รายชื่อทักษะและตัวอย่างเสมียน

งานเสมียนช่วยให้สำนักงานทำงานได้อย่างราบรื่น มันเกี่ยวข้องกับงานบริหารประจำวันของสำนักงานเช่นการตอบรับโทรศัพท์การกำหนดตารางนัดหมายส่งแฟกซ์และยื่นเอกสาร

ทักษะการบริหาร / ธุรการมีประโยชน์สำหรับเกือบทุกคนที่ทำงานในสำนักงาน พนักงานส่วนใหญ่ต้องทำงานธุรการอย่างน้อยที่สุดดังนั้นทักษะเหล่านี้จึงมีประโยชน์ไม่ว่าตำแหน่งงานอย่างเป็นทางการของคุณคืออะไร เสมียนสำนักงานและเลขานุการจำเป็นต้องมีทักษะด้านเสมียนที่แข็งแกร่งเป็นพิเศษ พนักงานในตำแหน่งเหล่านี้ปฏิบัติงานประจำวันส่วนใหญ่ของสำนักงาน

ประเภทของงานเสมียน

ในขณะที่บางคนใช้ตำแหน่งงานเหล่านี้สลับกันได้เสมียนสำนักงานและเลขานุการต่างจากผู้ช่วยฝ่ายบริหาร ผู้ช่วยฝ่ายบริหารมักจะต้องการวุฒิการศึกษาระดับวิทยาลัยและได้รับความรับผิดชอบมากขึ้นรวมถึงโครงการหัวหอกและบางครั้งก็จัดการทีม

ในทางตรงกันข้ามเสมียนและเลขานุการมักไม่ต้องการการศึกษาที่ครอบคลุมเกินกว่าระดับมัธยม (แม้ว่าจะมีโปรแกรมการศึกษาระดับสูงที่มุ่งเน้นไปที่งานเสมียนและงานเลขานุการ) พวกเขาจัดการการดำเนินงานประจำวันของสำนักงาน แต่โดยทั่วไปไม่มีความรับผิดชอบในการบริหารจัดการ

เสมียนและเลขานุการทำงานในหลากหลายอุตสาหกรรมรวมถึงการเงินธุรกิจยารัฐบาลกฎหมายและอื่น ๆบางตำแหน่งเหล่านี้ต้องการทักษะเฉพาะ อย่างไรก็ตามมีทักษะพื้นฐานที่จำเป็นสำหรับตำแหน่งผู้ช่วยธุรการและธุรการเกือบทุกตำแหน่ง

อ่านด้านล่างเพื่อดูรายการทักษะด้านเสมียนที่นายจ้างมองหาผู้สมัครงาน สิ่งที่รวมอยู่ในนั้นคือรายการที่มีรายละเอียดของทักษะการบริหารที่สำคัญที่สุดห้าประการรวมถึงรายการเสริมของทักษะการบริหารที่เกี่ยวข้อง

วิธีใช้รายการทักษะ

คุณสามารถใช้รายการทักษะเหล่านี้ตลอดกระบวนการค้นหางานของคุณ จำเป็นต้องใช้คำศัพท์เหล่านี้หลายคำตลอดเรซูเม่ของคุณ นายจ้างใช้ระบบติดตามผู้สมัครมากขึ้นเพื่อจัดอันดับและ "คะแนน" เรซูเม่ที่พวกเขาได้รับ ระบบเหล่านี้ถูกตั้งโปรแกรมให้ค้นหาคำหลักที่เฉพาะเจาะจงดังนั้นประวัติย่อที่รวมไว้จึงมีแนวโน้มที่จะได้รับการคัดเลือกเพื่อการตรวจสอบเพิ่มเติมโดยว่าจ้างผู้จัดการในระหว่างการพิจารณารอบที่สอง

ประการที่สองคุณสามารถใช้คำหลักเหล่านี้ในจดหมายปะหน้าของคุณ ในร่างกายของจดหมายของคุณพยายามพูดถึงทักษะหนึ่งหรือสองอย่างและให้ตัวอย่างเฉพาะเวลาที่คุณแสดงให้เห็นในที่ทำงาน

สุดท้ายคุณสามารถใช้คำทักษะเหล่านี้ในการสัมภาษณ์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีตัวอย่างอย่างน้อยหนึ่งครั้งสำหรับการสาธิตทักษะห้าอันดับแรกที่ระบุไว้ที่นี่

แน่นอนว่าแต่ละงานจะต้องใช้ทักษะและประสบการณ์ที่แตกต่างกันดังนั้นให้แน่ใจว่าคุณอ่านรายละเอียดของงานอย่างรอบคอบและมุ่งเน้นไปที่ทักษะที่ระบุไว้โดยนายจ้าง

นอกจากนี้ให้ตรวจสอบรายการทักษะอื่น ๆ ของเราที่ระบุไว้ตามงานและตามประเภททักษะ

ทักษะด้านเสมียน

ใส่ใจในรายละเอียด

งานธุรการเกี่ยวข้องกับการใส่ใจรายละเอียดสำนักงานทุกวันสิ่งที่คนอื่นอาจมองข้ามเช่นการตอบและการติดตามอีเมลการติดตามการนัดหมายและอื่น ๆ เสมียนหรือเลขานุการจะต้องสามารถให้ความสำคัญกับรายละเอียดเหล่านี้และไม่ปล่อยให้สิ่งใดผ่านไปในรอยแตก

• วิเคราะห์
• จัดเตรียมการเดินทาง
• จัดลำดับความสำคัญ
• การแก้ปัญหา
• เหตุผล
• บันทึกการรักษา
• จัดตารางการนัดหมาย
• การพิมพ์

การสื่อสาร

พนักงานธุรการจำเป็นต้องมีทักษะการเขียนและการสื่อสารที่ดี โดยทั่วไปแล้วพวกเขาจะรับโทรศัพท์เขียนบันทึกช่วยจำส่งอีเมลและทักทายลูกค้าและลูกค้า

ดังนั้นพวกเขาจะต้องสามารถพูดและเขียนได้อย่างชัดเจนและมีประสิทธิภาพ พวกเขาจำเป็นต้องถ่ายทอดข้อมูลในวิธีที่ง่ายต่อการเข้าใจ

• ตอบรับโทรศัพท์
• การสื่อสาร
• จดหมาย
• บริการลูกค้า
• อีเมล์
• รับส่งโทรสาร
• แผนกต้อนรับส่วนหน้า
• ทักษะทางด้านภาษา
• การฟัง
• การสื่อสารด้วยวาจา
• การพิสูจน์อักษร
• การเขียน

ทักษะทางคอมพิวเตอร์

ในยุคสมัยนี้ทักษะคอมพิวเตอร์มีความสำคัญอย่างยิ่งต่องานธุรการ เสมียนและเลขานุการต้องเป็นพนักงานพิมพ์ดีดที่รวดเร็วและแม่นยำ โดยทั่วไปจะต้องป้อนข้อมูลบางอย่างดังนั้นจึงควรคุ้นเคยกับ Excel และซอฟต์แวร์ป้อนข้อมูลอื่น ๆ ควรคุ้นเคยกับซอฟต์แวร์ Microsoft Office อื่น ๆ เช่น Word และ PowerPoint ทักษะคอมพิวเตอร์เพิ่มเติมใด ๆ เช่นความสามารถในการออกแบบหรือแก้ไขหน้าเว็บจะถือว่าเป็นข้อดีอย่างมาก

• การป้อนข้อมูล
• การจัดการข้อมูล
• ความคล่องแคล่วของฐานข้อมูล
• การเผยแพร่บนเดสก์ท็อป
• Microsoft Office
• เครื่องใช้สำนักงาน
• การประมวลผลคำ

การคิดคำนวณ

งานธุรการจำนวนมากเกี่ยวข้องกับการคำนวณ พนักงานบางคนมีหน้าที่ดูแลการทำบัญชีและ / หรือบัญชี บริษัท มันต้องใช้ทักษะการคำนวณ ความสามารถในการคำนวณผลรวมอย่างรวดเร็วคือคุณภาพเชิงบวกในเสมียนหรือเลขานุการ

• การบัญชี
• ความถูกต้อง
• การเรียกเก็บเงิน
• วิชาการทำบัญชี
• การจัดทำงบประมาณ
• ค่าใช้จ่าย
• Spreadsheets
• เทคโนโลยี

องค์กร

ต้องจัดระเบียบเสมียนและเลขานุการ พวกเขาดูแลการทำงานของสำนักงานให้ราบรื่น มันเกี่ยวข้องกับการติดตามตารางของนายจ้างตอบอีเมลและโทรศัพท์และการบำรุงรักษาไฟล์ ทั้งหมดนี้ต้องใช้ทักษะขององค์กรเป็นจำนวนมาก

• การตัดสินใจ
• ส่งจดหมาย
• ที่มีประสิทธิภาพ
• ยื่น
• การจัดการ
• มัลติทาสกิ้ง
• การควบคุม
• ถ่ายเอกสารและเรียงหน้า
• การวางแผน
• การเรียงลำดับ
• การจัดการเวลา

ทักษะอ่อนนุ่ม

นอกเหนือจากทักษะด้านเสมียนห้าอันดับแรกแล้วพนักงานออฟฟิศที่ดีที่สุดยังมีทักษะที่นุ่มนวลซึ่งมักจะมีลักษณะบุคลิกภาพแบบธรรมชาติมากกว่าที่จะเรียนรู้ความสามารถ เหล่านี้รวมถึงทักษะด้านมนุษยสัมพันธ์ที่แข็งแกร่งการทำงานเป็นทีมความยืดหยุ่นความน่าเชื่อถือความคิดสร้างสรรค์การปรับตัวและความคิดสร้างสรรค์ พวกเขามีลักษณะที่สำคัญสำหรับผู้จัดการสำนักงานพนักงานต้อนรับผู้ช่วยส่วนตัวผู้ช่วยสำนักงานและผู้ช่วยผู้บริหาร