ขอบเขตความเสี่ยงและข้อสันนิษฐานในการบริหารโครงการ

สาขาการจัดการโครงการเหมือนกับสาขาอื่น ๆ ของความเชี่ยวชาญมีคำศัพท์เฉพาะที่เต็มไปด้วยคำย่อและคำศัพท์เฉพาะ คำศัพท์และแนวคิดสำคัญสามประการที่คุณต้องเข้าใจ ได้แก่:

• ขอบเขต
• อันตราย
• สมมติฐาน

นี่เป็นโครงร่างของคำศัพท์การจัดการโครงการที่จำเป็นทั้งสามนี้และมีลิงก์และคำแนะนำสำหรับการอ่านเพิ่มเติม

ขอบเขต

ในการจัดการโครงการขอบเขตคือชุดของขอบเขตที่กำหนดขอบเขตของโครงการ ขอบเขตอธิบายถึงสิ่งที่จะส่งมอบให้กับลูกค้าอันเป็นผลมาจากความคิดริเริ่มโครงการ

การทำความเข้าใจขอบเขตทำให้ผู้จัดการโครงการและทีมโครงการเข้าใจสิ่งที่อยู่ภายในหรือภายนอกขอบเขตของโครงการ หากสิ่งที่ "ไม่อยู่ในขอบเขต" ก็ไม่ได้เป็นปัจจัยในการวางแผนงานของโครงการ กิจกรรมที่อยู่ในขอบเขตของคำสั่งขอบเขตจะถูกพิจารณาว่า "อยู่ในขอบเขต" และถูกนำมาคิดในกำหนดการและงบประมาณ หากกิจกรรมอยู่นอกขอบเขตจะถือว่าเป็น "ไม่อยู่ในขอบเขต" และไม่ได้วางแผนไว้

ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้จัดการโครงการหรือส่วนหนึ่งของทีมงานโครงการคุณจะต้องพิจารณาว่ามีบางสิ่งอยู่ในขอบเขตหรือไม่อยู่ในขอบเขตที่คุณเดินหน้าต่อไป ตัวอย่างเช่นสมมติว่าลูกค้าขอให้คุณสร้างเว็บไซต์ ในขณะที่คุณกำหนดขอบเขต (หรือกำหนดขอบเขต) ของโครงการคุณจะระบุรายการต่อไปนี้ในขอบเขต:

• การออกแบบเว็บไซต์และการทำแผนภาพโครงร่าง
• การจัดตั้งเตียงทดสอบ
• การเข้ารหัสไปยังโครงลวดที่ได้รับอนุมัติ
• การพัฒนากราฟิกสำหรับชุดรูปแบบเว็บไซต์
• การทดสอบและการดีบักก่อนที่จะทำให้ไซต์เป็นแบบสาธารณะ

ในระหว่างโครงการลูกค้าขอให้คุณใส่ภาพรวมวิดีโอของ บริษัท วิดีโอไม่ได้ระบุในขอบเขตของโครงการและอยู่นอกขอบเขต แม้ว่าคุณจะมีความสุขที่จะทำงานวิดีโอโดยมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมสิ่งนี้จะต้องมีการแก้ไขขอบเขตและการประมาณค่าใช้จ่ายและเวลาสำหรับโครงการ

ในกรณีที่ไม่มีเอกสารที่ชัดเจนและตกลงกันในเรื่องขอบเขตปัญหาของวิดีโออาจมีการโต้เถียงกันระหว่างทีมของคุณและตัวแทนของลูกค้า คำชี้แจงขอบเขตที่ชัดเจนช่วยให้คุณสามารถคลี่คลายสถานการณ์และจัดการกับการเปลี่ยนแปลงในทางที่เป็นระเบียบ

ดังนั้นคุณจะกำหนดสิ่งที่อยู่ในหรือนอกขอบเขตได้อย่างไร ก่อนอื่นคุณจะต้องร่างรายละเอียดทั้งหมดของโครงการที่คุณรู้จักอยู่บนพื้นฐานของการพูดคุยกับลูกค้าหรือเจ้าของโครงการ จากนั้นคุณจะต้องตั้งสมมติฐานหลักที่จะผลักดันสิ่งที่พิจารณาหรืออยู่นอกขอบเขต

สมมติฐาน

เมื่อถึงจุดหนึ่งในชีวิตของคุณคุณอาจได้รับการบอกว่า "อย่าตั้งสมมติฐาน" อย่างไรก็ตามการตั้งสมมติฐานในการจัดการโครงการเป็นกิจกรรมประจำวัน สมมติฐานช่วยให้คุณกำหนดขอบเขตและความเสี่ยงและปรับประมาณการของคุณสำหรับเวลาและค่าใช้จ่าย แน่นอนว่ามันเป็นสิ่งสำคัญในการจัดทำเอกสารและตรวจสอบสมมติฐานของคุณ

พิจารณาสิ่งที่เรียบง่ายเช่นการสร้างหนังสือ สมมติว่าเพื่อนของคุณมีความคิดสำหรับหนังสือโต๊ะกาแฟและขอให้คุณจัดการโครงการ คำขอแรกของเขาคืองบประมาณเพื่อให้เขาสามารถระดมทุนได้อย่างปลอดภัย เมื่อคุณกำหนดขอบเขตเป็นที่ชัดเจนว่าเพื่อนของคุณไม่แน่ใจในรายละเอียดมากมายรวมถึงจำนวนหน้าการรวมรูปภาพลักษณะหน้าปกและน้ำหนักของกระดาษที่จะใช้สำหรับหน้า

เนื่องจากปัจจัยเหล่านี้ทั้งหมดจะส่งผลกระทบต่อความซับซ้อนของต้นทุนและการผลิตคุณจะต้องตั้งสมมติฐานเกี่ยวกับข้อมูลจำเพาะและตรวจสอบสมมติฐานเหล่านั้นว่าเป็นที่ยอมรับหรือยอมรับไม่ได้สำหรับเพื่อนของคุณ หลังจากการอภิปรายเพิ่มเติมเพื่อนของคุณบอกคุณว่าเขาวางแผนที่จะรวม 50 ภาพในหนังสือเล่มนี้ คุณสามารถตั้งสมมติฐานบนภาพ 50 ภาพหรือคาดการณ์ว่าจำนวนนี้จะเพิ่มขึ้นเมื่อเวลาผ่านไปคุณสามารถตั้งสมมติฐานว่าจะอยู่ระหว่าง 75-90 หน้าด้วยภาพ

คุณสามารถดูว่าสมมติฐานมีผลต่อกำหนดการโดยตรงอย่างไร ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณกำลังนำโครงการในสวนสาธารณะที่เกี่ยวข้องกับการสร้างชุดแกว่ง เมื่อตั้งค่าโครงการของคุณคุณจะได้รับงบประมาณและสมาชิกในทีมที่ได้รับมอบหมายซึ่งหนึ่งในนั้นเป็นผู้รับผิดชอบค่าวัสดุ ในขณะที่คุณสร้างตารางเวลาของคุณคุณจะถามคนที่รับผิดชอบด้านวัสดุเมื่อปูนซีเมนต์จะมาถึง คนนี้ตอบว่าเขาไม่แน่ใจว่าจะมาถึงเมื่อไหร่ แต่เขาเชื่อว่าจะอยู่ระหว่าง 1 มิถุนายนถึง 10 มิถุนายน

ในขณะที่คุณสร้างขอบเขตและกำหนดการของคุณคุณต้องสันนิษฐานว่าซีเมนต์จะมาถึงไม่เกินวันที่ 10 มิถุนายนตัวอย่างนี้แสดงประโยชน์สองประการสำหรับการตั้งสมมติฐาน

ประโยชน์แรกคือการสันนิษฐานว่าการรับปูนซีเมนต์ไม่เกินวันที่ 10 มิถุนายนจะช่วยให้คุณวางแผนสำหรับกิจกรรมที่ต้องพึ่งพาปูนซีเมนต์ที่มาถึง ประโยชน์ที่สองคือการให้บุคคลที่รับผิดชอบในการกำหนดเวลาในการส่งมอบซีเมนต์ซึ่งเขาสามารถถ่ายทอดไปยังซัพพลายเออร์ของเขา มันได้ตั้งค่ากำหนดเวลาที่สำคัญโดยไม่ตั้งใจสำหรับโครงการที่จะก้าวไปข้างหน้า

การตั้งสมมติฐานสร้างมาตรฐานที่มักจะมีการทบทวนในระหว่างโครงการเพื่อช่วยให้ทีมงานโครงการอยู่ในขอบเขตเวลาและภายในงบประมาณ แต่จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อข้อสันนิษฐานผิด? นี่คือความเสี่ยงที่เข้ามาเล่น

อันตราย

เมื่อคุณสร้างขอบเขตและระบุสมมติฐานที่อยู่เบื้องหลังขอบเขตและประมาณการแล้วคุณจะต้องเริ่มประเมินพื้นที่ที่มีความเสี่ยง ความเสี่ยงนั้นเหมือนกันในการบริหารโครงการเช่นเดียวกับในโลกแห่งความเป็นจริง มันเป็นอันตรายหรือโอกาสที่สามารถสร้างความเสียหาย

โครงการทั้งหมดมีความเสี่ยงและหากคุณเป็นผู้จัดการโครงการหรือเจ้าของโครงการไม่เพียง แต่เป็นความรับผิดชอบของคุณในการคาดการณ์ความเสี่ยงเท่านั้น แต่ยังเป็นหน้าที่ของคุณในการสื่อสารผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจากความเสี่ยงเหล่านั้นไปยังทีมโครงการและเตรียมความพร้อม

ความเสี่ยงมีหลายระดับ บางครั้งความเสี่ยงอาจหมายถึงว่าโครงการจะดำเนินการแตกต่างกันเล็กน้อยหรือเลี้ยวไม่คาดฝันเล็กน้อย อย่างไรก็ตามในบางกรณีความเสี่ยงอาจนำไปสู่ผลลัพธ์ที่เป็นความหายนะที่จะทำให้โครงการของคุณประสบความสำเร็จ

มาใช้สถานการณ์สมมติสนามเด็กเล่นจากตัวอย่างซีเมนต์ข้างต้น หนึ่งในความเสี่ยงคือปูนซีเมนต์ไม่มาถึงภายในวันที่ 10 มิถุนายนผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจากความเสี่ยงนี้คืออะไร? กิจกรรมการสืบทอดทั้งหมดที่ตามมาหลังจากซีเมนต์ถูกเทลงเนื่องจากปัญหานี้

ความเสี่ยงอาจเป็นบวกเช่นกัน พิจารณาผลกระทบที่จะเกิดขึ้นกับโครงการหากปูนซีเมนต์ปรากฏตัวเร็วกว่าที่คาดการณ์ไว้ แม้ว่าสิ่งนี้จะดูเหมือนผลลัพธ์ที่เป็นบวก แต่ก็ยังสร้างปัญหาสำหรับเวลาและลำดับของขั้นตอนอื่น ๆ ทั้งหมดในโครงการ

ผู้จัดการโครงการทำงานร่วมกับทีมโครงการเพื่อระดมสมองและระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น พวกเขาดำเนินการขั้นตอนต่อไปและดูที่ความรุนแรงที่อาจเกิดขึ้นของความเสี่ยงและโอกาสที่จะเกิดขึ้น นอกจากนี้พวกเขายังระบุถึงบุคคลเหล่านั้นที่เหมาะสมที่สุดในการระบุว่ามีความเสี่ยงเกิดขึ้นเมื่อใดและพวกเขาพัฒนาแผนการลดความเสี่ยงตามที่ตกลงกันไว้

บริษัท หลายแห่งมีแม่แบบความเสี่ยงโดยละเอียดที่พวกเขาได้พัฒนาตลอดเวลาและจากประสบการณ์กับโครงการอื่น ๆ บางอุตสาหกรรมมีการรวบรวมโพรไฟล์ความเสี่ยงที่ใช้เป็นจุดเริ่มต้นสำหรับการวิเคราะห์ความเสี่ยง อุตสาหกรรมหลายแห่งฝึกฝนการวิเคราะห์เชิงสถิติอย่างละเอียดเพื่อการวางแผนความเสี่ยงเช่นกัน