Lingo การบริหารจัดการโครงการ

การจัดการโครงการเป็นงานที่มาพร้อมกับศัพท์แสงและคำศัพท์มากมาย เมื่อคุณรู้ว่ามันหมายถึงอะไรมันเป็นเรื่องง่ายที่จะติดตามการอภิปรายและมีส่วนร่วมอย่างมีประสิทธิภาพ มันจะช่วยเพิ่มความมั่นใจในการทำงานของคุณถ้าคุณเข้าใจสิ่งที่คนอื่นพูดถึงและช่วยให้คุณจริงจังกับการทำงานมากขึ้นถ้าคุณใช้คำศัพท์ที่เหมาะสมด้วยตัวคุณเอง นี่คือคำแนะนำเกี่ยวกับข้อกำหนดการจัดการโครงการที่คุณควรรู้

อันตราย

'ความเสี่ยง' เป็นคำที่เกี่ยวข้องกับสิ่งที่อาจผิดพลาดกับโครงการของคุณ ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังสร้างตึกสำนักงานใหม่ราคาเหล็กอาจเพิ่มขึ้นและอาจส่งผลกระทบต่องบประมาณของคุณ แต่มันอาจจะไม่ขึ้น หากคุณวางแผนที่จะจัดปิคนิคประจำปีนอกองค์กรก็อาจจะเป็นวันที่อากาศดี แต่อาจมีฝนตก กล่าวโดยย่อความเสี่ยงคือสิ่งที่ยังไม่เกิดขึ้น

สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่ามีความเสี่ยงรอบโครงการของคุณเพราะคุณสามารถวางแผนได้ คุณสามารถใส่ "แผนข" หรือแผนฉุกเฉินเพื่อพยายามหลีกเลี่ยงความเสี่ยงที่เกิดขึ้นตั้งแต่แรก ด้วยราคาเหล็กและสภาพอากาศคุณไม่สามารถทำอะไรได้มากนักเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดขึ้น แต่คุณสามารถทำแผนได้ในกรณีที่ทำ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถจ้างปะรำหรือตุนร่มเพื่อที่ว่าฝนจะตกในวันปิคนิคผู้คนยังสามารถมีช่วงเวลาที่ดีได้

ปัญหา

ปัญหาและความเสี่ยงมักจะเกิดความสับสนโดยสมาชิกในทีมโครงการและเป็นสิ่งสำคัญในฐานะผู้จัดการโครงการเพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังพูดถึงเรื่องเหล่านี้อย่างเหมาะสม ความเสี่ยงคือสิ่งที่ยังไม่เกิดขึ้นในขณะที่ปัญหาคือสิ่งที่เกิดขึ้น ปัญหาเป็นเพียงปัญหาที่ทีมงานของคุณเผชิญอยู่ คุณอาจเห็นว่ากำลังมา (และจัดการกับความเสี่ยงที่จะเริ่มต้นด้วย) หรืออาจเป็นสิ่งที่คาดไม่ถึง ไม่ว่าจะด้วยวิธีใดมันเกิดขึ้นแล้วและคุณต้องทำอะไรบางอย่างกับมัน

ขั้น

เหตุการณ์สำคัญคือเวลาที่กำหนดช่วงเวลาสำคัญระหว่างโครงการ พวกเขามักจะใช้สำหรับ:

• จุดเริ่มต้นของเฟส
• จุดสิ้นสุดของเฟส
• จบงานชิ้นสำคัญหรืองานใหญ่
• การสังเกตกำหนดเวลาที่แน่นอนโดยเฉพาะอย่างยิ่ง
• วันที่ของอสังหาริมทรัพย์

คิดว่าเหตุการณ์สำคัญเป็นวันที่ที่คุณจะเขียนลงในปฏิทินที่บ้าน - ช่วงเวลาสำคัญในโครงการเช่นการสิ้นสุดการทดสอบหรือปาร์ตี้เปิดตัว เหตุการณ์สำคัญเป็นหนึ่งในเก้าองค์ประกอบของแผนภูมิ Gantt ดังนั้นคุณจะเห็นพวกเขาในตารางโครงการของคุณที่แสดงเป็นรูปสี่เหลี่ยมขนมเปียกปูน

สปอนเซอร์

ผู้สนับสนุนโครงการของคุณตั้งอยู่ในคณะกรรมการโครงการ พวกเขาคือคนที่เป็นเจ้าของโครงการและพวกเขาได้รับผลประโยชน์ ตัวอย่างเช่นหากคุณเปิดใช้ระบบไอทีใหม่เพื่อให้ทีมโรงงานใช้ผู้จัดการทั่วไปโรงงานจะเป็นผู้สนับสนุนโครงการ ทีมไอทีจะเป็นส่วนหนึ่งของทีมงานโครงการ แต่พวกเขาจะไม่ได้รับตำแหน่งผู้สนับสนุน ผู้สนับสนุนโครงการคือบุคคลที่คุณสามารถหันไปหาเมื่อคุณต้องการทิศทางผู้บริหารระดับสูง นี่อาจเป็นเพื่อ:

• เลิกบล็อกปัญหา
• ค้นหาแหล่งข้อมูล
• อนุมัติงบประมาณ
• ตัดสินใจ
• เห็นด้วยกับข้อกำหนดขั้นสุดท้าย

และอื่น ๆ ผู้จัดการโครงการจะรายงานต่อผู้สนับสนุนอย่างมีประสิทธิภาพตลอดระยะเวลาของโครงการทั้งในแง่ของโครงสร้างการจัดการสายงานและการรายงานโครงการรายสัปดาห์หรือรายเดือน (หรือตามเวลาจริง)

ผู้ถือเงินเดิมพัน

ผู้มีส่วนได้เสียคือบุคคลอื่นที่เกี่ยวข้องและได้รับผลกระทบจากโครงการของคุณ บางโครงการจะมีกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่กว้างขวางครอบคลุมทุกแผนกในองค์กร คนอื่นจะมีขอบเขต จำกัด มากขึ้น ผู้มีส่วนได้เสียบางส่วนอยู่นอกองค์กรของคุณเช่นรัฐบาลหรือหน่วยงานกำกับดูแล

พวกเขายังต้องได้รับการแจ้งให้ทราบพร้อมกับข่าวที่เกี่ยวข้อง ผู้มีส่วนได้เสียส่วนใหญ่จะได้รับการสนับสนุน (หรือสับสน) ต่อการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นจากโครงการของคุณ แต่ไม่ใช่ทั้งหมดที่จะได้รับ คุณจะได้พบกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ไม่ได้ต้อนรับโครงการที่เปิดกว้าง