องค์ประกอบหลักของการสื่อสารในที่ทำงาน

การสื่อสารคือการแบ่งปันข้อมูลระหว่างบุคคลสองคนขึ้นไปการกระทำของการส่งข้อมูล การสื่อสารมีองค์ประกอบมากมายและการไม่สามารถสื่อสารในที่ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพเป็นเรื่องธรรมดา

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพต้องใช้องค์ประกอบทั้งหมดของการสื่อสารระหว่างกันอย่างสมบูรณ์แบบสำหรับ "ความหมายที่ใช้ร่วมกัน" คำจำกัดความที่ฉันชอบในการสื่อสาร เป็นสิ่งสำคัญโดยเฉพาะเมื่อมีการถามและตอบคำถาม

องค์ประกอบในการสื่อสาร

มีห้าองค์ประกอบในการสื่อสารใด ๆ และที่หกคือสภาพแวดล้อมโดยรวมของสถานที่ทำงานที่การสื่อสารเกิดขึ้น องค์ประกอบของการสื่อสารคือ:

• บุคคลที่ส่งข้อความ ผู้ส่งจะต้องนำเสนอข้อความอย่างชัดเจนและมีรายละเอียดเพียงพอเพื่อให้ผู้รับแบ่งปันความหมายกับผู้ส่ง
• บริบทสำหรับข้อความ บริบทคือวิธีการส่งข้อความโดยผู้ส่งข้อความ บริบทเกี่ยวข้องกับการสื่อสารอวัจนภาษาเช่นท่าทางภาษากายการแสดงออกทางสีหน้าและองค์ประกอบต่าง ๆ เช่นน้ำเสียง บริบทส่วนใหญ่ของข้อความจะใช้ได้เฉพาะเมื่อผู้รับสามารถมองเห็นและได้ยินผู้ส่งข้อความได้ ตัวอย่างเช่นอีโมติคอนอีเมลและ IM นั้นเป็นการทดแทนที่ไม่ดีเนื่องจากผู้ส่งกำหนดสูตรโดยไม่มีการป้อนข้อมูลจากผู้รับ

  บริบทอีกส่วนหนึ่งคืออารมณ์ที่เกี่ยวข้องในแวดวงการสื่อสาร ผู้ส่งโกรธหรือเปล่า? ผู้รับไม่สนใจเนื้อหาของการสื่อสารหรือดูหมิ่นผู้ส่งหรือไม่? อารมณ์ความรู้สึกปกติของมนุษย์ส่งผลกระทบต่อการแบ่งปันข้อความสำเร็จหรือไม่

• บุคคลที่ได้รับข้อความ ผู้รับต้องฟังอย่างระมัดระวังและตั้งใจถามคำถามเพื่อความชัดเจนและถอดความเพื่อให้แน่ใจว่าผู้รับใช้ความหมายร่วมกับผู้ส่ง หากผู้รับไว้วางใจผู้ส่งโอกาสในการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพจะเพิ่มขึ้น
• วิธีการจัดส่งที่คุณเลือก ควรเลือกวิธีการจัดส่งตามสื่อที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการสื่อความหมายของข้อความ เนื่องจากวิธีการสื่อสารมีความหลากหลายตั้งแต่รุ่งอรุณของคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์พกพาการตัดสินใจเกี่ยวกับวิธีการจัดส่งจึงมีความซับซ้อนมากขึ้น วิธีการจัดส่งจะต้องเหมาะสมกับความต้องการด้านการสื่อสารของทั้งผู้ส่งและผู้รับ

  วิธีการสื่อสารรวมถึงการสื่อสารด้วยวาจาข้อความโต้ตอบแบบทันที (IM), อีเมล, ตัวอักษร, สัญญาณ, โปสเตอร์, วิดีโอ, ภาพหน้าจอ, โทรศัพท์, บันทึก, แบบฟอร์ม, เอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรและอื่น ๆ วิธีการเหล่านี้จะขยายตัวต่อไปและความคาดหวังของพนักงานในการสื่อสารอย่างทันทีทันใดเกี่ยวกับทุกสิ่งที่เกี่ยวข้องกับการทำงานของพวกเขาจะยังคงเติบโตต่อไป

  การสื่อสารกับบุคคลนั้นมีความสำคัญมากขึ้นโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับข้อมูลองค์กรที่อาจเรียกร้องให้เกิดการเปลี่ยนแปลงให้การรับรู้ของพนักงานหรืออนุญาตให้มีการตอบคำถามแบบทันทีทันใด การสื่อสารแบบบุคคลเป็นที่นิยมเพราะพนักงานสามารถเข้าถึงองค์ประกอบบริบท

• เนื้อหาของข้อความ เนื้อหาของข้อความควรมีความชัดเจนและนำเสนอและอธิบายอย่างละเอียดเพื่อให้ได้รับความเข้าใจจากผู้รับ หากเนื้อหาข้อความดังก้องและเชื่อมต่อในบางระดับด้วยความเชื่อที่มีอยู่แล้วของผู้รับมันจะมีประสิทธิภาพมากที่สุด

การถามคำถามที่ดีช่วยเพิ่มการสื่อสารได้อย่างไร

James O. Pyle และ Maryann Karinch เพิ่มสิ่งต่อไปนี้เพื่อช่วยการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

จากทรัพยากรมนุษย์ไปจนถึงการบริการลูกค้าคำถามที่ไม่ดีก่อให้เกิดมลพิษเกือบทุกสถานที่ทำงาน คำถามที่ไม่ดีมักจะแจ้งคำตอบที่ไม่สมบูรณ์หรือทำให้เข้าใจผิดและอาจส่งผลกระทบต่อความสามัคคี ในทางกลับกันคำถามที่ดีเป็นเครื่องมือที่มีคุณค่าของประสิทธิภาพความสามารถและการสร้างสายสัมพันธ์

คำถามที่ดีมีอยู่หกประเภท ได้แก่ โดยตรงควบคุมทำซ้ำถาวรสรุปและไม่เกี่ยวข้อง เพื่ออธิบายสั้น ๆ:

• โดยตรง: คุณตั้งคำถามง่ายๆโดยใช้คำถามขั้นพื้นฐาน
• ควบคุม: คุณรู้คำตอบเมื่อคุณถาม เป็นวิธีการค้นหาว่าบุคคลนั้นโกหกหรือไม่ไม่รู้เรื่องและ / หรือไม่ให้ความสนใจ
• ทำซ้ำ: คุณถามคำถามที่แตกต่างกันสองข้อที่อยู่หลังข้อมูลเดียวกัน
• หมั่น: คุณถามคำถามเดียวกันด้วยวิธีต่างๆในการสำรวจทุกแง่มุมของข้อมูลที่ต้องการ
• สรุป: คุณถามคำถามที่มีจุดประสงค์เพื่อให้โอกาสผู้มาเยี่ยมชมคำตอบอีกครั้ง

• Non-ที่เกี่ยวข้อง: มันไม่เกี่ยวข้องกับหัวข้อที่คุณต้องการรู้ แต่มันเป็นเรื่องที่คน ๆ นั้นอาจไม่โกหก มันทำหน้าที่จุดประสงค์ในการเห็นความจริง“ ดูเหมือน” และเปิดโอกาสให้บุคคลนั้นเปิดรับคุณ นอกจากนี้ยังสามารถเชื่อมโยงกับบริบทของการแลกเปลี่ยนการตั้งคำถาม

รายละเอียดเกี่ยวกับคำถามที่ดีทั้ง 6 ประเภท

โดยตรง

คำถามตรงที่ดีที่สุด: คำถามหนึ่งคำกริยาหนึ่งคำและคำนามหรือคำสรรพนาม

• คุณคือใคร?
• เกิดอะไรขึ้นในงานปาร์ตี้?
• คุณมาถึงที่ทำงานเมื่อไร
• กุญแจรถอยู่ที่ไหน?
• ทำไมคุณออกจากการประชุมเร็ว?
• คุณจ่ายเท่าไหร่สำหรับ iPad นั้น

ควบคุม

เมื่อใดที่คุณจะพูดว่า“ ฉันจะไม่ถามคำถามโดยตรงหรือไม่” เมื่อคุณตรวจสอบความจริงหรือความถูกต้องของการตอบกลับจากนั้นคุณใช้คำถามควบคุมและค้นหาความสอดคล้อง

คำถามเกี่ยวกับการควบคุมคือคำถามโดยเจตนาที่คุณรู้คำตอบดังนั้นพวกเขาจึงไม่เกี่ยวกับการค้นพบข้อมูล พวกเขาเกี่ยวกับการค้นพบพฤติกรรมรูปแบบการพูดและระดับของความจริงหรือความถูกต้อง บางทีมันอาจเป็นสิ่งที่คุณพูดคุยเกี่ยวกับบุคคลนั้นมาก่อน

หากคุณรู้ว่ามีใครบางคนในทีมทรัพยากรมนุษย์ของคุณทำให้แปลกแยกพนักงานเพราะพนักงานส่งอีเมลถึงบ่นเกี่ยวกับบุคคลนั้นคุณอาจถามคำถามควบคุมเช่น“ วันนี้มันเป็นไปได้อย่างไรในการตรวจสอบประสิทธิภาพกับ Pamela?” ข้อมูล; คุณเพียงแค่ต้องการทราบว่าบุคคล HR ของคุณตอบคำถามอย่างไร

ทำซ้ำ

คุณต้องการข้อมูลที่เหมือนกันในสองวิธีที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่นหากคุณถามว่า“ มีพนักงานขายกี่คน?” คนที่คุณกำลังพูดด้วยอาจตอบว่า: "มี 22 คนอยู่ในทุ่งนา" ในภายหลังเมื่อคุณพูดคุยกับเขาเกี่ยวกับสิ่งที่แตกต่าง - พื้นที่ที่ บริษัท มีที่ตั้งหลักตัวอย่างเช่นคุณอาจถามว่า“ คุณมีเขตการขายกี่แห่ง”

เขาอาจตอบว่า“ 22” ซึ่งเป็นวิธีการยืนยันจำนวนพนักงานในฝ่ายขาย มันไม่ใช่การทดสอบที่สมบูรณ์ แต่ให้คุณค่าและความน่าเชื่อถือแก่สิ่งที่เขาพูดมาก่อน พวกเขาเป็นสองคำถามที่แตกต่างกันที่ตรวจสอบข้ามข้อมูลที่ให้ไว้

ในการใช้คำถามซ้ำคุณอาจค้นพบความแตกต่าง หากแหล่งที่มาของคุณในตัวอย่างนี้ตอบว่ามีพื้นที่ขาย 28 แห่งคุณจะต้องชี้แจงให้ชัดเจน อาจจะมีเหตุผลที่ดีอย่างสมบูรณ์แบบ - โดยปกติแล้วพนักงานขายมี 28 คน แต่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างมากเมื่อเร็ว ๆ นี้พวกเขาสั้นหก - แต่การตอบกลับทำให้เกิดความสงสัยว่ามีตัวเลขไม่ตรงกันระหว่างจำนวน ของบุคลากรและจำนวนพื้นที่ขาย ความไม่ตรงกันนั้นจะต้องนำไปสู่การตั้งคำถามเพิ่มเติมเพื่อแก้ไขปัญหา

หมั่น

ในการแลกเปลี่ยนใด ๆ ที่อาจมีคำตอบมากกว่าหนึ่งคำถามให้ใช้การตั้งคำถามแบบถาวรเพื่อรับคำตอบที่สมบูรณ์ เช่นเดียวกับคำถามซ้ำ ๆ คำถามแบบถาวรยังมีประโยชน์หากคุณสงสัยว่าบุคคลนั้นไม่จริง

“ คุณไปเที่ยวพักผ่อนที่แคลิฟอร์เนียที่ไหน?” อาจกระตุ้นคำตอบ“ ดิสนีย์แลนด์” แม้ว่ามันจะเป็นไปได้ที่ดิสนีย์แลนด์เป็นที่เดียว แต่ก็มีเหตุผลที่จะทำตามคำถามนั้นด้วย“ มีที่ไหนอีกไหม”

การข้ามคำถามซ้ำและไปที่คำถามเกี่ยวกับดิสนีย์แลนด์หมายความว่าคุณพลาดโอกาสที่จะได้รับภาพรวมของการเดินทางในแคลิฟอร์เนียของเพื่อนคุณนอกเสียจากว่าข้อมูลนั้นจะรั่วไหลออกมาในบางครั้ง

สรุป

คำถามสรุปไม่ได้เกี่ยวกับการกำหนดความจริงเท่าที่ให้อาหารกลับไปยังแหล่งที่เธอพูดดังนั้นเธอจึงมีโอกาสคิดว่า“ ฉันจริง ๆ แล้วพูดในสิ่งที่ฉันตั้งใจจะพูดหรือไม่?”

คุณขายรถยนต์ทุกชนิดตั้งแต่รถยนต์สองประตูไปจนถึงรถยนต์หรูขนาดใหญ่ หนุ่มสาวคู่หนึ่งมาที่โชว์รูมและขอทดสอบขับรถรุ่นหรูอย่างใดอย่างหนึ่ง

“ คุณจะใช้รถอะไรเป็นส่วนใหญ่?” คุณถาม

“ การเดินทางไปกลับมาทำงาน เราทำงานในอาคารเดียวกัน” เธอกล่าว

“ คุณจะใช้รถยนต์เพื่ออะไรอีก?”

“ ทริปวันหยุดสุดสัปดาห์เพื่อดูพ่อแม่ของฉัน อะไรทำนองนั้น” เธอหยุดและเพิ่ม“ พวกมันอยู่ห่างออกไปหนึ่งร้อยไมล์”

“ ทำไมคุณถึงคิดว่ารถยนต์หรูหราเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุด”

พวกเขาแลกเปลี่ยนอย่างรวดเร็ว เขากล่าวว่า“ เราชอบดีกว่าคนอื่น ๆ ”

“ สีโปรดของคุณคืออะไร” คุณถามมองตรงไปที่เธอ

“แดง”.

"ให้ฉันดูหน่อยว่าฉันได้รับสิทธิ์นี้หรือไม่ฉันได้ยินคุณพูดว่าคุณต้องการรถสีแดงขนาดใหญ่ในระดับหรูหราคำอธิบายนี้เหมาะสมกับสิ่งที่คุณต้องการหรือไม่" (คุณใส่กรอบคำถามสรุปของคุณพร้อมข้อมูลที่เกี่ยวข้อง ในกรณีนี้.)

พวกเขาแลกเปลี่ยนอีกอย่างรวดเร็ว เขากล่าวว่า“ เราคิดว่าสีที่อ่อนกว่านี้น่าจะดีกว่า”

“ แล้วรุ่นหรูหราจะทำให้คุณคิดว่ามันเป็นรุ่นที่ดีที่สุดสำหรับคุณ” (อีกครั้งนี่เป็นวิธีการสรุปและตรวจสอบสิ่งที่คุณได้ยินคุณต้องการค้นหาว่าพวกเขาหลงใหลในราคาแพงหรือไม่ รถที่พวกเขาไม่ต้องการพิจารณาสิ่งอื่นหรือถ้าคำตอบแรกถูกปกปิดความจริงที่สำคัญ)

“ พ่อของฉันบอกว่านี่เป็นรถที่ปลอดภัยที่สุดบนท้องถนน”

คำตอบของคำถามสรุปจะบอกคุณว่าในความเป็นจริงแล้วอาจชอบ แต่ไม่ใช่เพราะรูปลักษณ์ คุณอ่านระหว่างบรรทัด พวกเขาเพิ่งเริ่มต้นในชีวิตด้วยกัน พ่อของเธออาจส่งพวกเขาไปที่ตัวแทนจำหน่ายเพื่อซื้อ“ รถยนต์ที่ปลอดภัยที่สุดบนท้องถนน” ซึ่งเขาจะช่วยให้พวกเขาซื้อ คุณตัดสินใจที่จะดำเนินการขายต่อโดยรู้ว่าการชำระเงินดาวน์และการขอสินเชื่ออาจจะให้เรื่องราวที่เหลือแก่คุณ

บางคนอาจไม่สะดวกที่จะถามคำถามสรุปเช่นคำถามที่ฝังอยู่ในการขายครั้งนี้เพราะพวกเขาไม่ต้องการดูเรียบง่ายหรือไม่ตั้งใจ หากคุณถามคำถามแบบเดียวกับที่คุณถามในครั้งแรกพวกเขาอาจมีข้อสรุปที่ถูกต้อง

คุณไม่ต้องการถามคำถามเดียวกันสองครั้งติดต่อกันแม้ว่าคุณจะเปลี่ยนถ้อยคำก็ตาม เมื่อกำหนดระยะห่างระหว่างครั้งแรกที่คุณตั้งคำถามและข้อที่สองและใช้คำถามใหม่เล็กน้อยคุณจะพบว่าเป็นคนที่สนใจจริงๆในสิ่งที่คนอื่นพูด

Non-ที่เกี่ยวข้อง

คุณอาจตรวจพบว่าบุคคลที่ตอบคำถามของคุณดูเหมือนเครียด คำถามที่ไม่เกี่ยวข้องสามารถลดความตึงเครียด หรือบางทีคุณอาจต้องใช้เวลาคิดหรืออ้างถึงบันทึกย่อของคุณดังนั้นคุณจึงใช้คำถามนี้เพื่อซื้อพื้นที่และเวลาเพียงเล็กน้อย

ในการถามคำถามที่มีความละเอียดเช่น“ คุณเคยทำโครงการอะไรบ้างในอดีตที่ล้มเหลว” และ“ คุณพยายามแก้ไขปัญหาได้อย่างไร” คุณสามารถทำให้ผู้สมัครงานรู้สึกอย่างง่ายดายราวกับว่าเขากำลังอยู่ในระหว่างการสอบสวนสนามรบ.

ผู้สมัครอาจพูดว่า“ ฉันพยายามแก้ไขปัญหาโดยการระดมฝ่ายโดยรอบเป้าหมายร่วมกัน - วิธีที่ฉันทำให้ทีมลีกเล็ก ๆ ของลูกชายมุ่งเน้นไปที่การตีลูก”

คุณสามารถให้ผู้สมัครหยุดพักได้โดยถามว่า“ คุณได้เป็นโค้ชตัวเล็ก ๆ มานานแค่ไหนแล้ว?” ก่อนที่คุณจะกลับไปที่การสนทนาของสกรูอัพและวิธีที่เขาพยายามแก้ไข

ในที่สุดนี่คือสองวิธีในการทำลายคำถามที่เริ่มต้นด้วยองค์ประกอบที่จำเป็นทั้งหมดและจบลงด้วยการล่มสลายของดี.

1. การเพิ่มตัวระบุจำนวนมากเกินไปหรือคำและวลีอื่น ๆ ที่เบี่ยงเบนความสนใจจากคำถาม ตัวอย่างเช่น“ คุณทานอะไรเป็นอาหารเช้าที่ร้านอาหารที่เก้าอี้เคาน์เตอร์ไวนิลแตกและหุ้มด้วยเทปพันท่อ”
2. การไม่รอคำตอบก็เป็นเรื่องปกติเช่นกัน คุณถามว่า“ อาหารจานโปรดของคุณคืออะไร” คนนั้นคิดอยู่ครู่หนึ่งแทนที่จะตอบทันที คุณเข้ามาใน“ เนื้อย่าง?” ความเงียบ เป็นเครื่องมือการตั้งคำถามที่มีประสิทธิภาพไม่สูญเสียการค้นพบข้อมูลโอกาสในการขายที่เป็นผลมาจากการเปิดปากของคุณเมื่อคุณต้องเปิดหู จำกฎ“ สองหูหนึ่งปาก” ได้เพื่อให้ได้รับประโยชน์สูงสุดจากการตั้งคำถาม

   สิ่งแวดล้อมและการสื่อสาร

   องค์ประกอบด้านบนของการสื่อสารส่งเสริมความหมายที่แบ่งปันเมื่อทำงานร่วมกันเพื่อส่งข้อความอย่างมีประสิทธิภาพ สภาพแวดล้อมการทำงานที่องค์ประกอบเหล่านั้นเกิดขึ้นจะส่งผลกระทบต่อการสื่อสารและการสื่อสารที่ได้รับ

   เมื่อคุณถามคำถามที่ถูกต้องคุณจะสร้างสายสัมพันธ์และสร้างความมั่นใจ คำถามเป็นอีกส่วนหนึ่งของรากฐานสำหรับการสื่อสารในที่ทำงานซึ่งแบ่งปันความหมาย

   ในสภาพแวดล้อมการทำงานที่เน้นการสื่อสารแบบเปิดการมีส่วนร่วมของพนักงานและเป้าหมายทั่วไปการสื่อสารบ่อยขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่ความคาดหวังสำหรับการสื่อสารที่สำคัญทำให้ที่สูงขึ้นในสถานที่ทำงานที่ดีที่สุดเหล่านี้ ดังนั้นแม้ในสภาพแวดล้อมการทำงานที่มุ่งเน้นที่พนักงานเป็นหลัก แต่พนักงานบ่นว่าพวกเขาไม่รู้ว่าเกิดอะไรขึ้น

   เนื่องจากองค์ประกอบทั้งหมดและสภาพแวดล้อมโดยรวมของสถานที่ทำงานบุคคลการสื่อสารจึงยังคงเป็นสิ่งที่ท้าทาย คำถามแบบเก่าเกี่ยวกับผู้ที่ต้องการรู้ว่าพวกเขาต้องรู้อะไรเมื่อใดและเมื่อไรจะไม่ตอบอย่างเต็มที่เกี่ยวกับความพึงพอใจของทุกคน

   การร้องเรียนของพนักงานเกี่ยวกับข้อมูลที่มากเกินไปข้อมูลที่ไม่เพียงพอและแม้แต่ข้อมูลที่มากเกินไปจะยังคงดังก้องอยู่ในที่ทำงาน คุณจะไม่แก้ปัญหาการสื่อสาร แต่ด้วยความมุ่งมั่นและความรอบคอบคุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพของการสื่อสารระหว่างบุคคลและการสื่อสารในที่ทำงานของคุณ

   เกี่ยวข้องกับการสื่อสารในสถานที่ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ

   1. รับข้อเสนอแนะด้วยความสง่างามและศักดิ์ศรี
   2. วิธีการพัฒนาความฉลาดทางอารมณ์ของคุณ
   3. วิธีการสนทนาที่ยากลำบาก
   4. ผลตอบรับ