ตัวอย่างเค้าโครงจดหมายธุรกิจ

เมื่อเขียนจดหมายธุรกิจเลย์เอาต์ของจดหมายของคุณมีความสำคัญเพื่อให้ง่ายต่อการอ่านและดูเป็นมืออาชีพ ดังนั้นการใช้คำทักทายและปิดที่เหมาะสมการสะกดและไวยากรณ์ของคุณและน้ำเสียงที่คุณใช้

นี่คือข้อมูลเกี่ยวกับจดหมายธุรกิจรวมถึงการเลือกแบบอักษรการเว้นวรรคย่อหน้าการจัดรูปแบบระยะขอบสิ่งที่จะรวมในแต่ละย่อหน้าวิธีปิดจดหมายและตัวอย่างของเค้าโครงที่เหมาะสมสำหรับจดหมายธุรกิจ

อักษรตัวอักษรและระยะห่าง

• จัดวางเลย์เอาต์ให้เหมาะสม ของจดหมายธุรกิจที่คุณเขียนโดยมีช่องว่างระหว่างส่วนหัวคำทักทายแต่ละย่อหน้าการปิดและลายเซ็นของคุณ
• เว้นวรรคจดหมายของคุณ และเว้นช่องว่างระหว่างแต่ละย่อหน้า เมื่อส่งจดหมายที่พิมพ์ออกมาเว้นช่องว่างสองช่องก่อนและหลังลายเซ็นที่คุณเขียน
• ทิ้งไว้ให้ปรับจดหมายของคุณ เพื่อให้ข้อมูลการติดต่อของคุณวันที่จดหมายและลายเซ็นของคุณอยู่ในแนวเดียวกันทั้งหมดทางด้านซ้าย
• ใช้แบบอักษรธรรมดา เช่น Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri หรือ Verdana ตรวจสอบให้แน่ใจว่าขนาดแบบอักษรที่คุณใช้มีขนาดใหญ่พอที่ผู้อ่านไม่จำเป็นต้องใช้สำหรับแว่น - ขนาดแบบอักษรมาตรฐานสำหรับแบบอักษรเหล่านี้คือ 10 จุดหรือ 12 จุด

หากคุณกำลังส่งจดหมายธุรกิจของคุณไปยังองค์กรที่อนุรักษ์นิยมมากคุณควรใช้แบบอักษร Times New Roman 12 point แบบดั้งเดิม อย่าใช้แบบอักษรแฟนซีเช่น Comic Sans หรือแบบอักษรลายมือเช่น Lucida ในการติดต่อทางธุรกิจไม่ว่าในกรณีใด ๆ

มารยาทในการทำธุรกิจและน้ำเสียง

• คำทักทาย: ยังคงเป็นมาตรฐานที่ใช้ชื่อผู้รับ (นาย, นาง, นางสาว, ดร., ศาสตราจารย์, ผู้พิพากษา) ก่อนที่ชื่อสุดท้ายของพวกเขาในคำทักทายของการติดต่อทางธุรกิจอย่างเป็นทางการ (ตัวอย่าง:“ Dear Mr. Smith”) คำว่า "ที่รัก" ควรอยู่หน้าชื่อผู้รับเสมอ อย่าใช้ชื่อของพวกเขาด้วยตัวเองอย่างที่คุณอาจใช้ในการติดต่อแบบไม่เป็นทางการ ในทำนองเดียวกันให้หลีกเลี่ยงการเริ่มต้นการติดต่อทางธุรกิจด้วยการเปิดเช่น "สวัสดี" "สวัสดี" หรือ "สวัสดีตอนเช้า" - จดหมายธุรกิจควรเริ่มต้นด้วย "เรียน ชื่อและชื่อผู้รับ" เว้นแต่คุณจะใช้คำทักทาย "กับใคร อาจเกี่ยวข้อง” (ในกรณีที่คุณไม่ทราบชื่อผู้รับ)

• ปิด: การปิดของคุณจำเป็นต้องทำผิดพลาดในด้านอนุรักษ์นิยม การปิดการใช้งานที่ยอมรับได้รวมถึง:“ ขอแสดงความนับถือ”“ ขอแสดงความนับถือ”“ ขอแสดงความนับถือ”“ ขอแสดงความนับถือ”“ ขอบคุณ”““ ขอบคุณสำหรับการพิจารณาของคุณ”“ ด้วยความเคารพ” และ“ มากด้วยความเคารพ” ตัวย่อ“ V / R” เป็นเรื่องธรรมดาในการติดต่อทางธุรกิจทางทหาร) อย่าใช้การปิดแบบไม่เป็นทางการเช่น:“ ภายหลัง”“ ไชโย”“ จริงใจ”“ ขอบคุณ!”“ TTYL” หรือ“ อบอุ่น”
• ตัวเลือกของ Word และไวยากรณ์: แม้ว่าตัวเลือกคำในจดหมายธุรกิจของคุณไม่ควรหยาบคายดอกไม้หรือหรูหราเกินไปคุณควรหลีกเลี่ยงการใช้คำแสลงตัวย่อ / คำย่อตัวย่ออิโมจิหรือข้อความพูด ไม่ควรใช้ชิ้นส่วนประโยคที่ใช้กันทั่วไปเมื่อส่งข้อความ ให้ใช้ประโยคที่สมบูรณ์แทนระวังเครื่องหมายจุลภาค (ที่มีประโยคที่สมบูรณ์สองประโยคเชื่อมด้วยเครื่องหมายจุลภาค) พิสูจน์อักษรอย่างระมัดระวังสำหรับข้อผิดพลาดการสะกดและข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์

• กระดาษ: หากคุณกำลังจัดทำจดหมายธุรกิจอย่างเป็นทางการที่จะส่งตรงข้ามกับอีเมลกระดาษที่คุณใช้ควรเป็นกระดาษปอนด์สีขาวมาตรฐานที่มีน้ำหนักเหมาะสม - อย่าใช้เครื่องเขียนที่มีสีสันหรือมีสีสันซึ่งอาจใช้ในการตลาด “ จดหมายขยะ” การรวมโลโก้ธุรกิจอย่างง่ายไว้ที่ด้านบนของกระดาษ

ตัวอย่างเค้าโครงจดหมายธุรกิจ

ข้อมูลการติดต่อของคุณ

ชื่อของคุณ

ที่อยู่ของคุณ

เมืองของคุณรัฐรหัสไปรษณีย์

หมายเลขโทรศัพท์ของคุณ

ที่อยู่อีเมลของคุณ

วันที่

ข้อมูลติดต่อของผู้รับ

ชื่อ

หัวข้อ

บริษัท

ที่อยู่

เมือง, รหัสไปรษณีย์ของรัฐ

คำอวยพร

เรียนคุณนาย นามสกุล:

เนื้อหาของจดหมาย

ย่อหน้าแรกของจดหมายธุรกิจของคุณควรให้ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับสาเหตุที่คุณเขียน

จากนั้นในย่อหน้าต่อไปนี้ให้ข้อมูลเพิ่มเติมและรายละเอียดเกี่ยวกับคำขอของคุณ

ย่อหน้าสุดท้ายควรย้ำเหตุผลที่คุณเขียนและขอบคุณผู้อ่านสำหรับการตรวจสอบคำขอของคุณ

ปิด:

ขอแสดงความนับถือ

ลายเซ็น:

ลายมือเขียนด้วยลายมือ (สำหรับตัวอักษรคัดลอกยาก)

ลายเซ็นพิมพ์

ตรวจสอบจดหมายธุรกิจตัวอย่าง

นี่คือตัวอย่างจดหมายธุรกิจ ดาวน์โหลดเทมเพลตจดหมายธุรกิจ (เข้ากันได้กับ Google เอกสารและ Word Online) หรือดูตัวอย่างด้านล่าง

ดาวน์โหลดเทมเพลต Word

ตรวจสอบจดหมายธุรกิจตัวอย่าง (เวอร์ชันข้อความ)

ซาเวียร์เลา

123 ถนนธุรกิจ

บิสซิเนสซิตี้, นิวยอร์ก 54321

555-555-5555

[email protected]

1 กันยายน 2561

พอร์เทียลี

เจ้าของ

ท่องเที่ยวแอค

321 Metropolis Ave.

นิวซิตี้, นิวยอร์ก 12345

เรียนคุณลี:

ฉันเขียนถึงคุณในวันนี้ในนามของ Happyland Helpers เราเป็นองค์กรเล็ก ๆ ที่ช่วยเหลือครอบครัวที่มีรายได้น้อยซึ่งต้องการการดูแลหลังเลิกเรียนสำหรับเด็กเล็ก เรามอบเงินช่วยเหลือครอบครัวและบริการรถรับส่งฟรีสำหรับเด็กเพื่อให้พวกเขาสามารถเข้าร่วมหนึ่งในศูนย์รับเลี้ยงเด็กหลังเลิกเรียนในท้องถิ่น

ทุกปีเราจัดงานระดมทุน: งานรื่นเริง Happyland ที่โรงเรียนมัธยมฟลอยด์ไรด์เดล ฉันหวังว่าคุณจะสนใจบริจาคเงินเพื่อประมูลและจับฉลากอย่างเงียบ ๆ

เรากำลังมองหารายการเช่นกระเช้าของขวัญของใช้ในบ้านของเล่นและรายการที่มีประโยชน์อื่น ๆ เงินบริจาคจะได้รับการชื่นชมหากคุณต้องการ ในปีนี้รายได้ทั้งหมดจะไปสู่การซื้อรถตู้ใหม่ที่เราจำเป็นต้องขนส่งเด็ก ๆ

หากคุณสนใจบริจาคเงินโปรดแจ้งให้เราทราบทางอีเมล [email protected] หรือทางโทรศัพท์มือถือ (555-555-5555) หากคุณมีข้อสงสัย

ขอแสดงความนับถือ

ซาเวียร์เลา