บทบาทและความรับผิดชอบของผู้นำการประชุม

ผู้นำการประชุมคือพนักงานที่รับผิดชอบในการวางแผนจัดระเบียบจัดการรายละเอียดเกี่ยวกับและเชิญผู้เข้าร่วมประชุม พวกเขาเป็นพนักงานที่รับผิดชอบและรับผิดชอบต่อความคืบหน้าของการประชุมจริง พวกเขาดำเนินการก่อนระหว่างและหลังการประชุมเพื่อให้มั่นใจว่าการประชุมบรรลุเป้าหมายได้สำเร็จ

ใครเป็นผู้นำการประชุม?

ผู้นำการประชุมเป็นกุญแจสำคัญในการทำให้การประชุมและทีมประสบความสำเร็จ พนักงานที่ทำหน้าที่เป็นผู้นำการประชุมมีความสำคัญอย่างยิ่ง ในการประชุมบางครั้งผู้นำจะเป็นหัวหน้าแผนกหัวหน้าทีมหรือบุคคลที่ได้รับการแต่งตั้งจากผู้บริหารระดับสูงเพื่อนำไปสู่ความคิดริเริ่ม พนักงานเหล่านี้ได้รับการคัดเลือกสำหรับบทบาทความเป็นผู้นำเนื่องจากทักษะการรับรู้ของพวกเขาในฐานะผู้จัดการหรือผู้นำ

ในบางครั้งพนักงานอาจปรากฏตัวในฐานะผู้นำตามธรรมชาติ ผู้นำเหล่านี้เป็นพนักงานที่พนักงานคนอื่นมองหาและให้ความเคารพ ในโอกาสอื่น ๆ ทีมอาจตัดสินใจที่จะหมุนบทบาทความเป็นผู้นำในหมู่สมาชิกทั้งหมด สิ่งนี้จะช่วยให้สมาชิกทุกคนในทีมพัฒนาทักษะของพวกเขาในฐานะผู้นำการประชุมและในการสร้างการประชุมที่ประสบความสำเร็จโดยทั่วไป

ความรับผิดชอบของผู้นำการประชุม

ต่อไปนี้เป็นความรับผิดชอบหลักของผู้นำการประชุม

• กำหนดเป้าหมายภารกิจหรือวัตถุประสงค์ที่ต้องทำให้สำเร็จ นี่มักจะเป็นการมอบหมายหรือส่วนหนึ่งของรายละเอียดงานของผู้นำ
• ตัดสินใจว่าการประชุมเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการบรรลุเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์หรือบรรลุผลลัพธ์ที่ต้องการ ตอบคำถาม: จำเป็นต้องมีการประชุมหรือไม่?
• กำหนดผู้ที่ต้องการช่วยวางแผนการประชุม
• กับทีมหรือในฐานะผู้นำตัดสินใจตามวาระการประชุม (ในการประชุมอย่างต่อเนื่องงานนี้สำเร็จในตอนท้ายของการประชุมปัจจุบัน)
• กำหนดวันที่เวลาและสถานที่บ่อยที่สุดโดยใช้ปฏิทินองค์กรที่แชร์

• จัดให้มีการประชุมล่วงหน้าก่อนงานเช่นการอ่านข้อมูลทางการเงินประวัติศาสตร์รายงานการประชุมของทีมที่เกี่ยวข้องและอื่น ๆ
• เชิญผู้เข้าร่วมและกระจายงานที่ได้รับมอบหมายและการเตรียมงานล่วงหน้าให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เพื่อให้ผู้เข้าร่วมเตรียมการประชุม
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการประชุมมีผู้บันทึกหรือผู้จดบันทึกนาทีเพื่อบันทึกการดำเนินการตามกฎหมายและข้อผูกพันรายการการกระทำหรือการตัดสินใจใด ๆ แต่งตั้งผู้รักษาเวลาเมื่อจำเป็นสำหรับการดำเนินการประชุมอย่างเป็นระเบียบ
• อาจใช้ icebreaker เพื่ออุ่นเครื่องผู้เข้าร่วมและสร้างสภาพแวดล้อมที่ผู้เข้าร่วมประชุมมีความสะดวกสบายในการสื่อสารซึ่งกันและกันและแลกเปลี่ยนความคิดเห็นและข้อมูล

• มาถึงก่อนเวลาและนำไปสู่การประชุมโดยทำให้เป็นภาระหน้าที่ติดตามและเกี่ยวข้องกับผู้เข้าร่วมทั้งหมดดังนั้นแต่ละคนจึงรู้สึกว่าการมีอยู่ของพวกเขาเป็นสิ่งจำเป็นในการประชุม นี่เป็นการยืนยันว่าพวกเขามีส่วนร่วมในการประชุมครั้งต่อไป
• เพิ่มการประชุม บริษัท เพื่อให้ผู้เข้าร่วมไม่รู้สึกเบื่อและเบื่อ ไม่ว่าจะใช้ icebreakers อารมณ์ขันหรือตัวอย่างที่สนุกสนานไม่ควรมีการประชุมโดยไม่ต้องหัวเราะ
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการกำหนดและจัดการขั้นตอนถัดไปและรายการการดำเนินการ
• สรุปการประชุมและวางแผนวาระการประชุมครั้งต่อไป

• ติดตามผู้เข้าร่วมระหว่างการประชุมเพื่อให้แน่ใจว่ารายการการดำเนินการอยู่ในการติดตามและให้ความช่วยเหลือและ / หรือแหล่งข้อมูลหากอาสาสมัครกำลังประสบปัญหา

บทบาทผู้นำเพิ่มเติม

ผู้นำการประชุมรับผิดชอบหน้าที่เหล่านี้ แต่ยังมีบทบาทที่เกี่ยวข้องกับการสื่อสารการรายงานและประสิทธิภาพของเพื่อนร่วมทีม

สมาชิกทุกคนของทีมหรือการประชุมที่ข้ามสายงานมีภาระหน้าที่ในการแจ้งแผนกหรือหน้าที่ของตนเกี่ยวกับกิจกรรมและความคืบหน้าของการประชุมหรือทีมต่อเนื่อง พวกเขามีความรับผิดชอบในการแสวงหาข้อมูลจากเพื่อนร่วมงานที่ไม่ได้อยู่ในทีมหรือในการประชุม ไม่ใช่พนักงานทุกคนสามารถเข้าร่วมการประชุมได้ทุกครั้ง

ผู้นำมีความรับผิดชอบเพิ่มเติมในการรักษาผู้บริหารระดับสูงที่เกี่ยวข้องและแจ้งให้ทราบผ่านการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและข้อเสนอแนะ การสร้างความเป็นเจ้าของจากพนักงานที่อยู่นอกทีมหรือการประชุมโดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้นำองค์กรทำให้มั่นใจได้ว่าทีมหรือการประชุมจะประสบความสำเร็จในการพัฒนาการดำเนินการและการรวมโซลูชันหรือแนวคิด

หากผู้เข้าร่วมประชุมดำเนินการอย่างไม่มีประสิทธิภาพในการประชุมผู้นำมีความรับผิดชอบในการแก้ไขพฤติกรรมด้วยเทคนิคผู้นำการประชุมที่มีประสิทธิภาพในระหว่างการประชุมและการฝึกสอนที่มีประสิทธิภาพนอกการประชุม ผู้เข้าร่วมการประชุมที่ผูกขาดการประชุมด้วยความคิดเห็นของตนหรือวิจารณ์สมาชิกคนอื่น ๆ สำหรับพวกเขาจะต้องได้รับการแก้ไขก่อนที่จะก่อวินาศกรรมบุคคลที่ประสบความสำเร็จในการประชุม

การกระทำเหล่านี้มีความจำเป็นจนกว่าผู้เข้าร่วมประชุมจะถึงระดับของความสะดวกสบายและวุฒิภาวะที่ช่วยให้พวกเขาสามารถช่วยเหลือผู้นำโดยการตีตัวเองในขณะที่เหตุการณ์ที่ไม่มีประสิทธิภาพเกิดขึ้น

ผู้นำการประชุมที่มีประสิทธิภาพไม่รับประกันว่าโครงการหรือทีมจะทำงานได้สำเร็จ แต่เขาหรือเธอเป็นปัจจัยสำคัญในการสนับสนุนเมื่อโครงการแผนกการประชุมหรือทีมประสบความสำเร็จ

รายงานการประชุมเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการประชุมที่ประสบความสำเร็จเมื่อมีการเขียนและแจกจ่ายรายงานอย่างเหมาะสมในเวลาที่เหมาะสม