วิธีเก็บรักษาข้อมูล บริษัท และพนักงานให้ปลอดภัย

ตอนนี้บางคนใน บริษัท ของคุณอาจเข้าถึงข้อมูลลับของ บริษัท ไม่ว่าจะโดยทางตรงหรือโดยบังเอิญ

ในข่าวแทบทุกสัปดาห์คุณอ่านเกี่ยวกับ บริษัท ขนาดใหญ่และเป็นที่รู้จักกันดีที่ต้องทนทุกข์ทรมานจากการสูญเสียข้อมูล บริษัท ที่อ่อนไหวในมือของพนักงาน เนื่องจากแผนกทรัพยากรบุคคลมักจะถือกุญแจสู่ข้อมูลองค์กรและพนักงานที่มีค่าความเสี่ยงของการรั่วไหลของข้อมูลเป็นความท้าทายที่ไม่เหมือนใครสำหรับฝ่ายทรัพยากรบุคคล

โชคดีที่ผ่านขั้นตอนการจัดการภัยคุกคามภายในที่ง่ายและมีประสิทธิภาพฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถช่วยป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลพนักงานที่เกิดขึ้นกับ บริษัท ของพวกเขา ขั้นตอนเหล่านี้จะปกป้องข้อมูลที่เป็นความลับและมีค่าที่สุดของพนักงานจากการถูกเปิดเผยต่อบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต

• ระวังว่าข้อมูลของพนักงานที่สำคัญและข้อมูลองค์กรอยู่ที่ไหนและใครสามารถเข้าถึงข้อมูลเหล่านั้นได้
• พัฒนานโยบายการใช้งานที่ยอมรับได้สำหรับพนักงานทุกคนที่แสดงการใช้สินทรัพย์ขององค์กรและข้อมูลพนักงานอย่างเหมาะสม นโยบายนี้ควรร่างขั้นตอนของ บริษัท เมื่อมีการละเมิด
• บังคับใช้นโยบายและขั้นตอนอย่างสม่ำเสมอ
• ตรวจสอบและแก้ไขนโยบายที่มีอยู่เป็นประจำเพื่อให้แน่ใจว่าการแก้ไขและเพิ่มเติมนโยบายที่จำเป็นทั้งหมดได้รับการแก้ไข
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่า บริษัท ของคุณมีแผนเผชิญเหตุภายในองค์กรและทรัพยากรที่เหมาะสมเพื่อจัดการเหตุการณ์ของข้อมูลพนักงานหรือการสูญเสียหรือการเข้าถึงข้อมูลขององค์กรโดยพนักงานหรือบุคคลภายนอกที่ไม่ได้รับอนุญาต

จะไม่ทำอะไรถ้ามีการรั่วไหลของข้อมูล

หากสิ่งที่เลวร้ายที่สุดเกิดขึ้นและ บริษัท ของคุณประสบกับสถานการณ์ที่ข้อมูลสำคัญรั่วไหลหรือสูญหายอย่าตกเป็นเหยื่อของข้อผิดพลาดทั่วไปเช่นเปิดคอมพิวเตอร์ของพนักงานเพื่อตรวจสอบ การเปิดคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ใด ๆ ที่เกี่ยวข้องอาจทำลายหลักฐานที่เป็นไปได้

ต่อไปนี้เป็นวิธีทั่วไปสิบวิธีในการตรวจสอบทางนิติวิทยาศาสตร์ของคอมพิวเตอร์ พนักงาน บริษัท:

บูตเครื่องคอมพิวเตอร์

การเปิดคอมพิวเตอร์ที่เกี่ยวข้องกับเคสสามารถเขียนทับไฟล์ที่มีความละเอียดอ่อนซึ่งอาจมีความสำคัญต่อเคสของ บริษัท ของคุณและเปลี่ยนการประทับเวลาที่สำคัญ ไม่ควรใช้คอมพิวเตอร์ที่ถูกขโมยและควรเก็บไว้ในที่ปลอดภัยจนกว่าจะสามารถส่งมอบให้ผู้เชี่ยวชาญด้านนิติเวชคอมพิวเตอร์

ปิดคอมพิวเตอร์ที่เกี่ยวข้อง

หากคอมพิวเตอร์ทำงานในเวลาที่ตรวจพบว่ามีความเกี่ยวข้องกับการละเมิดข้อมูลหรือการตรวจสอบควรปิดเครื่องด้วยวิธีที่จะสร้างความเสียหายน้อยที่สุดต่อหลักฐานที่อาจเป็นไปได้ บุคคลเดียวที่ควรปิดคอมพิวเตอร์ที่สงสัยว่าเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านนิติคอมพิวเตอร์ที่ผ่านการรับรองหรือพนักงานไอทีภายใต้การดูแลของผู้เชี่ยวชาญดังกล่าว

เรียกดูไฟล์ต่าง ๆ บนคอมพิวเตอร์

ต่อต้านสิ่งล่อใจที่จะสอดแนมแม้จะมีความตั้งใจที่ดีที่สุด ฝ่ายทรัพยากรบุคคลอาจรู้ว่าจะมองตรงไปตรงไหน แต่เป็นการมองที่ก่อให้เกิดปัญหาในการเรียกค้นหลักฐานที่ไม่บริสุทธิ์ การเรียกดูไฟล์อาจทำให้เวลาในการเปลี่ยนไฟล์ซึ่งอาจทำให้ไม่สามารถบอกได้ว่าไฟล์สำคัญถูกลบหรือคัดลอกจากเครือข่ายของ บริษัท คุณเมื่อใด

ไม่สามารถใช้ผู้เชี่ยวชาญด้านนิติคอมพิวเตอร์

แผนกไอทีของ บริษัท ของคุณไม่ใช่แผนกนิติวิทยาศาสตร์คอมพิวเตอร์ ในความเป็นจริงการขอให้เจ้าหน้าที่ไอทีดำเนินการตรวจสอบตามปกติแม้กระทั่งในไฟล์ของระบบสามารถทำลายหลักฐานที่เป็นไปได้ ผู้เชี่ยวชาญด้านนิติคอมพิวเตอร์ที่ได้รับการฝึกอบรมอย่างมืออาชีพควรเก็บรักษาไว้เพื่อจัดการกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อนทั้งหมด

ไม่สามารถมีส่วนร่วมได้ทุกฝ่าย

ควรมีที่ปรึกษาในบ้านพนักงานไอทีและผู้เล่นธุรกิจทุกคนที่เกี่ยวข้องกับคดีเมื่อทำการค้นพบทางอิเล็กทรอนิกส์ การไม่เกี่ยวข้องกับทุกฝ่ายสามารถส่งผลให้ข้อมูลถูกมองข้ามหรือสูญหาย

ล้มเหลวในการเรียนรู้ Lingo

แม้แต่ผู้เชี่ยวชาญด้านการสนับสนุนด้านเทคโนโลยีก็อาจสับสนกับคำศัพท์ที่ใช้โดยผู้เชี่ยวชาญด้านนิติคอมพิวเตอร์ มันจ่ายเพื่อทำความคุ้นเคยกับภาษาใหม่

อย่าสร้างภาพทางนิติวิทยาศาสตร์ของคอมพิวเตอร์ที่เกี่ยวข้อง

การถ่ายภาพเป็นกระบวนการที่คุณสร้างสำเนาที่สมบูรณ์ของฮาร์ดไดรฟ์ การทำเช่นนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อคัดลอกสำเนาที่สมบูรณ์และถูกต้องของวัสดุดั้งเดิมโดยไม่มีความเสี่ยงของข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์หรือถูกมองข้าม

คัดลอกข้อมูลในวิธี“ ตัดแล้ววาง” หรือ“ ลากแล้วปล่อย” วิธีการ

มันเป็นความจริงที่คุณสามารถซื้อฮาร์ดไดรฟ์ USB ภายนอก $ 80 และคัดลอกข้อมูลของคุณไปยังมัน อย่างไรก็ตามกระบวนการนี้จะไม่รักษาพื้นที่ที่ไม่ได้ปันส่วน (ซึ่งมีไฟล์ที่ถูกลบอยู่) และจะเปลี่ยนเวลาไฟล์และข้อมูลอื่น ๆ ในไฟล์ที่ถูกคัดลอกออก

รอการรักษาหลักฐาน

ยิ่งคอมพิวเตอร์ใช้งานได้นานขึ้นโดยไม่มีการเก็บรักษาใด ๆ โอกาสที่ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับสถานการณ์ของ บริษัท ของคุณอาจเปลี่ยนแปลงหรือเขียนทับอย่างถาวร เก็บรักษาข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ของคุณทุกครั้งที่คุณเชื่อว่าสามารถดำเนินคดีได้

ล้มเหลวในการรักษาห่วงโซ่การดูแลที่เหมาะสม

การไม่จัดทำเอกสารที่เข้าถึงหลักฐานทางอิเล็กทรอนิกส์หลังจากเหตุการณ์ที่ถูกกล่าวหาสามารถนำไปสู่ปัญหาที่เกิดขึ้นได้ ฝ่ายตรงข้ามสามารถกระตุ้นหลุมในกระบวนการรวบรวมและเก็บรักษา พวกเขาสามารถยืนยันว่าข้อมูลอาจมีการเปลี่ยนแปลงบนอุปกรณ์ในขณะที่คอมพิวเตอร์ไม่ได้เก็บไว้อย่างปลอดภัยและไม่ได้ใช้

คุณสามารถปกป้องความถูกต้องของข้อมูลองค์กรและข้อมูลพนักงานของคุณเพื่อวัตถุประสงค์ในการดำเนินคดีการเรียกคืนและป้องกันการสูญหายของข้อมูล เพียงทำตามกฎที่ใช้ร่วมกันที่นี่เพื่อรักษาความสมบูรณ์และไม่กระทบต่อการใช้งานของอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ของคุณและข้อมูลที่เก็บไว้

-------------------------------------------------

Jeremy Wunsch เป็นผู้ก่อตั้ง HelioMetrics ซึ่งเป็น บริษัท ตรวจสอบทางนิติเวชคอมพิวเตอร์และการละเมิดข้อมูล