6 กระบวนการการจัดการขอบเขตของโครงการ

การจัดการขอบเขตของโครงการคือสิ่งที่คุณทำเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการของคุณมีงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการ (และไม่ใช่งานอื่น) มันเกี่ยวกับการควบคุมสิ่งที่รวมอยู่ในโครงการและสิ่งที่ไม่

บทความนี้จะกล่าวถึงขอบเขตความรู้ในการจัดการขอบเขตโครงการจากหนังสือคู่มือ A ถึงองค์ความรู้การจัดการโครงการ (PMBOK® Guide) - ฉบับที่ห้า นี่ไม่ใช่วิธีเดียวในการกำหนดการจัดการขอบเขตของโครงการ แต่เป็นจุดเริ่มต้นที่ดีและจะเป็นประโยชน์กับคุณมากหากคุณทำงานเพื่อรับรองPMP®ของคุณ

กระบวนการจัดการขอบเขตของแผน

จุดประสงค์ของการทำเช่นนี้คือให้แผนการจัดการขอบเขตแก่คุณในตอนท้าย ที่กำหนดวิธีการที่คุณจะกำหนดจัดการตรวจสอบและควบคุมขอบเขตของโครงการ การนำงานไปข้างหน้าเพื่อกำหนดสิ่งนี้จะช่วยให้คุณสามารถอ้างอิงในภายหลัง คุณอาจพบว่าคุณสามารถใช้แผนการจัดการขอบเขตของโครงการอื่นเป็นจุดเริ่มต้นเนื่องจากกระบวนการจัดการขอบเขตไม่ได้แตกต่างกันอย่างสิ้นเชิงระหว่างโครงการเมื่อ บริษัท ของคุณตัดสินวิธีการทำงานที่ประสบความสำเร็จ

ผลลัพธ์ของกระบวนการนี้คือแผนการจัดการขอบเขต นี่เป็นส่วนหนึ่งของแผนการจัดการโครงการของคุณและรวมถึง:

• คุณจะเตรียมคำชี้แจงขอบเขตอย่างละเอียดได้อย่างไร
• คุณจะสร้าง Work Breakdown Structure (WBS) จากคำสั่งขอบเขตได้อย่างไร
• คุณจะรักษาและอนุมัติ WBS นั้นอย่างไร
• วิธีที่คุณจะได้รับการยอมรับอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับการส่งมอบของโครงการ
• คุณจะจัดการการเปลี่ยนแปลงขอบเขตได้อย่างไร

เอกสารไม่จำเป็นต้องมีรายละเอียดมากหรือเป็นทางการมากนักเพียงแค่ต้องมีความเหมาะสมกับวัตถุประสงค์

กระบวนการรวบรวมความต้องการ

ในกระบวนการนี้คุณจะทำงานตามที่ผู้มีส่วนได้เสียต้องการจากโครงการ เมื่อคุณสรุปแนวคิดที่สำคัญแล้วคุณต้องจัดทำเอกสารข้อกำหนดและจัดการความคาดหวังของผู้มีส่วนได้เสีย สิ่งนี้มีความสำคัญเพราะบ่อยครั้งสิ่งที่พวกเขาขอไม่เป็นจริงหรือสามารถทำได้เนื่องจากข้อ จำกัด ของโครงการอื่น ๆ เช่นต้นทุน

ผลลัพธ์ของงานรวบรวมความต้องการของคุณคือชุดข้อกำหนดที่มีการบันทึกไว้ สิ่งนี้ควรมีความครอบคลุมมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้และโดยปกติแล้วจะมีข้อกำหนดหลายประเภทเช่น:

• ข้อกำหนดการใช้งานและไม่ใช้งาน
• ข้อกำหนดของผู้มีส่วนได้เสียเช่นข้อกำหนดในการรายงาน
• ความต้องการการสนับสนุนและการฝึกอบรม
• ข้อกำหนดทางธุรกิจ
• ข้อกำหนดของโครงการเช่นระดับของการบริการหรือคุณภาพ

นอกจากนี้คุณยังจะบันทึกการอ้างอิงสมมติฐานและข้อ จำกัด ที่เกี่ยวข้องกับข้อกำหนดโดยเฉพาะ

กำหนดกระบวนการขอบเขต

ที่นี่คุณสามารถทำตามความต้องการของคุณและเปลี่ยนเป็นคำอธิบายโดยละเอียดของผลิตภัณฑ์หรือบริการที่โครงการของคุณกำลังจะสร้าง คุณจะจบลงด้วยคำสั่งขอบเขตโครงการซึ่งคุณสามารถอ้างถึงในระหว่างโครงการ จะรวมรายการสิ่งที่อยู่ในขอบเขตและสิ่งที่อยู่นอกขอบเขต สิ่งนี้สำคัญมากเพราะบ่อยครั้งที่ผู้คนจำไม่ได้ว่าสิ่งใดที่ได้รับการยกเว้นโดยเฉพาะและกลับมาและขอให้คุณทำงานในพื้นที่เหล่านั้น การรวมใด ๆ จะต้องผ่านการควบคุมการเปลี่ยนแปลง

สร้างกระบวนการโครงสร้างการแยกย่อยงาน

กระบวนการนี้ช่วยให้คุณเปลี่ยนรายการข้อกำหนดเป็นวิสัยทัศน์ที่มีโครงสร้างของสิ่งที่คุณต้องทำ งานหลักที่นี่คือการแบ่งงานใหญ่เป็นชิ้นเล็ก ๆ ที่จัดการได้

ผลลัพธ์ของกระบวนการนี้เป็น WBS และอาจเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์มาก หากคุณไม่คิดด้วยสายตาคุณสามารถบรรลุผลลัพธ์เดียวกันโดยสร้างรายการ

ตรวจสอบกระบวนการขอบเขต

กระบวนการตรวจสอบความถูกต้องไม่ได้รับการยอมรับจากผู้มีส่วนได้เสียทางธุรกิจเพื่อออกจากระบบ WBS ของคุณ มันเกี่ยวกับการทำให้แน่ใจว่าคุณมีกระบวนการในการออกจากระบบสำหรับการส่งมอบของคุณเมื่อถึงเวลา

มันคุ้มค่าที่จะวางโครงสร้างนี้ไว้เพื่อที่คุณจะไม่ได้มีคำถามใด ๆ เกี่ยวกับผู้ที่จะอนุมัติการส่งมอบหรือเกณฑ์อะไรที่พวกเขาจะใช้เพื่อบอกว่ามันสมบูรณ์แล้ว เมื่อกระบวนการเสร็จสมบูรณ์คุณจะได้รับการส่งมอบอนุมัติโดยใครก็ตามที่ต้องอนุมัติ

กระบวนการควบคุมขอบเขต

กระบวนการขอบเขตการควบคุมเป็นกระบวนการสุดท้ายในขอบเขตความรู้ในการจัดการขอบเขตโครงการ เกี่ยวข้องกับการทำให้แน่ใจว่ามีการควบคุมการเปลี่ยนแปลงที่มีประสิทธิภาพหากขอบเขตจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลง นอกจากนี้ยังครอบคลุมการติดตามโครงการของคุณด้วยหมวก "ขอบเขต" เพื่อตรวจสอบว่ามันจะส่งมอบสิ่งที่คุณคิดว่ามันจะ

กระบวนการทั้ง 6 นี้ประกอบขึ้นเป็นความรู้เกี่ยวกับการจัดการขอบเขตของโครงการ คู่มือPMBOK® –Fifth Edition.