ติดตามโครงการของคุณโดยไม่มีแผนภูมิของแกนต์

แผนภูมิแกนต์เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมและมีประโยชน์อย่างมากสำหรับการติดตามและประสานงานขั้นตอนเล็ก ๆ ทั้งหมดที่เข้าสู่โครงการขนาดใหญ่ แต่พวกเขาสามารถครอบงำและยุ่งได้อย่างรวดเร็วโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่ไม่ทราบวิธีการอ่าน ลองใช้แผนภูมิ Gantt เพื่ออธิบายความคืบหน้าของคุณต่อลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงานในแผนกอื่นและคุณอาจมีความท้าทายในมือของคุณ

นี่ไม่ใช่สิ่งเดียวที่ท้าทายแผนภูมิของแกนต์ โดยทั่วไปแล้วข้อมูลในแผนภูมิ Gantt จะต้องใช้ซอฟต์แวร์พิเศษสำหรับการดูและแก้ไขและการพิมพ์นั้นเป็นสิ่งที่ท้าทายเสมอ นอกจากนี้บางครั้งคุณเพียงต้องการมุ่งเน้นที่ส่วนเล็ก ๆ ของโครงการโดยไม่ถูกครอบงำโดยข้อมูลเพิ่มเติมทั้งหมด

ในขณะที่แผนภูมิของแกนต์เป็นทางออกที่ยอดเยี่ยม แต่ก็ไม่ใช่เพียงแผนภูมิเดียว เมื่อคุณต้องการดูตัวอย่างข้อมูลที่มีขนาดเล็กลงหรือคุณจำเป็นต้องนำเสนอเวอร์ชันที่เรียบง่ายหรือส่วนของข้อมูลในสถานการณ์ที่แผนภูมิ Gantt ไม่สามารถใช้ได้จริงนี่เป็นทางเลือกห้าทางที่คุณสามารถใช้แทน

รายการงาน

ทุกคนในชุมชนธุรกิจควรคุ้นเคยและคุ้นเคยกับรายการพื้นฐานที่ต้องทำ ในความเป็นจริงการจัดระเบียบเป็นหนึ่งในทักษะยอดนิยมสำหรับผู้จัดการโครงการ

รายการงานใช้รายการสิ่งที่ต้องทำไปยังระดับถัดไป ด้วยรายการงานคุณสามารถเพิ่มคอลัมน์เพิ่มเติมเพื่อแสดงว่าใครจะทำงานแต่ละงานเสร็จสมบูรณ์สถานะของงานวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดและโอกาสที่งานจะเสร็จตามกำหนดเวลา คุณอาจเพิ่มช่องทำเครื่องหมายเพื่อให้สมาชิกในทีมของคุณตรวจสอบเมื่อรายการเสร็จสมบูรณ์

Spreadsheets

แผนภูมิที่เรียบง่ายบนสเปรดชีตเป็นอีกทางเลือกหนึ่ง คุณยังสามารถแสดงรายการงานทางด้านซ้ายมือและคุณยังสามารถแรเงาแท่งเพื่อแสดงระดับความคืบหน้าและวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดที่ประมาณไว้สำหรับงาน

สเปรดชีตอาจใช้เวลานานในการสร้างและใช้เวลามากในการอัปเดตดังนั้นคุณจะไม่ต้องการใช้มันเป็นโซลูชันการจัดการโครงการโดยรวม สำหรับรายงานแบบครั้งเดียวอย่างง่ายสำหรับลูกค้าหรือผู้จัดการอย่างไรก็ตามสเปรดชีตที่เรียบง่ายสามารถจัดโครงสร้างโครงการในลักษณะที่เป็น

ง่ายต่อการอธิบายและเข้าใจ นอกจากนี้ยังเป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับการติดตามความคืบหน้าของโครงการ

แผนภาพการไหล

โฟลว์ไดอะแกรมหรือไดอะแกรมเครือข่ายแสดงงานโครงการตามลำดับที่จำเป็นต้องทำให้เสร็จ ไดอะแกรมการไหลสามารถเรียบง่ายหรือซับซ้อนได้ตามที่คุณต้องการ ตัวอย่างเช่นคุณอาจหรืออาจไม่ต้องการแสดงข้อมูลเช่นวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดของแต่ละขั้นตอนหมายเลขประจำตัวงานหรือ

สถานที่. โปรดทราบว่าการเพิ่มข้อมูลมากเกินไปอาจทำให้แผนภูมิเหล่านี้อ่านยาก

ในขณะที่หลายคนพบว่าแผนผังการอ่านและทำความเข้าใจง่ายกว่าแผนภูมิของ Gantt ทำให้พวกเขาสามารถสร้างความยุ่งยาก นอกจากนี้พวกเขามักจะไม่เหมาะสมสำหรับปัญหาใหญ่และซับซ้อน แผนภูมิการไหลที่ดีที่สุดสำหรับการนำเสนอโครงการที่เรียบง่ายกับงานที่ก้าวหน้าตามธรรมชาติจากหนึ่งถึง

ถัดไป แต่ไม่ควรใช้เป็นเครื่องมือระยะยาวหรือสำหรับโครงการที่ซับซ้อนมากเกินไป

บอร์ด Kanban

โครงการของคุณมีขั้นตอนจำนวนมากที่ไม่จำเป็นต้องทำตามลำดับหรือไม่? คุณมีหลายคนที่ทำงานในโครงการเดียวกันหรือมีการปรับปรุงงานบ่อยครั้งหรือไม่ ถ้าเป็นเช่นนั้น Kanban อาจเสนอวิธีแก้ปัญหาที่เหมาะสำหรับคุณ (ค้นหาเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำงานของ Kanban ในการจัดการโครงการ)

ด้วยบอร์ด Kanban งานโครงการแต่ละงานจะถูกเขียนลงในกระดาษโน้ตและวางไว้ในคอลัมน์ที่เหมาะสมเช่น "to do," "อยู่ระหว่างดำเนินการ" หรือ "เสร็จสิ้น" เมื่องานแต่ละงานเสร็จสมบูรณ์โน้ตที่สอดคล้องกันจะถูกย้ายไปทั่วกระดานจนกว่าโน้ตทั้งหมดจะอยู่ในคอลัมน์ "เสร็จสิ้น"

ระบบองค์กรนี้ง่ายต่อการเข้าใจและแก้ไขอย่างรวดเร็ว แต่มันไม่ได้พกพาได้มากและคุณจะต้องระวังว่าไม่มีโน้ตตัวใดหายและหายไป

รายงานสถานะ

แผนภูมิแกนต์เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการติดตามโครงการของคุณไม่จำเป็นต้องสื่อสาร หากสิ่งที่คุณต้องทำคือสื่อสารความคืบหน้าของคุณกับลูกค้าผู้สนับสนุนโครงการหรือสมาชิกทีมคนอื่น ๆ รายงานสถานะอาจเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดของคุณ นอกจากนี้โปรแกรมซอฟต์แวร์การจัดการโครงการจำนวนมากจะสร้างรายงานสถานะที่เรียบง่ายและเข้าใจง่ายด้วยการคลิกเมาส์เพียงไม่กี่ครั้งช่วยให้คุณประหยัดเวลาและพลังงานอันมีค่า

แผนภูมิแกนต์เป็นประโยชน์อย่างมากสำหรับการติดตามงานทั้งหมดที่เข้าสู่โครงการขนาดใหญ่ แต่มันก็ไม่ได้ดีที่สุดในการสื่อสารข้อมูลนี้กับผู้อื่นโดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ที่ไม่คุ้นเคยกับการอ่าน

คุณมีทางเลือกอื่น ๆ อีกหลายอย่าง ลองหนึ่งในห้าตัวเลือกแผนภูมิแกนต์เหล่านี้ด้วยตัวคุณเอง คุณอาจประหลาดใจด้วยการประหยัดเวลาเท่าไหร่