โครงสร้างการกำกับดูแลโครงการ

คุณรู้หรือไม่ว่าการกำกับดูแลโครงการคืออะไรและมีลักษณะอย่างไร หรือจะทำอย่างไรถ้าคุณทำงานในสภาพแวดล้อมที่ไม่มีอยู่? มาเริ่มด้วยคำนิยามกันเถอะ

การกำกับดูแลโครงการ: คำจำกัดความ

'การกำกับดูแล' ในข้อกำหนดการจัดการโครงการหมายถึงนโยบายกระบวนการมาตรฐานขั้นตอนและแนวทางที่กำหนดวิธีการนำโครงการดำเนินงานและควบคุมโดยองค์กรของคุณ

การกำกับดูแลอาจครอบคลุมและ 'หนัก' กับระบบราชการจำนวนมากหรือร่างและ 'แสง' (ในกรณีนี้อาจไม่มีประสิทธิภาพ) ผู้จัดการควรมุ่งมั่นในระดับที่ถูกต้องของการกำกับดูแลสำหรับสภาพแวดล้อมและวัฒนธรรมของพวกเขา การทำให้แน่ใจว่านโยบายการกำกับดูแลของคุณเหมาะสมสำหรับวัตถุประสงค์เป็นปัจจัยสำคัญในการทำให้มั่นใจว่านโยบายดังกล่าวมีประสิทธิภาพ

การกำกับดูแลเริ่มต้นที่ด้านบน คณะกรรมการ บริษัท ควรมีความมุ่งมั่นในแนวคิดการกำกับดูแลที่ดีและความจริงที่ว่าโครงการควรมีการจัดการอย่างเหมาะสมภายใต้แนวทางที่กำหนด ทัศนคติและมาตรฐานที่คาดว่าจะกรองลงในบอร์ดโครงการและผู้นำโครงการ (และทีมงานของโปรแกรมที่มีอยู่)

ทำไมเรื่องการกำกับดูแลโครงการ

ผู้สนับสนุนโครงการของคุณและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ ต้องการทราบว่าคุณใช้งบประมาณของโครงการอย่างถูกวิธี พวกเขาต้องการเห็นว่าคุณกำลังติดตามความคืบหน้าของโครงการอย่างมีประสิทธิภาพและก้าวเข้าสู่การจัดการความเสี่ยงของโครงการตามความจำเป็น

แต่เหตุผลในการกำกับดูแลที่ดีในโครงการต่างๆนั้นยิ่งไปกว่านั้น

ธรรมาภิบาลเป็นที่ต้องการของลูกค้าโดยเฉพาะในภาครัฐ รัฐบาลและหน่วยงานกำกับดูแลขอ (และในบางกรณีบังคับใช้) มาตรฐานบางอย่างสำหรับโครงการบางโครงการ การกำกับดูแลไม่ได้เป็นเพียงปัญหาภายใน: หลาย บริษัท ที่ดำเนินงานในตลาดที่มีการควบคุมจะต้องปฏิบัติตามคำแนะนำจากกฎหมายภายนอกเช่น Sarbanes-Oxley การกำกับดูแลโครงการเป็นส่วนเล็ก ๆ ของความสามารถในการพิสูจน์ว่า บริษัท ของคุณดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพและเป็นไปตามแนวทางและข้อบังคับที่กำหนดไว้สำหรับอุตสาหกรรมของคุณ

การกำกับดูแลโครงการยังช่วยให้คุณ:

• ปรับปรุงผลตอบแทนจากการลงทุนและติดตามการลงทุนเหล่านั้นอย่างมีประสิทธิภาพ
• ได้รับการบายอินสำหรับโครงการ
• หลีกเลี่ยงสาเหตุทั่วไปที่ทำให้โครงการล้มเหลว
• สื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
• แนะนำการสร้างมาตรฐานในโครงการต่างๆทำให้เปรียบเทียบประสิทธิภาพได้ง่ายขึ้น
• ลดความเสี่ยง
• พัฒนาและกระตุ้นพนักงานในสภาพแวดล้อมที่มีโครงสร้าง

การกำกับดูแลโครงการเป็นอย่างไร

ดังนั้นตอนนี้เรารู้ว่าการกำกับดูแลโครงการคืออะไรมันมีลักษณะอย่างไรในโครงการ? นี่คือกิจกรรมประเภทที่แสดงให้เห็นถึงการกำกับดูแลในสภาพแวดล้อมของโครงการ:

• มีวงจรชีวิตการจัดการโครงการที่มีระเบียบวินัยซึ่งรวมถึงจุดที่กำหนดไว้สำหรับการอนุมัติ สิ่งเหล่านี้เป็นจุดที่พูดถึงความมีชีวิตของโครงการและมีการตัดสินใจว่าจะทำงานต่อหรือไม่
• โครงการมีกรณีธุรกิจที่ชัดเจนและกรณีธุรกิจมีข้อมูลเพียงพอที่จะทำให้ทีมผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง
• การตัดสินใจเหล่านั้นมีการบันทึกและสื่อสารอย่างเพียงพอ
• คนที่ทำงานในโครงการได้กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบไว้
• มีวัฒนธรรมการเรียนรู้อย่างต่อเนื่องที่ช่วยให้ทีมโครงงานสามารถปรับปรุงอย่างต่อเนื่องและเพื่อหารือเกี่ยวกับบทเรียนที่เรียนรู้ในสภาพแวดล้อมที่ปราศจากการตำหนิ

• มีกระบวนการและขั้นตอนที่ทำให้ทีมโครงการสามารถตรวจสอบโครงการและขอการสนับสนุนที่เป็นอิสระหากจำเป็น
• ผู้มีส่วนได้เสียมีส่วนร่วมและเชื่อมั่นในกระบวนการ
• ทีมโครงการประกอบด้วยบุคคลที่มีประสบการณ์และมีคุณสมบัติเหมาะสมในบทบาทที่เกี่ยวข้อง

การกำกับดูแลของโครงการเชื่อมโยงกับโครงสร้างการกำกับดูแลในองค์กรโดยรวม หากคุณคิดว่าเป้าหมายหลักของการกำกับดูแลโครงการคือการทำให้แน่ใจว่าโครงการดำเนินไปอย่างถูกต้องคุณสามารถดูว่ามันเชื่อมโยงกับการกำกับดูแลทางการเงินในระดับองค์กรการจัดการความเสี่ยงขององค์กรและอื่น ๆ อีกมากมายได้อย่างไร

การกำกับดูแลโครงการควรสอดคล้องกับกระบวนการขององค์กรในปัจจุบันของคุณ กล่าวอีกนัยหนึ่งอย่าสร้างกระบวนการจัดการทางการเงินใหม่ล่าสุดเมื่อคุณมีกระบวนการที่ทำงานในด้านอื่น ๆ อยู่แล้ว! ใช้สิ่งที่มีอยู่ในปัจจุบันและปรับแต่งกระบวนการขององค์กรเพื่อให้เหมาะสมกับสภาพแวดล้อมของโครงการ

5 ประเด็นสำคัญสำหรับการกำกับดูแลโครงการ

เมื่อคุณเริ่มมองหามันคุณจะรู้ว่าการกำกับดูแลโครงการนั้นแพร่หลายไปตามองค์ประกอบทั้งหมดของการจัดการโครงการ อย่างไรก็ตามมีบางประเด็นสำคัญที่การกำกับดูแลมีความเกี่ยวข้องโดยเฉพาะ

1. ระเบียบวิธีและกระบวนการ: สิ่งเหล่านี้ช่วยให้คุณทำงานได้อย่างน่าเชื่อถือและยั่งยืน
2. การจัดการความรู้: สิ่งนี้เป็นสิ่งสำคัญสำหรับบทเรียนที่เรียนรู้และสร้างความมั่นใจว่าองค์กรเรียนรู้จากประสบการณ์โครงงาน การจัดการความรู้เป็นสิ่งจำเป็นหากคุณต้องการหยุดทำผิดพลาดหลาย ๆ ครั้ง
3. ระยะเวลาการจัดการโครงการ: เมื่อครบกำหนดการบริหารโครงการขององค์กรของคุณเพิ่มขึ้นความสามารถของคุณในการส่งมอบจึงจะสำเร็จ
4. ระดับอาวุโสบายอิน: ความมุ่งมั่นในการกำกับดูแลโครงการเริ่มต้นที่จุดสูงสุด หากคุณมีการสนับสนุนด้านการจัดการสิ่งนี้จะช่วยลดระดับธุรกิจและแนวทางการกำกับดูแลจะยั่งยืนมากขึ้น

1. วัฒนธรรมการสนับสนุน: วัฒนธรรมการสนับสนุนที่ไม่ถูกตำหนิจะทำให้มั่นใจว่าผู้จัดการโครงการมีสภาพแวดล้อมที่เหมาะสมในการที่จะเจริญเติบโต วัฒนธรรมการสนับสนุนที่นำโดยสำนักงานบริหารโครงการหรือผู้อำนวยการโครงการจะช่วยให้ผู้จัดการโครงการบรรลุเป้าหมายและของโครงการ

จะทำอย่างไรถ้าไม่มีมาตรฐานขององค์กร

ผู้จัดการโครงการหลายคนในองค์กรขนาดเล็กพบว่าตัวเองกำลังดำเนินโครงการในสภาพแวดล้อมที่สนับสนุนและมีการซื้อเพื่อแนวคิดการจัดการโครงการ แต่ไม่มีโครงสร้างองค์กรที่เป็นทางการที่จะดึงออก

ในสถานการณ์ดังกล่าว - และไม่เป็นเอกสิทธิ์สำหรับองค์กรขนาดเล็ก - คุณจะออกแบบรูปแบบการกำกับดูแลโครงการตั้งแต่เริ่มต้น หากไม่มีวิธีการกำกับดูแลโครงการที่คุณสามารถนำออกจากชั้นวางและเหมาะสมกับโครงการของคุณคุณจะต้องสร้างของคุณเอง

ไม่ยากอย่างที่คิด!

เริ่มต้นด้วยการตั้งค่าพื้นฐาน:

• สร้างเอกสารบทบาทและความรับผิดชอบ
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีสปอนเซอร์โครงการ
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีคณะกรรมการโครงการหรือกลุ่มแกนนำและจัดการประชุมปกติที่คุณใช้และแจกจ่ายนาที
• ตั้งค่ากระบวนการจัดการความเสี่ยง
• ตั้งค่ากระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลง
• สร้างจุดลงในตารางโครงการของคุณที่คุณตรวจสอบความมีชีวิตของโครงการเทียบกับเป้าหมายดั้งเดิมของกรณีธุรกิจ (จุดสิ้นสุดของแต่ละขั้นตอนของระยะคือจุดธรรมชาติที่จะนำการตรวจสอบเหล่านี้)

ในที่สุดมันเป็นความรับผิดชอบของผู้สนับสนุนโครงการเพื่อให้แน่ใจว่ามีการกำกับดูแลที่เพียงพอ แต่ผู้จัดการโครงการสามารถมีบทบาทอย่างแข็งขันในเรื่องนี้

การกำกับดูแลอาจเป็นวิชาหนึ่งในการบริหารโครงการ แต่เป็นสิ่งที่สำคัญที่สุด เป็นวิธีที่ทีมผู้บริหารระดับสูงรู้ว่าคุณทำงานได้ดีและให้ความมั่นใจกับพวกเขาว่าโครงการกำลังตีแผ่ตามที่ควร นอกจากนี้ยังมีการตรวจสอบและถ่วงดุลที่จำเป็นสำหรับผู้จัดการเพื่อให้ทราบว่ามีการใช้เงินในรูปแบบที่เหมาะสมและสอดคล้องกับกรณีธุรกิจ