ภาพรวมไฟล์บุคลากรและนโยบายไฟล์ตัวอย่าง

ไฟล์บุคลากรเป็นเอกสารบันทึกของนายจ้างเกี่ยวกับประวัติและสถานะของความสัมพันธ์การจ้างงานทั้งหมดกับพนักงานแต่ละคน นายจ้างเก็บรักษาเอกสารการจ้างงานนี้ไว้ในไฟล์บุคลากรด้วยเหตุผลสามประการ

• นายจ้างต้องการให้ข้อมูลที่ถูกต้องมีประโยชน์และถูกจัดระเบียบเมื่อคุณต้องการเข้าถึงข้อมูลด้วยเหตุผลใดก็ตาม การเปลี่ยนแปลงในรายชื่อผู้ติดต่อในกรณีฉุกเฉินที่อยู่ของพนักงานการติดตามการประเมินผลการปฏิบัติงานจดหมายการลงโทษทางวินัยการรับรู้ของพนักงานและเอกสารประกอบการสมัครงานเป็นตัวอย่างของข้อมูลประเภทที่นายจ้างต้องการเข้าถึงได้อย่างรวดเร็ว
• นายจ้างต้องเก็บรักษาเอกสารเกี่ยวกับปัญหาด้านบุคลากรเช่นการคัดเลือกพนักงานประสิทธิภาพประวัติการทำงานเหตุผลการจ่ายค่าตอบแทนและแอปพลิเคชั่นส่งเสริมการขายภายใน

  การเรียกร้อง EEOC การฟ้องร้องหรือแม้กระทั่งความจำเป็นในการแสดงให้เห็นถึงการขาดการเพิ่มหรือเลื่อนตำแหน่งให้กับพนักงานกำหนดให้นายจ้างได้รวบรวมและเก็บรักษาเอกสารของพนักงานประเภทนี้ไว้

• บันทึกของพนักงานบางส่วนถูกกำหนดโดยรัฐบาลกลางหรือรัฐบาลของรัฐเพื่อให้นายจ้างเก็บ การจัดระเบียบข้อมูลพนักงานในไฟล์บุคลากรเหมาะสมสำหรับการเข้าถึงและการปฏิบัติตามกฎหมายและความพร้อม

ประเภทของไฟล์บุคลากร

โดยทั่วไปแล้วนายจ้างจะเก็บไฟล์บุคลากรหลายประเภทเพื่อใช้งานทางธุรกิจเพื่อรักษาความลับของพนักงานเพื่อความเป็นส่วนตัวทางการแพทย์และเพื่อการปฏิบัติตามกฎหมาย ฉันไม่รู้กฎหมายใด ๆ ที่ระบุจำนวนแฟ้มที่นายจ้างต้องเก็บ

อย่างไรก็ตามมีกฎหมายจำนวนมากและมีแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการรักษาความลับของพนักงานซึ่งควบคุมเนื้อหาของไฟล์บุคลากรและผู้ที่สามารถเข้าถึงข้อมูลนั้นได้ นี่คือไฟล์บุคลากรที่นายจ้างส่วนใหญ่ในสหรัฐอเมริกาดูแล (กฎหมายและแนวทางปฏิบัติทั่วโลกอาจแตกต่างกัน)

• ไฟล์บุคลากร: นี่เป็นไฟล์พนักงานหลักที่มีประวัติความสัมพันธ์ของการจ้างงาน
• ไฟล์เงินเดือน: คุณต้องการเก็บรักษาไฟล์แยกต่างหากสำหรับปัญหาเงินเดือนทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับเงินเดือนและผลประโยชน์
• ไฟล์การแพทย์ของพนักงาน: พระราชบัญญัติประกันสุขภาพและความรับผิดชอบต่อการพกพาของสหพันธรัฐปี 1996 (HIPAA) กำหนดให้นายจ้างต้องปกป้องเวชระเบียนของพนักงานเป็นความลับ
• แบบฟอร์มพนักงาน I-9: คุณต้องเก็บรักษาไฟล์แยกต่างหากสำหรับพนักงานทุกคน (ไม่ใช่สำหรับพนักงานแต่ละคน) แบบฟอร์ม I-9 เนื่องจากคุณไม่ต้องการให้พนักงานรัฐบาลที่ได้รับอนุญาตให้ตรวจสอบแบบฟอร์มเหล่านี้ภายใต้สถานการณ์ที่หลากหลายมองผ่านไฟล์บุคลากรพนักงานหลักของคุณ.

การเข้าถึงไฟล์พนักงานของพนักงาน

พนักงานได้รับอนุญาตให้เข้าถึงไฟล์บุคลากรของพนักงานภายใต้คำแนะนำและการกำกับดูแลของเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ ไฟล์บุคลากรของพนักงานถือเป็นทรัพย์สินของนายจ้างที่มีหน้าที่รับผิดชอบในการดูแลและปกป้องพวกเขา

ตัวอย่างนโยบายไฟล์บุคลากร

ต่อไปนี้เป็นนโยบายไฟล์บุคลากรตัวอย่างสำหรับใช้ใน บริษัท ของคุณ มันกล่าวถึงไฟล์ต่าง ๆ ที่แนะนำและใครควรมีการเข้าถึงแต่ละไฟล์

นโยบายตัวอย่าง

บริษัท เก็บไฟล์พนักงานสามไฟล์สำหรับพนักงานแต่ละคน

ไฟล์บุคลากร ถูกเก็บรักษาไว้สำหรับพนักงานแต่ละคนของ (ชื่อ บริษัท ของคุณ) ไฟล์บุคลากรเหล่านี้มีเอกสารที่เป็นความลับและได้รับการจัดการและดูแลโดยเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์

การเข้าถึงไฟล์นี้ จำกัด เฉพาะพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลและถือว่าผู้จัดการของพนักงานแต่ละคนเก็บรักษาไฟล์ของตนเองพร้อมเอกสารที่เกี่ยวข้องกับประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน

เอกสารทั่วไปในไฟล์บุคลากรรวมถึงใบสมัครการจ้างงานแบบฟอร์มการติดต่อฉุกเฉินในครอบครัวเอกสารการลงโทษทางวินัยประวัติประวัติย่อคู่มือพนักงานและนายจ้างที่ประสงค์จะลงชื่อออกแผ่นข้อมูลส่วนบุคคลปัจจุบันและการอ้างอิงงาน

ไม่ใช่ไฟล์บุคลากรทั้งหมดที่มีเอกสารเดียวกัน แต่ไฟล์บุคลากรแต่ละคนมีเอกสารบางอย่างที่เหมือนกัน

ไฟล์เงินเดือน ได้รับการบำรุงรักษา; ไฟล์เงินเดือนประกอบด้วยประวัติงานของพนักงานแผนกการเปลี่ยนแปลงค่าตอบแทนและอื่น ๆ การเข้าถึงไฟล์บัญชีเงินเดือนนั้น จำกัด เฉพาะพนักงานบัญชีและทรัพยากรบุคคลที่เหมาะสม

ไฟล์การแพทย์ของพนักงาน ยังคงอยู่ เนื้อหาของไฟล์ทางการแพทย์ไม่สามารถใช้ได้กับทุกคนยกเว้นพนักงานที่ได้รับมอบหมายจากฝ่ายทรัพยากรบุคคลและพนักงานที่มีการเก็บบันทึกไว้ในไฟล์ ที่ชื่อ บริษัท ของคุณ) ไฟล์ทางการแพทย์ได้รับการจัดเก็บอย่างปลอดภัยและการรักษาความลับระดับสูงสุด

พนักงานสามารถดูไฟล์บุคลากรของตนโดยติดต่อกับเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลในช่วงเวลาทำการปกติ ห้ามมิให้พนักงานแก้ไขหรือลบเอกสารใด ๆ ออกจากไฟล์บุคลากรซึ่งต้องดูต่อหน้าเจ้าหน้าที่ทรัพยากรบุคคล

หรือเป็นที่รู้จักอีกอย่างว่าไฟล์พนักงานบันทึกพนักงานไฟล์ทรัพยากรมนุษย์เอกสาร

ข้อจำกัดความรับผิดชอบ - โปรดทราบ:

Susan Heathfield พยายามทุกวิถีทางในการนำเสนอคำแนะนำการจัดการทรัพยากรมนุษย์ด้านจริยธรรมนายจ้างและคำแนะนำด้านสถานที่ทำงานอย่างถูกต้องมีเหตุผลทั้งในเว็บไซต์นี้และเชื่อมโยงกับจากเว็บไซต์นี้ แต่เธอไม่ใช่ทนายความและเนื้อหาในเว็บไซต์ในขณะที่ ไม่รับประกันความถูกต้องและถูกกฎหมายและไม่ควรตีความว่าเป็นคำแนะนำทางกฎหมาย

เว็บไซต์นี้มีผู้ชมทั่วโลกและกฎหมายและข้อบังคับการจ้างงานที่แตกต่างกันไปในแต่ละรัฐดังนั้นรัฐจึงไม่สามารถระบุไซต์เหล่านั้นทั้งหมดในที่ทำงานของคุณได้ เมื่อมีข้อสงสัยให้ขอคำปรึกษาหรือความช่วยเหลือจากหน่วยงานของรัฐรัฐบาลกลางหรือหน่วยงานระหว่างประเทศเพื่อให้แน่ใจว่าการตีความและการตัดสินใจทางกฎหมายของคุณนั้นถูกต้อง ข้อมูลในเว็บไซต์นี้มีไว้เพื่อเป็นแนวทางแนวทางความคิดและความช่วยเหลือเท่านั้น