10 นิสัยของผู้จัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จ

ทำไมผู้จัดการโครงการบางคนนำโครงการของพวกเขาในเวลางบประมาณและกับลูกค้าที่พอใจในขณะที่คนอื่นมีช่วงเวลาที่ยากลำบาก? มาดูนิสัยสิบประการที่ผู้จัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จสูงแบ่งปันเพื่อค้นหา

นิสัยเหล่านี้ได้รับการกล่าวถึงซ้ำแล้วซ้ำอีกในการประเมินประสิทธิภาพและในตอนท้ายของโครงการที่ลูกค้าลูกค้าทีมหรือผู้สนับสนุนจะให้ข้อเสนอแนะกับผู้จัดการโครงการ

คุณไม่จำเป็นต้องมีประสบการณ์สิบปีในการส่งมอบให้สำเร็จทุกครั้ง โดยการเปลี่ยนนิสัยและการขัดเกลาทักษะของคุณคุณสามารถปรับปรุงโอกาสในการทำโครงการของคุณให้ประสบความสำเร็จอย่างมากและให้เวลากับตัวเองในการทำงานน้อยลง

ใช้ทีมที่เหมาะสม

ผู้จัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพและประสบความสำเร็จที่สุดรู้ความสามารถของสมาชิกในทีม หมายความว่าพวกเขาสามารถจัดสรรงานที่ถูกต้องให้กับคนที่เหมาะสม

การใช้ทรัพยากรที่ไม่ถูกต้องในงานสามารถนำไปสู่การใช้เวลานานหรือทำไม่ดี ช่วยให้ทราบจุดแข็งและจุดอ่อนของบุคคลที่ทำงานร่วมกับคุณเพื่อให้คุณสามารถจัดสรรพวกเขาให้กับงานโครงการได้ดีที่สุด

การจัดการปัญหาของโครงการ

โครงการทั้งหมดประสบปัญหาเป็นครั้งคราว ผู้จัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จจะไม่ปล่อยให้พวกเขากังวล พวกเขารู้กระบวนการในการจัดการปัญหาและวิธีที่ดีที่สุดในการจัดการกับปัญหาที่เกิดขึ้น

คุณก็ทำได้เช่นกัน เมื่อคุณทราบวิธีการประเมินปัญหาโครงการแล้วคุณจะพบว่าการจัดการปัญหากลายเป็นนิสัยที่ง่ายที่จะรวมเข้ากับกิจวัตรประจำสัปดาห์ของคุณ ใช้เวลาสักครู่เพื่ออ่านบันทึกปัญหาของคุณในแต่ละสัปดาห์และในไม่ช้าคุณจะพบว่าเป็นเรื่องง่ายที่จะจัดการปัญหาให้ได้

การรับมือกับการเปลี่ยนแปลง

โครงการออกแบบมาเพื่อเปลี่ยนแปลงสิ่งต่าง ๆ แต่การเปลี่ยนแปลงแบบนั้นกำลังเกิดขึ้นกับคนอื่น! เป็นการยากที่จะจัดการการเปลี่ยนแปลงที่มุ่งเน้นที่ทีมงานโครงการอย่างหนักทำให้กำหนดการโครงการโดยละเอียดและการสร้างงานใหม่และการอัปเดตเอกสารทั้งหมด

ผู้จัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จมีกระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่พวกเขาปฏิบัติตาม การทำตามขั้นตอนที่กำหนดไว้จะทำให้เปลี่ยนการกระทำใด ๆ ให้กลายเป็นนิสัยได้ง่ายขึ้นเนื่องจากมีโครงสร้างและซ้ำซ้อน

กระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลงมีลักษณะดังนี้:

• รับข้อมูลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง
• ประเมินการเปลี่ยนแปลง
• กำหนดว่าจะต้องทำการเปลี่ยนแปลงมากน้อยเพียงใด
• เตรียมคำแนะนำเกี่ยวกับว่ามันคุ้มค่าที่จะไปข้างหน้า

เมื่อคุณเตรียมคำแนะนำแล้วให้ขอให้สปอนเซอร์ของคุณตัดสินใจเกี่ยวกับว่าคุณควรจะรวมการเปลี่ยนแปลงหรือไม่ คุณสามารถอนุมัติการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยได้ด้วยตัวคุณเองตราบใดที่การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้อยู่ในระดับการชำระเงินและสิทธิ์การใช้งานของคุณ ผู้จัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จรู้ว่าการรับมือกับการเปลี่ยนแปลงเป็นส่วนหนึ่งของงานและพวกเขามีแผนที่จะจัดการกับพวกเขาเมื่อและเกิดขึ้น

การจัดการต้นทุนโครงการ

มีความเป็นไปได้สูงมากที่โครงการของคุณจะมีค่าใช้จ่ายแม้ว่าคุณจะไม่สามารถควบคุมกระเป๋าเงินได้ด้วยตัวเอง ความสามารถในการจัดการองค์ประกอบทางการเงินในการควบคุมของคุณจะต้องเป็นนิสัย หากคุณไม่เข้าใกล้มันเป็นประจำและเป็นประจำคุณจะพบว่างานมีขนาดใหญ่มากเป็นไปไม่ได้ที่จะทำได้ดี

ผู้จัดการโครงการที่ยอดเยี่ยมจะอยู่ด้านบนของค่าใช้จ่ายด้วยระบบการจัดเก็บที่ใช้งานได้กับใบแจ้งหนี้ใบเสนอราคาและการประมาณการ ใช้นิสัยในการใช้ซอฟต์แวร์การจัดทำงบประมาณของคุณ (แม้ว่าจะเป็นเพียงแค่สเปรดชีต)

คุณไม่สามารถจัดการค่าใช้จ่ายโครงการของคุณจนกว่าคุณจะมีแผนในสิ่งที่คุณจะใช้จ่าย อ่านสิ่งนี้เกี่ยวกับวิธีสร้างงบประมาณโครงการเพื่อให้คุณสามารถเริ่มต้นได้

การสร้างทีม

ทีมงานโครงการอาจไม่ทำงานให้คุณโดยตรง ดังนั้นทำไมการสร้างทีมเป็นส่วนหนึ่งของนิสัยของผู้จัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จ? เป็นเพราะคุณต้องการให้ทีมของคุณทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพและคุณต้องการบุคคลที่เกี่ยวข้องในโครงการเพื่อมาถึงจุดที่พวกเขาไว้วางใจซึ่งกันและกันอย่างรวดเร็ว คุณได้รับผ่านการสร้างทีม ระวังสถานการณ์ที่ทีมของคุณกำลังพังทลาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งพฤติกรรมการรังแกเป็นที่ยอมรับไม่ได้

ทำความเข้าใจกระบวนการ

นิสัยที่หกของผู้จัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จอย่างสูงคือพวกเขาเข้าใจกระบวนการที่มีอยู่ในขอบเขตการควบคุม นั่นหมายความว่าพวกเขารู้ว่าต้องปฏิบัติตามขั้นตอนการทำงานใด พวกเขาไม่ต้องเสียเวลาพยายามหาวิธีเขียนกรณีธุรกิจเพราะพวกเขารู้ว่ามีขั้นตอนดังกล่าวและพวกเขาสามารถทำตามขั้นตอนได้

ผู้จัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จที่สุดไม่ใช่ทาสในการดำเนินการ พวกเขารู้เมื่อสิ่งที่ถูกต้องที่ต้องทำคือทำตามกระบวนการ พวกเขารู้ว่าควรปรับแต่งเล็กน้อยเมื่อใดเพื่อให้งานโดยรวมง่ายขึ้นสำหรับทุกคน ตัวอย่างของการที่จะลบระบบราชการออกจากโครงการขนาดเล็กโดยปรับกระบวนการให้เหมาะสม

การอัพเดตกำหนดการ

ไม่ควรปล่อยให้กำหนดการของโครงการเป็นโอกาส ผู้จัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จมากที่สุดจะทำให้เป็นนิสัยในการตรวจสอบตารางเวลาเพื่อความถูกต้องและปรับปรุงเป็นประจำ

มีหลายวิธีในการติดตามความคืบหน้าของโครงการ สิ่งที่สำคัญที่สุดคือคุณทำมัน หากคุณกำลังดิ้นรนเพื่อทำให้นิสัยนี้เป็นของคุณเองแล้วนัดประชุมสั้น ๆ ในไดอารี่ของคุณกับตัวเองและกำหนดตารางเวลาของคุณสัปดาห์ละครั้ง ใช้เวลาเดียวกันในแต่ละสัปดาห์และใช้เวลา 30 นาทีในการตรวจสอบว่าคุณอยู่ที่ไหนและจะต้องไปที่ไหน ทำการแก้ไขที่จำเป็นบอกทีมและดำเนินโครงการต่อไป

หากการเปลี่ยนแปลงตารางเวลาของคุณมีผลกระทบกับวันที่สิ้นสุดของโครงการหรือในวันที่ส่งมอบเหตุการณ์สำคัญที่สำคัญให้คุยกับสปอนเซอร์ของคุณ คุณไม่ควรเปลี่ยนพื้นฐานของแผนพื้นฐานโดยไม่ต้องผ่านกระบวนการอนุมัติอย่างเป็นทางการ

การจัดการความเสี่ยงของโครงการ

การรู้ว่าจะรวมสิ่งใดในการลงทะเบียนความเสี่ยงของคุณเป็นสิ่งหนึ่ง แต่การทบทวนอย่างสม่ำเสมอและการดำเนินการกับความเสี่ยงที่เกิดขึ้นนั้นเป็นสิ่งที่แตกต่างออกไป ไม่เพียงพอที่จะใช้จุดเริ่มต้นของโครงการเพื่อระบุความเสี่ยงจากนั้นจึงไม่คิดอีกครั้ง การจัดการความเสี่ยงต้องเป็นส่วนหนึ่งของพฤติกรรมโครงการของคุณเพราะหากไม่มีคุณจะพบว่าความเสี่ยงกลายเป็นปัญหาและสร้างปัญหาให้คุณ

เป็นอีกพื้นที่ที่กระบวนการมาตรฐานและการจองสล็อตปกติเพื่อทำการตรวจสอบความเสี่ยงสามารถช่วยได้ คุณสามารถรวมเป็นส่วนหนึ่งของการประชุมทีมของคุณ ทำให้เป็นนิสัยในการตรวจสอบความเสี่ยงของคุณกับทีมปิดสิ่งที่ไม่เป็นภัยคุกคามและวางแผนการกระทำสำหรับสิ่งที่คุณต้องการลด

ติดตามเวลา

ผู้จัดการโครงการรู้มากเกี่ยวกับการบริหารเวลาโครงการ แต่มีแนวโน้มที่จะอยู่ในโดเมนของการจัดตารางเวลาและการวางแผน สิ่งที่เรากำลังพูดถึงคือการติดตามเวลาเป็นประจำทุกวันมากกว่าปกติ เรากำลังพูดถึงแผ่นเวลา

ทีมงานโครงการมักจะไม่ได้ใช้ Timesheets หากไม่เคยทำมาก่อน เครื่องมือซอฟต์แวร์การจัดการโครงการจำนวนมากมีการติดตามเวลาโดยธรรมชาติในผลิตภัณฑ์ ที่สามารถทำให้ง่ายต่อการแนะนำการสลับไปใช้การติดตามเวลาเป็นทีม

ไม่ว่าคุณจะติดตามเวลาของทีมของคุณหรือไม่ (ซึ่งแนะนำ) มันเป็นสิ่งสำคัญที่คุณจะต้องรู้ว่าเวลาของคุณไปไหนในแต่ละวัน คุณควรทำเป็นนิสัยให้จดบันทึกว่าคุณใช้เวลาอย่างไร มันจะช่วยให้คุณเข้าใจว่าคุณใช้เวลากับงานโครงการที่มีความสำคัญสูงสุดหรือไม่ คุณอาจคิดว่าคุณเป็น แต่คุณเป็นอย่างไร Timesheets หรือการบันทึกเวลาของรูปแบบบางอย่างจะช่วยได้แม้ว่าจะเป็นเพียงการเข้าสู่ระบบรายชั่วโมงบนแผ่นจดบันทึก

ส่งมอบการเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจ

ในที่สุดนิสัยที่ทำให้ผู้จัดการโครงการประสบความสำเร็จมากที่สุดคือความสามารถในการเทียบเอาท์พุทของโครงการกับผลลัพธ์ทางธุรกิจ หากผู้ใช้ไม่ใช้ผลิตภัณฑ์ของคุณหรือซอฟต์แวร์ล้าสมัยอย่างรวดเร็วหรือลูกค้าไม่ประหลาดใจเหมือนกับที่คุณเป็นเช่นนั้นโครงการของคุณจึงเสียเวลา

ทีมโครงการที่ประสบความสำเร็จมากที่สุดต้องแน่ใจว่าพวกเขารู้ว่าผลลัพธ์ทางธุรกิจที่พวกเขาตั้งเป้าหมายไว้ พวกเขาสร้างโซลูชันที่ส่งมอบการเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจในรูปแบบที่ยั่งยืน สิ่งที่พวกเขานำเสนอเมื่อโครงการสิ้นสุดใช้อย่างเต็มที่และลูกค้าทั้งหมดนำไปใช้ มันประสบความสำเร็จเพราะมันถูกสร้างขึ้นเพื่อความสำเร็จตั้งแต่เริ่มต้น

การทำความเข้าใจกับวัตถุประสงค์ทางธุรกิจเป็นเกณฑ์สำคัญสำหรับผู้จัดการโครงการที่ต้องการสร้างผลกระทบต่อลูกค้าและผู้มีส่วนได้เสีย หากคุณสามารถแสดงให้เห็นว่าคุณได้ส่งมอบสิ่งที่มีค่าแล้วมันเป็นเรื่องง่ายที่จะแสดงให้เห็นถึงผลกระทบที่คุณมีและคุณค่าที่คุณนำมาที่ บริษัท

ทำให้เป็นนิสัยในการถามผู้มีส่วนได้เสียของคุณว่าพวกเขาคาดหวังมูลค่าทางธุรกิจอย่างไรและพวกเขาต้องการใช้อะไรก็ตามที่โครงการของคุณมอบให้พวกเขา พูดคุยกับพวกเขาเกี่ยวกับวิธีกำหนดความสำเร็จ คุณสามารถสร้างสิ่งนี้ให้เป็นกระบวนการที่ทำซ้ำได้ในตอนเริ่มต้นของทุกโครงการ