วิธีพัฒนาวาระการประชุมที่มีประสิทธิภาพ

วาระการประชุมคือรายการที่ผู้เข้าร่วมหวังว่าจะบรรลุในการประชุม ควรมีการแจกจ่ายวาระการประชุมล่วงหน้าก่อนการประชุมอย่างน้อย 24 ชั่วโมงเพื่อให้ผู้เข้าร่วมมีโอกาสเตรียมตัวสำหรับการประชุม ถ้าเป็นไปได้ควรมีวาระก่อนวันประชุมหลายวัน

การพัฒนาวาระการประชุม

ก่อนอื่นให้ระบุว่าจำเป็นต้องใช้พนักงานคนอื่นเพื่อช่วยคุณวางแผนการประชุมหรือไม่ จากนั้นตัดสินใจว่าคุณหวังว่าจะบรรลุผลสำเร็จด้วยการจัดการประชุมและกำหนดเป้าหมายที่เป็นไปได้สำหรับการประชุมของคุณ เป้าหมายที่คุณตั้งไว้จะกำหนดกรอบการทำงานสำหรับแผนการประชุมที่มีประสิทธิภาพ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้วางแผนมากไปกว่าที่จะทำได้อย่างสมเหตุสมผลภายในกรอบเวลาของการประชุม

ดังที่สตีเฟ่นโควี่พูดใน "7 นิสัยของผู้คนที่มีประสิทธิภาพสูง" "เริ่มต้นด้วยจุดจบในใจ" จุดประสงค์ในการประชุมของคุณจะกำหนดจุดเน้นการประชุมวาระการประชุมและผู้เข้าร่วมประชุม

จากนั้นพิจารณาเวลาที่คุณคาดหวังว่าจะต้องการในแต่ละวาระ หากการประชุมใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงและคุณมีห้าวาระการประชุมนั่นจะให้ความคิดทั่วไปเกี่ยวกับกรอบเวลาที่คุณทำงานด้วย มันไม่ได้หมายความว่าทุก ๆ วาระจะต้องมีความแม่นยำ 12 นาที แต่การรวมห้าครั้งนั้นไม่สามารถเฉลี่ยมากกว่านั้นได้

การตัดสินใจที่จะทำ

หลังจากกำหนดเป้าหมายโดยรวมของคุณคุณหรือทีมของคุณจำเป็นต้องตัดสินใจบางอย่าง นอกเหนือจากวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายของการประชุมยังรวมอยู่ในวาระการประชุมของคุณ:

• วันที่เวลาและสถานที่สำหรับการประชุม
• ผู้เข้าร่วมจำเป็นในการประชุม
• รายการสำหรับการอภิปราย
• ระยะเวลาที่คุณคาดว่ากลุ่มจะต้องหารือแต่ละรายการ
• งานก่อนการประชุม ซึ่งจะรวมถึงการอ่านเอกสารข้อมูลรายงานการประชุมจากการประชุมก่อนหน้าหรือการเตรียมอื่น ๆ ที่จะทำให้การประชุมจริงของคุณประสบความสำเร็จ เอกสารที่เกี่ยวข้องควรแนบไปกับหนังสือเชิญประชุมและวาระการประชุมเมื่อคุณแจกจ่ายให้ผู้เข้าร่วมที่ได้รับเชิญ

ระบุผู้เข้าร่วม

เมื่อคุณตัดสินใจแล้วว่าการประชุมเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของคุณคุณต้องพัฒนารายชื่อผู้เข้าร่วม พนักงานทุกคนไม่สามารถหรือควรมีส่วนร่วมในการประชุมทุกครั้ง แต่การเชิญผู้เข้าร่วมที่ถูกต้องจะช่วยเพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จของคุณ กำหนดผู้เข้าร่วมของคุณโดยถามตัวเองด้วยคำถาม:

• ใครต้องเป็นเจ้าของโซลูชั่นที่กลุ่มพัฒนาขึ้น
• ใครเป็นเจ้าของกระบวนการที่กลุ่มกำลังพูดคุยกัน
• ใครต้องการทราบข้อมูลที่คุณแจกจ่าย
• ใครสามารถให้ข้อมูลและข้อเท็จจริงเพื่อเป็นแนวทางในการตัดสินใจ
• ใครมีประสบการณ์หรือความเชี่ยวชาญในการแบ่งปันกับกลุ่ม
• ใครจะต้องสนับสนุนการดำเนินการตามแนวทางหรืองานใด ๆ ?
• ใครต้องให้การอนุญาตหรือทรัพยากรเพื่อให้บรรลุผลการประชุม?
• ใครบ้างที่อาจต่อต้านการดำเนินการตามแนวทางหรือทิศทางใด ๆ ?

กำหนดการประชุมเป็นประจำ

ไม่ใช่ว่าการประชุมทุกครั้งจะต้องมีวาระการประชุมที่พัฒนาขึ้นมาเอง พนักงานส่วนใหญ่มีกำหนดการประชุมเป็นประจำสำหรับแผนกหรือกลุ่มงาน คุณมีทีมงานและโครงการที่คุณเข้าร่วม

โครงการต่อเนื่องอาจไม่จำเป็นต้องมีวาระการประชุมที่พัฒนาขึ้นใหม่สำหรับการประชุมทุกครั้ง แต่ทีมของคุณจะได้รับการบริการที่ดีโดยใช้วิธีการมาตรฐานในการประชุมของคุณ

การประชุมพนักงานที่กำหนดเวลาอย่างสม่ำเสมอแบ่งออกเป็นสามส่วนโดยที่แต่ละรายการมีวาระมาตรฐาน:

1. รายการที่ให้ข้อมูล: เขียนระเบียบวาระการประชุมที่เป็นข้อมูลสำหรับการประชุมทุกครั้ง ตัวอย่างเช่นผู้จัดการอัปเดตกลุ่มเกี่ยวกับผลลัพธ์ของการประชุมผู้บริหารระดับสูง
2. รายการการกระทำ: วางลงในวาระการประชุมทุกรายการที่คุณคาดหวังว่ากลุ่มจะต้องการตรวจสอบในการประชุมที่กำหนดทุกครั้ง ตัวอย่างเช่นประสิทธิภาพต่องบประมาณสำหรับช่วงเวลาและการระบุการประหยัดต้นทุนและการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องตามแผนของกลุ่มเพื่อให้บรรลุ
3. การวางแผนล่วงหน้า: จัดทำวาระการประชุมในรายการที่กลุ่มต้องการวางแผนหรือเตรียมการล่วงหน้า ตัวอย่างเช่นเป้าหมายระยะสั้นสำหรับเดือนถัดไปหรือความต้องการความช่วยเหลือเพื่อนร่วมงานในการมอบหมายที่จะเกิดขึ้น

ถ้าคุณทำตามคำแนะนำเหล่านี้เมื่อคุณพัฒนาวาระการประชุมของคุณคุณเพิ่มความน่าจะเป็นที่การประชุมของคุณจะมีประสิทธิผลมากขึ้น

สิ่งที่จะรวม

วาระการประชุมที่กำหนดเป็นประจำจะช่วยให้ได้ผลลัพธ์ที่คุณต้องการโดยรวมถึงรายการพื้นฐานบางอย่าง:

• อุ่นเครื่องและทักทาย พิจารณาตัวแบ่งน้ำแข็งสั้น ๆ โดยขึ้นอยู่กับว่ากลุ่มนั้นเจอกันบ่อยแค่ไหน
• ทบทวนวัตถุประสงค์ของการประชุมระเบียบวาระการประชุมและผลลัพธ์และผลิตภัณฑ์ที่คาดหวัง
• ทบทวนแก้ไข (ถ้าจำเป็น) และอนุมัติรายงานการประชุมก่อน
• ให้ข้อมูลแผนกและ บริษัท ที่เหมาะสมที่ทีมต้องการ
• ตรวจสอบความคืบหน้าเกี่ยวกับรายการการดำเนินการแผนปฏิบัติการและภาระผูกพัน ทบทวนความคืบหน้าของกลุ่มเกี่ยวกับเป้าหมาย
• พูดคุยและตัดสินใจเกี่ยวกับวาระการประชุมสำหรับการประชุมครั้งนี้
• ระบุขั้นตอนต่อไป

• ระบุวัตถุประสงค์ผลลัพธ์และวาระการประชุมสำหรับการประชุมครั้งต่อไป
• ในตอนท้ายของการประชุมผู้จดบันทึกควรตรวจสอบข้อผูกพันที่มีต่อประชาชนในระหว่างการประชุม
• ระบุความช่วยเหลือที่จำเป็นจากผู้ที่ไม่อยู่ในกลุ่มและมอบหมายให้ผู้เข้าร่วมทำการติดต่อ
• กำหนดว่าใครที่อยู่นอกการประชุมผู้เข้าร่วมจะต้องรู้ว่าอะไรและตัดสินใจว่าคุณจะสื่อสารอย่างไร
• แจกจ่ายรายงานการประชุมภายใน 24 ชั่วโมงของการประชุมหรือในทันทีหากผู้รับเมล์นำพวกเขาไปทางอิเล็กทรอนิกส์