วิธีการเขียนและส่งข้อความอีเมลมืออาชีพ

เมื่อใดก็ตามที่คุณส่งข้อความอีเมลมืออาชีพสิ่งสำคัญคือการทำให้แน่ใจว่าข้อความนั้นสมบูรณ์แบบ คุณไม่ต้องการที่จะสร้างโอกาสด้วยการทำผิดพลาดไม่ว่าจะเป็นวิธีการส่งอีเมลหรือวิธีการติดตามพวกเขา อ่านเพื่อเรียนรู้วิธีการเขียนและส่งข้อความอีเมลมืออาชีพชั้นยอด

ทำไมคุณต้องการส่งอีเมลแบบมืออาชีพ มีสาเหตุหลายประการ คุณอาจส่งจดหมายปะหน้าของคุณไปยังนายจ้างที่มีศักยภาพจดหมายขอบคุณไปยังเพื่อนร่วมงานที่ตกลงที่จะอ้างอิงจดหมายลาออกให้กับหัวหน้าปัจจุบันของคุณหรือขอจดหมายแนะนำ

คุณอาจมีเหตุผลอื่นในการส่งอีเมลที่ไม่ใช่ส่วนตัวและที่จริงแล้วเป็นความคิดที่ดีที่จะตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลทั้งหมดของคุณได้รับการจัดระเบียบและเป็นมืออาชีพ

นี่คือสิ่งที่จะรวมไว้ในข้อความของคุณสิ่งที่ไม่รวมและวิธีปิดลงชื่อและส่งข้อความอีเมลของคุณ

หลักเกณฑ์ข้อความอีเมลระดับมืออาชีพ

อ่านขั้นตอนเหล่านี้เพื่อเขียนอีเมลระดับมืออาชีพที่มีคุณภาพสูงและคุณจะสร้างความประทับใจให้กับผู้รับได้เสมอ:

• หัวเรื่อง: หัวเรื่องควรสรุปวัตถุประสงค์ของคุณให้ชัดเจนเพื่อการเขียน หัวเรื่องของคุณอาจเป็นเรื่องง่ายเหมือน "ขอบคุณ" หรือ "ขอคำแนะนำ"
• อวยพร: แม้ว่าคุณกำลังเขียนอีเมลสั้น ๆ ให้รวมคำทักทาย หากคุณรู้จักชื่อของบุคคลให้ใส่ชื่อนั้น ถ้าคุณไม่ได้อยู่กับบุคคลที่มีชื่อเรียกพวกเขาด้วยชื่อของพวกเขา
• ความยาว: ทำให้อีเมลของคุณรัดกุมที่สุด ผู้คนมักจะอ่านอีเมล์ยาว ๆ ดังนั้นควรใส่เฉพาะข้อมูลที่จำเป็นเท่านั้น
• รูปแบบตัวอักษร: หลีกเลี่ยงฟอนต์หรูหราขี้เล่นหรือสี สิ่งเหล่านี้เบี่ยงเบนความสนใจของผู้รับจากข้อความจริงของคุณ หลีกเลี่ยงการใช้ตัวหนาและตัวเอียงมากเกินไปเช่นกันซึ่งทำให้อีเมลดูรก อย่าเขียนตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดเช่นกัน สิ่งนี้พบว่าโกรธหรือตื่นเต้นเกินไปในอีเมล

• อีโมติคอน:อย่าใส่อีโมติคอนในอีเมลแบบมืออาชีพ บันทึกเหล่านี้สำหรับการติดต่อส่วนบุคคล
• การสะกดและไวยากรณ์: เพียงเพราะคุณกำลังเขียนอีเมลไม่ได้หมายความว่าคุณควรเลอะเทอะเกี่ยวกับการสะกดและไวยากรณ์ แก้ไขอีเมลของคุณอย่างรอบคอบก่อนที่จะส่ง ข้อความผิดพลาดบอกผู้รับว่าควรดำเนินการอย่างจริงจังกับอีเมลของคุณ
• ปิด:ลงชื่อออกด้วยคำย่อว่า "ขอบคุณ" "ดีที่สุด" หรืออีกวิธีง่ายๆในการส่งแล้วชื่อของคุณ บัญชีอีเมลส่วนใหญ่ให้คุณฝังลายเซ็นพร้อมชื่อชื่อและข้อมูลการติดต่อลงในอีเมลทุกฉบับ มันเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมที่จะทำให้การติดต่อแต่ละครั้งมีความเป็นมืออาชีพมากขึ้น

เคล็ดลับเพิ่มเติม

เมื่อคุณเขียนอีเมลให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้ทั้งหมดก่อนที่คุณจะคลิกปุ่ม "ส่ง":

• ตรวจสอบว่าข้อความของคุณเสร็จสมบูรณ์แล้ว:ตรวจสอบอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่ากรอกหัวเรื่องของอีเมลของคุณแล้วคุณได้รวมลายเซ็นต์แล้วคุณกำลังส่งข้อความถึงผู้ติดต่อที่ถูกต้องและคุณได้กรอก สำเนาลับ เพื่อส่งสำเนาให้กับตัวเองดังนั้นคุณจึงมีบันทึกข้อความอีเมล์
• พิสูจน์ข้อความอีเมลของคุณ:ก่อนที่คุณจะกดส่งให้แน่ใจว่าคุณตรวจสอบตัวสะกดและตรวจสอบไวยากรณ์และตัวพิมพ์ใหญ่ของคุณ พวกเขามีความสำคัญในการติดต่อหางานทางอีเมลเหมือนกับที่อยู่ในจดหมายกระดาษ

• ส่งข้อความอีเมลทดสอบ:ก่อนที่คุณจะส่งอีเมลของคุณให้ส่งข้อความถึงตัวคุณก่อนเพื่อตรวจสอบว่าการจัดรูปแบบทำงานได้ดีและไม่มีอะไรผิดปกติ หากทุกอย่างดูดีไปข้างหน้าและส่งอีเมลไปยัง บริษัท หรือบุคคลที่คุณติดต่อด้วย
• ส่งสำเนาข้อความอีเมล์ถึงตัวคุณเอง:ใช้ สำเนาลับ เพื่อส่งสำเนาข้อความอีเมลถึงตัวคุณเองดังนั้นคุณจึงมีบันทึกเมื่อคุณส่งข้อความและบุคคลที่คุณส่งไปให้ คุณสามารถค้นหาข้อมูลนี้ได้ในโฟลเดอร์ที่คุณส่ง

• ยื่นสำเนาของคุณ:ด้วยโปรแกรมอีเมลมากมายคุณสามารถตั้งค่าโฟลเดอร์เพื่อให้ค้นหาอีเมลที่สำคัญ ๆ ได้ง่ายขึ้น ตั้งค่าโฟลเดอร์สำหรับอีเมลหางานทั้งหมดของคุณและจัดเก็บสำเนาข้อความอีเมล์ที่คุณส่งในโฟลเดอร์ค้นหางานของคุณ

ตรวจสอบอีเมลของคุณเป็นประจำ

เวลาเป็นสิ่งสำคัญเมื่อคุณกำลังหางานดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องตรวจสอบอีเมลของคุณเป็นประจำและบ่อยครั้งดังนั้นคุณจึงไม่พลาดโอกาสสำคัญ ๆ อย่างน้อยที่สุดให้ตรวจสอบอีเมลของคุณในตอนเช้าและในช่วงบ่ายดังนั้นคุณจะมีเวลาตอบกลับข้อความที่คุณได้รับทันที

วันนี้การมีสมาร์ทโฟนสามารถทำให้ง่ายต่อการตรวจสอบอีเมลของคุณไม่ว่าคุณจะไปที่ไหนและเมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการ - ไม่ต้องโฉบเหนือคอมพิวเตอร์ของคุณอีกต่อไป ในความเป็นจริงคุณสามารถรับการแจ้งเตือนสำหรับข้อความอีเมลใหม่เพื่อให้คุณสามารถอ่านได้ทันทีที่พวกเขามาถึงกล่องจดหมายของคุณ