นโยบายการเข้าถึงไฟล์บุคลากรและลิงค์ไปยังตัวอย่าง

แผนกทรัพยากรมนุษย์ทุกแห่งมีการบันทึกที่กว้างขวาง กฎหมายกำหนดให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลเก็บรักษาไว้จำนวนมากในช่วงระยะเวลาหนึ่ง พนักงานตระหนักดีว่ามีระเบียนเหล่านี้อยู่ (และบางรายการอยู่ภายใต้ความประทับใจที่ไฟล์ติดตามพวกเขาจาก บริษัท หนึ่งไปยังอีก บริษัท หนึ่งซึ่งไม่เป็นความจริง)

เนื่องจากพนักงานรู้ว่ามีระเบียนเหล่านี้อยู่พวกเขาจะต้องการดูเป็นครั้งคราวเพื่อดูว่าไฟล์มีอะไรบ้าง

เมื่อตัดสินใจว่าจะให้พนักงาน (และการเข้าถึงอดีตพนักงาน) ทราบกฎหมายใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของคุณ หลายรัฐมีกฎหมายที่กำหนดให้ บริษัท ต้องจัดทำส่วนเฉพาะของไฟล์ให้กับพนักงานปัจจุบันและอดีต ตรวจสอบกับทนายความการจ้างงานของคุณเพื่อให้แน่ใจว่านโยบายของคุณเป็นไปตามกฎหมายทั้งหมด

ตัวอย่างเช่นกฎหมายของรัฐบาลกลางกำหนดให้บันทึกที่เกี่ยวข้องกับกฎหมายคนพิการอเมริกันถูกเก็บแยกจากบันทึกของบุคลากร หาก บริษัท ของคุณอยู่ภายใต้ HIPAA ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการจัดเก็บเวชระเบียนของคุณเป็นไปตามนั้นเช่นกัน

คุณอาจมีระยะเวลาเพิ่มมากในสิ่งที่คุณอนุญาตให้พนักงานเห็นในไฟล์ แต่โปรดจำไว้ว่าแม้ว่าคุณจะพบว่าพนักงานไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลบางอย่างเช่นการตรวจสอบการอ้างอิงในกรณีของการฟ้องร้องว่าสามารถค้นพบข้อมูลได้

ดังนั้นแนะนำให้พนักงานของคุณบันทึกสิ่งต่าง ๆ อย่างถูกต้องและปฏิบัติตามกฎหมายตลอดเวลา บันทึกพนักงานไม่ได้เป็นสถานที่สำหรับเรื่องตลกหรือแสดงความคิดเห็นข้างใน สิ่งเหล่านี้ไม่เป็นไปด้วยดีในศาลยุติธรรม

ตามกฎทั่วไปการมีผู้รักษาประตูหนึ่งคนในบันทึกทำให้มั่นใจได้ว่ามีการปฏิบัติตามขั้นตอนและสอดคล้องกัน คุณไม่ต้องการผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลคนหนึ่งที่อนุญาตให้คนนำบันทึกของพวกเขากลับไปที่โต๊ะทำงานในขณะที่คนอื่นปฏิเสธการเข้าถึงเลย

การขอให้ทุกคนผ่านแหล่งข้อมูลเดียวช่วยให้สิ่งต่าง ๆ สอดคล้องและถูกกฎหมาย กฎหมายเกี่ยวกับการบันทึกและการเก็บรักษาบันทึกและการเข้าถึงเป็นเรื่องยุ่งยาก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณอยู่เสมอ

นโยบายด้านล่างเป็นการเริ่มต้นที่ดีสำหรับธุรกิจของคุณ แต่โปรดจำไว้ว่ากฎหมายของรัฐและท้องถิ่นของคุณอาจแตกต่างกันไป

ตัวอย่างนโยบายการเข้าถึงระเบียนของพนักงาน

พนักงานทุกคนอดีตพนักงานและตัวแทนของพนักงานอาจดูเนื้อหาบางอย่างของไฟล์บุคลากรของพวกเขาด้วยการแจ้งให้ทราบล่วงหน้าให้กับฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ เอกสารที่เกี่ยวข้องกับคุณสมบัติของพนักงานในการจ้างเช่นใบสมัครการเลื่อนตำแหน่งการลงโทษทางวินัยและการโอนอาจดูได้ นอกจากนี้พนักงานอาจตรวจสอบแบบฟอร์มลงชื่อออกนโยบายและบันทึกการฝึกอบรม

เอกสารที่พนักงานไม่อาจตรวจสอบรวมถึงการอ้างอิงหรือการตรวจสอบการอ้างอิงบันทึกการสอบสวนใด ๆ ที่ดำเนินการโดยฝ่ายบริหารเวชระเบียนเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการพิจารณาคดีเอกสารใด ๆ ที่จะละเมิดความลับของพนักงานคนอื่นและเอกสารที่ใช้สำหรับการวางแผนพนักงาน

ขั้นตอน

พนักงานที่ต้องการตรวจสอบเนื้อหาที่อนุญาตของไฟล์บุคลากรควรติดต่อฝ่ายทรัพยากรบุคคลโดยแจ้งล่วงหน้า 24 ชั่วโมง (ไม่รวมวันหยุดสุดสัปดาห์) อดีตพนักงานหรือคนที่ไม่รู้จักกับเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์จะต้องแสดงตัวและ / หรือหลักฐานการอนุญาตให้เข้าถึงไฟล์บุคลากร

พนักงานต้องตรวจสอบไฟล์บุคลากรของตนต่อหน้าเจ้าหน้าที่ทรัพยากรบุคคล

พนักงานไม่สามารถลบไฟล์ส่วนบุคคลออกจากสำนักงานได้

พนักงานอาจร้องขอสำเนาของไฟล์หรือบางส่วนของไฟล์ ด้วยเหตุผลบุคคลเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะจัดทำสำเนา สำหรับการถ่ายเอกสารที่กว้างขวางพนักงานจะต้องจ่ายค่าถ่ายเอกสาร

หากพนักงานไม่พึงพอใจกับเอกสารในแฟ้มบุคลากรของเขาหรือเธอต่อหน้าเจ้าหน้าที่ทรัพยากรบุคคลพนักงานอาจเขียนคำอธิบายหรือคำชี้แจงและแนบไปกับเอกสารโต้แย้ง พนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือพนักงานจะไม่ทำการเปลี่ยนแปลงเอกสารจริง

พนักงานอาจขอให้ลบเอกสารออกจากไฟล์บุคลากร หากพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลเห็นด้วยเอกสารอาจถูกลบออก หากพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลไม่เห็นด้วยอาจมีการอุทธรณ์ในลักษณะที่กำหนดไว้ในนโยบาย Open Door ของ บริษัท

หวังว่าคุณจะพบว่านโยบายนี้มีประโยชน์เมื่อคุณพัฒนานโยบายการเข้าถึงไฟล์บุคลากรของคุณเองสำหรับองค์กรของคุณ โปรดปรับแต่งนโยบายเพื่อให้เหมาะกับความต้องการและวัฒนธรรมขององค์กรของคุณ