วางแผนโครงการด้วยเครื่องมือพื้นฐานของการจัดการโครงการ

โลกแห่งการทำงานของเรากำลังเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ ในโลกแห่งโครงการ โครงการคือวิธีที่เราพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ดำเนินการริเริ่มเชิงกลยุทธ์และทำทุกอย่างที่เป็นของใหม่ในองค์กร

ตามคำนิยามโครงการเป็นโครงการชั่วคราวและไม่เหมือนใครในทางตรงกันข้ามกับกิจกรรมการดำเนินงานปกติ ในขณะที่หลาย ๆ บริษัท พึ่งพาการฝึกอบรมผู้จัดการโครงการที่ผ่านการรับรองเพื่อนำไปสู่ความคิดริเริ่มของพวกเขาทักษะโครงการจำเป็นสำหรับมืออาชีพทุกคน บทความนี้นำเสนอบทนำเกี่ยวกับการวางแผนโครงการสำหรับมืออาชีพที่สนใจในการใช้แนวทางปฏิบัติที่ทำงานได้ดีสำหรับผู้จัดการโครงการมืออาชีพ

ใช้เวลาในการกำหนดและวางแผนโครงการของคุณอย่างแท้จริง

ผู้จัดการโครงการเข้าใจว่าส่วนใหญ่ของระยะเวลาโครงการทั้งหมดที่ใช้ในการวางแผน พวกเราหลายคนมีแนวโน้มที่จะรีบเร่งที่จะเริ่มงานซึ่งในโลกของโครงการคล้ายกับการข้ามการอ่านคำแนะนำเกี่ยวกับเฟอร์นิเจอร์ชิ้นใหม่ที่คุณซื้อจากหนึ่งในร้านค้าปลีก "ประกอบตัวเอง" โอกาสที่จะรีบทำงานโดยไม่ต้องอ่านคำแนะนำจะทำให้เกิดปัญหาร้ายแรงบางอย่างในความพยายามของคุณ

แทนที่จะเร่งรีบในการทำงานเป็นสิ่งสำคัญที่จะตอกย้ำปัญหาที่สำคัญบางประการ:

1. คุณกำลังสร้างอะไร จงเจาะจงให้มากที่สุด
2. เมื่อใดจะต้องทำให้เสร็จโดย
3. คุณมีทรัพยากร (คนอุปกรณ์และงบประมาณ) ใดบ้างในการเข้าถึงเพื่อทำให้โครงการเสร็จสมบูรณ์

สามรายการข้างต้นเป็นองค์ประกอบพื้นฐานของคำสั่งขอบเขต ผู้จัดการโครงการทุกคนทำงานเพื่อชี้แจงขอบเขตล่วงหน้าก่อนเริ่มงาน

การกำหนดขอบเขตความคิดริเริ่มปาร์ตี้วันหยุดของ บริษัท

ตัวอย่างขอบเขตคำสั่งสำหรับปาร์ตี้วันหยุดของ บริษัท อาจอ่านดังนี้:

เป้าหมายของเราคือการวางแผนและส่งมอบปาร์ตี้วันหยุดของ บริษัท ให้กับพนักงาน 100 คนและบุคคลสำคัญอื่น ๆ ก่อนสิ้นเดือนธันวาคมด้วยค่าใช้จ่ายไม่เกิน 10,000 ดอลลาร์ การวางแผนและการประสานงานของเราจะประกอบด้วยคณะกรรมการสมาชิก 4 คนซึ่งดูแลโดยประธานเจ้าหน้าที่บริหารบุคคลที่จะรวมถึงบาร์เปิดอาหารชุบขนมและความบันเทิง

เพียงสละเวลาในการประดิษฐ์ข้อความเรียบง่าย แต่สำคัญให้คำแนะนำที่ทรงพลังสำหรับทีมที่เกี่ยวข้องในโครงการ ทุกคนเข้าใจธรรมชาติของโครงการระยะเวลาทรัพยากรและงบประมาณ

แบ่งขอบเขตการทำงานออกเป็นส่วน ๆ

ผู้จัดการโครงการสร้างสิ่งที่เรียกว่าโครงสร้างการแยกงานเพื่ออธิบายในแง่ที่ชัดเจนและสามารถดำเนินการได้งานทั้งหมดของโครงการที่ต้องดำเนินการโดยบุคคลในกรอบเวลาที่เฉพาะเจาะจง ในสถานการณ์ของคุณการแยกงานอาจรวมถึง:

• ระบุตำแหน่ง
• ยืนยันความพร้อมของห้องและล็อคด้วยเงินฝาก
• เลือกตัวเลือกอาหาร
• ยืนยันบาร์และสิ่งที่บาร์รวมถึง
• ระบุตัวเลือกของหวาน
• สร้างและแจกจ่ายคำเชิญด้วยตัวเลือกอาหาร
• สรุปการเลือกอาหารตามคำเชิญที่ส่งคืน
• ตัดสินใจเลือกประเภทของความบันเทิง
• ตรวจสอบตัวเลือกเพื่อความบันเทิงและเลือก
• ยืนยันการตั้งค่าห้องรับประทานอาหาร
• ซื้อของขวัญบนโต๊ะสำหรับแขก
• ประสานงานและส่งมอบเหตุการณ์

ผู้จัดการโครงการจะพัฒนารายละเอียดของงานของโครงการนี้โดยไม่คำนึงถึงทรัพยากรหรือเวลา แต่ในรูปแบบการระดมสมอง เมื่องานทั้งหมดที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุขอบเขตโครงการได้รับการระบุแล้วก็ถึงเวลาที่ต้องดำเนินการตามลำดับมอบหมายความรับผิดชอบและขอเวลาและค่าใช้จ่ายโดยประมาณจากสมาชิกทีมของคุณ

การสร้างแผนโครงการจากการแบ่งงาน

หลังจากเสร็จสิ้นการแยกงานอย่างง่ายที่ระบุในหน้าก่อนหน้าคุณต้อง:

• ยืนยันว่ามีการระบุรายการหลักทั้งหมดเพื่อให้บรรลุขอบเขตโครงการ
• ยืนยันว่าใครจะจัดการกับไอเท็มงานใดและสร้างเมทริกซ์ความรับผิดชอบโดยสรุปงานสำคัญของผู้รับผิดชอบ
• ขอให้สมาชิกในทีมแต่ละคนตรวจสอบงานของพวกเขาระบุเวลาและค่าใช้จ่ายโดยประมาณบันทึกกำหนดเวลาสรุปความต้องการทรัพยากรและตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาประเมินงานที่พวกเขาต้องรับผิดชอบอย่างละเอียดถี่ถ้วน

เมื่อเสร็จสิ้นขั้นตอนข้างต้นแล้วทีมงานโครงการควรทำงานร่วมกันเพื่อจัดลำดับเหตุการณ์ตามลำดับที่เหมาะสมโดยไม่ต้องแจ้งข้อขัดแย้งใด ๆ สำหรับทรัพยากรหรือความท้าทายในการกำหนดเวลาที่อาจเกิดขึ้น ผู้จัดการโครงการจะทำขั้นตอนนี้ให้เสร็จสมบูรณ์โดยการพัฒนาไดอะแกรมเครือข่ายคำนวณเส้นทางที่สำคัญและกำหนดเวลาทรัพยากรบ่อยครั้งด้วยความช่วยเหลือของซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์

สำหรับโครงการขนาดเล็กของคุณโดยใช้วิธีการที่ไม่เป็นทางการวิธีการพิมพ์โพสต์ - อิทแบบง่าย ๆ ในการจัดวางรายการในลำดับอาจเป็นสิ่งที่จำเป็นทั้งหมด กระบวนการนี้จะช่วยให้คุณพัฒนาภาพรวมของขั้นตอนที่เกี่ยวข้องและกำหนดเวลาสำหรับการวางแผนและส่งมอบปาร์ตี้วันหยุดที่ยอดเยี่ยม!

ปล่อยให้งานเริ่มต้น

ตอนนี้คุณได้ใช้เวลาในการกำหนดขอบเขตโครงการอย่างถูกต้องระบุงานที่สำคัญจัดลำดับงานและประเมินเวลาและความต้องการทรัพยากรคุณพร้อมที่จะทำให้ทีมทำงานตามความรับผิดชอบที่ได้รับมอบหมาย บทบาทของคุณในฐานะผู้จัดการโครงการที่ไม่เป็นทางการคือการตรวจสอบงานสนับสนุนสมาชิกในทีมและช่วยระบุและแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น ผู้จัดการโครงการที่ดีพบปะกับสมาชิกทีมเป็นประจำเพื่อประเมินความคืบหน้าและระบุและนำทางความเสี่ยงที่เกิดขึ้นใหม่

บรรทัดล่าง

แนวทางเดียวกันที่อธิบายไว้ข้างต้นสามารถนำไปใช้กับสถานการณ์โครงการใด ๆ ในแผนกหรือหน่วยธุรกิจของคุณ พัฒนาขอบเขตที่ชัดเจนระบุงานกำหนดทรัพยากรพัฒนาประมาณการและกำหนดเวลาจากนั้นตรวจสอบและควบคุมงาน การปฏิบัติของคุณจะได้รับการยอมรับและชื่นชมจากผู้จัดการโครงการมืออาชีพในสถานที่ทำงานของคุณและผลลัพธ์ของคุณจะดีกว่าเพียงแค่กระโดดเข้าไปในงานโดยไม่ต้องคิด