ใครควรลงนามในจดหมายตอบรับให้กับผู้สมัครงาน?

พนักงานหรือผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ระดับใดที่คาดว่าจะทบทวนและลงนามในจดหมายข้อเสนอที่จัดทำโดยผู้ช่วยฝ่ายทรัพยากรบุคคล กระบวนการทบทวนนี้ควรดำเนินต่อไปกี่เดือนหากผู้ช่วยฝ่ายทรัพยากรบุคคลเป็นพนักงานใหม่ถามผู้อ่าน ถ้าผู้ช่วย HR เป็นพนักงานที่มีประสบการณ์ล่ะ

เมื่อลงนามควรเป็นผู้ช่วย HR ที่เตรียมจดหมายเสนอหรือพนักงานระดับสูงหรือผู้จัดการที่ตรวจสอบจดหมายเสนอ (ถ้าคาดว่าจะเกิดรีวิว?)

การตอบสนองต่อบุคคลที่ควรทบทวนและลงนามในจดหมายตอบรับสมัครงาน

การตอบคำถามทั้งสองนี้เป็นความคิดเห็นอย่างเคร่งครัดเนื่องจากไม่มีประเด็นทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องในการตอบสนอง ครั้งหนึ่งเคยทำงานเป็นผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคลระหว่างกาลสำหรับ บริษัท ผลิตขนาดเล็กระหว่างอดีตพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่ลาออกและผู้อำนวยการคนใหม่เข้ารับตำแหน่งผู้ช่วยฝ่ายทรัพยากรบุคคลได้ส่งจดหมายตอบรับพร้อมข้อเสนอเงินเดือนที่ผิด

ข้อผิดพลาดนี้สามารถรับรู้ได้ทันทีเมื่อจดหมายถูกดึงจากกองเอกสารที่รอการตรวจสอบขั้นสุดท้าย เงินเดือนที่เสนอให้แก่ผู้สมัครนั้นต่ำเกินไปสำหรับงาน

พูดคุยเกี่ยวกับจุดเรียนรู้ทันที

ในบางองค์กรผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลผู้อำนวยการหรือรองประธานฝ่ายทรัพยากรบุคคล (ไม่เคยเป็นผู้ช่วยฝ่ายทรัพยากรบุคคล) ลงนามในจดหมายเสนองานที่ไปถึงผู้สมัครงานนี่เป็นการปฏิบัติที่ไม่ดีในภาคเอกชน ไม่ใช่บุคคลฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่กำลังทำข้อเสนอ บุคคล HR กำลังปรึกษากับผู้จัดการการจ้างงานที่ควรตัดสินใจขั้นสุดท้ายเกี่ยวกับผู้สมัครและลงนามในจดหมายเสนองาน

จดหมายเสนอเป็นข้อผูกพันของผู้จัดการต่อพนักงานใหม่ โดยการเสนอให้เขาหรือเธอยืนยันความมุ่งมั่นของเขาหรือเธอไปสู่ความสำเร็จของพนักงานใหม่ การต้อนรับพนักงานใหม่เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการสรรหาการคัดเลือกและการจ้างงานทั้งหมด มันเป็นส่วนประกอบทั้งหมดของกระบวนการออนบอร์ด

ข้อเสนองานเป็นอีกส่วนหนึ่งของการต้อนรับพนักงานใหม่เข้าสู่องค์กรของคุณและทำให้พนักงานใหม่รู้สึกต้องการ มันส่งข้อความที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อมันมาจากหัวหน้าคนใหม่ของพนักงานในอนาคต มันมีน้ำหนักมากขึ้นและมีมูลค่ามากขึ้นเมื่อจดหมายเสนองานมาจากผู้จัดการของคนใหม่ มันเป็นจุดเริ่มต้นของความผูกพันระยะยาว

ข้อยกเว้นสำหรับวิธีปฏิบัติที่แนะนำในการตรวจสอบและลงนามในข้อเสนองาน

ในภาคสาธารณะใน บริษัท ที่ติดอันดับ Fortune 500 และในสถานที่ทำงานที่เป็นสหภาพการปฏิบัตินี้อาจแตกต่างกัน เมื่อองค์กรมีขนาดใหญ่และพนักงานกระจัดกระจายไปตามสถานที่ต่าง ๆ ซึ่งจะช่วยเพิ่มเวลาและความสับสนให้กับกระบวนการเสนองาน

องค์กรขนาดใหญ่มีความท้าทายเพิ่มเติมเกี่ยวกับความมั่นคงในหลาย ๆ สถานที่ดังนั้นการจัดระบบการจ้างงานอย่างเป็นระบบจึงขึ้นอยู่กับฝ่ายทรัพยากรบุคคล เพื่อให้การเลือกผู้สมัครถูกต้องตามกฎหมายการรับสมัครและการจ้างงานต้องมีความสม่ำเสมอในทุกสถานที่

ในสถานที่ทำงานที่เป็นสหภาพโดยเฉพาะอย่างยิ่งในภาครัฐผู้จัดการอาจไม่มีคำพูดสุดท้ายว่าใครจะได้งานทำ มันอาจถูกกำหนดตามสัญญาโดยปัจจัยต่าง ๆ เช่นอาวุโสและการศึกษา ในกรณีเหล่านี้มันสมเหตุสมผลสำหรับเอกสารที่มาจากเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล พวกเขามีความรับผิดชอบในการทำให้แน่ใจว่าสภาพการทำงานและการปฏิบัติเป็นไปตามสัญญา

ในกรณีใด ๆ เหล่านี้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรขอให้ทนายความของพวกเขาทบทวนรูปแบบจดหมายและกระบวนการเสนอเพื่อให้แน่ใจว่าเหมาะสมกฎหมายและการคุ้มครองนายจ้าง อย่างไรก็ตามเว้นแต่จดหมายเสนอจะแตกต่างจากรูปแบบมาตรฐานอย่างไรก็ตามโดยทั่วไปไม่จำเป็นต้องขอทนายความเพื่อทบทวนจดหมายแต่ละฉบับ

ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือผู้อำนวยการควรทบทวนจดหมายเสนองานทั้งหมดหรือไม่

เอกสารใด ๆ จากผู้จัดการหรือผู้นำฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่มีภาระผูกพัน บริษัท ตามกฎหมายหรือทางการเงินต้องได้รับการตรวจสอบโดยผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือผู้อำนวยการขึ้นไป นี่คือเหตุผล

• จดหมายตอบรับและเอกสารอื่น ๆ อีกมากมายที่เจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลส่งมาให้ตามข้อบังคับ บริษัท แน่นอนว่าเมื่อพบข้อผิดพลาด $ 10,000 คุณสามารถถอนข้อเสนอและอธิบายว่าเป็นพนักงานที่ไม่มีประสบการณ์ แต่ทำไมต้องเปิด บริษัท ขึ้นสู่สถานการณ์ที่ต้องขยายการเสนอเงินเดือนที่เปลี่ยนแปลงไป? พนักงานใหม่ที่ไม่มีความสุขอาจยังคงทำงานอยู่หรือคุณอาจสูญเสียผู้สมัครที่เหมาะสมอย่างสมบูรณ์ที่ได้รับการยุบและบาดเจ็บเนื่องจากข้อผิดพลาด นอกจากนี้ยังสามารถเปิด บริษัท ของคุณสำหรับการดำเนินการทางกฎหมายที่อาจเกิดขึ้น

• เพื่อเป็นเกียรติแก่ข้อเสนองานที่ไม่ถูกต้องโดยใช้ตัวอย่างเดียวกันก็ไม่น่าดึงดูดเท่ากัน ก่อนที่ บริษัท จะขยายข้อเสนอใครบางคนในฝ่ายทรัพยากรบุคคลทำการวิจัยตลาดตรวจสอบสิ่งที่พนักงานคนอื่น ๆ ในงานที่คล้ายกันกำลังทำอยู่ ดังนั้นการขยายกำลังไปถึงถ้าพนักงานคนอื่นเรียนรู้เกี่ยวกับความแตกต่างของเงินเดือน
• ไม่ว่าระดับประสบการณ์ของผู้ช่วยฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่ควรจัดเตรียมข้อเสนอสำหรับการส่งในสายตาของคนที่สองที่มองเห็นอะไรก็ตามที่สามารถบังคับ บริษัท ทางการเงินองค์กรคาดหวังความระมัดระวังและการกำกับดูแลจากพนักงานที่มีบรรดาศักดิ์เป็นผู้จัดการหรือผู้อำนวยการมากขึ้น

• ความล้มเหลวในการสื่อสารอาจส่งผลให้ข้อกำหนดและเงื่อนไขการจ้างงานที่ไม่ถูกต้องซึ่งไม่ได้มีการเจรจาหรือสัญญากับผู้สมัคร ตัวอย่างเช่นผู้ช่วยฝ่ายทรัพยากรบุคคลอาจรู้ว่างานจะจ่าย $ 40,000 แต่ในกระบวนการเจรจาผู้สมัครได้รับการเสนอเพิ่มพร้อมโบนัสลงนามและในช่วงที่ยุ่งทุกวันผู้จัดการไม่สามารถบอกผู้ช่วยฝ่ายทรัพยากรบุคคลได้ เมื่อผู้สมัครงานได้รับข้อเสนอที่ไม่ถูกต้องเขาหรือเธอกำลังประเมินความสมบูรณ์ของ บริษัท ของคุณอีกครั้ง คุณสร้างอุปสรรคในการยอมรับที่ไม่จำเป็นในขณะที่ผู้สมัครกังวลเกี่ยวกับวิธีจัดการกับสถานการณ์
• เอกสารที่ไปถึงคนที่คุณพยายามสรรหา บริษัท ของคุณจะต้องไม่มีที่ติ พวกเขาส่งข้อความถึงพนักงานที่มีศักยภาพเกี่ยวกับวัฒนธรรมของ บริษัท ของคุณ แม้พิมพ์ผิดสามารถให้ผู้สมัครหยุดชั่วคราว สำเนาของเอกสารจะอยู่ในแฟ้ม บริษัท ของคุณเป็นเวลาหลายปี ดังนั้นในกรณีส่วนใหญ่ดวงตาคู่ที่สองที่ตรวจสอบเอกสารนั้นเป็นแนวปฏิบัติที่ชาญฉลาด

การตรวจสอบและกำกับดูแลเอกสารที่เป็นภาระทางการเงินของ บริษัท หรืออาจถูกกฎหมายไม่ได้เป็นการวิพากษ์วิจารณ์ความรู้ประสบการณ์หรือความขยันของผู้ช่วยฝ่ายทรัพยากรบุคคล มันเป็นแนวปฏิบัติทางธุรกิจที่ชาญฉลาดด้วยเหตุผลเหล่านี้ทั้งหมด

หมายเหตุเกี่ยวกับข้อเสนองาน: ฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรขอให้ทนายความของพวกเขาทบทวนรูปแบบของจดหมายเสนอและกระบวนการเพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้องตามกฎหมายและให้ความคุ้มครองทางกฎหมายแก่นายจ้าง อย่างไรก็ตามหากไม่มีจดหมายข้อเสนอที่แตกต่างจากรูปแบบมาตรฐานก็ไม่จำเป็นต้องขอทนายความเพื่อตรวจสอบจดหมายข้อเสนอแต่ละฉบับ

: ทรัพยากรบุคคลการจัดการและการทำงานคำถามและคำตอบที่เกี่ยวข้อง

Disclaimer: โปรดทราบว่าข้อมูลที่ให้ในขณะที่มีสิทธิ์ไม่รับประกันความถูกต้องและถูกกฎหมาย เว็บไซต์นี้ถูกอ่านโดยผู้ชมทั่วโลกและกฎหมายและข้อบังคับการจ้างงานที่แตกต่างกันไปในแต่ละรัฐและแต่ละประเทศ โปรดขอความช่วยเหลือทางกฎหมายหรือความช่วยเหลือจากแหล่งข้อมูลของรัฐรัฐบาลกลางหรือรัฐบาลระหว่างประเทศเพื่อให้แน่ใจว่าการตีความและการตัดสินใจทางกฎหมายของคุณนั้นถูกต้องสำหรับที่ตั้งของคุณ ข้อมูลนี้มีไว้สำหรับแนวทางความคิดและความช่วยเหลือ