วิธีเขียนอีเมลมืออาชีพ - 7 คำถามถามตัวเองก่อนกดส่ง

เป็นเวลาหลายปีแล้วที่ผู้คนทำนายการตายของอีเมล แม้ว่าเราจะใช้การสื่อสารรูปแบบอื่น ๆ เช่นการส่งข้อความและสื่อสังคมออนไลน์เพื่อ "พูดคุย" กับเพื่อนของเราหรือส่งข้อความด่วนถึงเพื่อนร่วมงานของเรา แต่เรายังคงใช้อีเมลโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการสื่อสารที่เกี่ยวข้องกับงาน เป็นวิธีการติดต่อหลักเมื่อคุณสมัครงาน เป็นสิ่งสำคัญเช่นเคยที่จะรู้วิธีการเขียนอีเมลแบบมืออาชีพ

อีเมลอาจเป็นจุดเริ่มต้นของคุณในการติดต่อกับใครบางคนและด้วยเหตุนี้จึงเป็นโอกาสแรกที่คุณจะสร้างความประทับใจ ใช้ความระมัดระวังอย่างมากในการเขียนข้อความของคุณ ก่อนที่คุณจะส่งคำตอบให้ตอบคำถาม 7 ข้อเหล่านี้

1. ข้อผิดพลาดข้อความของฉันฟรีหรือไม่?

การตรวจสอบอีเมลเพื่อหาข้อผิดพลาดเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดที่คุณสามารถทำได้ก่อนส่ง การสะกดผิดและไวยากรณ์ที่ไม่ถูกต้องจะทำให้คุณดูประมาท มันขัดกับความรู้สึกที่คุณพยายามทำโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณสมัครงาน

พิสูจน์อักษรจนกว่าคุณจะมั่นใจว่าคุณตรวจพบข้อผิดพลาดการสะกดและไวยากรณ์ทั้งหมดรวมถึงการพิมพ์ผิด Grammarly.com มีเครื่องมือฟรีรวมถึงส่วนขยายสำหรับเบราว์เซอร์ Chrome ที่สามารถช่วยคุณได้

2. ที่อยู่อีเมลของฉันพูดถึงฉันเกี่ยวกับอะไร

ที่อยู่อีเมลที่ทำงานของคุณซึ่งคุณไม่ควรใช้ในการหางานซึ่งอาจเป็นเรื่องง่ายมาก ส่วนใหญ่เป็นชื่อของคุณ คุณอาจเลือกที่อยู่คล้ายธุรกิจน้อยกว่าเพื่อใช้สำหรับอีเมลส่วนตัว ที่อยู่ซึ่งมีการชี้นำเด็ก ๆ หรือน่ารักก็โอเคถ้าคุณใช้เพื่อส่งข้อความถึงเพื่อนและครอบครัวของคุณ แต่ถ้าคุณต้องการเขียนอีเมลมืออาชีพลงทะเบียนสำหรับบัญชีใหม่ที่บ่งบอกถึงความเป็นมืออาชีพ

ตั้งค่าที่อยู่อีเมลที่ใช้ชื่อจริงของคุณ ลองใช้ชื่อและนามสกุลของคุณ ชื่อของคุณชื่อกลางและนามสกุล หรือการรวมกันของเหล่านั้น อย่าส่งอีเมลมืออาชีพของคุณจาก [email protected]

3. ชื่อและที่อยู่อีเมลในช่อง "ถึง" ถูกต้องหรือไม่

เมื่อคุณเริ่มพิมพ์ชื่อผู้รับลงในช่อง "ถึง" ไคลเอนต์อีเมลส่วนใหญ่จะกรอกชื่อที่เหลือด้วยชื่อจากรายชื่อผู้ติดต่อของคุณ คุณสามารถจบด้วยชื่อที่ไม่ถูกต้องในฟิลด์นั้นได้ดังนั้นอย่าลืมใส่ใจสิ่งนี้

ลองนึกภาพว่าอาจมีปัญหาอะไรหากคุณส่งอีเมลไปยังผู้รับที่ไม่ถูกต้องโดยไม่ตั้งใจ สมมติว่าคุณกำลังมองหางานในขณะที่คุณยังทำงานอยู่ ผู้จัดการการจ้างงานที่นายจ้างในอนาคตอาจมีชื่อที่ขึ้นต้นด้วยตัวอักษรเดียวกับชื่อเจ้านายปัจจุบันของคุณ มันน่าอายแค่ไหนถ้าคุณส่งข้อความถึงเจ้านายของคุณสำหรับผู้จัดการการจ้างงานคนนั้น? คุณไม่เพียง แต่ต้องการให้แน่ใจว่าข้อความของคุณไปถึงปลายทางที่ตั้งใจไว้ แต่คุณยังต้องการที่จะมั่นใจได้ว่าข้อความของคุณไปถึงปลายทางที่ไม่ได้ตั้งใจ

4. ฉันใช้ชื่อที่ถูกต้องเพื่อส่งถึงผู้รับหรือไม่

หากคุณใช้ชื่อจริงกับบุคคลที่คุณกำลังส่งอีเมลอยู่มันก็ไม่เป็นไรที่จะกล่าวถึงพวกเขาอย่างนั้นในข้อความของคุณ อย่างไรก็ตามถ้านี่เป็นครั้งแรกที่คุณสื่อสารกับใครบางคนหรือคุณไม่แน่ใจว่าพวกเขาต้องการได้รับการแก้ไขอย่างไรมันเป็นเรื่องที่ดีกว่าที่จะใช้ชื่อทางการเช่น Mr., Ms., Mrs., หรือ Dr. และผู้รับสุดท้าย ชื่อ.

ทำผิดพลาดเสมอในด้านของความระมัดระวัง มันไม่สามารถทำร้ายได้อย่างเป็นทางการ สำหรับคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการที่คนที่คุณมีความสัมพันธ์ที่จัดตั้งขึ้นแล้วต้องการที่จะได้รับการแก้ไขให้ดูที่ข้อความก่อนหน้าเพื่อดูว่าพวกเขามีการเซ็นชื่ออย่างไร ที่จะช่วยคุณตัดสินใจว่าจะทำอย่างไร

5. เสียงของฉันถ่ายทอดข้อความได้ดีหรือไม่?

ตามที่พูดไป "มันไม่ใช่สิ่งที่คุณพูด แต่เป็นวิธีที่คุณพูด" เมื่อคุณพูดกับใครบางคนแบบเห็นหน้าคุณสามารถพึ่งพาน้ำเสียงภาษากายและการแสดงออกทางสีหน้าเพื่อช่วยให้ความหมายเพิ่มเติมกับคำพูดของคุณ

เมื่อคุณพยายามที่จะสื่อข้อความเดียวกันเป็นลายลักษณ์อักษรมีพื้นที่สำหรับความเข้าใจผิดมากขึ้นเนื่องจากผู้อ่านไม่สามารถมองเห็นใบหน้าของคุณอ่านภาษากายหรือได้ยินเสียงของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความของคุณสุภาพและเป็นมิตรและความหมายที่คุณตั้งใจไว้ชัดเจน

6. ข้อความของฉันง่าย แต่ไม่เป็นความลับ?

การทำให้ข้อความของคุณสั้นและหวานจะทำให้เข้าใจง่ายขึ้น ในเวลาเดียวกันคุณไม่ควรละเว้นสิ่งสำคัญ คุณไม่ต้องการบังคับให้ผู้รับอีเมลคาดเดาสิ่งที่คุณพยายามจะพูด ข้อความของคุณควรแม่นยำที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ แต่รวมถึงข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด

7. ฉันรวมไฟล์แนบที่ไม่ได้ร้องขอหรือไม่

หลายคนปฏิเสธที่จะเปิดไฟล์แนบอีเมลที่พวกเขาไม่ได้คาดหวัง พวกเขามีสิทธิ์ที่จะหลีกเลี่ยงการทำเช่นนั้น ไวรัสคอมพิวเตอร์มักส่งผ่านไฟล์แนบเหล่านั้น หากคุณต้องการส่งไฟล์ถึงใครบางคนเช่นประวัติการทำงานของคุณให้ขออนุญาตจากผู้รับก่อน ส่งได้เฉพาะในกรณีที่เขาบอกว่ามันโอเค