รู้วิธี, ทำไม, และเวลาที่จะบันทึกการทำงานของพนักงาน

ในโลกของทรัพยากรมนุษย์และการจ้างงานเอกสารเกี่ยวกับการทำงานของพนักงานสามารถสร้างหรือทำลายความสามารถของคุณในการมีระเบียบวินัยยุติหรือส่งเสริมการให้รางวัลและการรับรู้ของพนักงานอย่างเป็นธรรม

เอกสารเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับผู้จัดการและพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลเพราะคุณต้องใช้ความพยายามอย่างจริงจังในการบันทึกเหตุการณ์ทั้งหมดในประวัติการทำงานของพนักงานของคุณ - ทั้งในแง่บวกและแง่ลบเกี่ยวกับประสิทธิภาพ

นี่คือผู้จัดการทุกอย่างและพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลจำเป็นต้องจัดทำเอกสารการปฏิบัติงานของพนักงานอย่างรอบคอบ

ทำไมคุณควรบันทึกการทำงานของพนักงาน

• เอกสารแสดงหลักฐานว่าปัญหาการปฏิบัติงานถูกพูดคุยกับพนักงานในเวลาที่เหมาะสมและรัดกุม
• เอกสารเสนอประวัติของการปรับปรุงของพนักงานหรือความล้มเหลวในการปรับปรุงประสิทธิภาพเมื่อเวลาผ่านไป มันเป็นลำดับเหตุการณ์และคำอธิบายที่ถูกต้องเกี่ยวกับการกระทำของพนักงานการกระทำของผู้จัดการและเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น
• เอกสารแสดงหลักฐานที่สนับสนุนการตัดสินใจของฝ่ายบริหารในการดำเนินการที่ไม่เอื้ออำนวยเช่นวินัยหรือการเลิกจ้างกับพนักงาน
• เอกสารแสดงข้อพิสูจน์ว่าพนักงานสมควรได้รับการเลื่อนตำแหน่งหรือโอกาสที่เหนือกว่าพนักงานคนอื่น ๆ ที่มีสิทธิ์

• เอกสารอธิบายหลักฐานที่แสดงให้เห็นถึงการเพิ่มขึ้นของเงินเดือนการลดลงหรือสาเหตุที่พนักงานไม่ได้รับการขึ้นเงินเดือน
• ในกรณีที่มีการฟ้องร้องเอกสารที่ครบถ้วนและทั่วถึงจะช่วยปกป้องผลประโยชน์ของผู้ว่าจ้าง เอกสารประกอบสามารถรองรับการกระทำของฝ่ายบริหารในการยกเลิกพนักงานที่ไม่ประสบความสำเร็จ นอกจากนี้ยังสามารถพิสูจน์ได้ว่าพนักงานถูกยกเลิกด้วยเหตุผลที่ถูกกฎหมายเมื่อเทียบกับคนอื่น ๆ เช่นการเลือกปฏิบัติที่ผิดกฎหมาย

เอกสารอะไร

ผู้จัดการต้องจัดทำเอกสารประสิทธิภาพของพนักงานทั้งการมีส่วนร่วมในเชิงบวกและความล้มเหลวด้านประสิทธิภาพ พวกเขาจำเป็นต้องจัดทำเอกสารสิ่งที่พนักงานทำและพูดและสิ่งที่ผู้จัดการทำและตอบในระหว่างการประชุมหรือการสนทนา

คุณต้องจัดทำเอกสารข้อตกลงใด ๆ ที่เกิดขึ้นในระหว่างการสนทนาชุดเป้าหมายการปรับปรุงที่จำเป็นและที่คาดหวังและระยะเวลาสำหรับการปรับปรุง เอกสารควรมีภาระผูกพันที่ผู้จัดการทำขึ้นเพื่อช่วยเหลือพนักงาน

วิธีการจัดทำเอกสาร

ควรเขียนเอกสารในระหว่างหรือหลังการประชุมหรือการสนทนากับพนักงานทันที คุณไม่ควรพลาดที่จะเขียนบทสนทนาในวันที่มันเกิดขึ้นจริง การรอจนกระทั่งต่อมาจะมีผลกับคุณภาพของเอกสารเพราะขึ้นอยู่กับหน่วยความจำ

หนึ่งในสิ่งที่ผู้จัดการทำผิดพลาดที่สุดคือการเชื่อว่าพวกเขาสามารถสร้างประวัติการให้คำปรึกษาแก่พนักงานได้ตามต้องการ ไม่มีบุคคล HR คนใดที่มีประสบการณ์เกี่ยวกับเอกสารที่เหมาะสมทันเวลาถูกหลอกโดยบันทึกที่สร้างขึ้นใหม่ ผู้จัดการที่สร้างขึ้นใหม่จากหน่วยความจำจะนำความเสี่ยงที่ไม่จำเป็นและไม่สามารถยอมรับได้มาสู่ บริษัท ของพวกเขาเพราะประวัติศาสตร์ที่สร้างขึ้นมาจะไม่เกิดขึ้นในคดีความ

คุณต้องการเอกสารของคุณเพื่อให้ดูเป็นมืออาชีพเรียบร้อยและเป็นระเบียบ เขียนเอกสารราวกับว่าคุณกำลังพูดถึงประวัติบุคคลที่สาม คุณไม่มีทางรู้ว่าใครอาจอ่านเอกสารของคุณในวันเดียวดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารดังกล่าวสะท้อนถึงความเป็นมืออาชีพของคุณ (ด้านหลังของผ้าเช็ดปากค็อกเทลซองจดหมายหรือกระดาษโน้ตไม่มีคุณสมบัติเป็นเอกสารประกอบอาชีพ)

เอกสารของคุณควรไปที่ผู้จัดการคนใหม่ของพนักงานหากพนักงานได้งานใหม่หรือคุณทำในองค์กรของคุณ สำหรับหน่วยความจำของคุณและเพื่อแจ้งผู้จัดการคนใหม่ของพนักงานคุณต้องใส่ชื่อและชื่อพนักงานชื่อและชื่อและวันที่เต็มในเอกสารแต่ละฉบับ

เขียนเอกสารที่เป็นจริงยุติธรรมถูกกฎหมายมีวัตถุประสงค์สมบูรณ์และสอดคล้องกัน หลีกเลี่ยงความคิดเห็น (ไมค์เลอะเทอะอลิซขี้เกียจทอมโกหกฉัน) การเรียกชื่อการแก้ไข (จอห์นเป็นคนกระตุกมาร์คมีปัญหาเรื่องทัศนคติ) และการติดฉลาก (แมรี่ไม่รับผิดชอบจอร์จไม่ใช่ทีม ผู้เล่น.)

หลีกเลี่ยงการพยายามตีความพฤติกรรมของพนักงานด้วย (Marsha ต้องไม่ชอบงานนี้ Paula ดูเหมือนจะอยู่ในหัวของเธอ) ลดการใช้คำอธิบายเช่นคำคุณศัพท์และคำวิเศษณ์ให้น้อยที่สุด (อย่างช้าๆลื่น ๆ ไม่มีความสุขอารมณ์หงุดหงิด) ระบุพฤติกรรมและการกระทำของพนักงานโดยเฉพาะไม่ใช่ความคิดเห็นหรือการตีความของคุณ

ในเอกสารประกอบสิ่งที่จำเป็นคือบันทึกการสนทนาที่ถูกต้อง ติดข้อเท็จจริงและจดเพียงสิ่งที่คุณพูดและสิ่งที่พนักงานพูด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารของคุณไม่คลุมเครือและทำให้ข้อเท็จจริงตรง (ในสถานการณ์ทางกฎหมายที่อาจเกิดขึ้นข้อผิดพลาดในเหตุการณ์เอกสารใด ๆ ทำให้เอกสารต้องสงสัยทั้งหมด)

ขั้นสุดท้ายจัดทำเอกสารข้อตกลงข้อผูกพันระยะเวลาการปรับปรุงที่จำเป็นจุดเช็คอินและรายละเอียดอื่น ๆ ที่อาจหลุดจากหน่วยความจำ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้กำหนดวันที่และเวลาสำหรับวันครบกำหนดและวันครบกำหนดเพื่อไม่ให้เกิดความเข้าใจผิด

ทราบนโยบายเอกสารของแผนกทรัพยากรบุคคลของคุณซึ่งจะบอกให้คุณทราบว่าเอกสารใดที่จำเป็นต้องมีการจัดวางในไฟล์บุคลากรของพนักงานเอกสารใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการลงโทษทางวินัย

ไปที่เอกสารและร้านค้า

เนื่องจากเอกสารเกี่ยวกับพนักงานเป็นความลับและเป็นส่วนตัวของพนักงานคุณต้องดูแลว่าเอกสารใด ๆ ยังคงเป็นความลับต่อผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลและอาจเป็นผู้จัดการคนต่อไปของพนักงาน ดังนั้นจึงไม่แนะนำให้วางเอกสารลงในไดรฟ์คอมพิวเตอร์ที่ใช้ร่วมกัน เอกสารที่เขียนด้วยลายมือและเอกสารของผู้จัดการที่พิมพ์ออกมานั้นดีที่สุดในที่เก็บที่ถูกล็อค

หากคุณปฏิบัติตามแนวทางเหล่านี้เมื่อคุณไปที่แผนกทรัพยากรบุคคลเพื่อขอความช่วยเหลือในการลงโทษทางวินัยยกเลิกหรือโอนย้ายพนักงานไปยังงานที่มีศักยภาพเหมาะสมกว่าฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะช่วยคุณแก้ปัญหาหรือปรับปรุงสถานการณ์ เมื่อฝ่ายทรัพยากรบุคคลบอกให้คุณทำเอกสารเอกสารเอกสารหรือพวกเขาไม่สามารถช่วยเหลือคุณได้ คุณจะได้ครอบคลุมฐานทั้งหมดของคุณ

Disclaimer: โปรดทราบว่าข้อมูลที่ให้ในขณะที่มีสิทธิ์ไม่รับประกันความถูกต้องและถูกกฎหมาย เว็บไซต์นี้ถูกอ่านโดยผู้ชมทั่วโลกและกฎหมายและข้อบังคับการจ้างงานแตกต่างกันไปในแต่ละรัฐและแต่ละประเทศ โปรดขอความช่วยเหลือทางกฎหมายหรือความช่วยเหลือจากแหล่งข้อมูลของรัฐรัฐบาลกลางหรือรัฐบาลระหว่างประเทศเพื่อให้แน่ใจว่าการตีความและการตัดสินใจทางกฎหมายของคุณนั้นถูกต้องสำหรับที่ตั้งของคุณ ข้อมูลนี้มีไว้สำหรับแนวทางความคิดและความช่วยเหลือ