วิธีการเขียนแผนการจัดการโครงการ

แผนการจัดการโครงการเป็นเอกสารที่กำหนดวิธีการทำงานของทีมในโครงการ มันอธิบายวงจรชีวิตของโครงการและครอบคลุมถึงวิธีการดำเนินงานตรวจสอบควบคุมและปิดอย่างเป็นทางการ

แผนการจัดการโครงการเป็นคำทั่วไปสำหรับแผนย่อยทั้งหมดที่คุณจะผลิตสำหรับโครงการ เราสามารถกำหนดแผนการจัดการโครงการเป็นทุกอย่างที่กล่าวถึงในแผนเหล่านี้:

• แผนการจัดการความต้องการ
• แผนการจัดการขอบเขต
• แผนการจัดการตาราง
• แผนการจัดการคุณภาพหากคุณมี
• แผนการจัดการต้นทุน
• แผนการจัดการความเสี่ยง (ซึ่งควรอ้างอิงบันทึกความเสี่ยงของคุณ)
• เปลี่ยนแผนการจัดการ
• แผนการจัดการการจัดหาหากคุณต้องการแผนสำหรับโครงการ
• แผนการจัดการการกำหนดค่าอีกครั้งเฉพาะเมื่อคุณวางแผนที่จะเขียนหนึ่ง: คุณอาจไม่รู้สึกว่าจำเป็นสำหรับโครงการของคุณ
• แผนการจัดการทรัพยากรมนุษย์

แผนการจัดการโครงการยังมีข้อมูลที่สำคัญเกี่ยวกับพื้นฐานของโครงการโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับขอบเขตและกำหนดการ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณได้แถวทรายที่คุณสามารถอ้างอิงกลับเพื่อให้คุณสามารถเห็นสิ่งที่เปลี่ยนแปลงไปเมื่อคุณปิดโปรเจ็กต์ในที่สุดและเปรียบเทียบการวางแผนกับประสิทธิภาพที่แท้จริง

ต้องบอกว่าแผนการจัดการโครงการมีอยู่เป็นเอกสารในสิทธิของตนเอง นี่คือสิ่งที่จะรวมและวิธีการอ้างอิงส่วนอื่น ๆ เหล่านั้น

การเขียนเอกสารแผนการจัดการโครงการ

เริ่มเอกสารของคุณด้วยชื่อโครงการและวันที่ ใช้เทมเพลตจาก Office Management Project ของคุณหากคุณมีหนึ่งอันเพื่อบันทึกไม่ต้องเริ่มจากศูนย์

จากนั้นรวมหัวข้อเหล่านี้:

เกณฑ์และเกณฑ์: อธิบายวิธีจัดการเส้นเขตแดนสำหรับพื้นที่ขอบเขตขอบเขตต้นทุนและคุณภาพของโครงการ กำหนดความแปรปรวนที่ยอมรับได้ที่จะวางแผน (ตัวอย่างเช่น +/- 10 เปอร์เซ็นต์) และสิ่งที่คุณจะทำหากดูเหมือนว่าสิ่งเหล่านั้นจะถูกละเมิด คุณอาจบันทึกเอกสารเหล่านี้ไว้ในกฎบัตรโครงการของคุณ

Governance: กำหนดสิ่งที่รีวิวโครงการ, รีวิวจากเพื่อนและมาตรการกำกับดูแลอื่น ๆ ที่คุณจะใช้เมื่อคุณผ่านวงจรการจัดการโครงการ อย่างน้อยที่สุดคุณควรรวมการลงชื่ออย่างเป็นทางการที่ส่วนท้ายของแต่ละเฟส นี่เป็นหนึ่งในบทบาทของผู้สนับสนุนโครงการ นอกจากนี้คุณยังสามารถใส่รายละเอียดเกี่ยวกับบทวิจารณ์คุณภาพที่คุณจะได้รับหากเหมาะสมกับโครงการของคุณ

วิธีการตัดสินใจ: นี่เป็นที่ที่ดีในการจดบันทึกบิตของวิธีการจัดการโครงการของคุณที่คุณตัดสินใจว่าจะไม่ทำเพราะมันไม่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่นคุณสามารถทราบได้ที่นี่ว่าคุณจะไม่ทำแผนการจัดการการจัดซื้อเพราะไม่มีการจัดซื้อที่จำเป็นสำหรับโครงการของคุณ

อะไรก็ได้: อย่า จำกัด เฉพาะหัวเรื่องเหล่านี้ รวมสิ่งอื่นใดที่คุณคิดว่าอาจเกี่ยวข้องกับการวางแผนของโครงการเช่นการเชื่อมโยงไปยังโครงการอื่น ๆ ใน บริษัท ปัจจัยภายนอกที่อาจส่งผลต่อการวางแผนที่คุณต้องการให้คนอื่นสนใจ

แผนของ บริษัท ย่อย

หากคุณรวมเอกสารโครงการทั้งหมดของคุณเป็นเอกสารจะเป็นแผนการจัดการโครงการขนาดใหญ่ วิธีที่ดีที่สุดคือให้รวมลิงก์ (หรืออย่างน้อยคำอธิบายว่าจะหาเอกสารได้ที่ไหน) ในเอกสารนี้ ถ้ามีใครต้องการไปอ่านพวกเขาสามารถค้นหาได้โดยไม่ต้องมีแผนการจัดการโครงการของคุณนานจนไม่มีใครดูเลย

อย่าลืมเชื่อมโยงไปยังเส้นเขตแดนด้วย สำหรับพื้นฐานกำหนดการของโครงการให้บันทึกเวอร์ชันของแผนและลิงก์ไปยังสิ่งนั้น สำหรับพื้นฐานต้นทุนให้บันทึกเวอร์ชันของการวางแผนงบประมาณของคุณ ณ วันนี้และเชื่อมโยงไปยังแผนนั้น เอกสารเหล่านี้เป็นเอกสารที่มีชีวิตและจะเปลี่ยนแปลงเมื่อโครงการดำเนินต่อไป แต่คุณจะเก็บไฟล์ต้นฉบับเหล่านั้นไว้เพื่อให้คุณสามารถดูย้อนหลังและทำการเปรียบเทียบได้

ในที่สุดเพิ่มการควบคุมเวอร์ชันในแผนการจัดการโครงการของคุณเพื่อที่ว่าหากคุณต้องการอัปเดตคุณจะสามารถดูว่าคุณกำลังทำสำเนาล่าสุดอยู่หรือไม่