วิธีเขียนจดหมายธุรกิจ

คุณจำเป็นต้องเขียนจดหมายธุรกิจหรือไม่? ไม่แน่ใจเกี่ยวกับรูปแบบที่ดีที่สุดที่จะใช้หรือสิ่งที่จะรวมไว้ในจดหมายของคุณ? เป็นสิ่งสำคัญที่จดหมายธุรกิจทั้งหมดที่คุณเขียนมีรูปแบบที่เหมาะสมและมีความเป็นมืออาชีพ

เมื่อคุณเขียนถึงผู้ที่คาดหวังเพื่อนร่วมงานมืออาชีพและความสัมพันธ์ทางธุรกิจเค้าโครงของจดหมายของคุณมีความสำคัญพอ ๆ กับสิ่งที่คุณเขียน

หากรูปแบบตัวอักษรไม่ถูกต้องไม่มีพื้นที่ว่างเพียงพอระหว่างย่อหน้าและใช้รูปแบบตัวอักษรที่ไม่ใช่แบบดั้งเดิมหรือขนาดก็อาจสะท้อนถึงคุณไม่ดี

แนวทางการเขียนจดหมายธุรกิจ

นี่คือแนวทางในการเขียนจดหมายธุรกิจดังนั้นการติดต่อของคุณทั้งหมดจึงทำให้เกิดความประทับใจที่สุด

อัตรากำไรขั้นต้น

ระยะขอบของจดหมายธุรกิจควรจะอยู่ประมาณ 1 "ซึ่งจะทำให้รูปลักษณ์ของจดหมายมืออาชีพของคุณกระจัดกระจายคุณควรจัดแนวข้อความของคุณไปทางซ้ายนี่คือวิธีการจัดเรียงเอกสารส่วนใหญ่ดังนั้นมันจะทำให้จดหมายของคุณอ่านได้

การเว้นวรรคตัวอักษร

การเว้นพื้นที่ในจดหมายของคุณจะสร้างรูปลักษณ์ที่ชัดเจนกระจ่างและอ่านง่ายที่ผู้อ่านจะประทับใจ จดหมายของคุณควรอยู่ในรูปแบบบล็อก: จดหมายทั้งหมดควรจัดชิดซ้ายและเว้นวรรคเดียวยกเว้นเว้นวรรคสองย่อหน้า

ขนาดตัวอักษร

ขนาดแบบอักษรดั้งเดิมสำหรับจดหมายมืออาชีพคือ 12 แบบอักษรควรเป็น Times New Roman หรือ Arial อย่างไรก็ตามหากคุณใช้หัวจดหมายหัวจดหมายอาจมีขนาดและรูปแบบตัวอักษรที่แตกต่างกัน

รูปแบบตัวอักษร

ไม่จำเป็นต้องใช้สไตล์ที่แตกต่างภายในจดหมายระดับมืออาชีพ ใช้แบบอักษรที่เหมือนกัน (แบบอักษรที่พิมพ์หนังสือเช่น Times New Roman หรือ Arial) และหลีกเลี่ยงการขีดเส้นใต้ตัวเอียงหรือตัวหนา อย่างไรก็ตามหากคุณใช้หัวจดหมายหัวจดหมายอาจอยู่ในรูปแบบตัวอักษรที่แตกต่างกัน

ข้อความตัวอักษร

ข้อความธุรกิจควรจะสะอาดและสามารถอ่านได้ หลีกเลี่ยงการเขียนจดหมายของคุณในบล็อกข้อความขนาดใหญ่หนึ่งบล็อก แบ่งข้อความของคุณเป็นย่อหน้าสั้น ๆ ย่อหน้าเหล่านี้ควรจัดชิดซ้าย ทำให้อ่านง่ายขึ้น เมื่อคุณกรอกจดหมายเสร็จแล้วให้ขอให้คนอื่นอ่านเพื่อคุณ ให้พวกเขามองจดหมายสั้น ๆ มีข้อความในหน้ามากเกินไปหรือไม่ มันง่ายที่จะเห็นย่อหน้าที่แตกต่างกันอย่างไร

ข้อมูลติดต่อ

ส่วนแรกของจดหมายของคุณควรรวมถึงข้อมูลการติดต่อและข้อมูลการติดต่อของบุคคลที่คุณเขียนด้วย รวมถึงวันที่คุณเขียนที่ด้านบนของจดหมายของคุณ

จดหมายทักทาย

หากคุณไม่รู้จักผู้อ่านเป็นอย่างดีและมักจะกล่าวถึงพวกเขาด้วยชื่อแรกของพวกเขาคุณควรรวมชื่อบุคคลและชื่อเต็มของบุคคลนั้นไว้ในคำทักทาย (เช่น "Dear Mr. James Franklin") หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับชื่อของผู้อ่านให้ใส่ชื่อของเขาหรือเธอ (เช่น "ผู้บริหารที่รักการตลาด") หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับเพศของผู้อ่านเพียงระบุชื่อเต็มของพวกเขาและหลีกเลี่ยงชื่อส่วนตัว (เช่น "Dear Jamie Smith") หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับเพศชื่อและชื่อของผู้อ่านเพียงเขียน "ถึงผู้ที่เกี่ยวข้อง เว้นช่องว่างหนึ่งบรรทัดหลังคำทักทาย

ย่อหน้าตัวอักษร

ย่อหน้ามืออาชีพควรมีความกระชับ ย่อหน้าแรกอาจรวมถึงการเปิดมิตรภาพสั้น ๆ และคำอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับเหตุผลของการเขียน ย่อหน้าที่สอง (และย่อหน้าที่ตามมา) ควรขยายออกไปตามเหตุผลของคุณในการเขียน ย่อหน้าสุดท้ายควรย้ำเหตุผลของคุณสำหรับการเขียนและถ้ามีให้ระบุแผนปฏิบัติการของคุณ (หรือขอให้ผู้อ่านดำเนินการบางประเภท)

ปิด

เมื่อคุณเขียนจดหมายธุรกิจหรือข้อความอีเมลสิ่งสำคัญคือการปิดจดหมายของคุณอย่างมืออาชีพดังนั้นจดหมายของคุณจึงครบถ้วนเป็นมืออาชีพ

ลายเซ็น

เมื่อคุณส่งจดหมายที่เป็นกระดาษให้เขียนตัวอักษรด้วยลายมือของคุณตามด้วยชื่อที่คุณพิมพ์ หากนี่คืออีเมลเพียงใส่ชื่อที่คุณพิมพ์

สุดท้ายอย่าลืมตรวจการสะกดและอ่านจดหมายของคุณก่อนที่จะส่ง ขอให้สมาชิกในครอบครัวเพื่อนหรือเพื่อนร่วมงานทำการตรวจทานให้คุณอีกครั้ง เป็นเรื่องที่ดีสำหรับคู่หูคู่อื่นที่จะดูเพราะมันยากที่จะจับความผิดพลาดของเราเอง

รูปแบบจดหมายธุรกิจ

ตรวจสอบจดหมายธุรกิจที่จัดรูปแบบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่จะรวมในแต่ละส่วนของจดหมายของคุณ

ตัวอย่างจดหมายธุรกิจ

ชื่อนามสกุล

ที่อยู่ของคุณ

เมืองรหัสไปรษณีย์ของคุณ

หมายเลขโทรศัพท์ของคุณ

อีเมลของคุณ

วันที่

ชื่อผู้ติดต่อ

หัวข้อ

ชื่อ บริษัท

ที่อยู่

เมืองรหัสไปรษณีย์ของรัฐ

เรียนคุณนาย นามสกุล:

ฉันขอเชิญคุณเข้าร่วมงานเครือข่ายที่เราจัดขึ้นสำหรับนักศึกษาระดับบัณฑิตศึกษาด้านวิทยาศาสตร์คอมพิวเตอร์ของเราที่มหาวิทยาลัยเฮเซลวูด เรามุ่งเน้นไปที่ บริษัท ไอทีและเราคิดว่า บริษัท ของคุณจะเหมาะสมอย่างสมบูรณ์แบบ มันเข้าร่วมอยู่เสมอและเป็นวิธีที่ดีในการเติมตำแหน่งใด ๆ ที่คุณเปิด

งานนี้จัดขึ้นในวันที่ 30 เมษายนตั้งแต่เวลา 13.00 น. - 17.00 น. ที่ศูนย์นักศึกษาฮอลแลนด์ฮอลล์ หากคุณสนใจโปรดแจ้งให้เราทราบและฉันสามารถจองสถานที่ให้คุณหรือผู้จัดการการจ้างงานของคุณ อย่าลังเลที่จะส่งอีเมลไปที่ [email protected] หรือโทรหาฉันที่ 555-555-5555 หากคุณมีข้อสงสัยหรือต้องการข้อมูลเพิ่มเติม

ขอบคุณ.

ลายมือเขียนด้วยลายมือ (สำหรับจดหมายคัดลอกยาก)

ชื่อที่คุณพิมพ์

ตัวอย่างเพิ่มเติม

ตรวจสอบตัวอย่างจดหมายธุรกิจสำหรับจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับมืออาชีพและการจ้างงานที่หลากหลายรวมถึงตัวอย่างจดหมายและแม่แบบข้อความอีเมลและแม่แบบ