เรียนรู้เกี่ยวกับรายงานการประชุมและเหตุผลที่สำคัญ

รายงานการประชุมเป็นเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรหรือบันทึกที่ใช้เพื่อแจ้งผู้เข้าร่วมประชุมและผู้เข้าร่วมประชุมที่ไม่ได้พูดถึงสิ่งที่กล่าวถึงหรือสิ่งที่เกิดขึ้นระหว่างการประชุม โดยทั่วไปแล้วรายงานการประชุมหรือบันทึกย่อจะถูกบันทึกโดยตัวบันทึกรายงานการประชุมที่กำหนดในระหว่างการดำเนินการเพื่อให้มีการบันทึกที่แม่นยำว่ามีสิ่งใดปรากฏในระหว่างการประชุม

มักจะรวมถึงนาที:

• ชื่อของผู้เข้าร่วม
• ครอบคลุมวาระการประชุม
• การตัดสินใจของผู้เข้าร่วม
• การติดตามผลที่กระทำโดยผู้เข้าร่วม
• วันที่ครบกำหนดสำหรับการทำภาระผูกพันให้เสร็จสมบูรณ์
• เหตุการณ์หรือการอภิปรายอื่น ๆ ที่ควรค่าแก่การจัดทำเอกสารสำหรับการตรวจสอบหรือประวัติในอนาคต

รายงานการประชุมเป็นเอกสารทางประวัติศาสตร์

ในฐานะที่เป็นเอกสารทางประวัติศาสตร์รายงานการประชุมมีประโยชน์สำหรับการบันทึกแนวคิดหลักหรือจุดอภิปรายที่นำไปสู่การตัดสินใจ ตัวอย่างเช่นรายงานการประชุมที่มีประสิทธิภาพอาจระบุตัวเลือกห้าตัวที่ทีมพูดถึงและเหตุผลหลักที่เลือกอย่างใดอย่างหนึ่ง

รายงานการประชุมทางธุรกิจโดยทั่วไปไม่จำเป็นต้องบันทึกทุกการอภิปรายหรือพูดคุยอย่างละเอียดในรายละเอียดว่าใครพูดอะไร แน่นอนว่ากฎนี้มีความแตกต่างสำหรับการประชุมประเภทอื่นเช่นการพิจารณาคดีของศาลและสถานการณ์ที่มีการหารือทางกฎหมาย การประชุมประเภทนี้จะต้องมีการบันทึกการสนทนาและข้อความสั่งที่แน่นอน แต่ถ้าทรัพยากรมนุษย์กำลังพูดถึงการฟ้องร้องการประชุมสถานที่ทำงานโดยทั่วไปไม่ได้จัดทำเอกสารทุกเล็กน้อย

เวลาและวิธีการแบ่งปันรายงานการประชุม

ตามหลักการแล้วจะมีการบันทึกรายงานการประชุมบนอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์เช่นแล็ปท็อปหรือ iPad และจากการตรวจสอบการสะกดคำไวยากรณ์และความชัดเจนอย่างรวดเร็วจะเผยแพร่ไปยังผู้เข้าร่วมการประชุมทางอิเล็กทรอนิกส์เมื่อสิ้นสุดการประชุม ด้วยวิธีนี้ผู้เข้าร่วมจะต้องแจ้งข้อผูกพันและกำหนดส่งทันทีและสามารถตั้งคำถามหรือขอคำชี้แจงได้ หากไม่สามารถทำได้เพราะผู้บันทึกต้องการคัดลอกนาทีหรือตรวจสอบข้อผิดพลาดเขาควรเผยแพร่ภายใน 24 ชั่วโมงหลังจากการประชุม

รายงานการประชุมยังใช้เป็นเครื่องเตือนความจำของสมาชิกในทีมที่ทำข้อตกลงระหว่างการประชุมและช่วยให้ผู้เข้าร่วมถ่ายโอนรายการเหล่านี้ไปยังปฏิทินและรายการงานประจำวัน

ผู้บันทึกควรตรวจสอบรายงานการประชุมก่อนการประชุมครั้งต่อไปทุกครั้งเพื่อให้ผู้คนสามารถตรวจสอบความถูกต้องและขั้นตอนต่อไปได้

องค์กรจัดการกับการจดบันทึกการประชุมอย่างไร

สิ่งสำคัญต่อความสำเร็จของการประชุมรายงานการประชุมมีการบันทึกประวัติการประชุมสำหรับผู้เข้าร่วมและพนักงานที่ไม่สามารถเข้าร่วมได้ หากไม่มีรายงานการประชุมเต็มรูปแบบโอกาสในการประสบความสำเร็จของการประชุมจะลดลงเพราะผู้คนไม่สามารถดูดซับและเก็บรักษาข้อมูลได้ในคราวเดียว

พนักงานที่ใช้รายงานการประชุมมักเป็นสมาชิกของทีมและจดบันทึกขณะเข้าร่วมการประชุม ในการประชุมที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินการทางกฎหมายหรือที่เกี่ยวข้องกับรัฐบาลหรือในการประชุมคณะกรรมการ บริษัท บุคคลที่ไม่มีส่วนเกี่ยวข้องจะใช้เวลารายงานการประชุมอย่างเป็นทางการและมักจะบันทึกการดำเนินคดี

ในการบันทึกข้อมูลสำคัญอย่างถูกต้องเครื่องบันทึกรายงานการประชุมจะต้องมีหูเพื่อดูรายละเอียดและความสามารถในการจดจ่อ พนักงานนี้ต้องทำงานหลายอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อให้สามารถมีส่วนร่วมในการประชุมในขณะที่บันทึกรายงาน

ในบางองค์กรพนักงานคนเดียวกันจะใช้เวลารายงานการประชุมทุกครั้ง หรือความรับผิดชอบอาจส่งผ่านจากพนักงานไปยังพนักงาน บทบาทของคนรับนาทีสร้างความเป็นผู้นำและทักษะการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและสามารถเป็นงานโลภ

ข้อกำหนดสำหรับการบันทึกรายงานการประชุม

ข้อกำหนดสำหรับเครื่องบันทึกรวมถึงความสามารถในการ:

• บันทึกการตัดสินใจข้อผูกพันและประเด็นการอภิปรายที่สำคัญอย่างถูกต้องในการประชุม
• บันทึกรายการการกระทำและวันที่ครบกำหนดที่สมาชิกการประชุมมุ่งมั่นที่จะ (รายการการดำเนินการมีชื่อที่แนบมา แต่นาทีไม่ระบุว่าใครพูดอะไรในการประชุมที่ทำงานนอกระบบ)
• ตรวจสอบการตัดสินใจและการมอบหมายที่สำคัญหรือภาระผูกพันโดยสมัครใจและรายการดำเนินการในตอนท้ายของการประชุมเพื่อให้ผู้เข้าร่วมสามารถเห็นด้วยกับพวกเขาก่อนที่จะออก
• เป็นผู้เล่นในทีมและยืดหยุ่นเนื่องจากผู้เข้าร่วมสามารถเพิ่มหรือแก้ไขสิ่งที่พวกเขาไม่เห็นด้วยในนาที

• ทำงานอย่างเร่งด่วนเพื่อแจกจ่ายสำเนารายงานการประชุมภายใน 24 ชั่วโมงหลังจากการประชุม