วิธีการเขียนจดหมายเรียกร้องเพื่อผลการปฏิบัติงานของพนักงาน

จดหมายของผู้ถูกตำหนิเป็นลายลักษณ์อักษรโดยหัวหน้างานเพื่อให้แถลงการณ์อย่างเป็นทางการเกี่ยวกับปัญหาด้านประสิทธิภาพที่พนักงานต้องปรับปรุง จดหมายการตำหนิมักจะเป็นขั้นตอนหนึ่งในกระบวนการลงโทษทางวินัยอย่างเป็นทางการซึ่งอาจส่งผลให้มีการลงโทษทางวินัยเพิ่มเติมสำหรับพนักงานจนถึงและรวมถึงการเลิกจ้างหากพนักงานไม่สามารถปรับปรุงได้

จดหมายการตำหนิเป็นองค์ประกอบที่สำคัญในเอกสารของปัญหาประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานสำหรับพนักงานและนายจ้าง จดหมายที่พิมพ์เป็นลายลักษณ์อักษรว่ากล่าวอย่างชัดเจนและเฉพาะเจาะจงถึงประสิทธิภาพที่ต้องปรับปรุงและผลที่ตามมาหากประสิทธิภาพไม่ดีขึ้น

จดหมายของผู้ถูกตำหนิมักจะติดตามการฝึกด้วยวาจาโดยหัวหน้างาน พวกเขามักจะนำหน้าด้วยการแก้ไขด้วยวาจาให้กับพนักงานที่เรียกว่าคำเตือนด้วยวาจาหรือคำเตือนด้วยวาจาอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับปัญหาประสิทธิภาพการทำงานหรือปัญหาประสิทธิภาพการทำงานที่เกี่ยวข้อง

ขึ้นอยู่กับความฉับพลันและความรุนแรงของปัญหาประสิทธิภาพตัวอักษรของการตำหนิอาจเริ่มการสนทนาประสิทธิภาพ แต่นี้เป็นเรื่องผิดปกติ

ส่วนประกอบของจดหมายแสดงความนับถือ

ตัวอักษรที่มีประสิทธิภาพของการตำหนิมีส่วนประกอบเหล่านี้

• คำแถลงที่ชัดเจนของปัญหาหรือปัญหาด้านประสิทธิภาพที่พนักงานต้องปรับปรุง
• จดหมายตำหนิอาจระบุตัวอย่างหลายวิธีที่พนักงานสามารถเปลี่ยนประสิทธิภาพการทำงานของตนเพื่อให้สอดคล้องกับความคาดหวังในการปฏิบัติงาน (สิ่งนี้ช่วยให้พนักงานมีภาพที่แชร์หรือความหมายที่แชร์กันรอบ ๆ ความคาดหวังของหัวหน้างาน)
• ผลกระทบของการไม่ปฏิบัติงานต่อความสำเร็จของพนักงานและองค์กร (ความล้มเหลวในการปฏิบัติงานมีผลกระทบด้านลบในที่ทำงาน)

• หากมีความเกี่ยวข้องไทม์ไลน์ที่ต้องปรับปรุงประสิทธิภาพของพนักงาน
• หากเกี่ยวข้องวันที่ครบกำหนดหรือวันที่สิ้นสุด ณ เวลานั้นหัวหน้างานจะประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงานอีกครั้ง
• ข้อความที่ชัดเจนเกี่ยวกับผลที่พนักงานสามารถคาดหวังได้หากผลการดำเนินงานของพวกเขาล้มเหลวในการปรับปรุงตามที่อธิบายไว้ในจดหมายของการตำหนิ
• ลายเซ็นของหัวหน้างานหรือผู้จัดการของพนักงาน
• ลายเซ็นของพนักงานที่มีประสิทธิภาพการทำงานเป็นจุดสำคัญของจดหมายตำหนิ โดยทั่วไปจดหมายประกอบด้วยข้อความที่ลายเซ็นของพนักงานแสดงให้เห็นว่าพวกเขาได้รับจดหมายโดยไม่จำเป็นต้องเห็นด้วยกับเนื้อหาของมัน

• โอกาสสำหรับพนักงานที่จะคัดค้านเป็นลายลักษณ์อักษรกับเนื้อหาของจดหมายตำหนิ พนักงานอาจเห็นด้วยไม่เห็นด้วยแสดงความไม่พอใจและอื่น ๆ การโต้แย้งโดยพนักงานที่แนบมากับจดหมายต้นฉบับของการตำหนิ

ต่อไปนี้เป็นสองตัวอย่างของจดหมายอย่างเป็นทางการของการตำหนิ ใช้พวกเขาในขณะที่คุณพัฒนาตัวอักษรตำหนิของคุณเอง

ตัวอย่างจดหมายแสดงความนับถือ

นี่คือตัวอย่างของจดหมายตำหนิ ดาวน์โหลดจดหมายของแม่แบบการตำหนิ (เข้ากันได้กับ Google เอกสารและ Word Online) หรือดูตัวอย่างด้านล่าง

ตัวอย่างจดหมายตอบโต้ # 1 (เวอร์ชันข้อความ)

ถึง: Jeffery Jones

จาก: George Peterson

วันที่: 1 กันยายน 2018

Re: จดหมายของ Reprimand

นี่เป็นจดหมายอย่างเป็นทางการของการตำหนิเพื่อแจ้งให้คุณทราบว่าผลการปฏิบัติงานของคุณไม่เป็นไปตามระดับที่คุณคาดหวัง ในงานของคุณในฐานะผู้เชี่ยวชาญด้านเทคนิคสำหรับการสนับสนุนลูกค้าความคาดหวังงานได้รับการพัฒนาโดยกลุ่มผู้เชี่ยวชาญด้านการสนับสนุนด้านเทคนิคและผู้จัดการของพวกเขาทั้งหมด ซึ่งหมายความว่าพวกเขาเป็นมาตรฐานที่ยอมรับสำหรับประสิทธิภาพของผู้เชี่ยวชาญด้านการสนับสนุนทางเทคนิคแต่ละคน

คุณไม่สามารถดำเนินการด้วยวิธีต่อไปนี้

• จำนวนลูกค้าที่คุณให้บริการในหนึ่งสัปดาห์ต่ำกว่ามาตรฐาน 30% ที่ผู้เชี่ยวชาญด้านการสนับสนุนด้านเทคโนโลยีคนอื่นกำลังประชุม
• ระดับความยากของปัญหาที่คุณเลือกที่จะตอบสนองต่ำกว่ามาตรฐาน 40% ที่พนักงานคนอื่น ๆ กำลังบรรลุ
• ระยะเวลาที่ลูกค้าใช้โทรศัพท์กับคุณเกินกว่าพนักงานคนอื่น ๆ 25%

อย่างที่คุณเห็นในการวัดประสิทธิภาพที่สำคัญที่สุดสามประการสำหรับงานของคุณคุณไม่ประสบความสำเร็จ หัวหน้างานของคุณพูดกับคุณหลายครั้งและคุณได้รับการฝึกอบรมเพิ่มเติม ดังนั้นเราเชื่อว่าคุณไม่เต็มใจที่จะแสดง สิ่งนี้มีผลกระทบต่อปริมาณงานของพนักงานเทคโนโลยีคนอื่น ๆ

เราจำเป็นต้องเห็นการปรับปรุงในทันทีทั้งสามด้านของการปฏิบัติงานหรือการดำเนินการทางวินัยเพิ่มเติมถึงและรวมถึงการเลิกจ้างจะเกิดขึ้น เราเชื่อว่าคุณมีความสามารถในการปรับปรุง เราจำเป็นต้องเห็นการปรับปรุงทันที

George Peterson หัวหน้างาน

Marian Demark ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล

ตัวอย่างจดหมายของผู้เอาผิด # 2 (เวอร์ชั่นข้อความ)

ถึง: Linda Rodriguez

จาก: Mary Wilmont

วันที่: 1 กันยายน 2018

Re: จดหมายของ Reprimand

จุดประสงค์ของจดหมายฉบับนี้คือเพื่อแจ้งให้คุณทราบอย่างเป็นทางการว่าการเข้าร่วมของคุณนั้นส่งผลเสียต่อความสามารถในการทำงานของคุณ ในขณะที่เงินเดือนพนักงานที่ได้รับการยกเว้นไม่จำเป็นต้องทำงานตามชั่วโมงที่กำหนด แต่สัปดาห์การทำงานสี่สิบชั่วโมงนั้นเป็นมาตรฐานและเป็นที่คาดหวัง

คุณไม่สามารถทำงานได้อย่างน้อยหนึ่งวันต่อสัปดาห์ตั้งแต่เริ่มงานใหม่และทำงานเพียงสามสิบสองชั่วโมงต่อสัปดาห์ ผู้จัดการของคุณได้แจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับเวลาว่างของ FMLA สำหรับปัญหาด้านการแพทย์ส่วนตัวหรือปัญหาในครอบครัว เขายังถามคุณว่าคุณต้องการที่พักหรือไม่เพื่อให้คุณสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เขาแนะนำให้คุณไปที่แผนกทรัพยากรมนุษย์เพื่อหารือเกี่ยวกับปัญหาเหล่านี้และการเข้าร่วมของคุณ คุณปฏิเสธโอกาสทั้งสามที่เราเสนอเพื่อช่วยคุณปรับปรุงประสิทธิภาพที่ไม่ดีนี้

ความจริงก็คือคุณไม่สามารถทำงานได้ภายในเวลาไม่ถึงสี่สิบชั่วโมง คุณไม่มีกำหนดเวลาสำหรับงานที่มอบหมายและความล่าช้าของคุณส่งผลกระทบต่อการทำงานของเพื่อนร่วมงานฝ่ายการตลาดของคุณ พวกเขาไม่มีวันครบกำหนดซึ่งเป็นผลมาจากความล้มเหลวในการดำเนินการของคุณ

นอกจากนี้งานที่ยังไม่เสร็จของคุณเมื่อกำหนดให้กับเพื่อนร่วมงานของคุณกำลังทำให้ภาระงานของพวกเขาล้นเกินเนื่องจากพวกเขามีงานที่ต้องใช้เวลาทำงานสี่สิบชั่วโมงต่อสัปดาห์ สิ่งนี้ไม่ยุติธรรมและเราจะไม่ยอมให้มีผลกระทบด้านลบต่อสถานที่ทำงานตั้งแต่วันนี้

เราจำเป็นต้องเห็นการปรับปรุงในการเข้าร่วมของคุณทันทีหรือเราจะยุติการจ้างงานของคุณ ซึ่งหมายความว่าคุณต้องเข้าร่วมงานห้าวันต่อสัปดาห์ หากคุณล้มเหลวในการเข้าร่วมงานห้าวันต่อสัปดาห์คุณจะไม่สามารถบรรลุเป้าหมายที่คุณได้รับงาน

นโยบายการหยุดเวลามาตรฐานของเราจ่ายให้คุณหกวันจ่ายเงินป่วยและสองวันลาส่วนบุคคลที่คุณต้องใช้ในช่วงปี คุณต้องสมัครล่วงหน้าก่อนวันหยุด

คุณใช้เวลาสี่วันที่ป่วยและวันส่วนตัวทั้งหมดของคุณด้วยการขาดเรียนในปัจจุบัน เราไม่ได้วางแผนที่จะจัดสรรเวลาให้กับคุณมากขึ้น ซึ่งจะทำให้คุณมีเพียงสองวันที่ป่วยและเวลาวันหยุดของคุณจ่ายที่คุณต้องขอล่วงหน้า

หากคุณไม่มีเวลาทำงานเกินกว่าระยะเวลาที่ได้รับเราจะยกเลิกการจ้างงานของคุณ เราหวังว่าคุณจะเข้าใจว่าคุณอยู่ใกล้แค่ไหนที่จะสูญเสียงานของคุณ คุณจะไม่ได้รับคำเตือนอีก

ความนับถือ, แมรี่วิลมอนต์ผู้จัดการ

Thomas Credence ผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคล

ดูตัวอย่างการตอบรับสำหรับคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีที่พนักงานรับการตำหนิมีสิทธิ์ตอบโต้

คุณสนุกกับบทความนี้หรือไม่? คุณจะต้องสมัครรับจดหมายข่าว HR ฟรีตอนนี้เพราะคุณต้องการอ่านบทความใหม่ทั้งหมดทันทีที่มี

ตัวอย่างจดหมายเรียกร้อง

• ตัวอย่างจดหมายแสดงความคิดเห็น: การพิจารณาอย่างรอบคอบ
• ตัวอย่างแก้ไขเขียน: ผู้เข้าร่วม

Disclaimer: โปรดทราบว่าข้อมูลที่ให้ในขณะที่มีสิทธิ์ไม่รับประกันความถูกต้องและถูกกฎหมาย เว็บไซต์นี้ถูกอ่านโดยผู้ชมทั่วโลกและกฎหมายและข้อบังคับการจ้างงานที่แตกต่างกันไปในแต่ละรัฐและแต่ละประเทศ โปรดขอความช่วยเหลือทางกฎหมายหรือความช่วยเหลือจากแหล่งข้อมูลของรัฐรัฐบาลกลางหรือรัฐบาลระหว่างประเทศเพื่อให้แน่ใจว่าการตีความและการตัดสินใจทางกฎหมายของคุณนั้นถูกต้องสำหรับที่ตั้งของคุณ ข้อมูลนี้มีไว้สำหรับแนวทางความคิดและความช่วยเหลือ