ความสำคัญของการมีคำอธิบายงานเป็นลายลักษณ์อักษร

ก่อนที่คุณจะเริ่มสัมภาษณ์เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องมีคำอธิบายงานที่เป็นลายลักษณ์อักษรสำหรับแต่ละตำแหน่งที่ไม่ซ้ำกัน การมีคำอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษรจะทำให้บรรลุสิ่งสำคัญหลายอย่างที่ปกป้องธุรกิจและพนักงานของคุณ

คำอธิบายงานที่ดี

• ทำหน้าที่เป็นคู่มืออ้างอิงสำหรับการพิจารณาเงินเดือนอุตสาหกรรมเทียบเคียง
• ช่วยเพิ่มค่าใช้จ่ายในการชดเชยพนักงานให้กับตำแหน่งโดยการสร้างความมั่นใจประสบการณ์และทักษะที่จำเป็นสำหรับงานอย่างละเอียดและตรงกับผู้สมัครที่คาดหวัง
• ทำหน้าที่เป็นพื้นฐานสำหรับการพัฒนาคำถามสัมภาษณ์
• ข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับตำแหน่งที่สามารถรวมอยู่ในโฆษณา“ ต้องการความช่วยเหลือ”
• ห้ามพนักงานไม่ยอมทำอะไรเพราะ“ ไม่ใช่งานของฉัน”
• จัดเตรียมพื้นฐานสำหรับการตรวจสอบของพนักงานการเพิ่มเงินเดือนการกำหนดเป้าหมายและเส้นทางการเติบโต

• ทำหน้าที่เป็นเอกสารทางกฎหมายที่อาจเป็นประโยชน์ในกรณีที่พนักงานยื่นฟ้อง บริษัท หรือเลิกจ้าง

สิ่งที่จะรวมไว้ในคำอธิบายงาน

รายละเอียดของงานที่มีประสิทธิภาพจะแสดงรายละเอียดเกี่ยวกับหน้าที่หลักของงานวิธีดำเนินงานและทักษะที่จำเป็นในการปฏิบัติงาน ควรคาดการณ์การเติบโตของพนักงานและปัญหาที่อาจเกิดขึ้นจากความเข้าใจผิด นั่นคือรายละเอียดของงานไม่ได้เป็นเพียงการวิเคราะห์ตำแหน่ง มันควรจะตอบคำถามที่อาจเกิดขึ้นเกี่ยวกับตำแหน่งในอนาคต

รายละเอียดงานควรรวมถึงสิ่งต่อไปนี้:

ตำแหน่งงาน: ชี้แจงตำแหน่งงานชื่องานและอันดับหรือระดับ (ถ้ามี)

ช่วงเงินเดือน: รายการเงินเดือนเริ่มต้นช่วงกลางและสูง (สูงสุด) เงินเดือนสำหรับตำแหน่ง คุณควรรวมข้อมูลเกี่ยวกับวิธีที่พนักงานอาจมีสิทธิ์ได้รับค่าตอบแทนเพิ่มเติม (เช่นค่าคอมมิชชั่นการขายโบนัสการปฏิบัติงานการเพิ่มรายปีเป็นต้น)

คำแถลงจุดมุ่งหมายและวัตถุประสงค์: คำแถลงทั่วไปโดยสรุปในสามหรือสี่ประโยควัตถุประสงค์หรือวัตถุประสงค์ของตำแหน่ง

รายละเอียดงาน: รายการรายละเอียดของหน้าที่เฉพาะและงานตามลำดับความสำคัญ (หน้าที่ที่สำคัญที่สุดควรปรากฏที่ด้านบนของรายการ) รายการนี้ควรครอบคลุมทุกกิจกรรมที่ต้องใช้เวลา 5% หรือมากกว่าของพนักงานและรวมถึงความรับผิดชอบใด ๆ ที่พนักงานอาจมีต่อการบรรลุวัตถุประสงค์ที่แน่นอน

คำอธิบายโครงสร้างการรายงาน: ส่วนนี้ให้คำอธิบายโดยละเอียดเกี่ยวกับบทบาทใด ๆ และทั้งหมดที่พนักงานจะถือ ควรรวมถึงบทบาทการกำกับดูแลของตัวเอง (ถ้ามี) เช่นเดียวกับที่พวกเขาเป็นผู้ใต้บังคับบัญชาเพื่อโดยตรงและโดยอ้อม หากพนักงานต้องทำงานกับพนักงานหรือแผนกอื่น ๆ ให้รวมข้อมูลนั้นด้วย

การรวมแผนภูมิลำดับการองค์กรขององค์กรนั้นแสดงตำแหน่งทั้งหมดใน บริษัท และลำดับชั้นได้อย่างมีประโยชน์

ประสบการณ์และทักษะ: จงมีความเฉพาะเจาะจงที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เมื่อให้รายละเอียดประสบการณ์และทักษะที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงาน ตัวอย่างเช่นหากตำแหน่งต้องการการใช้งานคอมพิวเตอร์ให้ระบุประเภทของซอฟต์แวร์หรือฮาร์ดแวร์ที่ใช้ในการทำงาน

คำอธิบายของผู้สมัครในอุดมคติ: รายละเอียดจุดแข็งอื่น ๆ ที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงานเช่น“ ความสามารถในการทำงานกับกำหนดเวลาที่แน่นหนาและผู้บังคับบัญชาหลายคน”

สถานที่ทำงานและกำหนดการ: รายการตำแหน่งทางกายภาพของงานวันและเวลาของตำแหน่งและรวมถึงการทำงานล่วงเวลาใด ๆ ที่อาจจำเป็นต้องใช้ในการปฏิบัติงาน

คุณสมบัติที่สำคัญที่ต้องใส่ในทุกคำอธิบายงาน:“ และหน้าที่อื่น ๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย”

สถานการณ์ในอุดมคติของนายจ้างคือการจ้างพนักงานที่มีแรงบันดาลใจและมีทักษะสูงซึ่งกระตือรือร้นที่จะทำมากกว่างานที่ได้รับมอบหมาย พนักงานที่ของานเพิ่มเมื่อพวกเขาหาเวลาว่างในมือของพวกเขาหรือที่มีความสนใจในการเรียนรู้ทักษะใหม่ ๆ สามารถประเมินค่าได้สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

แต่ไม่ใช่ว่าคนงานทุกคนจะทุ่มเทให้กับงานหรือ บริษัท ที่เขียนเช็คเงินเดือนของพวกเขา พนักงานที่ปฏิเสธที่จะทำมากกว่ารายละเอียดงานของพวกเขาโดยเฉพาะรัฐสามารถสร้างอาการปวดหัวที่หลีกเลี่ยงได้สำหรับนายจ้างของพวกเขา

ด้วยการรวม“ และหน้าที่อื่น ๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย” ไว้ในรายละเอียดของงานนายจ้างสามารถเพิ่มงานใหม่ลงในตำแหน่งที่ต้องการได้ ในบางกรณีอาจเป็นประโยชน์ในการชี้แจงนอกเหนือจาก“ หน้าที่อื่น” ทั่วไปและมีความหมายมากกว่า ตัวอย่างเช่น“ หน้าที่ธุรการอื่น ๆ ” หรือ“ หน้าที่อื่น ๆ ตามที่ได้รับมอบหมายจาก (แผนกตำแหน่งเฉพาะ)”

การจ่ายเงินเดือนที่สูงขึ้นไม่ได้หมายถึงประสิทธิภาพการทำงานที่ดีกว่าเสมอไป นายจ้างและลูกจ้างจะทำงานได้ดีขึ้นเมื่อสิ่งที่คาดหวังในการปฏิบัติงานของพนักงานนั้นมีรายละเอียดเป็นลายลักษณ์อักษร