9 ทักษะการอำนวยความสะดวกในการประชุมสำหรับผู้จัดการ

การประชุมอาจเป็นโอกาสในการแบ่งปันแนวคิดอภิปรายความท้าทายและกำหนดแผนการดำเนินการหรืออาจจบลงด้วยการใช้เวลาที่ไม่ก่อผล น่าเสียดายที่ผู้จัดการมักเป็นผู้มีส่วนร่วมสำคัญในการจัดการกับความผิดปกติของกระบวนการ

นี่คือแนวคิดสำหรับผู้จัดการทุกระดับเพื่อเสริมสร้างทักษะการอำนวยความสะดวกในการประชุมเพื่อสนับสนุนการปรับปรุงประสิทธิภาพการประชุม

ตำแหน่งผู้จัดการผิดกับการประชุม

ผู้จัดการหลายคนคิดว่าพวกเขารู้วิธีการ "เรียกใช้" การประชุม พวกเขากำหนดระเบียบวาระทำการพูดทั้งหมดและทำการตัดสินใจทั้งหมด แม้ว่าสิ่งนี้อาจรู้สึกง่ายและมีประสิทธิภาพสำหรับผู้จัดการ แต่ก็มักจะเป็นการเสียเวลาของผู้คนและไม่ได้เจาะลึกถึงศักยภาพในการสร้างสรรค์ของทีม ในความเป็นจริงมันมีผลในทางตรงกันข้ามเนื่องจากพนักงานมักจะถอนตัวออกจากการเลื่อนไปยังผู้จัดการที่ต้องการรับผิดชอบ

มีเหตุผลหลายประการที่ผู้จัดการไม่ต้องให้พนักงานเข้าร่วมในการประชุมรวมถึง:

• กลัวที่จะจากไป
• ความเชื่อที่ผิดว่าเพราะพวกเขามีหน้าที่พวกเขาต้องให้คำตอบทั้งหมด
• การขาดความมั่นใจในความสามารถหรือทักษะการแก้ปัญหาของพนักงาน
• ขาดทักษะการอำนวยความสะดวกในการประชุม

ในขณะที่สามรายการแรกเป็นพฤติกรรมของผู้จัดการที่ไม่ดีคนสุดท้ายทักษะการอำนวยความสะดวกสามารถเรียนรู้และเสริมสร้างความเข้มแข็งด้วยการฝึกฝน

เสริมสร้างทักษะการอำนวยความสะดวกการประชุมของคุณ

ตามคำนิยามหมายถึงการอำนวยความสะดวก“ เพื่อให้ง่ายขึ้นหรือยากน้อยลง ช่วยส่งต่อ.” สำหรับผู้จัดการเพื่ออำนวยความสะดวกในการประชุม (แทนที่จะดำเนินการ) พวกเขาจำเป็นต้องเต็มใจที่จะปล่อยพลังของพวกเขาและเปิดรับผลลัพธ์และแนวทางที่แตกต่างกัน

การอำนวยความสะดวกในการประชุมที่เหมาะสมเกี่ยวข้องกับการให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการระบุและแก้ไขปัญหา ทีมจะพัฒนาโซลูชั่นที่สร้างสรรค์และสร้างสรรค์ได้ดีกว่าผู้จัดการทุกคนและมีแนวโน้มที่จะสนับสนุนการใช้งานโซลูชั่น

ต่อไปนี้เป็นทักษะเก้าประการที่จำเป็นในการอำนวยความสะดวกในการประชุมซึ่งทั้งหมดนี้สามารถเรียนรู้และปรับปรุงด้วยการฝึกฝน:

1. การวางแผนวาระการประชุม การประชุมร่วมกันเริ่มต้นด้วยการวางแผนวาระ การเลือกหัวข้อที่เชิญเข้าร่วมกล่าวคือปัญหาที่ต้องแก้ไขมีส่วนร่วมมากกว่าหัวข้อ "ข้อมูล" อย่างไรก็ตามต้องจัดสรรเวลาให้เพียงพอเพื่อให้มีส่วนร่วมของกลุ่ม
2. สภาพแวดล้อมและสภาพภูมิอากาศ เรื่องโลจิสติกส์! เมื่อผู้คนรู้สึกไม่สบายไม่เห็นกันและกันไม่ได้ยินหรือหิวผลการประชุมจะประสบ เรียนรู้วิธีการใช้โลจิสติกส์เพื่อส่งเสริมการมีส่วนร่วมและขจัดอุปสรรค

1. ถามคำถาม. คำถามที่ยอดเยี่ยมกระตุ้นการสนทนาที่ยอดเยี่ยม บทความ“ 70 คำถามการฝึกสอนที่ยอดเยี่ยมโดยใช้ตัวแบบการเติบโต” นำเสนอบทสนทนาที่โดดเด่น
2. กำลังฟังอยู่ เมื่อผู้จัดการถอดความตรวจสอบเพื่อทำความเข้าใจและถามคำถามติดตามมันส่งเสริมให้มีส่วนร่วมมากขึ้นและทำให้การสนทนาต่อเนื่อง
3. การระดมสมอง คนส่วนใหญ่คิดว่าพวกเขารู้วิธีระดมสมองแล้ว อย่างไรก็ตามพวกเขามักจะไม่ ในการตั้งค่ามากเกินไปประสิทธิผลของการระดมสมองจะลดลงโดยการจัดการกระบวนการที่ไม่ดีความกดดันทางสังคมหรือการเมืองที่แข็งแกร่งและทักษะการอำนวยความสะดวกที่ไม่ดี หลายคนไม่เคยสัมผัสกับพลังของการระดมสมองที่ดีมาก่อน

1. ทักษะการสร้างฉันทามติ ฉันทามติไม่ได้หมายความว่าทุกคนจะต้องเห็นด้วยกับการตัดสินใจ หมายความว่าทุกคนมีโอกาสแบ่งปันมุมมองและเสนอแนวคิด การอำนวยความสะดวกที่เหมาะสมจะเป็นแนวทางในกลุ่มจากการแบ่งปันความคิดไปจนถึงการพัฒนาการตัดสินใจที่มีประสิทธิภาพ การเข้าถึงฉันทามติใช้เวลานาน แต่โดยปกติจะได้รับบายอินที่แข็งแกร่งจากกลุ่มใหญ่ อย่างไรก็ตามจำไว้ว่าฉันทามตินั้นไม่ใช่เป้าหมายสูงสุด การตัดสินใจที่มีประสิทธิภาพสำหรับปัญหาในมือเป็นปัญหาที่สำคัญที่สุด ดูกรอบการตัดสินใจตัดสินใจฉันทามติหกขั้นตอนสำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีนำทีมผ่านกระบวนการตัดสินใจฉันทามติ

1. แก้ปัญหาความขัดแย้ง. เมื่อใดก็ตามที่มีคนจำนวนมากที่เกี่ยวข้องในการแก้ปัญหาความขัดแย้งย่อมหลีกเลี่ยงไม่ได้ ในความเป็นจริงความขัดแย้งของงานหรือปัญหานั้นถูกมองโดยนักวิจัยในทีมซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการเพื่อการตัดสินใจที่มีประสิทธิภาพ ผู้จัดการต้องเรียนรู้วิธีควบคุมพลังแห่งความขัดแย้งในทางบวก
2. ทักษะการสื่อสารที่ไม่ใช้คำพูด ในขณะที่นักวิจัยโต้เถียงกับเปอร์เซ็นต์ที่แน่นอนส่วนใหญ่จะยอมรับว่ามากกว่าร้อยละ 50 ของการสื่อสารไม่ใช่คำพูด ผู้จัดการต้องสามารถอ่านน้ำเสียงและภาษากายของกลุ่มเพื่อประเมินระดับการมีส่วนร่วมน้ำใสใจจริงและความมุ่งมั่น

1. การบันทึก. การอำนวยความสะดวกกลุ่มที่มีทักษะเกี่ยวข้องกับการรู้ว่าเมื่อใดควรเปลี่ยนเป็นฟลิปชาร์ทหรือไวท์บอร์ดเพื่อบันทึกสิ่งที่ผู้คนพูด การทำเช่นนี้ทำให้ผู้คนรู้สึกราวกับว่าได้ยินความคิดและมีคุณค่าและทำหน้าที่เป็นบันทึกที่มีค่าที่จะใช้สำหรับการวางแผนปฏิบัติการและการติดตาม

บรรทัดล่าง

เวลาเป็นทรัพย์สินที่มีค่าทั้งในชีวิตและในที่ทำงาน มุ่งมั่นที่จะจัดการประชุมเพื่อประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุด การเรียนรู้การฝึกฝนและการใช้ทักษะการอำนวยความสะดวกทั้งเก้าอย่างที่ระบุไว้ด้านบนเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี