วิธีการสร้างการลงทะเบียนความเสี่ยงโครงการ

01 การออกแบบการลงทะเบียนความเสี่ยงที่ดี

วิธีหนึ่งในการส่งเสริมการมีส่วนร่วมในการบริหารความเสี่ยงคือการออกแบบการลงทะเบียนความเสี่ยงที่ดี รูปแบบที่ถูกต้องจะสื่อสารระดับความเสี่ยงโดยรวมในโครงการกับคุณและสมาชิกทีมโครงการอื่น ๆ อย่างรวดเร็ว

ควรอนุญาตให้ผู้ใช้เข้าถึงรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับความเสี่ยงส่วนบุคคลได้อย่างง่ายดายเมื่อต้องการ ในทางกลับกันสิ่งนี้กระตุ้นให้ทุกคนคิดในแง่ของความเสี่ยง - ค้นหาจุดใหม่เมื่อเกิดขึ้นและติดตามและดำเนินการเพื่อลดความเสี่ยงที่มีอยู่

02 รวมฟิลด์ที่ถูกต้อง

อย่างน้อยที่สุดการลงทะเบียนความเสี่ยงของคุณควรมีตัวระบุที่ไม่ซ้ำกันสำหรับแต่ละความเสี่ยงคำอธิบายของมันการกระทำที่จะต้องดำเนินการในการตอบสนองและเจ้าของงาน

คำอธิบายควรสั้นและตรงประเด็น ตัวอย่างเช่นความเสี่ยงที่ระบุว่าเป็น "ความเสียหายจากฝน" อาจรวมถึงคำอธิบายนี้: "ฝนตกหนักอาจทำให้เกิดน้ำท่วมและทำให้พืชผลเสียหายได้"

03 มาตรการเพิ่มเติม

คุณอาจต้องการรวมการวัดเชิงปริมาณของความน่าจะเป็นผลกระทบและความเสี่ยงโดยรวมและมูลค่าคงเหลือหลังจากการลดลงของโครงการที่มีความเสี่ยง

ฟิลด์ตัวเลขที่คำนวณโดยอัตโนมัติจะมีประโยชน์หากคุณใช้เทคนิคการประเมินความเสี่ยงเช่นวิธีมอนติคาร์โล ฟิลด์ที่มีประโยชน์อื่น ๆ ได้แก่ วันที่สำคัญหมวดความเสี่ยงหมวดการตอบสนองความเสี่ยงความใกล้ชิดค่าใช้จ่ายในการลดความเสี่ยงและสถานะ

ไม่ จำกัด จำนวนเขตข้อมูลที่คุณสามารถรวมได้ แต่ควรแสดงเฉพาะเขตข้อมูลสำคัญในระดับมุมมองรายการ หลีกเลี่ยงผู้ใช้ที่ครอบงำด้วยการใส่รายละเอียดที่ไม่จำเป็นในระดับมุมมองรายการ ในอุดมคติแล้วผู้ดูที่ต้องการข้อมูลที่สมบูรณ์กว่าสามารถคลิกเพื่อดูรายละเอียดได้

04 ตัวเลือกอื่น

คุณอาจต้องการสร้างฐานข้อมูลการลงทะเบียนความเสี่ยงสำหรับแต่ละโครงการเพื่อที่คุณจะได้ไม่ จำกัด ชุดเขตข้อมูลมาตรฐาน แม้ว่าสเปรดชีตสามารถช่วยคุณติดตามโครงการของคุณโดยเฉพาะโครงการขนาดเล็ก แต่ฐานข้อมูลที่สร้างด้วยซอฟต์แวร์เช่น Kahootz หรือ Podio อาจดีกว่า ทำให้ง่ายต่อการเพิ่มเอกสารและข้อความจำนวนมากเมื่อจำเป็น

05 สัญญาณไฟจราจร

มันยากที่จะเอาชนะระบบสัญญาณไฟจราจรเพื่อให้เห็นภาพได้ ผู้ใช้รู้ว่าสีแดงหมายถึงความเสี่ยงสูงอำพันหมายถึงความเสี่ยงปานกลางและสีเขียวมีความเสี่ยงต่ำ คิวภาพที่รวดเร็วเหล่านี้ช่วยให้ผู้อ่านสแกนข้อมูลได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

06 คุณสมบัติด้านความปลอดภัย

คุณอาจต้องการส่งเสริมการมีส่วนร่วมโดยอนุญาตให้สมาชิกทุกคนในทีมงานโครงการและผู้มีส่วนได้เสียบางรายสามารถดูการลงทะเบียนความเสี่ยง อย่างไรก็ตามคุณควรกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงของผู้ใช้เพื่อให้สามารถแก้ไขได้โดยเจ้าของและผู้จัดการความเสี่ยงที่สำคัญเท่านั้น คุณต้องมีหลักฐานการตรวจสอบว่าใครเปลี่ยนแปลงอะไรและเมื่อใด

07 สรุปความเสี่ยง

สมาชิกในทีมโครงการอาวุโสและผู้มีส่วนได้เสียอาจไม่มีเวลาที่จะแยกแยะมุมมองรายการของความเสี่ยงทุกอย่าง สำหรับพวกเขาโปรไฟล์สรุปความเสี่ยงจะให้ภาพรวมของความเสี่ยงโดยรวมของโครงการ มันแสดงจำนวนความเสี่ยงในแต่ละโอกาสและระดับผลกระทบ

08 มันคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับการสื่อสาร

โปรดจำไว้ว่าการลงทะเบียนความเสี่ยงโครงการไม่เพียงแสดงความเสี่ยงและการดำเนินการบรรเทาผลกระทบ มันเป็นเครื่องมือสื่อสารที่ทำให้เพื่อนร่วมงานของคุณมีส่วนร่วมในการบริหารความเสี่ยง การออกแบบของคุณควรสะท้อนถึงเป้าหมายนี้ด้วยมุมมองที่แตกต่างกันสำหรับผู้ชมที่แตกต่างกัน