรับคำถามที่ส่งไปยังผู้พูดแต่ละคนในขณะที่คุณไป หากคุณไม่สามารถตอบคำถามได้ทันทีและอย่างถูกต้องบอกคนที่คุณจะได้รับกลับเมื่อพวกเขามีคำตอบที่ถูกต้อง หากคำถามเกินเวลาให้กำหนดเวลาการประชุมในหัวข้อ

1. กลยุทธ์การประชุมที่ประสบความสำเร็จ แต่สำคัญและประสบความสำเร็จคือการขอให้ผู้พูดพูดซ้ำทุกคำถามที่เขาหรือเธอถาม ผู้ถามคำถามจากนั้นรู้ว่าผู้พูดเข้าใจคำถาม คนอื่น ๆ ที่เข้าร่วมการประชุมสามารถได้ยินและทราบคำถามได้เช่นกันไม่ใช่เพียงแค่คาดเดาคำถาม - อาจไม่ถูกต้อง - จากคำตอบของผู้พูด
2. กำหนดเป้าหมายสำหรับการประชุมเป็นระยะ คุณไม่สามารถนำเสนอธุรกิจทุกด้านของ บริษัท ในการประชุมหนึ่งชั่วโมง ดังนั้นตัดสินใจเรื่องที่สำคัญทันเวลาและใช้เวลาในการประชุมกับพวกเขา คำนึงถึงผลประโยชน์ของผู้เข้าร่วมประชุมส่วนใหญ่ด้วย จำไว้ว่าคุณมีวิธีการอื่นในการสื่อสารข้อมูล บริษัท ที่มีโปรแกรมเช่น Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype for Business, Flowdock, อีเมลและ IM การสื่อสารข้อมูล บริษัท เชิงกลยุทธ์ทั้งหมดไม่จำเป็นต้องเกิดขึ้นในที่ประชุม

1. กำหนดวาระการประชุมของคุณอย่างระมัดระวัง ระบุความต้องการและผลประโยชน์ของผู้เข้าร่วมส่วนใหญ่ เริ่มต้นด้วยข่าวดีที่จะทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมรู้สึกดี
2. เปลี่ยนแปลงลำดับของผู้พูดในแต่ละเดือน คุณไม่ต้องการให้คนเบื่อกับความเหมือน แจกจ่ายรายการทางธุรกิจที่จำเป็นตลอดทั้งวาระเพื่อให้ผู้คนไม่ต้องปิดท้ายการประชุมหรือคิดว่ารายการสุดท้ายนั้นมีความสำคัญน้อยกว่า บทความใน "Wall Street Journal" เมื่อหลายปีก่อนระบุว่าผู้จัดการสหรัฐฯจะประหยัด 80 เปอร์เซ็นต์ของเวลาที่เสียไปในการประชุมหากทำสองสิ่งอย่างถูกต้อง สิ่งแรกคือการมีวาระการประชุมเสมอ ประการที่สองคือการเริ่มต้นในเวลาและสิ้นสุดในเวลา ฉันจะเพิ่มว่าคุณต้องให้เวลากับผู้บรรยายแต่ละคนเพื่อให้ครอบคลุมหัวข้อของพวกเขา ถือพวกเขาไว้ในเวลาที่กำหนด - อย่างดี

1. จัดระเบียบสภาพแวดล้อมทางกายภาพเพื่อให้ผู้คนใส่ใจเนื้อหาการประชุมไม่มีใครควรนั่งด้านหลังหรือด้านข้างลำโพงของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีที่นั่งสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนและหากจำเป็นต้องจดบันทึกพื้นผิวที่จะเขียนด้วย ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามองเห็นภาพและผู้คนได้ยิน คุณอาจต้องใช้ไมโครโฟน คุณสามารถส่งอุปกรณ์ประกอบฉากหรือตัวอย่างไปรอบ ๆ ห้องเพื่อรับชมได้ หากขนาดการประชุมของคุณใหญ่เกินไปสำหรับสภาพแวดล้อมทางกายภาพของห้องประชุมของคุณให้ใช้เทคโนโลยีเพื่อสตรีมการประชุมในหลายสถานที่ห้องประชุมเพิ่มเติม ในขณะที่คุณสามารถสตรีมการประชุมไปยังแล็ปท็อปของบุคคลได้อย่างชัดเจนสิ่งนี้จะส่งผลลบในทางบวกต่อการสร้างทีมที่เข้าร่วมกับพนักงานคนอื่น ๆ ในสถานที่ประชุมหลายแห่ง

1. อย่าประมาทพลังของอาหารในที่ประชุม อาหารผ่อนคลายบรรยากาศช่วยให้ผู้คนรู้สึกสะดวกสบายช่วยให้ผู้คนรักษาระดับพลังงานในเชิงบวกและสร้างความสนิทสนมกับทีม ให้แน่ใจว่าคุณตอบสนองความต้องการที่หลากหลายของกลุ่มของคุณด้วยอาหารที่คุณให้บริการ ยกตัวอย่างเช่นเสนอผลไม้และโยเกิร์ตเพิ่มเติมจากโดนัท เสนอฮ็อตมังสวิรัติและเพียว ๆ พร้อมกับแฟรงค์ประจำ