ประวัติพนักงานนายจ้างควรรักษาไว้

ต้องการที่จะรู้ว่าสิ่งที่พนักงานบันทึกไว้เพื่อรักษาในฐานะนายจ้าง? นายจ้างเก็บรักษาไฟล์บันทึกของพนักงานสี่ไฟล์สำหรับพนักงานแต่ละคน นอกจากนี้นายจ้างยังเก็บรักษาไฟล์บันทึกพนักงานอื่น ๆ สำหรับพนักงานทุกคน

ไฟล์บุคลากรของบันทึกพนักงาน

มีการเก็บรักษาไฟล์บุคลากรสำหรับพนักงานแต่ละคน ไฟล์บุคลากรเหล่านี้มีเอกสารที่เป็นความลับและได้รับการจัดการและดูแลโดยเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ ไฟล์บุคลากรเป็นบันทึกของพนักงานหลักที่นายจ้างใช้พนักงานและผู้จัดการของพนักงานในบาง บริษัท

ในอื่น ๆ - และนี่คือแนวทางที่แนะนำ - การเข้าถึงไฟล์บุคลากรของพนักงานนั้น จำกัด เฉพาะ HR และพนักงานที่อยู่ภายใต้การดูแล

เอกสารทั่วไปในไฟล์บุคลากรรวมถึงใบสมัครงาน, แบบฟอร์มการติดต่อฉุกเฉินในครอบครัว, เอกสารการลงโทษทางวินัย, ประวัติ, ประวัติพนักงาน, คู่มือพนักงานลงชื่อพนักงานออก, นายจ้างจะลงนามในแผ่นงาน, การประเมินเป็นระยะ, การประเมินผลงานหรือประสิทธิภาพ แผนการพัฒนาใบรับรองการฝึกอบรมและหลักฐานการเข้าร่วมและข้อมูลการติดต่อส่วนบุคคลที่เป็นปัจจุบันเกี่ยวกับพนักงานแต่ละคน

ไม่ใช่ไฟล์บุคลากรทั้งหมดที่มีเอกสารเดียวกัน แต่ไฟล์บุคลากรแต่ละคนมีเอกสารบางอย่างที่เหมือนกัน เอกสารการปฏิบัติงานของพนักงานไม่ได้อยู่ในไฟล์บุคลากรนอกจากจะรับประกันการลงโทษทางวินัยรางวัลหรือเครื่องหมายอื่น ๆ ของความสำเร็จที่โดดเด่น บันทึกการปฏิบัติงานประจำวันดังกล่าวอยู่ในไฟล์ที่ผู้จัดการคอยติดตามประสิทธิภาพเป้าหมายและการมีส่วนร่วมของพนักงาน

ไฟล์เงินเดือนของบันทึกพนักงาน

ไฟล์เงินเดือนยังเก็บรักษาบันทึกพนักงาน ไฟล์เงินเดือนประกอบด้วยประวัติงานของพนักงานแผนกการเปลี่ยนแปลงค่าตอบแทนการตกแต่งเงินให้กู้ยืมและข้อมูลอื่น ๆ ที่จำเป็นต่อการจ่ายพนักงานและเก็บสำเนาประวัติค่าตอบแทนของพนักงาน

ไฟล์เงินเดือนจะมีประวัติของแบบฟอร์มของรัฐบาลเช่น W-2, W-4 และเอกสารประกันสังคมหัก ณ ที่จ่ายที่กรอกโดยพนักงาน ไฟล์จะมีข้อมูลผลประโยชน์ของพนักงานและได้รับอนุญาตให้ถอนการชำระเงินจาก paycheck ของพนักงาน

แฟ้มทางการแพทย์ของระเบียนพนักงาน

นอกจากนี้นายจ้างยังเก็บรักษาเอกสารทางการแพทย์ของพนักงานไว้ด้วย บันทึกของพนักงานในไฟล์ทางการแพทย์ไม่สามารถใช้ได้กับทุกคนยกเว้นพนักงานที่ได้รับมอบหมายจากฝ่ายทรัพยากรบุคคลและพนักงานที่เก็บบันทึกไว้ในไฟล์ ไฟล์การแพทย์ประกอบด้วยบันทึกของแพทย์เอกสารการสมัคร FMLA ข้อมูลการทดสอบยาข้อมูลทางกายภาพที่จำเป็นและเอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับสุขภาพทางการแพทย์ของพนักงานหรือสมาชิกในครอบครัว

ไฟล์แพทย์เนื่องจากการรักษาความลับของบันทึกพนักงานได้รับการจัดเก็บที่ปลอดภัยและการรักษาความลับระดับสูงสุด ขอแนะนำว่าควรเก็บไฟล์ทางการแพทย์ไว้ในลิ้นชักเก็บไฟล์ที่ล็อคไว้ซึ่งถูกล็อกไว้ในห้องที่พนักงานคนอื่น ๆ ที่ไม่ใช่พนักงานที่ได้รับการแต่งตั้งจาก HR ไม่สามารถเข้าถึงได้

ไฟล์ I-9 ของประวัติพนักงาน

ระเบียนพนักงานของ I-9 เฮ้าส์ไฟล์ที่เก็บรักษาไว้สำหรับพนักงานทั้งหมดในไฟล์เดียวที่แยกจากเรคคอร์ดพนักงานอื่น นายจ้างเก็บบันทึกของพนักงานนี้แยกต่างหากจากบันทึกของพนักงานคนอื่นเพื่อรักษาความลับของพนักงานจากเจ้าหน้าที่ของรัฐและหน่วยงานอื่น ๆ ที่ได้รับอนุญาตให้ทบทวน I-9 ของพนักงาน

การเก็บ I-9 ไว้ในตำแหน่งที่แยกต่างหากจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าหากคุณได้รับการคัดเลือกสำหรับการตรวจสอบไฟล์ของรัฐบาลกลาง I-9 พนักงานของรัฐจะไม่สามารถเข้าถึงบันทึกอื่น ๆ เกี่ยวกับพนักงานหรือการจ้างงานของเธอกับองค์กรของคุณ แบบฟอร์ม I-9 การตรวจสอบเหล่านี้เพิ่มขึ้นทุกปีเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณกรอกแบบฟอร์ม I-9 อย่างถูกต้องหรือคุณอาจถูกปรับและอาจต้องติดคุก

การเข้าถึงบันทึกของพนักงานโดยพนักงาน

พนักงานอาจดูบันทึกพนักงานโดยติดต่อกับเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลในช่วงเวลาทำการปกติ พนักงานไม่สามารถแก้ไขหรือลบเอกสารใด ๆ ในบันทึกของเขาหรือเธอที่ต้องดูต่อหน้าเจ้าหน้าที่ทรัพยากรบุคคล

คุณต้องมีพนักงานของพนักงานบันทึกนโยบายการดูในคู่มือพนักงานของคุณและปฏิบัติตามอย่างไม่เลือกปฏิบัติตามการร้องขอของพนักงานเพื่อดูไฟล์ของพวกเขา

หากพนักงานส่งคำขอเป็นลายลักษณ์อักษรสำหรับสำเนาบันทึกพนักงานหลังจากที่ออกจากงานคุณต้องส่งสำเนาให้

ในบางครั้งคุณจะพบพนักงานที่สงสัยเกี่ยวกับประเภทของบันทึกข้อมูลพนักงานที่แผนกทรัพยากรบุคคลเก็บรักษาไว้ เหล่านี้เป็นพนักงานที่มักจะขอสำเนาไฟล์ของพนักงาน อีกครั้งโดยไม่มีการเลือกปฏิบัติให้ทำสำเนาไฟล์และส่ง (คุณอาจได้รับข้อเสนอแนะว่าพนักงานรู้สึกประหลาดใจโดยเก็บรักษาเอกสาร HR ไว้เล็กน้อย)

ในบางเขตอำนาจศาลมีกฎหมายที่จะเรียกเก็บเงินจากพนักงานสำหรับค่าใช้จ่ายในการทำซ้ำและการส่งไฟล์