วิธีการเขียนจดหมายอ้างอิง

สิ่งสำคัญคือต้องรู้วิธีการเขียนจดหมายอ้างอิงเพราะเกือบทุกคนจะถูกขอให้อ้างอิงในบางครั้งในระหว่างการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นสำหรับพนักงานเพื่อนหรือคนที่คุณทำงานด้วยเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องเตรียมเขียนจดหมายรับรองที่มีประสิทธิภาพ

อ่านเคล็ดลับเกี่ยวกับวิธีการเขียนจดหมายอ้างอิงด้านล่างรวมถึงวัสดุที่จะถามผู้สมัครและเมื่อใดที่จะต้องบอกว่าไม่ (และจะบอกว่าไม่) เพื่อเขียนจดหมายให้ใครบางคน

จดหมายอ้างอิงหรือจดหมายแนะนำ

จดหมายอ้างอิงหรือที่เรียกว่าจดหมายรับรองเป็นจดหมายที่พูดถึงประสบการณ์การทำงานทักษะความเชี่ยวชาญคุณสมบัติส่วนตัวและ / หรือผลการเรียนของใครบางคน มันถูกเขียนโดยอดีตนายจ้างเพื่อนร่วมงานลูกค้าครูหรือคนอื่น ๆ ที่สามารถพูดในเชิงบวกเกี่ยวกับบุคคลนั้น

เมื่อคุณต้องการจดหมายอ้างอิง

คุณต้องมีจดหมายอ้างอิงซึ่งโดยทั่วไปจะมีประมาณสามตัว คุณสมัครงาน, การฝึกงาน, ตำแหน่งอาสาสมัคร, วิทยาลัย, และโปรแกรมบัณฑิตวิทยาลัย จดหมายอ้างอิงคือการรับรองทักษะและคุณสมบัติที่เป็นบวกของคุณเขียนโดยคนที่คุ้นเคยกับงานของคุณตัวละครและความสำเร็จ

จดหมายอ้างอิงอธิบายถึงสาเหตุที่ผู้อ่านควรเลือกคุณและสิ่งที่มีคุณสมบัติสำหรับโอกาสที่คุณสมัคร องค์กรอาจร้องขอจดหมายที่พิจารณาบุคคลเพื่อการจ้างงานหรือการตอบรับที่สถาบันหรืออาจเสนอโดยผู้สมัครงานหรือผู้สมัคร

สิ่งที่รวมอยู่ในจดหมายอ้างอิง

จดหมายอ้างอิงเป็นการรับรองทักษะและคุณสมบัติที่เป็นบวกของคุณ มันอธิบายว่าทำไมผู้อ่านควรเลือกคุณและสิ่งที่มีคุณสมบัติคุณสำหรับโอกาสที่คุณสมัคร

จดหมายอ้างอิงระดับมืออาชีพ มักจะเขียนโดยหัวหน้างานเพื่อนร่วมงานลูกค้าอาจารย์หรืออาจารย์ที่คุ้นเคยกับความสำเร็จของคุณในการทำงานประเภท โดยทั่วไปแล้วจะรวมถึงคำอธิบายเกี่ยวกับตำแหน่งและความรับผิดชอบของคุณระยะเวลาในการทำงานที่ บริษัท และความสามารถคุณสมบัติและการมีส่วนร่วมในองค์กรของคุณ

ตัวละครหรือจดหมายอ้างอิงส่วนบุคคล สามารถเขียนโดยเพื่อนครอบครัวพี่เลี้ยงหรือเพื่อนบ้านที่สามารถยืนยันคุณสมบัติที่จะทำให้คุณเป็นผู้สมัครที่ดีสำหรับตำแหน่งที่คุณกำลังมองหา มันอธิบายถึงวิธีการที่นักเขียนรู้จักคุณและพูดคุยเกี่ยวกับคุณสมบัติส่วนบุคคลของคุณตามที่พวกเขาจะนำไปใช้ในการตั้งค่างาน

สิ่งที่ต้องทำก่อนเขียนจดหมายอ้างอิง

คิดก่อนพูดว่า“ ใช่”ก่อนที่จะตกลงที่จะเขียนจดหมายตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณรู้สึกว่าคุณสามารถเขียนจดหมายอ้างอิงในเชิงบวกสำหรับบุคคลนี้ หากคุณไม่รู้จักคนดีหรือไม่คิดว่าคุณสามารถพูดถึงทักษะหรือความสามารถของบุคคลนั้นได้เป็นอย่างดีการปิดคำขอขอคำแนะนำ

เป็นการดีที่จะบอกว่าไม่เขียนคำแนะนำแทนที่จะเขียนการอ้างอิงเชิงลบสำหรับบุคคลนั้น

คุณอาจคลุมเครือเมื่อคุณปฏิเสธคำขอเพียงแค่พูดว่า“ ฉันไม่รู้สึกว่าฉันจะเป็นคนที่ดีที่สุดในการเขียนคำแนะนำให้คุณ” ถ้าเป็นไปได้แนะนำคนอื่นที่พวกเขาอาจถาม

ขอข้อมูล. เป็นความคิดที่ดีที่จะขอสำเนาประวัติส่วนตัวหรือประวัติย่อของบุคคลนั้นแม้ว่าคุณจะรู้จักพวกเขามาเป็นเวลานาน พวกเขาอาจได้รับการรับรองหรือความสำเร็จใหม่และคุณต้องการให้ข้อมูลที่เป็นปัจจุบันมากที่สุด สิ่งนี้จะช่วยให้แนวทางที่จะใช้เมื่อคุณเขียนจดหมาย

หากจดหมายอ้างอิงสำหรับโอกาสการจ้างงานเฉพาะเจาะจงให้ขอสำเนาของการโพสต์งานด้วย ในทำนองเดียวกันถ้าจดหมายอ้างอิงสำหรับโรงเรียนหรือโปรแกรมเฉพาะให้ถามข้อมูลบางอย่างเกี่ยวกับโรงเรียน ยิ่งคุณมีข้อมูลมากเท่าไหร่การเขียนจดหมายก็ง่ายขึ้นเท่านั้น

รับรายละเอียดทั้งหมดนอกจากการขอข้อมูลเกี่ยวกับผู้สมัครแล้วให้รับข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการเกี่ยวกับวิธีการส่งจดหมาย ถามผู้ที่คุณควรส่งจดหมายถึงเมื่อถึงกำหนดเวลาและรูปแบบของจดหมายที่ควรจะเป็นนอกจากนี้ถามว่ามีรายการใด ๆ ที่โรงเรียนหรือนายจ้างต้องการให้คุณรวมไว้ในจดหมายของคุณ

สิ่งที่จะรวมไว้ในจดหมายอ้างอิง

หากผู้สมัครไม่ได้ให้แบบฟอร์มที่จะเขียนคำแนะนำของคุณคุณควรเขียนการอ้างอิงเป็นจดหมายทางการ จดหมายอ้างอิงควรเริ่มต้นจากทั้งคุณและข้อมูลการติดต่อของนายจ้าง (ชื่อที่อยู่หมายเลขโทรศัพท์อีเมล) ตามด้วยวันที่ หากนี่คืออีเมลแทนที่จะเป็นจดหมายจริงให้ใส่ข้อมูลติดต่อของคุณในตอนท้ายของจดหมายหลังจากลายเซ็นของคุณ

ข้อมูลการติดต่อและทักทาย:หากคุณกำลังเขียนจดหมายถึงบุคคลหรือคณะกรรมการจ้างรวมถึงข้อมูลการติดต่อของพวกเขาที่ด้านบนของจดหมายและในคำทักทายของคุณ หากคุณกำลังเขียนจดหมายทั่วไปคุณสามารถเขียนถึง "ผู้ที่อาจเกี่ยวข้อง" หรือเพียงแค่เริ่มต้นจดหมายของคุณด้วยวรรคแรก

คำทักทาย: เริ่มต้นจดหมายของคุณด้วย "Dear Mr./Ms. นามสกุล" หากคุณไม่ทราบนามสกุลของนายจ้างเพียงแค่เขียนว่า "Dear Hiring Manager" หากผู้สมัครกำลังสมัครเข้าเรียนในหลักสูตรการศึกษาคุณสามารถเขียน "คณะกรรมการฝ่ายรับเข้าเรียนที่รัก"

บทนำ: อธิบายความสัมพันธ์ของคุณกับบุคคลที่คุณเขียนจดหมาย คุณอาจรวมระยะเวลาที่คุณรู้จักบุคคลนั้น จากนั้นอธิบายว่าทำไมคุณจึงเขียนจดหมาย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ระบุชื่อของ บริษัท งานโรงเรียนหรือโอกาสที่บุคคลนั้นสมัคร ตัวอย่างเช่น "ฉันเป็นหัวหน้างานของ James Smith ที่ XYZ Company ในช่วงห้าปีที่ผ่านมาฉันยินดีที่จะแนะนำเขาให้ดำรงตำแหน่งหัวหน้าบัญชีที่ ABC Company

ภาพรวมร่างกาย:ในเนื้อหาของจดหมายให้ระบุข้อมูลเฉพาะเกี่ยวกับลักษณะส่วนบุคคลของผู้สมัคร (ความคิดสร้างสรรค์ความอดทนความมั่นใจ ฯลฯ) ทักษะเฉพาะ (ทักษะการสื่อสารที่ดีเยี่ยมทักษะองค์กร ฯลฯ) จงเจาะจงให้มากที่สุด

ย่อหน้าแรก: ย่อหน้าแรกของจดหมายอ้างอิงอธิบายการเชื่อมต่อของคุณกับบุคคลที่คุณแนะนำรวมถึงวิธีที่คุณรู้จักพวกเขาและทำไมคุณถึงมีคุณสมบัติในการเขียนจดหมายอ้างอิงเพื่อแนะนำการจ้างงานหรือบัณฑิตวิทยาลัย พูดถึงความสัมพันธ์ (ส่วนตัวหรืออาชีพ) ที่คุณมีกับคนที่คุณแนะนำ

ย่อหน้าที่สอง (และสามและสี่)

ย่อหน้ากลางของจดหมายอ้างอิงประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลที่คุณเขียนรวมถึงสาเหตุที่พวกเขามีคุณสมบัติและสิ่งที่พวกเขาสามารถมีส่วนร่วม หากจำเป็นให้ใช้มากกว่าหนึ่งย่อหน้าเพื่อให้รายละเอียด จงเจาะจงและแบ่งปันตัวอย่างว่าเหตุใดบุคคลนี้จึงเป็นผู้สมัครที่มีคุณสมบัติ ถ้าทำได้ให้เชื่อมโยงอินสแตนซ์เฉพาะที่คุณสังเกตเห็นคน ๆ นั้นโดยใช้ทักษะที่จำเป็นสำหรับตำแหน่งนั้น

พยายามอธิบายคุณสมบัติและทักษะที่เกี่ยวข้องกับงานโรงเรียนหรือโอกาสที่เฉพาะเจาะจง ตัวอย่างเช่นหากบุคคลนั้นสมัครงานเป็นผู้จัดการให้มุ่งเน้นที่ความเป็นผู้นำและทักษะการสื่อสารของบุคคลนั้น

การปิดจดหมาย

ในย่อหน้าปิดเสนอเพื่อให้ข้อมูลเพิ่มเติมและรวมถึงข้อมูลการติดต่อของคุณ (โทรศัพท์และอีเมล) เพื่อให้คุณพร้อมที่จะให้คำแนะนำด้วยวาจาหรือตอบคำถามเพิ่มเติมหากจำเป็น คุณอาจย้ำว่าคุณแนะนำคนนี้“ สุดใจ” หรือ“ โดยไม่ต้องจอง”

ลายเซ็น: จบจดหมายด้วยลายมือชื่อของคุณเขียนด้วยลายมือตามด้วยชื่อที่คุณพิมพ์ หากนี่คืออีเมลให้ใส่ชื่อที่คุณพิมพ์ตามด้วยข้อมูลการติดต่อของคุณ

ความยาวตัวอักษรรูปแบบและแบบอักษรคำแนะนำ

ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนจดหมาย: ขอให้ผู้สมัครส่งประวัติย่อของเขาประวัติย่อหรือวัสดุอื่น ๆ ที่จะช่วยให้คุณอธิบายบุคคลได้อย่างถูกต้อง คุณอาจขอคำอธิบายเกี่ยวกับตำแหน่งที่เขาสมัครและข้อมูลเกี่ยวกับ บริษัท ยิ่งคุณมีข้อมูลมากเท่าไหร่การเขียนคำแนะนำที่ชัดเจนก็จะยิ่งง่ายขึ้นเท่านั้น

ความยาว: จดหมายรับรองควรมากกว่าหนึ่งหรือสองย่อหน้า จดหมายฉบับย่อนี้แสดงว่าคุณไม่รู้จักคนดีหรือไม่รับรองพวกเขาอย่างเต็มที่ อย่างไรก็ตามคุณต้องการให้ตัวอักษรกระชับและจดจ่อกับประเด็นสำคัญสองสามข้อดังนั้นอย่าเขียนมากกว่าหนึ่งหน้า สามหรือสี่ย่อหน้าที่อธิบายว่าคุณรู้จักบุคคลนั้นได้อย่างไรและทำไมคุณถึงแนะนำพวกเขาให้มีความยาวที่เหมาะสม

รูปแบบ: จดหมายแนะนำควรเว้นระยะเดียวโดยมีช่องว่างระหว่างแต่ละย่อหน้า ใช้ระยะขอบประมาณ 1 "สำหรับด้านบน, ด้านล่าง, ด้านซ้ายและด้านขวาของหน้าและจัดแนวข้อความของคุณไปทางซ้าย (การจัดตำแหน่งสำหรับเอกสารส่วนใหญ่)

ตัวอักษร: ใช้แบบอักษรดั้งเดิมเช่น Times New Roman, Arial หรือ Calibri ขนาดตัวอักษรควรอยู่ระหว่าง 10 ถึง 12 คะแนนจึงอ่านง่าย การปรับขนาดตัวอักษรเป็นวิธีที่ดีในการทำให้จดหมายของคุณเป็นหน้าเดียว

แก้ไข:ให้แน่ใจว่าได้อ่านจดหมายของคุณก่อนที่จะส่ง คุณสามารถให้คนอื่นแก้ไขจดหมาย แต่ปกปิดชื่อผู้สมัครเพื่อรักษาความเป็นส่วนตัวของเขา

ตัวอย่างจดหมายอ้างอิง

คุณสามารถใช้ตัวอย่างจดหมายอ้างอิงนี้เป็นแบบจำลอง ดาวน์โหลดเทมเพลต (เข้ากันได้กับ Google เอกสารและ Word Online) หรืออ่านเวอร์ชันข้อความด้านล่าง

ดาวน์โหลดเทมเพลต Word

ตัวอย่างจดหมายอ้างอิง (รุ่นข้อความ)

Melissa Bradley

123 ถนนธุรกิจ

บิสซิเนสซิตี้, นิวยอร์ก 54321

555-555-5555

[email protected]

1 กันยายน 2561

จิมลี

ทรัพยากรมนุษย์

การตลาดของเซเบอร์ & ประชาสัมพันธ์

321 ถนนธุรกิจ

บิสซิเนสซิตี้, นิวยอร์ก 12345

เรียนคุณนายลี

ฉันตื่นเต้นที่จะแนะนำ Sarah Jones สำหรับตำแหน่งผู้จัดการฝ่ายการตลาดดิจิทัลที่ Sabre Marketing & PR ในฐานะผู้อำนวยการการตลาดที่ A & B Media ฉันมีความสุขที่ได้ทำงานเป็นหัวหน้างานของซาร่าห์เมื่อเธอทำงานที่นี่ในตำแหน่งเจ้าหน้าที่การตลาด ซาร่าห์เป็นผู้มีความสามารถที่ดีที่สุดที่ A&B Media รับผิดชอบและตรงต่อเวลาและสดใสมากและฉันรับรองคุณสมบัติและทักษะของเธออย่างแน่นอน

ฉันประทับใจความรู้ที่เธอนำมาสู่โต๊ะอย่างต่อเนื่องและความทุ่มเทของเธอที่จะอยู่เหนือสิ่งล่าสุดในสนาม ซาร่าห์ผสมผสานทักษะการวิเคราะห์ที่คมชัดเข้ากับสัญชาตญาณที่แข็งแกร่งและฉันรู้อยู่เสมอว่าฉันสามารถพึ่งพาเธอเพื่อให้ตรงตามกำหนดเวลาและเกินความคาดหวังของเรา ในช่วงสองปีที่เธออยู่กับเราเธอได้รับความสำเร็จมากมายตั้งแต่การเพิ่มการมีส่วนร่วมในโซเชียลมีเดียของเราลง 20% ไปจนถึงการลดอัตราการตีกลับเว็บไซต์ของเรา 10% จนถึงการเพิ่ม ROI ของเราสำหรับแคมเปญดิจิทัล 15%

ในขณะที่ความเฉียบแหลมในอาชีพของซาร่าห์มีค่าอย่างมากต่อ A & B Media เธอก็เป็นผู้เล่นในทีมที่ยอดเยี่ยมเช่นกัน ในแง่ดีมีส่วนร่วมและง่ายต่อการเข้ากันซาร่าห์มีความสุขอย่างแท้จริงที่ได้อยู่ในสำนักงานและเสริมสร้างความสัมพันธ์เชิงบวกมากมายภายในแผนกของเราเช่นเดียวกับทั่วทั้ง บริษัท

จากที่กล่าวมาฉันเชื่อมั่นอย่างสูงในคำแนะนำของฉันและเชื่อว่าซาร่าห์จะเป็นแบบที่ดีสำหรับ Sabre Marketing & PR หากคุณต้องการพูดเพิ่มเติมเกี่ยวกับประสบการณ์การทำงานกับซาร่าห์ของฉันโปรดส่งอีเมลฉันที่ [email protected] หรือโทรหาฉันที่ 555-555-5555

ขอแสดงความนับถือ

Melissa Bradley

ผู้อำนวยการการตลาด A & B Media

จัดรูปแบบจดหมายของคุณ

หากคุณกำลังส่งจดหมายถึงนายจ้างหรือโรงเรียนโปรดปฏิบัติตามรูปแบบจดหมายธุรกิจที่ถูกต้อง ซึ่งรวมถึงการแสดงข้อมูลการติดต่อของคุณวันที่และข้อมูลการติดต่อสำหรับผู้ที่ได้รับจดหมายของคุณ (โดยทั่วไปคือผู้จัดการการจ้างงาน) ที่ด้านบนของจดหมาย รวมถึงลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือของคุณที่ด้านล่างของจดหมายทางกายภาพ

อย่างไรก็ตามหากคุณกำลังส่งจดหมายฉบับนี้คุณไม่จำเป็นต้องใส่ข้อมูลติดต่อหรือวันที่ที่ด้านบนของจดหมาย ให้ระบุรายการข้อมูลการติดต่อของคุณแทนลายเซ็นอีเมล นอกจากนี้ต้องแน่ใจว่ามีหัวเรื่องที่ชัดเจนและกระชับที่แสดงชื่อของผู้สมัครงานที่พวกเขาสมัคร (ถ้ามี) และวัตถุประสงค์ของจดหมายของคุณ ตัวอย่างเช่นบรรทัดหัวเรื่องอาจอ่านได้: "คำแนะนำสำหรับชื่อนามสกุล - งานผู้ช่วยฝ่ายทรัพยากรบุคคล"

ใช้เทมเพลตจดหมายอ้างอิง

หากคุณไม่แน่ใจว่าจะเขียนอะไรให้ใช้เทมเพลตจดหมายอ้างอิงและปรับให้เป็นแบบส่วนบุคคลเพื่อรวมข้อมูลของคุณ เทมเพลตเป็นวิธีที่มีประโยชน์ในการดูวิธีจัดรูปแบบจดหมายของคุณและสิ่งที่จะรวมในจดหมาย

คุณยังสามารถดูจดหมายอ้างอิงตัวอย่างเพิ่มเติมสำหรับแนวคิดเกี่ยวกับสิ่งที่จะรวมไว้ในจดหมายของคุณเอง อย่างไรก็ตามอย่าลืมเปลี่ยนจดหมายเพื่อให้ตรงกับบุคคลที่คุณเขียนจดหมาย